BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi pada era globalisasi berlangsung dengan begitu pesat, salah satu buktinya adalah penggunaan teknologi komputer pada berbagai perusahaan, baik yang bergerak di bidang jasa maupun manufaktur. Kemajuan ini pula yang digunakan perusahaan agar dapat mengolah data menjadi informasi yang cepat, tepat serta akurat sehingga dapat memperlancar kegiatan operasional dan non-operasional perusahaan. Arsip merupakan salah satu sumber informasi paling otentik. Arsip diartikan sebagai setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahasa komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas formulir, kertas film (slide, microfilm), media komputer (pita tape, piringan, disket, CD), kertas fotokopi dan lain-lain (Amsyah, 2005: 3). Terutama pada perusahaan jasa, arsip tidak hanya berperan dalam proses pengambilan keputusan, tetapi juga sebagai physical evidence (bukti fisik/otentik) dalam transaksi (Sedarmayanti, 2008: 43). PT PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam jasa pengadaan listrik di Indonesia. Luas bidang bisnis kelistrikan yang ditangani oleh PT PLN (Persero) yaitu mencakup seluruh wilayah di Indonesia. Terdapat empat wilayah distribusi kerja pada PT PLN (Persero), yaitu PT PLN (Persero) tingkat Pusat, PT PLN (Persero) tingkat Provinsi, tingkat Area PT PLN (Persero), serta Rayon-rayon sebagai unit pelaksana. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten merupakan wilayah distribusi kerja PT PLN (Persero) provinsi Jawa Barat dan Banten, yang membawahi 16 Area, 1 Area Pengatur Distribusi (APD), 100 Rayon dan 7 Pelayanan dan Jaringan Prima (UPJ Prima). Salah satu Area dan Rayon yang dibawahi oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten (DJBB) adalah Area dan Rayon Cimahi Kota 1
Rayon Cimahi Kota berperan sebagai unit pelaksana pada tingkat kota dan membagi fungsi kerjanya menjadi dua bagian utama, dimana masing-masing dibawahi oleh seorang supervisor, yaitu Fungsi Administrasi dan Fungsi Teknik. Fungsi administrasi merupakan gerbang awal penanganan pelanggan sebelum ditindaklanjuti oleh Fungsi Teknik. Adapun bagian/unit yang merupakan bagian dari Fungsi Administrasi antara lain Bagian Pelayanan Pelanggan, Pengendalian Piutang, Keuangan dan Akuntansi, Pembacaan dan Pencatatan Meter, serta Administrasi Umum & K3. Dari kelima bagian pada Fungsi Administrasi, Bagian Pelayanan Pelanggan merupakan pusat kegiatan transaksi pada PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota. Dikatakan sebagai pusta transaksi karena pada Bagian Pelayanan Pelangganlah proses registrasi, pencetakan dokumen hingga penyimpanan dokumen (pengarsipan) pelanggan yang telah selesai ditindaklanjuti dilakukan. Hingga akhir tahun 2011 saja, pelanggan PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota tercatat sebanyak 82.712 dengan rincian 70.578 pelanggan pascabayar dan 12.134 pelanggan prabayar. Arsip pelanggan pada PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota merupakan salah satu sarana yang digunakan sebagai masukan dalam pengambilan suatu keputusan, misalnya untuk melakukan pemasangan listrik baru, menindaklanjuti transaksi migrasi (perpindahan jenis tarif atau perubahan daya listrik), acuan untuk menindaklanjuti keluhan pelanggan (melihat riwayat transaksi), hingga acuan untuk melakukan pemutusan listrik kepada pelanggan yang memiliki tunggakan. Arsip-arsip yang disimpan pada Bagian Pelayanan Pelanggan berasal dari berbagai jenis transaksi seperti pasang baru, perubahan daya (tambah atau turun daya), migrasi (perpindahan dari listrik mekanik ke listrik prabayar atau listrik prabayar ke listrik mekanik), balik nama, geser tiang, geser meter, ganti kwh meter, Penertiban Penggunaan Tenaga Listrik (P2TL), dan bongkaran. Seluruh dokumen dari berbagai jenis transaksi di atas diarsipkan dalam sebuah amplop yang disebut Arsip Induk Langganan (AIL). AIL tidak hanya sebagai sebutan bagi amplop tempat penyimpanan dokumen hasil transaksi melainkan merupakan bagian yang disimpan pada amplop tersebut. 2
