BAB II BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN A. Sejarah Ringkas Pelayanan prima dituangkan pada visi dan misi nasional Indonesia, menunjukkan bahwa tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan keharusan dan tidak dapat diabaikan lagi, karena hal ini merupakan bagian tugas dan fungsi pemerintah. Pelayanan prima kepada masyarakat tersebut diatas tertuang antara lain dalam: 1. Garis garis Besar Haluan Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Bab III. 2. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur Pemerintah Kepada Masyarakat. 3. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata laksana Pelayanan Umum. 4. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998, antara lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu pelayanan masyarakat diupayakan dengan menerapkan pola pelayanan terpadu (satu atap dan satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan yang terkait dalam proses atau menghasilkan suatu produk pelayanan. 5. Keputusan Menpan No. KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman umumindeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah.
6. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 tentang petunjuk teknis Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan Publik. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah antara lain ditegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Jadi kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan. B. Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan susunan komponen komponen (unit unit kerja) dalam suatu organisasi yang menunjukkan adanya pembagian kerja, tugas, dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan keahlian masing masing karyawan. Struktur organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, terdiri dari : 1. Sekretariat/Badan 2. Bagian Tata Usaha
a. Sub Bagian Umum b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Penyusunan Program 3. Bagian Fungsional a. Bidang Pelayanan Perijinan I b. Bidang Pelayanan Perijinan II c. Bidang Pelayanan Perijinan III d. Bidang Pelayanan Perijinan IV Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan Sumber : www.bppt-pemkomedan.go.id
C. Job Description Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari sekretariat badan adalah sebagai berikut : 1. Sekretariat/Badan Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.Badan sebagaimana dimaksud didukung oleh Sekretariat yang dipimpin oleh Kepala. Kepala Sekretariat sebagaimana dimaksud karena jabatannya adalah Kepala Badan. Tugas Pokok Sekretariat/Badan : Sekretariat/Badan mempunyai tugas pokokmelaksanakan koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perijinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplikasi, keamanan, dan kepastian. Fungsi Sekretariat/Badan : Pelaksanaan penyusunan program; Penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan; Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan; Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan; Pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perijinan;
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2. Bagian Tata Usaha Bagian tata Usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Tugas Pokok Bagian Tata Usaha : Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program. Fungsi Bagian Tata Usaha : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha; Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi keuangan, kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan rumah tangga; Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program Badan; Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan Badan; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. a. Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
Tugas Pokok Sub Bagian Umum : Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup administrasi umum. Fungsi Sub Bagian Umum : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum; Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum; Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumah-tanggaan Badan; Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan; Pelaporan lingkup administrasi umum; Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya. b. Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
Tugas Pokok Sub Bagian Keuangan : Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokokmelaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup pengelolaan administrasi keuangan. Fungsi Sub Bagian Keuangan : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan; Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan; Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan, dan verifikasi; Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan admnistrasi keuangan; Penyusunan laporan keuangan Badan; Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Sub Bagian Penyusunan Program Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
Tugas Pokok Sub Bagian Penyusunan Program : Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup penyusunan program dan pelaporan. Fungsi Sub Bagian Penyusunan Program : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program; Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Badan; Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan; Pengembangan sistem informasi pelayanan; Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan masyarakat; Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian; Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3. Bagian Fungsional a. Bidang Pelayanan Perijinan I Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang I, yang bertanggung jawab kepada Kepala Badan.
Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan I : Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan Usaha, Perdagangan dan Perindustrian. Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan I : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan I; Penyusunan petunjuk teknis Bidang PelayananPerijinan I; Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan I; Pelaksanaan pelayanan perijinan; Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin; Pengkoordiniran pengolahan data perijinan; Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan; Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan; Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan;
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan I. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. b. Bidang Pelayanan Perijinan II Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang II, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan II : Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban masyarakat. Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan II : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan II; Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan II; Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan II; Pelaksanaan pelayanan perijinan; Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin;
Pengkoordiniran pengolahan data perijinan; Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan; Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan; Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan; Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan II. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. c. Bidang Pelayanan Perijinan III Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala Bidang III, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Tugas Pokok Bidang Pelayana Perijinan III : Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan tata ruang, perhubungan, dan lingkungan hidup. Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan III :
Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan III; Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan III; Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan III; Pelaksanaan pelayanan perijinan; Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin; Pengkoordiniran pengolahan data perijinan; Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan; Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan; Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan; Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan III; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
d. Bidang Pelayanan Perijinan IV Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala Bidang IV, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan IV : Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan konstruksi, kesehatan dan lain-lain. Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan IV : Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan IV; Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan IV; Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan IV; Pelaksanaan pelayanan perijinan; Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin; Pengkoordiniran pengolahan data perijinan; Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;
Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan; Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan; Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan IV; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Setiap Bidang pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dibantu oleh Tim Teknis dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Tugas tugas Tim Teknis tersebut, yaitu : Meneliti permohonan ijin; Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin; Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin apabila diperlukan; Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan; Memberikan saran-saran atau pertimbanganpertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan; Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
D. Jaringan Kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan merupakan suatu instansi pemerintah daerah yang didirikan dengan tujuan untuk mewujudkan pelayanan prima dalam melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus perijinan dengan didasarkan pada prinsip prinsip pelayanan publik, yaitu : responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian hukum. Hal lain yang menjadi tugas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur Pemerintah Kota Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan masyarakat, serta mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat untuk nantinya berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan pembangunan daerah. E. Kinerja Kegiatan Terkini Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan telah melakukan banyak hal dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, diantaranya : 1. Memberikan pelayanan kepada masyarakat mulai dari penerimaan permohonan ijin sampai menerbitkan ijin; 2. Melaksanakan pelayanan perijinan yang optimal sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP) yang berlaku. 3. Melaksanakan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang berkaitan dengan perijinan.
