KEPENTINGAN STRATEGIS PENJADWALAN JANGKA PENDEK

Mata kuliah : MANAJEMEN OPERASI Dosen : Drs. Sugianto, MM Pokok bahasan : PENJADWALAN JANGKA PENDEK Materi : 1. Pentingnya Strategi Penjadwalan Jangka Pendek 2. Isu-isu Penjadwalan 3. Proses Penjadwalan Difokuskan pada Pusat Kerja 4. Pembebanan Pekerjaan di Pusat Kerja : Diagram Gantt dan Assignment Method 5. Mengurutkan Pekerjaan di Pusat Kerja : FCFS, SPT, LPT, EDD KEPENTINGAN STRATEGIS PENJADWALAN JANGKA PENDEK Delta Airlines tidak hanya mengatur jadwal bagi lebih dari 500 pesawat terbang setiap harinya. Delta juga harus menjadwalkan lebih dari 20.000 pilot dan kru pesawat untuk mengakomodasikan penumpang tiba ditempat tujuan mereka. Jadwal yang didasarkan pada program computer yang sangat besar ini memainkan peranan penting dalam memuaskan pelanggan. Perusahan manufaktur juga membuat jadwal yang menyesuaikan produksi dengan permintaan pelanggan. Komputer mainframe Lockheed men-download jadwal produksi komponen pada system permesinan fleksibel (flexible machining system FMS) untuk selanjutnya keputusan penjadwalan terakhir dibuat oleh seorang manajer. Kecanggihan penjadwalan ini menghasilkan komponen berdasarkan just-in-time, dengan waktu setup rendah, sedikit barang setengah jadi, dan utilitas mesin yang tinggi. Penjadwalan yang efisien terjadi pada perusahaan seperti Lockheed Martin di Dallas menjadwalkan mesin,perkakas, dan karyawan untuk membuat komponen pesawat terbang dapat memenuhi jadwal waktu yang dijanjikan kepada pelanggan dan menghadapi persaingan berbasis waktu. Para manajer di organisasi seperti Pabrik Lockheed-Martin harus menjadwalkan berkenaan dengan : produksi barang, pembelian material, dan pekerja. Juga Delta Airlines harus PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 1

menjadwalkan : perawatan pesawat, jadwal keberangkatan, karyawan tiket, catering, gerbang, dan kru penerbangan. Kepentingan strategis penjadwalan sangat jelas : 1. perusahaan menggunakan aset secara lebih efektif dan menciptakan kapasitas yang lebih besar untuk setiap dolar yang ditanamkan, yang selanjutnya menghasilkan biaya yang lebih rendah. 2. Kapasitas tambahan dan fleksibilitas yang terkait ini menghasilkan pengiriman yang lebih cepat dan, karenanya memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik. 3. Penjadwalan yang baik merupakan keunggulan bersaing karena berperan dalam penyerahan yang terikat. ISU PENJADWALAN Penjadwalan berkaitan dengan pemilihan waktu operasi. Tabel dibawah menggambarkan keputusan penjadwalan yang dihadapi pada lima organisasi : Mount Sinai Hospital, Indiana University, Pabrik Lockheed-Martin, Hard Rock Cafe, Delta Airline. Seperti dapat terlihat pada tabel, penjadwalan dimulai pada : perencanaan kapasitas,yang mencakup pengakuisisian peralatan dan fasilitas. Dalam tahapan perencanaan agregat, dibuat keputusan mengenai penggunaan fasilitas, persediaan, karyawan dan kontraktor dari luar. Kemudian jadwal induk memecah rencana agregat dan mengembangkan jadwal output keseluruhan. Kemudian jadwal jangka pendek menerjemahkan keputusan kapasitas, perencanaan jangka menengah, dan jadwal induk kedalam urutan pekerjaan dan penugasan karyawan, material, dan permesinan secara spesifik. Kreteria Penjadwalan Teknik penjadwalan yang benar bergantung pada volume pesanan, sifat alami operasi, dan kompleksitas pekerjaan keseluruhan. Ke-empat kreteria tersebut adalah : PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 2