AIL memuat informasi mengenai data personal pelanggan seperti nama, alamat, jenis transaksi, tarif, daya, gardu, tiang, nomor telepon, dan sebagainya. Sedangkan dalam amplop AIL selain dokumen Arsip Induk Langganan (Jawaban Persetujuan), disertakan pula dokumen pendukung lainnya seperti Perintah Kerja/Berita Acara (PK/BA), Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL), Suplemen SPJBTL (Surat Pernyataan Pelanggan), Kwitansi, dan Sertifikat Laik Operasi (SLO). AIL atau Jawaban Persetujuan memuat informasi mengenai persetujuan pihak PT PLN (Persero) untuk menindaklanjuti permohonan pengadaan listrik bagi pelanggan termasuk menginformasikan ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi seperti keterangan jenis transaksi (perubahan daya, tarif, pasang baru, migrasi dan sebagainya) dan perhitungan biaya. Perintah Kerja (PK) berisi informasi mengenai instruksi kerja yang harus ditindaklanjuti oleh Teknik yaitu bagian TUSBUNG (Pemutusan-Penyambungan) berdasarkan informasi yang terdapat pada berkas Jawaban Persetujuan, sedangkan Berita Acara (BA) memuat rincian informasi mengenai uraian pelaksanaan transaksi yang meliputi letak APP (Alat Pembatas dan Pengukur), alat pembatas (merk, tahun pembuatan, tahun tertera, tipe dan nomor), meter kwh, dan sakelar waktu. Selanjutnya Surat Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL) memuat pasal-pasal atau peraturan mengenai hak dan kewajiban pelanggan kepada PT PLN (Persero) dan sebaliknya terdiri dari 18 pasal yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Suplemen SPJBTL merupakan surat pernyataan pelanggan sebagai penanggungjawab atas penggunaan tenaga listrik. Selain Suplemen SPJBTL, khusu pelanggan dengan daya di atas 6600 VA atau disebut pelanggan potensial di dalam berkas AIL-nya dilengkapi dengan Laporan Hasil Survei yang bersisi keterangan tentang hasil pengukuran gardu, jenis penyambungan, dan sketsa gambar situasi pada lokasi pengukuran. Berkas lain yang terdapat dalam sebuah amplop AIL adalah kwitansi atau bukti pembayaran rekening listrik terakhir sebagai syarat administrasi yang perlu dilengkapi agar permohonan pengadaan listrik dapat ditindaklanjuti, kemudian terdapat Sertifikat Lain Operasi (SLO) yaitu bukti kelayakan instalasi listik dalam suatu bangunan yang dikeluarkan oleh Lembaga KONSUIL yang merupakan 3
rekan kerja PT PLN (Persero) yang ditunjuk oleh negara untuk memastikan kelayanan instalasi listik bagi para pelanggan PT PLN (Persero). Apabila pelanggan belum memiliki SLO maka pihak KONSUIL akan membantu perbaikan instalasi hingga SLO dapat diterbitkan dan PT PLN (Persero) dapat mendistribusikan tenaga lsitik pada pelanggan bersangkutan. Pada dasarnya, kelengkapan dalam sebuah amplop Arsip Induk Langganan (AIL) berbeda-beda tergantung jenis transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. Misalnya bagi pelanggan-pelanggan yang melakukan pelanggaran atau pencurian listrik, berkas AILnya akan bertambah dengan Laporan Temuan P2TL (Penertiban Penggunaan Tenaga Listrik), begitu pula apabila PT PLN (Persero) mendapat laporan keluhan atau pengaduan dari pelanggan, maka berkas AIL akan ditambahkan dengan formulir pengaduan yang telah dilengkapi uraian pengaduan atau keluhan. Dalam mengelola AIL, PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota melakukan tahap input dan sorting data kelengkapan arsip AIL yang akan disimpan menggunakan Microsoft Excel 2007. Berdasarkan hasil wawancara (informal) dengan Account Executive Pelayanan Pelanggan metode input data dengan menggunakan Ms. Excel 2007 ini baru dilakukan sekitar satu tahun terakhir (2011) sedangkan sebelumnya arsip dikelola dengan sistem kearsipan manual yang berbeda-beda seiring dengan pergantian staf Pelayanan Pelanggan, pengaruh persepsi, serta kemampuan mengelola AIL itu sendiri. Pergantian staf Pelayanan Pelanggan, pengaruh persepsi dan kemampuan pengelolaan AIL pada waktu sebelumnya, menyebabkan setiap staf baru pengelola AIL sulit beradaptasi untuk mengelola AIL, sehingga AIL pun sulit untuk ditemukan karena kurangnya pengetahuan tentang kondisi awal pengelolaan AIL. Penggunaan sistem kearsipan semi-elektronik ini menggunakan sistem abjad yang dikombinasikan dengan hasil sorting ID Pelanggan, sedangkan pada tahun 2009-2010 sistem arsip yang digunakan adalah sistem kronologi bulan. Perihal Standard Operating Procedure (SOP) Penanganan Arsip Induk Langganan (AIL), Ibu Yosephine Sundari selaku Account Executive Pelayanan Pelanggan menyatakan bahwa sebenarnya sudah ada, namun belum disosialisasi 4
