IbM PADA SEKOLAH DASAR DI KOTA JAMBI DALAM RANGKA PEN GEMBANGAN E-LIBRARY Mohd. Ihsan, Dedi Setiawan dan Nela Safelia Staf Pengajar Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jambi Abstrak Perkembangan Teknologi Sistem Informasi pada saat ini sanggat pesat sekali, dengan adanya Teknologi Sistem Informasi proses pengolahan data akan semakin cepat, akurat dan efisien. Hampir semua organisasi telah memanfaatkan fungsi Teknologi Sistem Informasi tidak terkecuali Sekolah, yang mana saat ini sekolah yang merupakan salah satu institusi pendidikan yang senantiasa melaksanakan pengolahan data mengunakan Teknologi Informasi. Pengabdian IbM dilaksanakan untuk mengoptimalkan fungsi perpustakaan sekolah dengan mengunakan Teknologi Sistem Informasi atau E-Labrary sehingga kedepannya pelayanan yang diberikan dapat lebih optimal lagi. Berdasarkan survey dan Hasil studi pendahuluan, ditemukan ada beberapa permasalahan di mitra, yaitu: siswa dan guru ternyata belum mengoptimalkan fungsi perpustakaan sekolah, pelayanan perpustakaan juga masih manual belum elektronik (padahal tersedia komputer dan jaringannya). Berdasarkan permasalahan yang dihadapi kedua sekolah mitra yaitu SDN 205/IV Kota Jambi dan SD Islam Terpadu Nurul Ilmi Kota Jambi, maka kegiatan pengabdian (IbM) ini bertujuan memberikan pelatihan untuk mengoperasikan Aplikasi perpustakaan berbasis komputer, agar siswa dan guru menjadi lebih mudah melakukan akses pencarian koleksi buku atau sumber referensi lain, dan sistem pelayanan perpustakaan kepada siswa dan guru sekolah menjadi lebih memuaskan. Kegiatan pengabdian ini diberikan dalam bentuk pelatihan. Metode yang digunakan adalah: ceramah, tanya jawab, sharing ide, praktik/latihan mengenai cara mengimplementasikan dan memelihara sistem tersebut. Lokasi kegiatan Pengabdian diselenggarakan di SDN 205/IV Kota Jambi dan SD Islam Terpadu Nurul Ilmi Kota Jambi. kegiatan pengabdian ini menambah motivasi dari para pengurus serta anggota perpustakaan sekolah untuk memanfaatkan sistem inforamsi E-Library yang dibangun dalam rangka menyiapkan serta menyusun laporan adminsitrasi perpustakaan, dimana sebelumnya laporan administrasi perpustakaan disusun secara manual saat ini sudah dapat disusun serta disiapkan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi. Kata kunci : Teknologi Sistem Informasi, E -Library, Perpustakaan, Sekolah PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat menuntut manusia untuk bekerja cepat, akurat dan efisien. Pengolahan data dan informasi secara manual memiliki banyak kendala baik faktor eksternal maupun internal. Sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi kini mulai banyak digunakan untuk menggantikan pengolahan data secara manual. Dan dengan adanya sistem komputerisasi ini membuat pengguna lebih mudah dalam menyelesaikan segala permasalahannya. Sekolah merupakan salah satu institusi pendidikan yang senantiasa melaksanakan pengolahan data. Sekolah mempunyai fasilitas pendidikan (atau sarana dan prasarana pendidikan) merupakan segala sesuatu baik berupa alat maupun barang, yang memfasilitasi dan memberikan kemudahan dalam menyelenggarakan pendidikan. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu prasarana sekolah yang dapat memberikan kualitas peningkatan kemampuan siswa-siswi di sekolah (arif: 2008). Perpustakaan merupakan suatu satuan kerja organisasi, badan atau lembaga. Satuan unit kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetapi dapat juga merupakan bagian dari organisasi diatasnya yang lebih besar. Istilah IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembagan E-Library 32
