PENGEMBANGAN SISTEM ADMINISTRASI PADA BIRO KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KRISTEN PETRA Hany Ferdinando Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknologi Industri Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankerto 121-131 Surabaya 60236 hanyf@petra.ac.id Abstrak Sistem administrasi yang sekarang berlaku di Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni (BAKA) Universitas Kristen Petra (UKP) sudah diimplementasikan sejak 2003. Sistem ini memanfaatkan jaringan komputer yang sudah ada di BAKA. Sistem dibangun menggunakan Visual Basic dan SQL Server database. Namun demikian masih banyak hal yang dapat dikembangkan lagi untuk mempercepat proses administrasi. Selain itu, sistem ini dapat juga dikembangkan untuk mengantisipasi berkurangnya jumlah staf tetapi volume pekerjaan tetap. Saat ini sistem tersebut sudah dijalankan untuk mengelola berbagai macam hal, mulai dari surat/arsip, sistem keuangan, database kegiatan kemahasiswaan, database layanan kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, santunan, pinjaman dan asuransi) dan database hasil tracer study alumni. Sistem yang dikembangkan di sini adalah sistem pembuatan anggaran kegiatan kemahasiswaan dan pelaporan keuangannya. Implementasi untuk sistem keuangan kegiatan kemahasiswa memberikan hasil yang sangat memuaskan. Proses administrasi yang biasanya memakan waktu 1-2 jam dapat dipersingkat menjadi sekitar 5 menit. Hal ini dilakukan dengan melakukan kerja sama dengan semua elemen lembaga kemahasiswaan di Universitas Kristen Petra. Kata kunci : sistem administrasi, efisiensi, database 1. Pendahuluan Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni (BAKA) merupakan unit pendukung di lingkungan Universitas Kristen Petra (UKP) yang bertanggung jawab dalam hal kemahasiswaan dan alumni. Keterkaitan BAKA dengan alumni sebatas tracer study yang datanya dipergunakan oleh Universitas untuk banyak hal, misalnya akreditasi jurusan, pengajuan proposal hibah, dll. Sistem administrasi dibangun pada tahun 2003 karena saat itu mulai dirasa perlu untuk menyimpan informasi dalam bentuk database sehingga dapat dipergunakan dengan lebih maksimal. Selain itu, penggunaan database akan mempersingkat proses pelaporan kegiatan dan data yang tersimpan di unit ini. Sistem dibangun dengan menggunakan Visual Basic dan database SQL server. Sistem administrasi mencakup hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, database kegiatan dan keuangan kemahasiswaan, database layanan kesejahteraan mahasiswa (beasiswa, pinjaman keuangan, santunan, asuransi dan kesehatan) dan database tracer study alumni. Selain itu, pengguna juga bisa melihat bio data mahasiswa. Sistem juga dilengkapi dengan kemampuan melakukan rekapitulasi untuk proses pembuatan laporan tahunan. Pada awalnya BAKA didukung dengan jumlah staf yang lebih dari cukup. Efisiensi staf membuat jumlah staf BAKA berkurang sampai 50% sedang volume pekerjaan dapat dikatakan tetap bahkan bertambah. Oleh karena itu, pengembangan sistem administrasi dan informasi di BAKA menjadi salah satu pilihan yang harus dilakukan. Dengan adanya pengembangan ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik walaupun jumlah staf yang mengerjakannya berkurang. 2. Sistem Administrasi BAKA Sistem dibangun tahun 2003 dengan menggunakan Visual Basic [1] dan SQL Server [2] sebagai databasenya. Sistem ini memanfaatkan jaringan komputer yang sudah ada dan semua data tersimpan di server. Sistem administrasi BAKA dilengkapi dengan login yang hanya dimiliki oleh staf. Gambar 1 menunjukkan form login tersebut.