1. Minimasi waktu penyelesaian. Kreteria ini dievaluasi dengan menentukan waktu penyelesaian rata-rata untuk setiap pekerjaan. 2. Maksimasi utilitas. Kreteria ini dievaluasi dengan menghitung persentase waktu digunakan-nya fasilitas. 3. minimasi pekerjaan setengah jadi (work-in-proses WIP). Kreteria itu dievaluasi dengan menentukan jumlah pekerjaan rata-rata dalam system tersebut. Hubungan antara banyaknya pekerjaan dalam system dan persediaan WIP akan tinggi. Oleh karena itu, lebih sedikit pekerjaan dalam system, maka lebih rendah persediaan yang ada. 4. Minimasi waktu tunggu pelanggan. Kreteria ini dievaluasi dengan menentukan jumlah keterlambatan rata-rata. Pendekatan penjadwalan yang baik harus sederhana, jelas, mudah dipahami, mudah dilakukan, fleksibel, dan realistis. Tujuan penjadwalan adalah untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya sedemikian rupa sehingga tujuan produksi dapat dicapai. PENJADWALAN PUSAT KERJA YANG TERFOKUS PADA PROSES Fasilitas yang terfokus pada proses, yang juga dikenal sebagai fasilitas job-shop atau intermittent (yang sebagian besar literature tentang penjadwalan berkaitan dengan manufaktur; oleh karenanya, istilah tradisional job-shop sering digunakan) merupakan fasilitas dengan variasi tinggi dan volume rendah, yang biasanya didapati pada organisasi manufaktur dan jasa. Untuk menjalankan fasilitas ini secara efisien dan seimbang, manajer memerlukan sebuah system perencanaan dan pengendalian produksi. Sistem ini seharusnya : 1. Menjadwalkan pesanan yang dating tanpa melampaui kendala kapasitas pusat kerja. 2. Memeriksa ketersediaan bahan dan perkakas sebelum pelepasan sebuah pesanan ke suatu departemen. 3. Menentukan batas waktu untuk setiap pekerjaan dan memeriksa kemajuan batas waktu dan lead time pemesanan. 4. Memeriksa bagan setengah jadi selagi pekerjaan dilakukan. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 3

5. Memberikan umpan balik pada aktivitas pabrik dan produksi 6. Memberikan statistic efisiensi pekerjaan dan mengawasi waktu operator untuk kepentingan analisis penggajian dan distribusi tenaga kerja. Sistem penjadwalan baik manual maupun otomatis, harus akurat dan relevan. Hal ini berarti bahwa system penjadwalanmembutuhkan sebuah database produksi dengan fail perencanaan dan pengendalian (dapat diterapkan pada pusat kerja yang dapat disebut sebagai bengkel dalam sebuah perusahaan manufaktur, ruang rawat inap pada rumah sakit, atau departemen pada kantor atau dapur yang besar. Terdapat tiga jenis fail perencanaan (planning file), yaitu : 1. Sebuah file induk, yang berisi informasi tentang setiap komponen yang dihasilkan atau dibeli oleh perusahaan. 2. Sebuah file rute, yang menunju-kan aliran setiap komponen dalam sebuah perusahaan. 3. Sebuah file induk pusat kerja, yang berisi informasi tentang pusat kerja, seperti efisiensi dan kapasitas. File pengendalian (control file) menelusuri kemajuan yang sebenarnya dibandingkan dengan perencanaan untuk tiap pesanan kerja. PEMBEBANAN PEKERJAAN PADA PUSAT KERJA Pembebanan (loading) berarti penugasan pekerjaan pada pusat kerja atau pusat pemrosesan. Para manajer operasi menugaskan pekerjaan pada pusat kerja sedemikian rupa sehingga biaya, waktu luang, atau waktu penyelesaian dijaga tetap minimal. Pusat kerja mengambil dua bentuk : 1. berorientasi pada kapasitas 2. berkaitan dengan penugasan pekerjaan tertentu bagi pusat-pusat kerja. Yang pertama, pembebanan akan diuji dari segi kapasitas melalui sebuah teknik yang dikenal sebagai pengendalian input-output. Kemudian, akan disajikan dua pendekatamn yang digunakan dalam pembebanan : diagram Gannt dan metode penugasan pemograman linear. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 4

