BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengetahuan (Knowledge) Dalam konteks teknologi informasi, pengetahuan dibedakan dengan data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta, pengukuran-pengukuran yang kemudian akan diolah dan diproses menjadi informasi yang akurat dan tepat waktu. Pengetahuan adalah informasi yang relevan dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan atau suatu tindakan. Berikut ini adalah proses transformasi data menjadi pengetahuan (Holsapple, 2003): DATA Processed INFORMATION Relevant and Actionable KNOWLEDGE Relevant and Actionable Gambar 2.1. Proses Transformasi Informasi 2.1.1 Karakteristik dan Peran Pengetahuan Pengetahuan memiliki beberapa karakteristik berikut ini (Turban-Mclean- Wetherbe, 2004, p. 452): 8
9 1. Extra ordinary leverage and increasing returns Pengetahuan yang dipakai nilainya tidak akan berkurang. Pada saat digunakan pengetahuan tidak dikonsumsi tetapi disalurkan kepada penggunanya sehingga nilainya akan terus bertambah 2. Fragmentation, leakage, and the need to refresh. Pengetahuan dinamis dan bergerak. Oleh karena itu, perusahaan atau seseorang harus terus memperbaharui pengetahuan dasarnya dan menjaganya sebagai sumber kunggulan kompetitif. 3. Uncertain value. Investasi terhadap pengetahuan sangat sulit untuk dinilai dan diukur. 4. Uncertain value of sharing Seandainya pengetahuan itu pun dibagikan, tetap masih sulit untuk diukur nilainya. 5. Rooted in time. Pengetahuan sangat tergantung pada waktu. Pengetahuan yang berguna saat ini mungkin besok lusa sudah tidak berguna lagi. Metode apapun yang akan diterapkan dalam organisasi, perusahaan perlu melakukan penilaian kembali dan mengidentifikasi jenis dan sifat bisnis inti (core business) yang digelutinya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa konteks pengetahuan dalam organisasi berperan sebagai: (Lendy Widayana, p.31)
10 1. Pengetahuan itu sendiri sebagai produk, atau 2. Pengetahuan menghasilkan produk/barang, atau 3. Pengetahuan yang dimiliki dijual menjadi jasa 2.1.2 Pengetahuan Eksplisit dan Tacit Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang lebih objektif, rasional, dan bersifat teknis seperti data, kebijakan dan prosedur, software, dokumen, dll, yang dapat diucapkan dengan jelas dan formal, serta dibagikan kepada orang lain secara bersamaan maupun tidak bersamaan, untuk kemudian diubah menjadi suatu proses atau strategi. Sebaliknya pengetahuan tacit tidak dapat dipetakan atau didokumentasikan karena lebih bersifat subjektif, pribadi dan tidak terstruktur karena diperoleh melalui pengalaman orang pribadi yang menyangkut faktor-faktor tak berwujud seperti keyakinan pribadi, perspektif, insting dan nilai. Terkadang pengetahuan tacit dapat didokumentasikan apabila seseorang yang memilikinya menyadari potensi dari pengetahuan tersebut bagi orang lain. Pengetahuan tacit ini dapat dibagikan dan di transfer secara sukses melalui asosiasi, internship, komunikasi, community of practices, interaksi sosial satu dengan lainnya atau melalui simulasi. Tantangan pengetahuan eksplisit adalah tantangan dalam menangani volume informasi yang tersedia. Sementara tantangan utama saat menghadapi pengetahuan tacit adalah dalam mengatur volumenya, menjamin relevansi dan kualitasnya serta
11 membuatnya mudah diakses. Tantangan yang ditunjukkan oleh tiap-tiap tipe pengetahuan pada level yang sangat tinggi adalah untuk membangun jembatan antara pencari dan penyedia pengetahuan. Selama puluhan tahun, organisasi-organisasi telah memfokuskan investasi teknologi informasi mereka pada pengetahuan eksplisit, daripada pengetahuan tacit. Ada tiga alasan untuk ini: pertama, pengetahuan eksplisit sering disampaikan sebagai bagian standar dari kebanyakan sistem informasi berbasis transaksi; kedua pengetahuan eksplisit jauh lebih mudah disampaikan dan ditangkap ketimbang pengetahuan tacit; dan ketiga kita mempunyai ketidakpercayaan bawaan terhadap apapun yang tidak bisa disampaikan secara obyektif dan terukur (seperti pengetahuan tacit). Melihat pentingnya peran pengetahuan tacit, maka diperlukan kemampuan untuk mengembangkan tingkat pengetahuan ini ke seluruh organisasi. Pengetahuan tacit dikembangkan melalui penyusunan sistematis ke dalam suatu sistem terpadu agar terus sejalan dengan sifatnya yang selalu berubah, tumbuh dan dibentuk kembali oleh pengalaman yang paling akhir dari pemiliknya. Namun demikian, harus ditentukan terlebih dahulu apakah unsur-unsur pengetahuan tacit yang ada dapat diterjemahkan menjadi pengetahuan eksplisit. Empat model proses konversi pengetahuan dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge (Karl Erik Sveiby, p. 47):
12 FROM Tacit Knowledge Explicit Knowledge TO Tacit Knowledge Explicit Knowledge Socialization Externalization Internalization Combination Gambar 2.2. Proses Konversi Pengetahuan 1. Socialization: Proses sharing pengalaman seperti shared mental models dan keahlian. 2. Externalization: Proses penterjemahan pengetahuan tacit menjadi konsep eksplisit. Konsep yang dibuat untuk mengurangi distorsi pengetahuan tacit yang dimiliki oleh seseorang. Contoh: buku-buku manajemen. 3. Combination: Proses perubahan konsep eksplisit ke dalam suatu sistem pengetahuan, mengkombinasikan ke dalam bentuk pengetahuan eksplisit yang baru dengan cara menganalisa, mengelompokkan dan mengolah kembali informasi. 4. Internalization: Proses penyerapan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Proses ini berkaitan dengan proses learning by doing seseorang. Merupakan gabungan dari pengetahuan eksplisit dan proses penyerapan secara verbal dari orang lain.
13 2.2 Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge Management) Pengelolaan pengetahuan lahir melalui dorongan eksternal yaitu globalisasi, tingginya persaingan dan juga dorongan internal untuk menjadikan pengetahuan sebagai kekuatan untuk meningkatkan kinerja dan market value perusahaan. Melalui kondisi dan budaya perusahaan yang mendukung serta informasi teknologi yang modern, perusahaan dapat mengorganisasikan seluruh pengetahuan yang ada ke dalam suatu sistem pengelolaan pengetahuan. Dengan pengelolaan pengetahuan yang terstruktur, diharapkan orang-orang yang tepat dapat memperoleh pengetahuan pada waktu yang tepat untuk pemecahan masalah, proses pembelajaran dinamis, perencanaan strategis dan pengambilan keputusan secara lebih efisien. Berikut ini adalah definisi pengelolaan pengetahuan menurut beberapa sumber: Knowledge management is the explicit and systematic management of vital knowledge and its associated processes of creating, gathering, organizing, diffusion, use and exploitation. It requires turning personal knowledge into corporate knowledge that can be widely shared throughout an organization and appropriately applied. (Skyrme, 1997) Knowledge management is the formalization of and access to experience, knowledge, and expertise that create new capabilities, enable superior performance, encourage innovation, and enhance customer value. (Beckman, 1997)
14 Knowledge management is the process of capturing a company's collective expertise wherever it resides - in databases, on paper, or in people's heads - and distributing it to whereever it can produce the biggest payoff. (Hibbard, 1997) Knowledge management is a process that helps organization identify, organize, disseminate, and transfer important information and expertise that are part of he organizations s memory and that typically reside within the organization in an unstructured manner. (Turban-Mc.Lean, p.451) Inti dari pengelolaan pengetahuan (Jay Liebowitz & Lyle C. Wilcox, p. 35) adalah suatu proses dalam organisasi dimana pengetahuan baru dibangun (new knowledge developed), dibagikan atau disalurkan kepada yang membutuhkan (distributed to those who need it), dapat diakses atau digunakan di masa yang akan datang oleh seluruh organisasi (accessible for both future use by the whole organization) dan pengetahuan tersebut disatukan dalam satu database (knowledge combined).
