BAB III ANALISA SISTEM Analisa merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem dan merupakan tahan fundamental yang dapat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan. Analisa sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisa sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di SMP Maitreyawira Tanjungpinang yaitu mengenai proses pengolahan rapor. Penganalisaan terdiri atas analisa sistem yang sedang berjalan, analisa data, analisa dokumen, analisa kebutuhan sistem. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil observasi terhadap proses pengolahan rapor yang sedang berjalan pada SMP Maitreyawira Tanjungpinang masih terdapat beberapa kekurangan. Berikut adalah kelemahan dari sistem yang sedang di gunakan, diantaranya : 41
42 1. Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan karena data yang di butuhkan tidak di simpan pada file yang sama. 2. Kesulitan dalam pencarian data yang di inginkan karena data yang tersimpan dalam file sangat banyak. 3. Proses memperbaharui (update) data masih kurang akurat karena data tidak di perrbaharui secara menyeluruh dan tidak secara otomatis. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam sistem informasi yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen perkerjaan untuk mendukung berjalannya sistem, diantaranya : 1. Sistem dapat menginput data lebih efisien, mempercepat pekerjaan serta tidak membutuhkan waktu yang lama. 2. Dapat menjamin keamanan data dan pemyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah. 3. Sistem dapat mencari data yang di inginkan lebih cepat dan dapat memperbaharui data secara otomatis dan akurat. 4. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah untuk di gunakan. 5. Aplikasi tersebut dapat mencetak laporan nilai tiap semester. 3.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada umumnya perangkat lunak komputer berfungsi untuk menjalankan sistem komputer. Peran utama dari perangkat lunak adalah untuk mengendalikan,
43 mengintegrasikan, dan mengelola setiap komponen perangkat keras pada siste komputer. Jadi secara fungsional perangkat lunak sistem digunakan sebagai antarmuka antara perangkat lunak aplikasi dengan perangkat keras komputer. Perangkat lunak sistem terdiri atas beberapa macam, yang masing-masing memiliki fungsi dan karakteristik tersendiri, di antaranya : 1. Sistem Operasi Sistem operasi adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya dijalankan setelah sistem operasi berjalan, dan sistem operasi akan melakukan layanan inti umum untuk softwaresoftware itu. Layanan inti umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, scheduling task, dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilakukan oleh sistem operasi. 2. Utilitas Utilitas adalah program yang dipakai langsung oleh user untuk melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian atau pengalokasian sumber daya dalam sistem komputer. 3. Device Driver Device driver merupakan program yang bertindak sebagai penghubung perangkat keras komputer dengan sistem operasi. Perangkat lunak ini diproduksi oleh vendor yang mengeluarkan perangkat lunaknya.
44 4. Penerjemah Bahasa Program yang sudah kita buat dengan bahasa pemrograman tertentu biasanya perlu diterjemahkan kedalam bahasa mesin, karena program yang kita buat biasanya menggunakan bahasa yang dimengerti oleh manusia maka penerjemah bahasa dibagi menjadi tiga yaitu : Assembler, compiler dan interpreter. 3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi kebutuhan manajemen untuk merumuskan kebijakan perusahaan dan bekerja dibawah sistem operasi windows yang telah umum dipakai dan dipahami oleh bagian administrasi serta diharapkan menghasilkan laporan yang dapat memenuhi manajemen. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai. 3.5 Analisis Kebutuhan Pengguna User membutuhkan sebuah aplikasi yang biasa menangani segala macam persoalan pelayanan khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas. Untuk itu, program yang dirancang penulis disusun sedemikian rupa sehingga sangat mudah digunakan dan dapat dimengerti oleh pengguna.