perpustakaan berasal dari kata liber atau libri, yang berarti buku (Sulistyo Basuki : 1991,3). Perpustakaan yang berdiri sendiri seperti perpustakaan umum, Unit Pelaksana Teknis perpustakaan pada universitas, dan perpustakaan nasional. Sedangkan, perpustakaan yang merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar seperti perpustakaan khusus atau kedinasan, dan perpustakaan sekolah. (Wiji Suwarno 2009:14). Sekolah yang menjadi mitra dalam pengabdian ini adalah Sekolah Dasar Negri 205/IV Kota Jambi dan Sekolah Dasar Islam Terpadu Nurul Ilmi (SDIT Nurul Ilmi Jambi). SDN 205/IV Kota Jambi terletak di Kota Jambi. Sekolah ini memiliki 55 tenaga guru dan 5 tenaga pegawai dengan Jumlah siswa 1009. Sekolah Dasar Negri 205/IV Kota Jambi memiliki Ruang Kelas 10 kelas. Sementara itu, SDIT Nurul Ilmi Jambi terletak di Jl. Yulius Usman RT. 18 Pematang Sulur Telanai Pura. Jumlah siswa di sekolah ini pada tahun ajaran 2012/2013sekitar 1040 siswa dan di tahun ajaran 2013/2014 adalah 1067. Jumlah sumber daya manusia (SDM) pada sekolah ini adalah ada 43 orang guru dan 5 orang karyawan. Perpustakaan sekolah mitra masing-masing mempunyai koleksi Buku cetak sekitar 1087 eksemplar untuk SDN 205/IV Kota Jambi dan 9504 eksemplar untuk SDIT Nurul Ilmi Jambi. Kedua perpustakaan tersebut menurut fisiknya dapat bagi menjadi dua yaitu: 1) koleksi tercetak seperti buku, majalah, surat kabar, brosur, gambar, dan lain sebagainya, Kedua perpustakaan ini menempati ruangan ukuran 5 x 9 m 2 untuk SDN 205/IV Kota Jambi dan 9 x 10 m2 untuk SDIT Nurul Ilmi Jambi. Berdasarkan hasil observasi, ditemukan bahwa sistem pelayanan kedua SD ini adalah menggunakan sistem pelayanan terbuka (open access). Dalam sistem pelayanan terbuka, pemakai perpustakaan dapat secara bebas memilih dan mencari sendiri bukubuku yang diperlukan di rak. Pada sistem ini antara ruang baca dan ruang koleksi tidak ada pemisah sehingga pengunjung dengan leluasa dapat mengambil buku yang diperlukan di rak. Hasil studi pendahuluan ditemukan bahwa siswa dan guru ternyata belum mengoptimalkan fungsi perpustakaan sekolah. Umumnya siswa enggan datang ke perpustakaan, karena sistem pelayanan perpustakaan kurang memuaskan, seperti: akses pencarian koleksi yang rumit, prosedur pendaftaran dan peminjaman yang rumit, dan kurangnya tenaga yang mengurusi perpustakaan ini. Dari sumber atau koleksi perpustakaan ditemukan bahwa koleksi perpustakaan tidak lengkap, tidak ditemukan koran atau majalah yang dapat dibaca oleh siswa atau guru, dan buku-buku koleksinya merupakan cetakan lama dan ketinggalan dengan kurikulum. Aspek pengelolaan perpustakaan ditemukan bahwa pelayanan perpustakaan masih manual belum elektronik (padahal tersedia komputer dan jaringannya), sistem penataan tidak mengikuti standar dan terkesan hanya ditata, dan tidak adanya digitalisasi koleksi. Selain ketiga faktor tersebut, kondisi perpustakaan sekolah mitra secara fisik terkesan kurang terawat, berdebu, dan tidak nyaman. Kegiatan IbM ini Menjalin Kerja sama dengan SDN 205/IV Kota Jambi dan SDIT Nurul Ilmi Jambi. Berdasarkan prasurvey dan hasil diskusi dengan pengambil kebijakan di kedua sekolah mitra permasalahan-permasalahan utama yang dihadapi oleh sekolah mitra adalah: 1. Guru-guru di Perpustakaan SDN 205/IV Kota Jambi dan SDIT Nurul Ilmi Jambi mengalami masalah dalam administrasi perpustakaan karna data Inventarisasi, klasifikasi, sistem katalog, koleksi perpustakaan masih disajikan secara manual. 2. Siswa mengalami kesulitandalam pencarian buku yang akan dipinjam karna harus mencari buku tersebut di rak sedangkan informasi buku tersebut tidak diinformasikan statusnya apakah buku tersebut masih ada atau sedang dipinjam, Hal ini mengakibatkan prosedur pendaftaran dan peminjaman yang kurang efektif. IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembangan E-Library 33