4. Meraih beberapa penghargaan, seperti : Kontes Inovasi Solusi 2014, Ombudsman 2013, UKP4, dan AS/ANZ ISO 9001:2008. F. Rencana Kegiatan Berikut ini rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, yaitu : Tabel 2.1 Program/Kegiatan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD No. Program Kegiatan Sasaran Program I II III 1 Program Pelayanan Terselenggaranya Kegiatan Administrasi Perkantoran Administrasi Kantor 1.1 Penyediaan Jasa Komunikasi, Tersedia sarana komunikasi dan Sumber Daya Air dan Listrik telekomunikasi air dan listrik 1.2 Penyediaan Jasa Kebersihan Terpeliharanya kebersihan kantor Kantor 1.3 Tersedianya peralatan dan Penyediaan Alat Tulis Kantor perlengkapan kerja 1.4 Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan Tersedianya blanko dan cetakan lainnya untuk mendukung proses 1.5 Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor 1.6 Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan 1.7 Penyediaan Makanan dan Minuman 1.8 Penyediaan Jasa Tenaga Pendukung Administrasi/Teknis Perkantoran 1.9 Penyediaan Jasa Keamanan Kantor perijinan Tersedianya komponen instalasi listrik untuk penerangan gedung kantor Terpenuhinya bahan bacaan berupa koran dan majalah Tersedianya makanan dan minum rapat, tamu Tersedianya honorarium dan keperluan lainnya Terwujudnya pelayanan perijinan yang aman dan kondusif dengan tersedianya 3 petugas keamanan
2 Peningkatan sarana dan prasarana aparatur 2.1 Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor 2.2 Pengadaan Peralatan Gedung Kantor 2.3 Belanja Modal Pengadaan Mebeuler 2.4 Pengadaan Komputer dan Perlengkapannya 2.5 Pemeliharaan rutin/berkala Gedung Kantor 2.6 Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional 2.7 Pemeliharaan rutin/berkala Peralatan Gedung Kantor Tersedianya sarana dan prasarana yang berfungsi dengan baik Tersedianya perlengkapan gedung kantor berupa filling kabinet, rak arsip dan almari Tersedianya peralatan kantor yang baik berupa pengadaan mesin tik, pengadaan mesin hitung uang dan pengadaan alat-alat ukur Tersedianya kursi kerja Tersedianya kebutuhan komputer dan perlengkapannya untuk mendukung sistem informasi di BPPT Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan gedung kantor berupa belanja perawatan gedung kantor dan sewa bunga hidup/hiasan kantor Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas/operasional Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan peralatan gedung kantor 3 Peningkatan Disiplin Aparatur Tertingkatnya Disiplin Pegawai 3.1 Pengadaan Pakaian Dinas beserta Perlengkapannya 3.2 Pengadaan Pakaian Khusus Harihari Tertentu 4 Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja Keuangan 4.1 Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikthisar realisasi kinerja SKPD (LAKIP) 4.2 Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban dan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah 4.3 Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun Tersedianya pakaian dinas harian BPPT Tersedianya pakaian khusus pelayanan perijinan dan pakaian olah raga Tersedianya Laporan Capaian Kinerja dan Keuangan Terwujudnya sistem kepemerintahan yang transparan dan akuntabel Tersedianya LKPJ dan LPPD Tahun 2013 Tersusunnya laporan keuangan SKPD secar periodik
4.4 Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran SKPD 4.5 Penyusunan Buku Produk Perijinan di BPPT Kota Medan Program Peningkatan 5 Pelayanan Perijinan Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi Perijinan Sosialisasi peraturan dan perundangan tentang perijinan Surveilance Audit Tahunan dan Maintenance ISO 9001:2008 serta survey IKM Tersusunnya Rencana Kerja SKPD Tahun 2015 Tersusunnya buku produk perijinan di BPPT Kota Medan Tahun 2013 Meningkatnya Pelayanan Perijinan Terpeliharanya sistem informasi perijinan berupa honor tenaga ahli, pengembangan sistem jaringan,dan back up pengadaan sistem antrian otomatis Tersedianya bahan-bahan untuk sosialisasi dan keikutsertaan dalam kegiatan pameran yang diselenggarakan Pemerintah Terjaminnya sertifikasi ISO 9001:2008 Tahun I di BPPT