45 3.6 Analisis Dokumen Analisis dokumen ini dilakukan untuk menguraikan dokumendokumen yang mengalir pada proses pengolahan data akademik di SMP Maitreyawira Tanjungpinang, antara lain sebagai berikut : 3.6.1 Dokumen Input a. Formulir Pendaftaran Deskripsi : Formulir yang akan digunakan calon siswa baru untuk melakukan pendaftaran Fungsi Rangkap Sumber Ke : Untuk memasukkan data siswa : Dua : SMP Maitreyawira Tanjungpinang : Calon siswa, PPPDB b. Data Siswa Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Data yang berisikan identitas siswa : Sebagai bahan acuan pembagian kelas : Dua : PPPDB : Administrasi, Kepala Sekolah
46 c. Data Guru Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Data yang berisikan identitas guru : Untuk memasukkan data guru : Dua : Guru : Administrasi, Kepala Sekolah d. Data Nilai Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Data yang berisikan nilai siswa : Untuk memasukkan nilai ke dalam raport : Satu : Guru : Siswa 3.6.2 Dokumen Output a. Laporan Data Siswa Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Laporan yang berisikan data siswa : Info data siswa : Dua : Administrasi : Administrasi, Kepala Sekolah
47 b. Laporan Data Kelas Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Laporan yang berisikan data kelas : Info data kelas : Dua : Wali Kelas : Administrasi, Kepala Sekolah c. Laporan Data Nilai / Raport Deskripsi : Laporan yang berisikan nilai dan prestasi siswa selama satu semester sekali Fungsi Rangkap Sumber Ke : Info hasil prestasi siswa selama satu semester sekali : Satu : Wali kelas : Siswa d. Laporan Data Guru Deskripsi Fungsi Rangkap Sumber Ke : Laporan yang berisikan data guru : Info data guru : Dua : Guru : Administrasi, Kepala Sekolah
48 3.7 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah sebuah bentuk analisis situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisis ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisis SWOT, bahwa analisis SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang cespleng bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi. Analisis ini terbagi atas empat komponen dasar : 1. Strenght (kekuatan) dari program ini adalah : - Dapat menampilkan nilai huruf secara otomatis tanpa diinputkan. - Dapat melakukan perhitungan nilai rata-rata secara otomatis. - Dapat mengkalkulasikan peringkat kelas. - Tersedia suatu menu untuk mengubah status siswa menjadi tamat, sehingga siswa tersebut tidak muncul lagi dalam pengolahan data kelas. - Jika 3 urutan kode mata pelajaran pertama di bawah KKM atau mata pelajaran selebihnya kosong, maka siswa tersebut akan tinggal kelas secara otomatis. Sebaliknya siswa tersebut naik kelas. - Data raport dimasukkan ke dalam file pdf dengan tampilan seperti aslinya. - Data siswa dan data siswa perkelas ditampilkan dalam format pdf.
49 2. Weakness (kelemahan) dari program ini adalah : - Harus menunggu wali kelas untuk memberikan data pembagian kelas kepada admin, baru bisa diinputkan kedalam sistem. 3. Opportunity (kesempatan) dari program ini adalah : - Mencoba untuk bisa melakukan proses perhitungan nilai mulai dari tugas, ujian, uts dan uas secara otomatis. - Mencoba untuk bisa membagikan kelas secara otomatis berdasarkan peringkat siswa. 4. Threat (ancaman) dari program ini adalah : - Di hack oleh orang lain. - Terserang virus. 3.8 Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis terhadap sistem yang sedang dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang sebenarnya ada pada SMP Maitreyawira Tanjungpinang. Penganalisisan ini berguna untuk memberikan bentuk-bentuk alternatif dari sistem yang dibutuhkan, diharapkan dengan adanya bentuk-bentuk alternatif ini dapat memberikan bentuk laporan yang baik dan lebih mudah untuk dipahami oleh pemakai sistem ataupun pihak yang berkepentingan dengan kinerja sistem ini. Sebelum melakukan perancangan terhadap sebuah sistem yang baru, sekiranya diperlukan adanya suatu gambaran yang memuat keterangan atau informasi yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan sekarang pada
50 SMP Maitreyawira Tanjungpinang. Hal ini akan berguna agar nantinya mempermudah dalam menganalisis dan merancang sistem yang baru. 1. Prosedur Pengolahan Mata Pelajaran Prosedur pengolahan mata pelajaran ini melibatkan Kaur Kurikulum, Kepala Sekolah, dan Administrasi. a. Kepala Sekolah memberikan kurikulum mata pelajaran kepada Kaur Kurikulum. b. Kaur Kurikulum membuat laporan mata pelajaran dan menandatangani laporan tersebut. c. Kaur Kurikulum menyerahkan laporan mata pelajaran kepada Kepala Sekolah. d. Kepala Sekolah menandatangani laporan tersebut. e. Kepala Sekolah menyerahkan laporan mata pelajaran kepada administrasi untuk diarsipkan.
51 Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pengolahan Mata Pelajaran di SMP Maitreyawira Tanjungpinang 2. Prosedur Pengolahan Data Induk Siswa Prosedur data siswa ini berkaitan berat dengan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Proses ini melibatkan Panitia Penerimaan Peserta Didik Baru (PPPDB), siswa, dan kepala sekolah. a. PPPDB memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa. b. Siswa mengisi formulir pendaftaran siswa kemudian formulir pendaftaran yang sudah terisi tersebut diserahkan kepada PPPDB.