15 Creating new knowledge Combining available knowledge KNOWLEDGE Securing Knowledge Distributing Knowledge Gambar 2.3. Proses Pengelolaan Pengetahuan dalam Organisasi 2.2.1 Tujuan Pengelolaan Pengetahuan Tujuan dari pengelolaan pengetahuan dapat diformulasikan menjadi 2 yaitu tujuan dari sisi proses dan tujuan dari sisi struktur pengetahuan itu sendiri (Jay Liebowitz & Lyle C. Wilcox- Knowledge Management and Its Integrative Elements, p. 44). Berikut ini adalah tujuan dari sisi proses pengelolaan pengetahuan tersebut: 1. Efisiensi dan efektifitas pengembangan pengetahuan yang baru dan juga pengembangan pengetahuan yang telah ada dalam perusahaan sejalan dengan strategi organisasi dan tujuan setiap karyawan 2. Mendistribusikan pengetahuan yang tersedia antar bagian/ departemen dan juga memindahkan pengetahuan kepada karyawan baru melalui knowledge transfer atau knowledge bearers.
16 3. Menjamin keamanan pengetahuan dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan atau yang bermaksud negatif sekaligus memudahkan akses pengetahuan oleh karyawan dalam organisasi. 4. Efisiensi dan efektifitas penggabungan seluruh pengetahuan terbaik yang dimiliki oleh perusahaan. Sedangkan dari dimensi struktur pengetahuan, berikut ini adalah tujuan dari pengelolaan pengetahuan: 1. Apply the best knowledge Menjaga agar isi dari pengetahuan yang dibawa tetap up to date dan sesuai dengan perubahan kondisi, sehingga pengetahuan yang ada adalah pengetahuan terbaik. 2. Apply knowledge at the best location Menerapkan pengetahuan pada lokasi yang tepat. 3. Apply knowledge in the best form Menerapkan pengetahuan disesuaikan dengan bentuk yang terbaik. 4. Apply knowledge when required Menyesuaikan penerapan pengetahuan yang dimiliki dengan pengetahuan pada saat dibutuhkan. 2.2.2 Keselarasan Pengelolaan Pengetahuan dengan Tujuan Organisasi
17 Syarat mutlak implementasi sistem pengelolaan pengetahuan dalam suatu organisasi adalah harus selaras dengan tujuan organisasi yang kemudian akan diidentifikasikan ke dalam bisnis inti (core business) perusahaan melalui visi dan misi. Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam menyelaraskan pengelolaan pengetahuan dengan tujuan organisasi secara praktis, yaitu : 1. Mendiagnosa tingkat pengetahuan perusahaan Untuk mengetahui tingkat pengetahuan perusahaan atau corporate intelligence, perlu dilakukan pengumpulan data dari setiap orang pada setiap kuadran dalam diagram Delphi berikut ini: Sumber Informasi Tahu Tidak tahu I II Tahu Tahu apa yang Tahu apa yang diketahui tidak diketahui III IV Tidak Tidak tahu apa Tidak tahu apa Tahu yang diketahui yang tidak diketahui Kuadran Menggambarkan Tingkat Pengetahuan dan Kesadaran I Adanya sumber daya pengetahuan perusahaan dan secara efektif telah digunakan II Mengetahui kekurangan pengetahuan apa yang diperlukan III Memiliki sumber daya pengetahuan namun tidak mengetahuinya dan tidak digunakan secara efektif IV Tidak mengetahui sumber daya pengetahuan yang sebenarnya diperlukan dalam organisasi Gambar 2.4. Diagram Delphi