Pengendalian Input-Output Banyak perusahaan memiliki kesulitan dalam penjadwalan (yaitu, mencapai throughput yang efektif) karena mereka membebani proses produksi secara berlebihan. Hal ini sering terjadi karena perusahaan tidak mengetahui kinerja pusat kerja yang sesungguhnya. Pengendalian input-output adalah sebuah system / teknik yang menjadikan karyawan operasi dapat mengelola fasilitas aliran kerja dengan menelusuri pekerjaan yang ditambahkan pada sebuah pusat kerja dan pekerjaan yang telah diserlesaikan Jika pekerjaan tiba lebih cepat dari pada pekerjaan yang sedang diproses, maka fasilitas dibebani secara berlebihan dan terjadi backlog yang mengakibatkan adanya masalah ketidakefisienandan mutu. Jika pekerjaan tiba lebih lambat dari pada prkerjaan yang sedang diproses, maka fasilitas kurang terbebani pusat kerja kekurangan pekerjaan menghasilkan kapasitas yang kosong dan pemborosan sumber daya. Contoh dibawah ini menunjuk-kan pengendalian input-output Pusat Kerja DNC Milling (dalam jam standar) Akhir minggu 6/6 13/6 20/6 27/6 4/7 Input yang direncanakan 280 280 280 280 280 Input yang sesungguhnya 270 250 280 285 280 Deviasi kumulatif - 10-40 - 40-35 Output yang dirancanakan 320 320 320 320 Output yang sesungguhnya 270 270 270 270 Deviasi kumulatif - 50-100 -150-200 Perubahan backlog kumulatif * 0-20 - 10 + 5 *Jumlah dari input yang sesungguhnya dikurangi jumlah dari output yang sesungguhnya = perubahan backlog kumulatif. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 5

Penjelasan : Perubahan backlog kumulatif = 0 (input 270, output 270, perubahan 0). Perubahan backlog kumulayif = - 20 (input 250, output 270, terdapat perubahan - 20 : terdapat jam kerja yang lebih sedikit 20 jam standar pada pusat kerja) Bagaimanapun, output nyata (270 jam) sangat kurang dari yang direncanakan. Oleh karena itu, baik input maupun output yang direncanakan tidak tercapai. Backlog dalam pusat kerja ini telah benar-benar meningkat sebayak 5 jam pada minggu 27/6. Peningkatan persediaan barang setengah jadi (WIP), membuat tugas penjadwalan menjadi semakin rumit dan mengindikasikan kebutuhan akan tindakan manajer. Pilihan yang tersedia bagi karyawan bagian operasi untuk mengatur fasilitas aliran kerja : 1. Meningkatkan kinerja 2. Meningkatkan kapasitas 3. Meningkatkan atau mengurangi input pada pusat kerja dengan cara : a. mengalihkan pekerjaan dari atau ke pusat kerja lain-nya b. meningkatkan atau mengurangi subkontrak c. memproduksi lebih sedikit ( atau lebih banyak) Memproduksi lebih sedikit bukanlah merupakan sebuah solusi yang disenangi bagi para manajer, tetapi keuntungan yang didapat sangat berarti : 1. tingkat pelayanan pelanggan bisa meningkat karena barang dapat diproduksi tepat waktu 2. efisiensi dapat benar-benar meningkat karena terdapat lebih sedikit WIP yang bertebaran dalam pusat kerja yang menambahkan biaya overhead. Diagram Gantt Diagram Gantt (Gantt chart) merupakan alat peraga visual yang bermanfaat dalam pembebanan dan penjadwalan. Nama ini didapatkan dari Henry Gantt, yang menemukannya di akhir tahun 1800-an. Diagram Gantt menunjuk-kanpenggunaan sumber daya, seperti pusat kerja dan tenaga kerja. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 6

