BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Perencanaan Strategi Informasi 4.1.1 Departemen Pertanian Unit organisasi Departemen Pertanian dapat dilihat pada Gambar 4.1. Struktur Organisasi Departemen Pertanian terdiri dari : 1. Pimpinan Departemen yaitu seorang Menteri 2. Staf ahli menteri pertanian yang terdiri dari lima (5) staf ahli. 3. Eselon I, yaitu : Sekretariat Jenderal Depertemen Pertanian, yang terdiri dari 10 unit eselon II, termasuk Pusat Data Dan Informasi Pertanian Inspektorat Jenderal Departemen Pertanian Direktorat Jenderal (Ditjen) Bina Produksi Tanaman Pangan, Ditjen Bina Produksi Hortikultura, Ditjen Bina Produksi Perkebunan, Ditjen Bina Produksi Peternakan, Ditjen Bina Sarana Pertanian, Ditjen Bina Pemasaran dan Pengolahan Hasil Pertanian, Badan Litbang Pertanian, Badan SDM Pertanian, Badan Ketahanan Pangan Pertanian dan Badan Karantina Pertanian. 49
Unsur-unsur yang bertanggung jawab terhadap pelayanan data dan informasi Departemen Pertanian adalah satu unit Eselon II yang secara administrasi berada di bawah Sekretariat Jenderal, tetapi bertanggung jawab langsung kepada Menteri Pertanian. Unit tersebut adalah Pusat Data dan Informasi Pertanian (Pusdatin). Dalam melaksanakan tugasnya Pusdatin bekerjasama dengan unit Eselon IV yaitu Sub Bagian Data dan Informasi yang ada pada setiap Eselon I. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen Pertanian 50
4.1.2 Pusat Data dan Informasi Pertanian Unit organisasi Pusat Data dan Informasi Pertanian, terdiri dari dua bidang teknis dan satu sub bagian administrasi. Kedua bidang teknis tersebut adalah Bidang Pelayanan Data dan Informasi dan Bidang Pengembangan Sistem Informasi. Masing-masing Bidang membawahi dua SubBidang. Secara detail struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 4.2. Gambar 4.2. Sruktur Organisasi Pusat Data dan Informasi Pertanian Aktifitas Pusat Data dan Informasi Pertanian tercermin dalam visi dan misinya. Untuk mewujudkan visi dan misinya, Pusdatin selalu berusaha memberikan berbagai jenis pelayanan kepada pengguna. Pengguna di Pusat Data dan Informasi Pertanian adalah: 51
Pimpinan, yang terdiri dari: 1. Menteri 2. Para pejabat I, II, III dan IV lingkup Departemen Pertanian 3. Dinas Tingkat Propinsi 4. Dinas tingkat Kabupaten Dunia Usaha Masyarakat luas Jenis-jenis layanan yang disediakan Pusdatin anatara lain:! Pelayanan data dan informasi.! Pelayanan analisis data dan sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS).! Melakukan pengembangan metodologi pengumpulan data sektor pertanian.! Melayani peningkatan keterampilan.! Melakukan pengembangan program aplikasi sistem informasi! Layanan pengembangan jaringan serta konsultasi pemecahan masalah (pelayanan teknis).! Jenis layanan lainnya adalah Administrasi dan Pembinaan Jabatan Fungsional. Jenis pelayanan yang mendukung proses pengambilan keputusan pimpinan lingkup Departemen Pertanian adalah pelayanan data dan informasi serta pelayanan analisis data dan sistem pendukung keputusan (DSS). Jenis pelayanan tersebut dianggap sangat menonjol dan bersifat 52
strategis, karena menjadi aktifitas utama bagi kelancaran proses penyediaan data dan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan pimpinan lingkup Departemen Pertanian. Tabel 4.1 Matriks Organisasi VS Fungsi Organisasi Bidang Pelayanan Data dan Fungsi Informasi Pengumpulan, Pengolahan * dan Analisis Data Pengembangan Metodologi * Bidang Pengembangan Sistem Informasi Sub Bidang Tata Usaha Pelayanan dan * Penyebarluasan Data Pengembangan program * aplikasi sistem informasi Pengembangan jaringan * internet Konsultasi pemecahan * masalah (pelayanan teknis) Peningkatan keterampilan * * * Administrasi dan Pembinaan Jabatan Fungsional * Dari tabel di atas juga dapat dilihat bahwa berkaitan dengan pengembangan sistem Data Warehouse Departemen Pertanian, unit organisasi di Pusdatin yang terkait dengan hal tersebut adalah dua bidang yaitu Bidang Pelayanan Data dan Informasi yang mendukung pada penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan pimpinan dan Bidang Pengembangan Sistem Informasi yang mendukung pada pengembangan sistemnya. Tabel 4.2 Matriks Subyek Data VS Fungsi 53