Dengan demikian sekolah mitra membutuhkan sistem informasi yang dapat digunakan untuk membantu menginventarisasi, mengklasifikasi, mengkatalogisasi, dan membantu dalam memberikan pelayanan kepada siswa, guru, maupun masyarakat luas dalam proses pinjam meminjam. METODE PELAKSANAAN Alasan pemilihan Mitra I dan II adalah kedua ini memiliki perkembangan yang cukup baik apabila dilihat dari perkembangan jumlah siswa serta terbuka terhadap perkembangan teknologi. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi mitra maka solusi yang ditawarkan kepada sekolah Dasar ini adalah penyuluhan, pembuatan program administrasi perpustakaan, demonstrasi, pelatihan dan memberikan satu unit komputer yang telah dilengkapi dengan program aplikasi perpustakaan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam IbM adalah sebagai berikut: I. Tahap meningkatkan pengetahuan pengurus tentang administrasi E- Library Pada tahap ini dilakukan beberapa sub kegiatan antara lain: a. Melakukan evaluasi awal untuk mengetahui pengetahuan peserta tentang administrasi E-Library. Kegiatan ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner yang berisi pertanyaan tentang informasi yang diketahui baik yang diperoleh dari hasil belajar maupun dari pengalaman secara langsung maupun tidak langsung meliputi: prinsip, metode, dan prosedur dalam administrasi perpustakaan b. Pemberian materi administrasi E- Library dengan cara ceramah. c. Evaluasi akhir dilakukan dalam rangka untuk mengetahui tingkat pemahaman mitra terhadap materi yang diberikan. II. Tahap pembuatan program E- Library. Metode yang digunakan dalam tahapan ini adalah System Development Life Cycle (SDLC), dengan langkah - langkah sebagai berikut: a. Melakukan survey awal dan menilai kelayakan pembuatan program. Tahap ini sebagai tahap studi kelayakan yang diperlukan untuk mengetahui memadai atau tidaknya sumberdaya yang dimiliki mitra yang akan dipergunakan pada fase-fase pengembangan selanjutnya. b. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan. Tahap ini dilakukan untuk mengetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh sistem yang sedang berjalan. c. Menentukan permintaan pengguna (Mitra). Tahap ini untuk mengetahui keinginan/ apa yang diharapkan oleh mitra. Secara umum keinginan para pemakai meliputi data (input), pemrosesan (processing), dan hasil (output). Para tahap ini mitra akan membantu dalam menentukan bagaimana sebaiknya sistem informasi berbasis komputer harus dibuat dan dioperasikan agar sesuai dengan kebutuhan mitra. d. Merancang program. Tahap ini adalah menterjemahkan keinginan mitra ke dalam bahasa komputer. Perancangan ini meliputi: - Output - Input - File-file - Database - Komputer - Bahasa yang digunakan - Metode dan prosedur - Pengendalian intern e. Menentukan hardware dan software computer. Spesifikasi hardware yang dibutuhkan adalah minimal intel Pentium dual core, 1 GB, Hardisk SATA II160 GB, monitor SVGA, sistem operasi windows XP/ Vista/ 7. Software aplikasi yang digunakan adalah Accurate f. Membuat program administrasi E- Library. Tahap ini adalah tahap pembuatan program akuntansi yang telah disepakati. g. Memperkenalkan program administrasi E-Library. Program yang telah selesai dibuat, selanjutnya diperkenalkan untuk dioperasikan oleh mitra. Pada tahap ini pelatihan pengoperasian program IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembangan E-Library 34
