SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI HANDPHONE PADA PT. AGUNG JAYA PONSELINDO PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Diana Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Sistem Informasi Distribusi Handphone Pada PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang Dengan Menggunakan Delphi 2007 dan SQL Server 2008 merupakan sistem yang dibangun berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan kurang lebih 1 bulan. Penulisan skripsi ini dilatarbelakangi oleh pentingnya suatu sistem yang dapat mengolah data Distribusi sehingga dapat membantu staf khusunya Gudang dan Adm pada PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang. Sistem ini dibuat dari DFD dan ERD yang sudah dirancang sesuai dengan hasil penelitian. Diharapkan dengan adanya sistem yang dibuat melalui penulisan skripsi ini dapat membantu staff Gudang dan ADM PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang dalam mengolah data Distribusi. Sistem informasi yang dibuat oleh penulis ini menggunakan pemrograman Delphi 2007 dan database Sql Server 2008. Laporan yang dihasilkan dari pembuatan sistem ini yaitu laporan agen, laporan pembelian, laporan konsumen, laporan penjualan, laporan barang, laporan pengiriman barang, dan laporan retur barang. Sesuatu yang dapat diambil dari penulisan dan pembuatan sistem informasi ini adalah telah dihasilkan suatu sistem informasi yang dapat membantu khusunya staf Gudang dan ADM dalam mengolah data Distribusi pada PT. Agung Jaya Ponselindo Palembangn dan masukan yang dapat diberikan yaitu pentingnya peningkatan kemampuan staf agar bisa menunjang seluruh kegiatan yang ada di PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang. Kata kunci: PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang, Distribusi, Sistem Informasi. PENDAHULUAN PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang adalah sebuah perusahaan yang berdiri tahun 2009 berskala menengah yang bergerak di bidang perdagangan alat komunikasi Handphone merk Vion, Asia Phone, Indigo, dan TooT di Palembang. PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang merupakan salah satu distributor resmi yang menjual handphone tersebut di Palembang. Perusahaan ini selalu memanfaatkan teknologi sebagai alat penyajian informasi. PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang terdiri dari beberapa divisi, antara lain : divisi sales, admin sales, finance, staf adm, logistic, adminlogistic, service, AR control, dan lainlain. Disini penulis lebih memfokuskan pembahasan pada Divisi Admin Logistic yang ada di PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang, karena di divisi ini penulis melakukan penelitian. Admin Logistic adalah divisi yang mengurusi gudang dalam hal pencatatan dan pelaporan distribusi barang. Dan juga melakukan pencatatan barang yang masuk ataupun barang yang keluar.salah satu peran admin logistic adalah melaksanakan stock opname guna untuk pelaporan jumlah stok kepada pimpinan dan kepada sales agar dapat memudahkan sales untuk memasarkan barang kepada konsumen. Pada saat pembuatan laporan distribusi barang masing sering mengalami keterlambatan penyampaian laporan distribusi kepada pimpinan jika pimpinan menginginkan laporan distribusi tersebut. Dan pada saat pencatatan dan pelaporan stok barang digudang, masih sering terjadi selisih antara stok fisik dan laporan stoknya. Hal itu dikarenakan dalam pencatatan distribusi barang telah menggunakan sistem komputerisasi, akan tetapi masih menggunakan program Microsoft Excel dan dalam penyimpanan datanya belum menggunakan database sehingga sulit dalam melakukan pencarian data dalam membuat laporan distribusi. 1
LANDASAN TEORI Sistem Menurut Jogiyanto (2005:1), sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Distribusi Menurut Hall (2007:27), distribusi adalah aktifitas untuk membuat produk sampai ketangan pelanggan setelah adanya penjualan. Delphi Menurut Wawan (2010:2), delphi adalah salah satu bahasa pemrograman berbasis visual yang merupakan pengembangan dari bahasa Pascal. Karena pemrograman Windows dengan bahasa Pascal masih dirasa cukup sulit, maka sejak tahun 1993 Borland Internasional mengembangkan bahasa Pascal bersifat Visual. SQL Server Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:144), Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak Relational Database Management System (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Sebuah database berisi suatu tabel atau lebih dan memiliki nama yang berbeda untuk masing-masing tabel. Masing-masing tabel memiliki satu kolom (field) atau lebih dan memiliki baris (record). Query digunakan untuk mengakses dan mengolah database. HASIL DAN PEMBAHASAN Data flow diagram (DFD) (flowchart) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pengolahan data distribusi, dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 2
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini : Gambar 2. Diagram Level 0 3
3. Diagram Level 0 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini : Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. 4
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Implementasi 1. Tampilan Input Sistem a. Tampilan Login File ini adalah form login yang merupakan tampilan awal sebelum masuk menu utama dari program. Gambar 5. Tampilan Login 5
b. Tampilan Input Data Agen Form input data agen ini berfungsi untuk mengolah data agen. Gambar 6. Tampilan Input Data Agen c. Tampilan Input Data Pembelian Form input data pembelian ini berfungsi untuk mengolah data pembelian. 6
Gambar 7. Tampilan Input Data Pembelian d. Tampilan Input Data Konsumen Form input data konsumen ini berfungsi untuk mengolah data konsumen. Gambar 8. Tampilan Input Data Konsumen 7
e. Tampilan Input Data Penjualan Form input data penjualan ini berfungsi untuk mengolah data penjualan. Gambar 9. Tampilan Input Data Penjualan f. Tampilan Input Data Barang Form input data barang ini berfungsi untuk mengolah data barang. Gambar 10. Tampilan Input Data Barang 8
g. Tampilan Input Data Pengiriman Barang Form input data pengiriman barang ini berfungsi untuk mengolah data pengiriman barang. Gambar 11. Tampilan Input Data Pengiriman Barang h. Tampilan Input Data Retur Barang Form input data retur barang ini berfungsi untuk mengolah data retur barang. Gambar 12. Tampilan Input Data Retur Barang 9
PENUTUP Dalam pembuatan Sistem Informasi Distribusi Handphone Pada PT. Agung Jaya Ponselindo Palembang masih banyak hal yang perlu di kembangkan guna menjadikan Sistem informasi ini menjadi lebih baik, seperti sebagai berikut Sistem Informasi ini dibangun mengunakan bahasa pemograman Delphi 2007 dan database SQL Server 2008 berbasis desktop, di harapkan pengembangan berikutnya sistem ini bisa mencakup online sistem. Diperlukan pembagian tugas yang jelas agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugastugas yng diberikan oleh perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan sistem Informasi. Yogyakarta : CV. Andi Offset. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Ketiga. Yogyakarta: CV. Andi Offset. James A, Hall, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Pertama, Jakarta: Salemba Empat. Kusdiawan, Wawan. 2010. Cara Mudah dan Cepat Membuat Program Aplikasi Database dengan Delphi. Yogyakarta : Gava Media. Kusrini dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 10