Subyek Data Fungsi Pengumpulan, Pengolahan dan Analisis Data Pengembangan Metodologi Pelayanan dan Penyebarluasan Data Tanaman Pangan Hortikul tura Peternak an Perkebu nan Ekspor dan Impor * * * * * * * * * * * * * * 4.1.3 Infrastruktur Jaringan Informasi Pertanian Sistem jaringan informasi pertanian (Deptan-Net) terdiri dari jaringan lingkup kantor pusat Ragunan, jaringan lingkup kompleks perkantoran Pasar Minggu serta jaringan internet yang menghubungkan antara pusat dan unit kerja di daerah. Sistem jaringan informasi pada gambar 4.3 dapat dijelaskan sebagai berikut : Jaringan antar gedung yang berada di lingkup kantor pusat Ragunan serta kompleks perkantoran Pasar Minggu menggunakan fibre optic; Antar lantai dalam gedung menggunakan kabel Unshielded Twisted Pair (UTP); Antara kantor pusat Ragunan dengan kompleks perkantoran Pasar Minggu menggunakan microwave; 54
Gambar 4.3 Jaringan Informasi Pertanian Pengembangan jaringan komputer dalam unit kerja menjadi tanggung jawab masing-masing unit kerja, setelah terlebih dahulu di konsultasikan ke Pusdatin; Untuk berhubungan dengan unit kerja di daerah, baik propinsi maupun kabupaten dapat memanfaatkan jaringan internet; Pengembangan sistem informasi (aplikasi) selanjutnya memanfaatkan infrastruktur jaringan yang sudah ada. 55
4.1.4 Teknologi Informasi di Departemen Pertanian Departemen Pertanian merupakan salah satu departemen yang telah memanfaatkan teknologi informasi dalam menunjang aktivitas kerja. A. Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan untuk menunjang aktivitas kerja di lingkup Departemen Pertanian terdiri atas: 15 buah komputer server 500 set komputer PC lengkap yang digunakan sebagai workstation di semua unit organisasi Jaringan Departemen Pertanian yang menghubungkan server dengan workstationnya dan menghubungkan dua lokasi kantor yang berbeda Fasilitas Internet B. Perangkat Lunak Sebagian besar perangkat lunak atau sistem aplikasi yang digunakan di Departemen Pertanian dikembangkan sendiri oleh Pusat Data dan Informasi Pertanian. Daftar aplikasi yang ada dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut. 56
Tabel 4.3 Daftar Aplikasi No. Nama Aplikasi Keterangan 1 SIMPEG (SIS-1) Sistem Informasi Kepegawaian 2 SIMGAJI (SIS-2) Sistem Informasi Penggajian Karyawan 3 SIMKEU (SIS-3) Sistem Informasi Keuangan 4 5 SIMKAP (SIS-4) SIMONEV (SIS-5) Sistem Informasi Perlengkapan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi 6 BDSP (SIS-6) Basis Data Statistik Pertanian 7 BDEIM (SIS-7) Basis Data Ekspor Impor 8 BDD (SIS-8) Basis Data Dokumen 9 SIPASAR (SIS-9) Sistem Informasi Pasar 10 SIGTAN (SIS-10) Sistem Informasi Geografi Pertanian C. Arsitektur Informasi Arsitektur Informasi di Departemen Pertanian dapat digambarkan sebagai berikut: User / Pemakai Informasi Proses Pembuatan Laporan Data Data Data Data Terintegrasi Data Terintegrasi Aplikasi #1 Aplikasi #2 Aplikasi #n SIMKEU SIMONEV Data Data Gambar 4.4 Arsitektur Informasi Departemen Pertanian 57