dilakukan baik secara tertulis maupun praktek. h. Memelihara dan meningkatkan sistem informasi yang telah dibuat. Pemeliharaan dilakukan dalam rangka melakukan perbaikan perbaikan pada kesalahan-kesalahan atau kegagalankegagalan yang timbul dalam penggunaan sistem informasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh mitra pengabdian kepada masyarakat para staff perpustakaan sekolah dalam kaitannya dengan pengelolaan perpustakaan, maka program pengabdian masyarakat ini dilakukan dalam bentuk pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan pengurus tentang administrasi E- Library dan pelatihan penggunaan program E-Library di SDN 205/IV Kota Jambi dan SDIT Nurul Ilmi Jambi. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam IbM adalah sebagai berikut: Tahap I meningkatkan pengetahuan pengurus tentang administrasi E- Library Pelatihan pengelolaan administrasi E-Library bagi staff perpustakaan, guru dan siswa sekolah di SDIT Nurul Ilmi Jambi dilaksanakan pada hari Sabtu 6 juni 2015, dan di SDN 205/IV Kota Jambi pada hari Sabtu tanggal 13 juni 2015. Adapun alur pelatihan pengelolaan E- Library sekolah dimulai dari : 1) Tahap persiapan, yang terdiri dari tahap : a. Penyiapan bahan administrasi sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan pelatihan, b.menyiapkan materi pelatihan. menyiapkan narasumber yang memiliki kompetensi sesuai dengan target dan tujuan pelatihan. menyiapkan jadwal pelatihan selama 1 hari efektif, 2) Tahap pelaksanaan, yang terdiri dari : a. melakukan penyampaian materi pelatihan dari narasumber b. melakukan pelatihan pengelolaan E- Library sekolah 3) tahap evaluasi, yang terdiri dari mengedarkan Pretes (tes awal) dan post tes (tes akhir) a. mengadakan observasi proses praktik pelatihan b. memberikan penilain hasil tes awal dan tes akhir serta hasil observasi di lapangan selama pelatihan. Pada pelatihan ini terlebih dahulu disebar tes awal untuk mengetahui keadaan perpustakaan sekolah masing-masing peserta, serta pemahaman peserta terhadap materi pelatihan yang akan diberikan. Setelah tes awal dikumpul, dan dikoreksi ditemukan hasilnya bahwa sebagian besar peserta pelatihan menyatakan bahwa perpustakaan di sekolah mereka belum terkelola dengan baik. Disamping itu, para peserta juga belum memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang bagaimana pengelolaan E-Library dan belum bisa mengunakan program E-Library sekolah. Tahapan pelatihan berikutnya yaitu diberikan pemahaman mengenai pentingnya perpustakaan sekolah dalam pendidikan, serta bagaimana mengelolanya agar bisa berperan dan berfungsi sesuai dengan tujuan pendidikan. Setelah diberikan pemahaman tentang bagaimana mengelola E- Library, para peserta menjadi antusias untuk mengetahui prosedur-prosedur atau tahapantahapan untuk memulai mengembangkan dan mengorganisasi bahan koleksi yang dimiliki, mengingat kondisi perpustakaan pada masing masing sekolah berbedabeda. Dalam sesi diskusi dan tanya jawab, beberapa peserta malah belum mengetahui sama sekali apa-apa yang musti dilakukan dalam mengelola E- Library. Nara sumber kemudian memberikan informasi teknis mengenai rencana kerja dan proposal yang musti dibuat untuk meminta kepada pihak sekolah ataupun dinas pendidikan untuk memberikan bantuan bahan koleksi. Tahap 2 : Pembuatan Program E- Library. Pada tanggal 4 Juli 2015 dilaksanakan rapat membahas berbagai persoalan tentang persiapan - persiapan IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembangan E-Library 35
yang harus dilakukan sebelum membangun sistem E-library yang sesuai dengan kebutuhan sekolah mitra pengabdian. Selain itu juga diabahas berbagai persoalan mengenai hasil evaluasi akhir yang sudah dilakukan tim pengabdian kepada para mitra pada tahap peningkatan pengetahuan pengurus tentang administrasi E- Library yang sudah dilaksanakan sebelumnya. Pada tanggal 11 Juli 2015 Tim pelaksana pengabdian kembali turun kelapangan dalam rangka mengumpulkan data untuk bahan analisis dan pengembangan sistem E-Library yang akan dibangun. Selanjutnya tim pengabdian mulai mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, tahap ini dilakukan untuk mengetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh sistem yang sedang berjalan. Berikutnya