BUKU MANUAL APLIKASI SURAT ONLINE (SURAT ELEKTRONIK) PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK (PDE) PEMERINTAH KABUPATEN SRAGEN 2008
Kata Pengantar Aplikasi Surat Online adalah sebuah aplikasi sederhana untuk keperluan surat-menyurat elektronik antar user yang terdaftar sebagai anggota (member). Aplikasi ini dikembangkan dalam rangka menindaklanjuti adanya kebijakan tentang pengurangan pemakaian kertas dalam hal suratmenyurat (paperless). Dalam Aplikasi ini setiap user yang terdaftar dapat mengirim surat bukan hanya ke seorang user saja, namun dapat juga mengirim ke seluruh user (public) dan juga dapat mengirim ke grup tertentu ataupun gabungan dari user dan grup. Setelah login, user akan dihadapkan dengan menu utama yang dapat dia pilih untuk menuju halaman yang akan dia tuju, diantaranya : Menu Kirim Surat, Daftar User, Inbox, Outbox dan Logout. Mungkin dalam aplikasi ini masih banyak terdapat kesalahankesalahan (bug) yang mungkin saja dapat mengganggu kinerja sistem aplikasi ini, untuk itu mohon kritik, saran dan bantuannya untuk lebih mensolid-kan aplikasi ini. Sebelum dan sesudahnya kami selaku developer mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan mohon maaf juga atas kekurangan aplikasi ini. Sragen, 2008 PDE 1
Untuk membuka Aplikasi Surat Online ini dianjurkan menggunakan browser Internet Explorer untuk lebih maksimalnya kinerja system. Untuk memulai Aplikasi ini, langkah pertama buka Internet Explorer, kemudian pada Address Bar ketik alamat http://surat.sragenkab.go.id untuk membuka aplikasi Surat Online. Gambar 1. Tampilan awal Aplikasi Surat Online Setelah terbuka, user akan dihadapkan pada form login untuk memasukkan username dan passwordnya seperti pada gambar diatas. Setelah masuk, pada halaman muka user akan dapat melihat berbagai pilihan menu untuk memulai pekerjaan surat menyurat secara elektrik. Menu yang ada adalah sebagai berikut : A. Home B. Daftar User C. Kirim Surat D. Surat Masuk E. Surat Keluar F. Logout Baiklah kita akan membahasnya satu persatu menu tersebut. 2
A. Home Home adalah halaman muka saja, tidak ada pekerjaan yang dapat dilakukan disini, karena hanya merupakan informasi saja. B. Kirim Surat Halaman Kirim Surat adalah halaman untuk mengirim surat. Kita dapat memulai pekerjaan kita dengan memilih menu ini. Dalam halaman Kirim Surat ini untuk pertama kali, user akan dihadapkan pada pemilihan kemana atau kepada siapa saja surat tersebut akan dikirim. Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini : Gambar 2. Tampilan halaman Kirim Surat User dapat memilih kepada siapa saja surat akan dikirimkan. Disitu terdapat pilihan surat tersebut akan dikirimkan secara Public (semua user yang ada) ataupun pengguna tertentu saja (kepada Group, Unit Kerja atau User tertentu saja). Untuk pilihan kirim surat secara public tentu sudah begitu jelas, jadi tidaklah perlu dijelaskan lebih detail lagi. Dalam hal ini biasanya untuk pilihan jenis surat seperti pengumuman. 3
Sedangkan untuk surat yang ditujukan kepada pengguna tertentu saja, pengguna dapat memilih dengan cara memberi tanda check pada pilihan yang ada diantara Group / Kelompok Pengguna tertentu (seperti misalnya : Grup Camat se Kab. Sragen dll), Group Unit Kerja tertentu (dalam hal ini surat akan diterima oleh semua user yang mempunyai Unit Kerja seperti yang tercantum pada halaman tersebut diatas, dan juga bila surat tersebut hanya akan dikirimkan ke satu atau beberapa pengguna tertentu saja, serta dapat juga dikirimkan secara gabungan antara Group, Unit Kerja dan Pengguna tertentu. Setelah pengguna memilih siapa saja surat tersebut akan dikirimkan kemudian klik tombol next Tombol Next Gambar 3. Tampilan Tombol Next maka akan membuka halaman selanjutnya yaitu form pengisian Nomor Surat, Perihal, Bentuk Surat, Sifat Surat dan File Surat yang akan dikirimkan, seperti gambar dibawah ini : Gambar 4. Tampilan Pengisian Form Data Kirim Surat 4