4.1.5 Analisa Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan data dan informasi sistem Data Warehouse bagi pengambil kebijakan di Departemen Pertanian, dengan penelitian menggunakan daftar pernyataan kepada pengguna. Pengguna Data Warehouse Departemen Pertanian adalah para pimpinan, yang terdiri dari: Pejabat Eselon I, II dan III lingkup Departemen Pertanian Dinas Pertanian Propinsi, khususnya Sub Dinas Program Dinas Pertanian Kabupaten, khususnya Sub Dinas Program. Responden terdiri atas para pejabat fungsional statistisi, pejabat eselon IV subbidang data dan statistik dan subbidang perencanaan program Dinas Pertanian tingkat propinsi, dengan jumlah sebanyak 75 orang. Daftar pernyataan dalam kuesioner dikelompokkan dalam 4 bagian sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin dicapai, yaitu : 1. Perlu tidaknya dukungan data, informasi dan sistem informasi dalam membantu kegiatan sehari-hari di Departemen Pertanian, 2. Perlunya frekuensi ketersediaan, jenis/sifat data, informasi dan sistem informasi yang diperlukan, 3. Dimensi data, informasi dan keluaran yang diperlukan 4. Tingkat pelayanan yang diinginkan. Daftar pernyataan dalam kuesioner dapat dilihat pada lampiran. Data hasil penelitian dengan kuesioner selanjutnya dianalisis untuk mengetahui tingkat kebutuhan sistem Data Warehouse bagi manajemen 58
Departemen Pertanian. Hasil analisis data kuesioner yang masuk dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 4.4. Hasil kuesioner A. Perlunya dukungan data, informasi dan Sistem Informasi. No Pernyataan 5= Sangat Perlu 4 = Perlu Jumlah Penjawab 3 = Cukup 2 = Tidak Perlu 1 = sangat tidak perlu Nilai Ratarata 1. Memerlukan Data dan 8 58 9 0 0 299 3.99 Informasi dari sumber internal 2 Memerlukan data dan 5 45 19 4 2 272 3.63 informasi dari sumber eksternal 3 Memerlukan Sistem aplikasi 3 63 9 0 0 294 3.92 guna mendukung pekerjaan 4 Memerlukan alat berupa piranti 4 67 4 0 0 300 4.00 keras/lunak yang dapat digunakan untuk akses data yang diperlukan 5 Memerlukan alat yang dapat mempermudah/mempercepat proses pengolahan, analisis dan penyajian data 8 54 13 0 0 295 3.93 6 Memerlukan alat yang 5 52 18 0 0 287 3.83 memungkinkan untuk dapat mengakses, mengolah dan menganalisis data sesuai dengan kebutuhan. Total Nilai = 1747 Rata-rata = 3.88 59
B. Perlunya frekuensi ketersediaan, jenis/sifat data, informasi dan sistem informasi No yang diperlukan. Pernyataan 5= Sangat Perlu Jumlah Penjawab 3 = Cukup 4 = Perlu 2 = Tidak Perlu 1 = Sangat Tidak Perlu Nilai 1. Mendapat fasilitas untuk 3 43 22 4 3 264 3.52 melihat data histories/serie 2 Mendapat kebebasan dalam 1 45 22 6 1 264 3.52 access data 3 Mendapat informasi secara 0 49 21 4 1 268 3.57 berkala/rutin yang diperlukan 4 Mendapat informasi yang 1 44 21 7 2 260 3.47 tersaji secara lebih rinci 5 Mendapat alat/tools untuk 7 43 20 4 1 276 3.68 akses data yang diperlukan Total Nilai = 1132 Rata-rata = 3.55 C. Mengetahui tingkat kepuasan terhadap data, informasi dan Sistem Informasi yang ada. No Pernyataan Jumlah Penjawab 5= 4 = 3 = Sangat Tidak Cukup tidak Puas puas 2 = Puas 1 = sangat puas Nilai Ratarata Ratarata 1. Fasilitas yang tersedia dapat 0 11 19 45 0 191 2.55 dimanfaatkan untuk melihat data historis 2 Kebebasan membaca dan 0 6 19 48 2 179 2.39 merekam data dengan format yang diinginkan (sebatas hak akses data) 3 Jenis informasi laporan berkala 0 4 20 50 1 177 2.36 yang diperoleh 4 Informasi yang tersaji secara rinci 0 8 18 48 1 183 2.44 5 Jenis alat (piranti keras/lunak) 0 11 16 47 1 187 2.49 yang ada dapat dimanfaatkan bersama 6 Tingkat akurasi data 0 4 48 23 0 206 2.75 7 Tingkat kemudahan atau 0 3 39 38 0 205 2.73 kecepatan akses data yang ada 8 Kelengkapan data dan informasi 0 2 29 44 0 183 2.44 yang tersaji 9 Daya tanggap petugas terhadap 0 1 47 26 1 198 2.64 kebutuhan data dan informasi yang diperlukan Total Nilai = 979 Rata-rata = 2.61 60