menentukan permintaan pengguna (Mitra). Pada tahap ini tim berupaya mengetahui keinginan/ apa yang diharapkan oleh mitra. Secara umum keinginan para pemakai meliputi data (input), pemrosesan (processing), dan hasil (output). Pada tahap ini mitra akan membantu dalam menentukan bagaimana sebaiknya sistem informasi berbasis komputer harus dibuat dan dioperasikan agar sesuai dengan kebutuhan mitra. Setelah sistem selesai dibangun, selanjutnya pada tanggal 25 Juli 2015 tim pelaksana pengabdian menyerahkan seperangkat komputer berikut aplikasi yang telah selesai dibangun kepada para mitra (SDN 205/IV Kota Jambi dan SDIT Nurul Ilmi Jambi). Sistem yang dibangun tentu saja memiliki berbagai kelemahan dan kekurangan disana sini, akan tetapi tim pelaksana pengabdian akan terus berupaya melakukan pendampingan serta perbaikan terhadap sistem yang sudah dibangun tersebut supaya dapat berjalan secara baik dan efektif. Selanjutnya dilakukan sosialisasi penggunaan aplikasi program E-Library kepada para guru dan staf administrasi perpustakaan, sehingga program E- Library yang sudah diserahkan kepada para mitra dapat digunakan sebagaimana mestinya serta tim pengabdian mendapat respon dari para mitra berkaitan dengan pemanfaatan sistem tersebut dalam rangka peningkatan dan pengembangan program E-Library selanjutnya. Setelah diberikan pemaparan oleh nara sumber, para peserta pelatihan dapat mengerti dan memahami tentang tujuan dan pengelolaan E-Library. Hal ini dapat diketahui dari hasil tes akhir yang diberikan dan hasil observasi di lapangan. Adapun berdasarkan test akhir diketahui bahwa hampir keseluruhan peserta menyatakan dengan pelatihan tersebut, peserta mendapat wawasan/tambahan baru mengenai pengelolaan E-Library, para peserta mampu meningkatkan keterampilan dalam menambah dan mengolah jenis koleksi. Para peserta mendapatkan pemahaman dan pengetahuan mengenai peranan perpustakaan dan menjaankan program E-Library, dan merasa lebih termotivasi untuk mengelola perpustakaan sekolah, dan seandainya diberikankesempatan, para peserta berminat mengikuti pendidikan formal kepustakawanan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari kegiatan pengabdian yang telah dilaksanakan berkaitan dengan peningkatan pengetahuan mitra tentang administrasi perpustakaan dan program E-Library ini adalah: 1. keseluruh tahapan kegiatan telah dilaksanakan dengan lancar dan hasil baik dengan tingkat capaian program 100%. 2. Mitra mengikuti setiap tahapan kegiatan dan berpartisipasi aktif 3. Meningkatkan motivasi pengurus perpustakaan Mitra untuk mengunakan aplikasi E-Library dalam tata kelola perpustakaan, dimana sebelumnya laporan administrasi perpustakaan disusun secara manual saat ini sudah dapat disusun serta disiapkan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi. Berdasarkan kesimpulan di atas maka disaran perlu adanya peranan stakeholder yang terkait dengan pembuatan IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembangan E-Library 36
dan Pengembangan sistem Adminsitrasi Perpustakaan sekolah dasar sehingga kedepannya proses pembuatan dan pengembangan aplikasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pihak Sekolah. Dan diharapkan Dinas Pendidikan dapat melakukan pembinaan terhadap sekolah dan guru-guru SD dalam mengelola perpustakaan. DAFTAR PUSTAKA Arif, Syamsul. 2008. Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Sulistyo, Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Sutarno, NS. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Sagung Seto. Sutarno, 2008. Kamus Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Jala Permata Suwarno, Wiji. 2009. Psikologi Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto IbM Pada Sekolah Dasar Di Kota Jambi Dalam Rangka Pengembagan E-Library 37