dan diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan Arsip Induk Langganan (AIL). Selama ini pengetahuan mengenai pengelolaan AIL hanya diperoleh dari diklat yang beliau lakukan. Selanjutnya, dalam mengelola AIL hasil input data digunakan sebagai dasar pencarian apabila ada arsip yang dibutuhkan. Namun, dalam praktiknya kegiatan input data tidak dapat rutin dilakukan dengan alasan beban dan variasi tugas yang tinggi intensitasnya. Akibatnya, terjadi penumpukan dokumen yang menyebabkan sulitnya menemukan arsip yang dibutuhkan, karena pencarian arsip dilakukan berdasarkan hasil input data dengan menggunakan menu Find pada Microsoft Excel 2007, sehingga bagi dokumen yang yang belum diinputkan datanya tentu akan sulit ditemukan. Penumpukkan dokumen yang dimaksud tidak hanya terjadi di ruang kerja bagian Pelayanan Pelanggan, tetapi juga dalam gudang yang diperuntukkan menyimpan arsip-arsip tahun sebelumnya yang diletakkan dalam tumpukkan dus yang tingginya hampir mencapai dua meter. Selain itu, dalam proses penanganan arsip manual pada PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota belum memiliki sistem penyimpanan yang konsisten, prosedur peminjaman arsip serta tidak adanya pemilahan arsip aktif maupun inaktif untuk selanjutnya disusutkan sehingga penumpukkan arsip bertambah. Variasi dan beban kerja dengan intensitas yang tinggi, kondisi penanganan arsip yang belum konsisten, serta belum diimplementasikannya SOP Penanganan AIL menyebabkan sulitnya pencarian arsip yang dibutuhkan. Contohnya ketika diperlukan arsip Perintah Kerja/Berita Acara (PK/BA) tahun 2009 perihal pelanggaran P2TL (Penertiban Penggunaan Tenaga Listrik) atas nama pelanggan PJU Setra Duta untuk keperluan melihat historis rincian biaya, penulis harus mencari arsip tersebut diantara tumpukan dus di gudang karena arsip-arsip belum ditangani dengan baik, bahkan hingga kini arsip belum dapat ditemukan, menyebabkan proses penagihan tertunda karena rate untuk menghitung sisa tunggakan belum dapat dipastikan kebenarannya. Berdasarkan hal tersebut, dibuat suatu aplikasi database untuk mempermudah dan mempercepat pengelolaan Arsip Induk Langganan (AIL), terutama perihal penemuan kembali arsip agar kebutuhan informasi yang cepat, tepat, dan akurat dapat terpenuhi. Oleh karena itu, dalam Tugas Akhir ini 5
diangkat judul proyek PEMBUATAN APLIKASI DATABASE ARSIP INDUK LANGGANAN (AIL) PADA BAGIAN PELAYANAN PELANGGAN FUNGSI ADMINISTRASI PT PLN (PERSERO) RAYON CIMAHI KOTA. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka penulis perlu membatasi pembahas proyek sebagai berikut: a. Bagaimana kondisi awal penanganan Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota? b. Bagaimana pembuatan Aplikasi Database Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota? c. Bagaimana hasil implementasi Aplikasi Database Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota? 1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek 1.3.1 Tujuan Proyek Adapun tujuan dari proyek ini, antara lain: a. Mengetahui kondisi awal penanganan Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota. b. Membuat Aplikasi Database Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota. c. Mengetahui efektivitas penggunaan Aplikasi Database Arsip Induk Langganan (AIL) pada Bagian Pelayanan Pelanggan Fungsi Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota. 6
1.3.2 Manfaat Proyek Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pembuatan Aplikasi Database Arsip Induk Langganan (AIL) ini, antara lain: a. Bagi Penulis Proyek ini diharapkan dapat menambah wawasan, pengetahuan baru, dan pengalaman praktis terutama mengenai penggunaan teknologi informasi sebagai solusi pemecahan masalah dalam dunia bisnis sehingga dapat menjadi bekal yang bermanfaat untuk menghadapi dunia kerja. b. Bagi Perusahaan Proyek ini diharapkan dapat menjadi solusi untuk mengatasi pengelolaan arsip, khususnya dalam proses penyimpanan dan peminjaman arsip sehingga kebutuhan informasi pelanggan dapat terpenuhi. c. Bagi Jurusan Administrasi Niaga Proyek ini diharapkan dapat menjadi referensi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. d. Bagi Pembaca Diharapkan dapat memberikan informasi dan pengetahuan baru mengenai pengimplementasian teknologi informasi dalam dunia bisnis. 7