Dari tabel 60tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam mendukung kegiatan perencanaan, monitoring, analisis masalah, dan pengambilan keputusan : 1. Responden menganggap PERLU untuk mendapat dukungan data, informasi dan informasi dalam membantu kegiatan sehari-hari di Departemen Pertanian, hal ini ditunjukkan dengan rata-rata nilai sebesar 3,88 ~ 4 atau PERLU. 2. Responden menganggap PERLU mendapatkan frekuensi ketersediaan, jenis/sifat data, informasi dan sistem informasi yang bersifat khusus yang tidak sama dengan kegiatan operasional pengolahan data, antara lain memerlukan : Data/informasi terbaru dan data seri/histories (dengan rata-rata nilai = 3.52). Melihat data/informasi dari banyak sumber (bagian/biro/direktorat) (dengan rata-rata nilai = 3.52). Kebebasan dalam akses data dengan format dan bentuk yang diinginkan (rata-rata nilai = 3.57). Mendapat informasi yang tersaji secara rinci (rata-rata nilai = 3.68). 3. Responden menganggap cukup puas terhadap data, informasi dan sistem informasi yang ada, didapatkan nilai kepuasan masuk dalam kategori CUKUP yang ditunjukkan dengan rata-rata nilai sebesar 2.61~ 3 atau CUKUP. 61
4.2 Analisa Area Bisnis Sebagai unit pelaksana pelayanan data dan informasi di Departemen Pertanian, Pusdatin mempunyai aktifitas utama yang dapat digambarkan seperti gambar 4.5 berikut ini. Gambar 4.5 Diagram Alur Data Sistem Informasi Pertanian Berdasarkan gambar di atas terlihat bahwa aktifitas Departemen Pertanian, melibatkan berbagai entitas yaitu: 62
1. Internal meliputi! Eselon I lingkup Departemen Pertanian yang merupakan penyedia data-data teknis bidang pertanian antara lain : data pangan, ternak, lahan dll.! Pimpinan merupakan pengguna yang terdiri dari Menteri, dan pejabat-pejabat lingkup Departemen Pertanian. Pimpinan menerima laporan dan bahan-bahan kebijakan antara lain : kebijakan produksi, kebijakan ekspor dan impor, kebijakan harga komoditas pertanian dan lain sebagainya.! Dinas Pertanian daerah meliputi Dinas Pertanian Propinsi dan Kabupaten, merupakan penyedia data-data teknis bidang pertanian tingkat propinsi dan kabupaten. Di samping itu Dinas Pertanian Daerah juga mengakses data statistik pertanian melalui website Departemen Pertanian. 2. Eksternal meliputi :! Badan Pusat Statistik (BPS) yang menyediakan data Ekspor, Impor, Nilai Tukar Petani (NTP), dan Produk Domestik Bruto (PDB). BPS menerima data statistik pertanian dari sistem.! Departemen Perindustrian dan Perdagangan (Deperindag) menyediakan data harga komoditas pertanian.! Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) merupakan instansi yang berwenang dalam penyediaan data iklim dan cuaca.! Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) menyediakan data investasi sektor pertanian! Masyarakat merupakan pengguna yang termasuk juga di dalamnya dunia usaha, kalangan akademisi dan petani. 63
4.2.1 Lokasi Lokasi kantor Departemen Pertanian terletak di dua area yaitu Kantor Pusat Departemen Pertanian yang berlokasi di Jalan Harsono RM No. 3 Ragunan, Pasar Minggu, Jakarta Selatan (Kantor Ragunan) dan Komplek Jalan AUP, Pasar Minggu, Jakarta Selatan (Kantor Pasar Minggu). Dari Tabel 4.5 terlihat bahwa aktivitas utama Departemen Pertanian ada di Kantor Ragunan. Kedua kantor tersebut terhubung secara online. 4.2.2 Subyek Data Tabel 4.6 berikut ini menunjukkan hubungan antara organisasi dengan subyek data dalam aktivitas kerja di Departemen Pertanian. Pada tabel tersebut terlihat hubungan antara organisasi di lingkup Departemen Pertanian dengan subyek data yang diperlukan untuk menunjang aktivitas kerja pada unit organisasi yang bersangkutan. 4.2.3 Fungsi Pada Tabel 4.7 menunjukkan hubungan antara organisasi dengan fungsinya dalam aktivitas kerja di Departemen Pertanian dalam rangka mencapai visi dan misi Departemen Pertanian. 64