Contoh dibawah ini menggambarkan sebuah Diagram Gantt pembebanan sederhana. Sebuah produsen mesin cuci di New Orleans menerima pesanan khusus untuk mesin yang digunakan pada fasilitas yang unik seperti kapal selam, rumah sakit, dan industri binatu yang besar. Produksi setiap mesin membutuhkan tugas dan jangka waktu yang berbeda-beda. Figur dibawah ini menunjuk-kan diagram Gantt pembebanan untuk minggu 8 Maret. Empat pusat kerja memproses beberapa pekerjaan selama seminggu. Diagram ini menunjuk-kan bahwa pekerjaan logam dan pengecatan sepenuhnya terisi sepanjang minggu. Pusat mekanik dan elektronik memiliki beberapa waktu luang yang tersebar disepanjang minggu. Juga dapat diperhatikan bahwa pusat pengerjaan logam tidak bekerja pada hari selasa dan pusat pengecatan tidak bekerja pada hari Kamis, mungkin untuk pemeliharaan pencegahan. Pusat Kerja / Hari Senin selasa Rabu Kamis Jum at Pengerjaan Pekerjaan Pekerjaan logam 349 -- -- 350 Mekanik Pekerjaan 349 Pekerjaan 408 Elektronik Pekerjaan 408 Pekerjaan 349 Pengecatan Pekerjaan 295 Pekerjaan 408 ---- Pekerjaan 349 Keterangan : ---- : tidak bekerja (sebagai contoh, untuk waktu pemeliharaan, perbaikan, kekosongan bahan). PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 7

Digram Gantt pembebanan memiliki keterbatasan utama : tidak memperhitungkan variabilitas produksi seperti gangguan mesin yang tidak diharapkan atau kesalahan manusia yang memerlukan pekerjaan ulang. Sebagai konsekuensinya, diagram Gannt harus diperbaharui secara berkala ntuk memperhitungkan pekerjaan dan perkiraan waktu baru yang ditinjau kembali. PENGURUTAN PEKERJAAN DI PUSAT KERJA Pengurutan (sequencing) menentukan urutan pekerjaan yang harus dilakukan pada setiap pusat kerja. Contoh : terdapat sepuluh pasien yang ditugaskan pada sebuah klinik medis untuk mendapatkan perawatan. Dalam urutan seperti apakah mereka seharusnyadiperlakukan? Haruskah pasien yang pertama dilayani adalah yang datang pertama kali ataukah pasien yang memerlukan perawatan darurat? Metode pengurutan memberikan informasi terinci seperti itu. Metode ini dikenal sebagai aturan prioritas untuk membagikan pekerjaan pada pusat kerja. Aturan Prioritas untuk membagikan pekerjaan Aturan prioritas (priority rule) memberikan panduan untuk mengurutkan pekerjaan yang harus dilakukan. Aturan ini terutama diterapkan untuk fasilitas terfokus-proses seperti klinik, percetakan, dan bengkel job shop. Aturan prioritas mencoba untuk meminimasi waktu penyelesaian, jumlah pekerjaan dalam system, keterlambatan pekerjaan, memaksimasi utilisasi fasilitas. Aturan prioritas yang paling popular adalah : 1. FCFS (first come, first served) : yang pertama dating, yang pertama dilayani. Pekerjaan pertama yang dating di sebuah pusat kerja diproses terlebih dahulu. 2. SPT (shortest processing time) : waktu pemrosesan terpendek. Pekerjaan yang memiliki wkktu pemrosesan terpendek diselesaikan terlebih dahulu. 3. EDD ( earliest due date) : Batas waktu paling awal. Pekerjaan dengan batas waktu yang paling awal dikerjakan terlebih dahulu. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 8