52 c. PPPDB memeriksa kelengkapan pengisian formulir pendaftaran, apabila telah lengkap PPPDB akan mencatatnya sebagai siswa baru sementara, apabila tidak lengkap maka formulir tersebut akan dikembalikan kepada calon siswa untuk diisi kembali kelengkapannya. d. PPPDB mencatat data siswa kedalam Buku Induk kemudian membuat 2 rangkap laporan data siswa. e. 1 rangkap laporan data siswa diserahkan kepada Kepala Sekolah, dan rangkap yang kedua diarsipkan. Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pengolahan Data Induk Siswa di SMP Maitreyawira Tanjungpinang
53 3. Prosedur Pembagian Kelas Prosedur pembagian kelas melibatkan guru, administrasi, dan kepala sekolah. a. Administrasi memberikan data siswa kepada Wali Kelas. b. Wali Kelas melakukan pembagian kelas. Setelah kelas sudah dibagikan, Wali Kelas membuat laporan pembagian kelas dan menandatangani laporan tersebut. Kemudian laporan pembagian kelas diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk disetujui. c. Apabila laporan pembagian kelas telah disetujui, Kepala Sekolah akan menandatangani laporan tersebut, apabila tidak disetujui maka laporan tersebut akan dikembalikan kepada Wali Kelas untuk dibagi kembali. d. Kepala Sekolah menyerahkan laporan pembagian kelas yang sudah disetujui dan ditandatangani kepada Wali Kelas, kemudian Wali Kelas menyerahkannya kepada Administrasi untuk diarsipkan.
54 Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Pembagian Kelas di SMP Maitreyawira Tanjungpinang
55 4. Prosedur Pencatatan Raport Prosedur pencatatan raport melibatkan administrasi, guru, wali kelas, kepala sekolah, dan siswa. a. Administrasi memberikan 2 rangkap form data nilai kosong kepada guru. b. Guru mengolah nilai tugas, ujian, uts dan uas siswa dan mencatatnya ke dalam form data nilai kosong sebanyak 2 rangkap. c. Guru memberikan 1 rangkap form data nilai siswa kepada wali kelas, dan 1 rangkap lagi diberikan kepada administrasi. d. Administrasi meng-input nilai ke dalam excel, kemudian membuat laporan data siswa. Laporan data siswa diberikan kepada wali kelas. e. Walikelas mengecek kesesuian antara laporan data nilai siswa dengan form data nilai siswa yang diberikan oleh guru. Apabila sesuai maka Wali Kelas akan mencatat nilai ke dalam Raport, apabila tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada Administrasi untuk di-input kembali. f. Wali kelas menandatangani raport yang sudah dicatat, kemudian menyerahkannya kepada Kepala Sekolah untuk disetujui dan ditanda tangani. g. Kepala Sekolah menyerahkan raport yang sudah disetujui dan ditandatangani kepada Walikelas. h. Walikelas menyerahkan raport tersebut kepada Administrasi untuk dicap.
56 i. Administrasi menyerahkan kembali raport yang sudah dicap kepada Wali Kelas. j. Wali Kelas membagikan raport kepada siswa. Gambar 3.4 Flowmap Berjalan Pencatatan Raport di SMP Maitreyawira Tanjungpinang
57 5. Prosedur Pengolahan Data Guru Proses ini melibatkan Administrasi, Guru, dan Kepala Sekolah. a. Administrasi memberikan form data guru kepada guru. b. Guru mengisi form data guru kemudian form data guru yang sudah terisi tersebut diserahkan kepada Administrasi. c. PPPDB memeriksa kelengkapan pengisian form data guru, apabila telah lengkap Administrasi akan membuat laporan data guru sebanyak 2 rangkap, apabila tidak lengkap maka form tersebut akan dikembalikan kepada Guru untuk diisi kembali kelengkapannya. d. 1 rangkap laporan data guru diserahkan kepada Kepala Sekolah, dan rangkap yang kedua diarsipkan.
58 Guru Administrasi Kepala Sekolah Form Data Guru Form Data Guru Laporan Data Guru Pengisian Form Form Data Guru Terisi Form Data Guru Terisi Cek Kelengkapan Tidak lengkap Membuat Laporan Data Guru Laporan Data Guru Gambar 3.5 Flowmap Berjalan Pengolahan Data Guru di SMP Maitreyawira Tanjungpinang