4.2.4 Fungsi vs Subyek Data Pada Tabel 4.8 menunjukkan hubungan antara fungsi dan subyek data, berdasarkan tabel tersebut fungsi yang hanya melakukan read terhadap subyek data yaitu fungsi: Analisa dan Penyajian Data, Penyiapan BahanKebijakan, Monitoring dan Evaluasi dan Perumusan Kebijakan. 65
Tabel 4.5 Matriks Organisasi VS Lokasi Lokasi Organisasi Menteri Staf Ahli Menteri Sekretaris Jenderal Inspektur Jenderal Direktur Jenderal BP Tanaman Pangan Direktur Jenderal BP Hortikultura Direktur Jenderal BP Perkebunan Direktur Jenderal BP Peternakan Direktur Jenderal Bina Sarana Pertanian Direktur Jenderal Bina Pengolahan & Pemasaran Hasil Kepala Badan Litbang Pertanian Kepala Badan SDM Pertanian Kepala Badan BIMAS & Ketahanan Pangan Kepala Badan Karantina Pertanian Sekretariat Jenderal Inspektorat Jenderal Ditjen BP Tanaman Pangan Ditjen BP Hortikultura Ditjen BP Perkebunan Ditjen BP Peternakan Ditjen Bina Sarana Pertanian Ditjen Bina Pengolahan & Pemasaran Hasil Badan Litbang Pertanian Badan SDM Pertanian Badan BIMAS & Ketahanan Pangan Badan Karantina Pertanian Pusat Data dan Informasi Pertanian Pusat Standardisasi dan Akreditasi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Kantor Ragunan Kantor Pasar Minggu Tabel 4.6 Matriks Organisasi VS Subyek Data 66
Subyek Data Organisasi Pegawai Keuangan dan Perencanaan Peralatan Kantor Sarana & Prasarana Pertanian Hasil Penelitian Pemasaran Hasil Pertanian Produksi Populasi Luas Panen Produktivitas Luas Areal Lahan Ekspor impor Menteri Staf Ahli Menteri Sekretaris Jenderal Inspektur Jenderal Dirjen Teknis Lingkup Deptan Dirjen Bina Sarana Pertanian Dirjen BP2HP KaBadan Litbang Pertanian KaBadan SDM Pertanian KaBadan BIMAS & Ketahanan Pangan KaBadan Karantina Pertanian Sekretariat Jenderal Inspektorat Jenderal Ditjen Teknis Lingkup Deptan Ditjen Bina Sarana Pertanian Ditjen BP2HP Badan Litbang Pertanian Badan SDM Pertanian Badan BIMAS & Ketahanan Pangan Badan Karantina Pertanian Pusat Data dan Informasi Pertanian Pusat Standardisasi dan Akreditasi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman 67
Tabel 4.7 Matriks Organisasi VS Fungsi Fungsi Organisasi Perencanaan Program Pelayanan Teknis dan Aministratif Bimbingan Teknis Monitoring dan Evaluasi Pengembangan Jaringan dan SI Libang Teknologi Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisa dan Penyajian Data Penyiapan Bahan Kebijakan Standarisasi Perumusan Kebijakan Menteri Staf Ahli Menteri Sekretaris Jenderal Inspektur Jenderal Dirjen Teknis Lingkup Deptan Dirjen Bina Sarana Pertanian Dirjen BP2HP KaBadan Litbang Pertanian KaBadan SDM Pertanian KaBadan BIMAS & Ketahanan Pangan KaBadan Karantina Pertanian Sekretariat Jenderal Inspektorat Jenderal Ditjen Teknis Lingkup Deptan Ditjen Bina Sarana Pertanian Ditjen BP2HP Badan Litbang Pertanian Badan SDM Pertanian Badan BIMAS & Ketahanan Pangan Badan Karantina Pertanian Pusat Data dan Informasi Pertanian Pusat Standardisasi dan Akreditasi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman 68
Tabel 4.8 Matriks Fungsi VS Subyek Data Subyek Data Fungsi Pegawai Keuangan dan Perencanaan Peralatan Kantor Sarana & Prasarana Pertanian Hasil Penelitian Pemasaran Hasil Pertanian Produksi Populasi Luas Panen Produktivitas Luas Areal Lahan Ekspor impor Perencanaan Program C C C R R R R R R R R R R Pelayanan Teknis dan Administratif R R R R Bimbingan Teknis R C R R R R R R R R Monitoring dan Evaluasi R C R R R R R R R R R R Pengembangan Jaringan dan SI R R Litbang Teknologi R R C R R R R R R Pengumpulan Data R C R C C C C C C C C Pengolahan Data R R R R R R R R R R Analisa dan Penyajian Data R R R R R R R R R R Penyiapan Bahan Kebijakan R R R R R R R R R R R R R Standarisasi R R C R Perumusan Kebijakan Keterangan: R = Read R R R R R R R R R R R R R C = Create R R 69