4. LPt (Longest processing time) : waktu pemrosesan terpanjang. Pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan lebih panjang, lebih besar biasanya sangat penting dan diutamakan terlebih dahulu. Contoh : Lima pekerjaan yang berkaitan dengan tugas arsitektur menunggu untuk ditugaskan pada Ajax, Tarney and Banes Architects. Waktu pengerjaan (pemrosesan) mereka dan batas waktunya diberikan dalam table berikut. Urutan pengerjaan sesuai dengan aturan FCFS, SPT, FDD, dan LPT. Pekerjaan ditandai dengan huruf sesuai dengan urutan kedatangan mereka. Waktu Batas Waktu Pemrosesan Pekerjaan Pekerjaan (hari) (hari) A 6 8 B 2 6 C 8 18 D 3 15 E 9 23 1. Urutan FCFS diperlihatkan dalam table berikut secara sederhana, yaitu A-B-C-D-E. Aliran waktu dalam system untuk urutan ini menghitung waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerjaan untuk menunggu ditambah ditambah dengan waktu pengerjaan-nya. Contoh : Pekerjaan B menunggu selama 6 hari selagi pekerjaan sedang diproses, dan kemudian mengambil waktu 2 hari lagi sebagai waktu pemrosesan-nya ; sehingga pekerjaan B akan selesai dalam 8 hari yaitu terlambat 2 hari setelah batas waktunya. Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlam- Pekerjaan Pemrosesan Waktu Pekerjaan batan A 6 6 8 0 B 2 8 6 2 PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 9

C 8 16 18 0 D 3 19 15 4 E 9 28 23 5 28 77 11 Aturan FCFS menghasilkan ukuran efektifitas sebagai berrikut : a. Waktu penyelesaian rata-rata = Jumlah aliran waktu total / jumlah pekerjaan = 75 hari / 5 = 15,4 hari b. Utilisasi = Jumlah waktu proses total / Jumlah aliran waktu total = 28 / 77 = 36,4 % c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam system = Jumlah aliran waktu total / waktu proses pekerjaan total = 77 hari / 28 hari = 2,75 pekerjaan d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata = Jumlah hari keterlambatan / jumlah pekerjaan = 11 / 5 = 2,2 hari 2. Aturan SPT yang diperlihatkan dalam table berikut menghasilkan urutan B-D-A-C-E. Urutan dibuat berdasarkan waktu pemrosesan, dengan prioritas tertinggi diberikan kepada pekerjaan yang paling pendek. Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlam- Pekerjaan Pemrosesan Waktu Pekerjaan batan A 2 2 6 0 B 3 5 15 0 C 6 11 8 3 D 8 19 18 1 E 9 28 23 5 28 65 9 PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 10

Aturan SPT menghasilkan ukuran efektifitas sebagai berikut : a. Waktu penyelesaian rata-rata = 65 / 5 = 13 hari b. Utilisasi = 28 \ 65 = 43,1 % c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam system = 65 / 28 = 2,32 pekerjaan d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata = 9 / 5 = 1,8 hari Seperti terlihat dalam contoh, SPT merupakan urutan yang paling tidak efektif bagi perusahan Ajax, Tarney and Barnes. SPT unggul dalam tiga pengukuran, sementara EDD unggul dalam keterlambatan rata-rata Tidak ada satu aturan pengurutan pun yang selalu unggul dalam semua kreteria. Pengalaman menunjuk-kan : 1. SPT biasanya merupakan teknik terbaik untuk meminimasi aliran pekerjaan dan meminimasi jumlah pekerjaan rata-rata dalam system. 2. FCFS tidak menghasilkan kinerja yang baik pada hamper semua kreteria (tetapi juga tidak begitu buruk). Bagaimana pun, FCFS memiliki kelebihan karena terlihat adil oleh pelanggan, suatu hal yang sangat penting dalam system jasa. 3. EDDmeminimasi keterlambatan maksimal, yang mungkin perlu untuk pekerjaan yang memiliki penalty setengah tanggal tertentu. Secara umum, EDD bekerja baik ketika keterlambatan menjadi sebuah isu. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Drs. Sugianto, MM. MANAJEMEN OPERASI 11