Sebagai catatan, semua form pengirian wajib diisi terutama form Perihal. Juga untuk file surat akan difilter hanya file-file surat saja yang dapat diupload (hanya file yang ber-ekstention *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.pdf, *.txt, dan *.rtf saja). Setelah semua form tersebut diisi semua, kemuadian tekan tombol Kirim untuk mengirim surat (upload file surat). Jika berhasil maka akan tampil tampilan seperti dibawah ini : Gambar 5. Tampilan Kirim Surat yang berhasil Untuk mengecek apakah surat tersebut telah berhasil atau tidak, dapat dilihat dihalaman Surat Keluar. C. Daftar User Halaman Daftar User untuk menampilkan semua user yang ada, baik yang online maupun tidak. Dalam halaman ini terdapat form pencarian nama user atau pencarian unit kerja pengguna. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 5
Gambar 6. Tampilan Halaman Daftar User Disini pengguna langsung mengirim surat kepada seorang pengguna dengan menge-klik nama pengguna yang ada dihalaman ini, dan kemudian dapat melanjutkan pengisian form kirim surat seperti yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat diatas. Sedang untuk menampilkan detail pengguna, dapat menge-klik avatar (gambar) dari setiap user yang ada. Sebagai keterangan status online atau tidak dapat dilihat dari gambar status setiap user, bila gambar status berwarna berarti user tersebut saat ini sedang online, begitu jaga sebaliknya jika tidak berwarna (hitam putih) berarti user tersebut sedang offline. D. Surat Masuk Menu selanjutnya adalah menu Surat Masuk. Menu ini untuk masuk ke halaman Surat Masuk (Inbox). Seperti halnya e-mail biasa, halaman ini juga untuk menampilkan semua surat yang telah masuk 6
atau surat yang ditujukan kepada user yang login tersebut. Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut : Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk Untuk membuka isi surat yang ada, dapat menge-klik link perihal untuk setiap surat yang masuk yang berwarna biru. Detail pengirim dapat dilihat dengan menge-klik link pengirim. Kita juga bisa langsung dapat membalasnya dengan menge-klik link yang bergambar pensil, dan kemudian dapat melanjutkan pengisian form kirim surat seperti yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat diatas. surat-surat yang masuk juga dapat dihapus sesuai kebutuhan dengan menge-klik link yang bergambar tanda silang. E. Surat Keluar Menu selanjutnya adalah menu Surat Keluar. Menu ini untuk masuk ke halaman Surat Keluar (Outbox). Seperti halnya e-mail biasa, halaman ini juga untuk menampilkan semua surat yang telah dikirimkan atau surat yang ditujukan kepada user lain. Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut : 7
Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk Untuk membuka isi surat, dapat menge-klik link perihal untuk setiap surat yang masuk yang berwarna biru. Detail user yang dikirim dapat dilihat dengan menge-klik link Kepada. Surat-surat yang juga dapat dihapus sesuai kebutuhan dengan menge-klik link yang bergambar tanda silang. F. Logout Untuk mengakhiri aplikasi ini dianjurkan untuk keluar dulu dengan menekan tombol Logout, setelah keluar maka akan tampil halaman awal (form login) seperti pada waktu pertama kali membuka aplikasi, baru kemudian dapat menutup window Internet Explorer. Demikian kiranya penjelasan yang dapat kami sampaikan. Sebelumnya kami ucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila aplikasi ini masih banyak kesalahan, untuk itu kami sangat berharap kritik dan masukan demi lebih solidnya aplikasi ini. Terima kasih. 8