kemahasiswaan masih memiliki sisa dana kegiatan atau tidak. Bagian alumni menyimpan data hasil tracer study yang dilakukan per semester. Dengan menggunakan database, pengolahan data terkait alumni menjadi lebih mudah. 3. Pengembangan Sistem Administrasi BAKA Gambar 1. Form login awal Setelah pengguna melakukan login dan sukses, pengguna akan masuk ke menu-menu yang disediakan. Gambar 2 menunjukkan menu-menu tersebut. Gambar 2. Welcome menu untuk pengguna Pada menu gambar 2 terlihat bahwa menu disusun berdasarkan pengguna sehingga antar bagian sudah memiliki bagian masing-masing. Oleh karena itu ada sub-menu yang selalu terdapat pada setiap menu, yaitu untuk melihat biodata mahasiswa. Biodata mahasiswa mengambil data dari Biro Administrasi Akademik sehingga BAKA tidak melakukan update data apapun. Bagian ini dilengkapi dengan fitur pencarian. Selain itu setiap bagian diberi juga fitur untuk melakukan rekapitulasi data sesuai permintaan. Bagian sekretariat menggunakan sistem ini untuk melakukan pengarsipan surat keluar masuk. Dengan menggunakan sistem ini surat dapat dicari dengan mudah. Bagian PPK (Pendampingan dan Pengembangan Kemahasiswaan) menggunakan sistem ini memasukkan kegiatan kemahasiswaan ke database dan memeriksa kesesuaian kegiatan dengan rencana kegiatan dalam 1 tahun. Bagian kesejahteraan menggunakan sistem ini untuk melakukan pengolahan data-data terkait dengan layanan kesejahteraan. Semua penerima beasiswa tercatat di sini lengkap dengan jenis beasiswa, besarnya dana beasiswa dan periode beasiswa tersebut. Demikian juga halnya dengan pinjaman keuangan mahasiswa. Mekanisme setiap layanan kesejahteraan juga dimasukkan di sini sehingga staf yang baru tidak perlu menghafal mekanisme yang ada. Selain itu, sistem juga dipergunakan untuk memeriksa apakah sebuah unit Pengembangan sistem ini dilatarbelakangi oleh lambatnya proses administrasi pelaporan keuangan kegiatan kemahasiswaan. Lamanya sistem ini dikarena staf harus memasukkan setiap pengeluaran untuk dilaporkan ke Biro Keuangan sesuai dengan format yang diminta. Kegiatan kemahasiswaan di Universitas Kristen Petra dilaksanakan dengan sebuah pedoman yang disebut dengan Ketentuan Realisasi Anggaran (KRA) [3]. KRA memuat berbagai macam aturan yang sebagian besar terkait dengan anggaran, misalnya standar honor, konsumsi, hadiah lomba, dll. Setiap anggaran kegiatan kemahasiswaan harus mengacu pada KRA ini. Permasalahan yang terjadi terkait dengan KRA ada pergantian kepengurusan yang terjadi setiap tahun. Sehingga belum sempat seorang fungsionaris benar-benar menguasai KRA, yang bersangkutan sudah digantikan orang lain. Pengganti memerlukan waktu untuk mempelajari KRA tersebut sedang kegiatan kemahasiswaan tidak bisa menunggu sampai sang pengganti menguasai KRA. Hal ini berlangsung selama bertahun-tahun. Pengembangan yang dilakukan disini adalah membuat sistem yang mengadopsi aturan-aturan dalam KRA dan memanfaatkan data tersebut juga untuk melakukan pelaporan penggunaan anggaran. Selain itu, sistem juga membantu panitia penyelenggara untuk menghitung besarnya kontribusi peserta secara otomatis. Sehingga penetapan besarnya kontribusi tidak dilakukan secara sembarangan. Dengan menggunakan sistem ini, panitia juga dapat memanfaatkannya untuk memonitor dana sponsor yang direncanakan. Pembuatan software dilakukan dengan menggunakan Visual Basic [1] dan data base Microsoft Access [4]. Data base tersebut diproteksi sehingga tidak dapat diedit dari luar program yang dibuat. Sistem akan membawa database yang berisi tabel aturan yang sudah disesuaikan dengan KRA. Software ini akan menghasilkan database yang dapat diakses oleh sistem administrasi BAKA yang berbasis jaringan. 3.1 Administrasi KRA Saat sebuah unit kemahasiswa ingin mengadakan kegiatan, unit tersebut harus membuat proposal kegiatan. Anggaran yang dimasukkan dalam proposal harus sesuai dengan KRA yang ada.
Gambar 3 menunjukkan tampilan program sistem administrasi KRA. Pada bagian ini, panitia dapat memasukkan besarnya dana yang direncanakan termasuk sumbernya, kecuali kontribusi peserta. Program ini akan membantu panitia dalam membelanjakan dana yang telah dimasukkan. Setiap sebuah pengeluaran dimasukkan, maka panitia dapat melihat sisa dana yang masih dapat dipergunakan. Selain itu, kontribusi yang diperlukan juga akan dihitung secara otomatis. Aturan yang tertuang dalam KRA sudah dimasukkan dalam program sehingga jika ada item yang tidak sesuai dengan KRA akan langsung diberitahukan untuk diperbaiki. Selama bagian ini belum diperbaiki, maka panitia tidak bisa melanjutkan proses pengalokasian anggaran. Gambar 4 menunjukkan pemberitahuan program karena ada bagian yang melanggar KRA. Item yang dimasukkan sesuai dengan kode Mata Anggaran yang dikeluarkan oleh Biro Administrasi Keuangan. Setelah semua alokasi anggaran sudah dimasukkan, panitia dapat mentransfer database anggaran tersebut ke spreadsheet. Hal ini dilakukan dengan menekan tombol Cetak di kiri bawah. Sebagai contoh dapat dilihat pada gambar 4. Di dalam spreadsheet, panitia akan mengedit tampilan rencana anggaran sehingga mudah dibaca. Selanjutnya rencana anggaran ini dicetak untuk dilampirkan pada proposal kegiatan. Gambar 5 menunjukkan hasil eksport ke spreadsheet Pada saat menyerahkan proposal kegiatan, panitia harus menyerahkan juga database rencana anggaran yang telah dibuat. BAKA akan menggunakan database tersebut untuk melakukan pengajuan pencairan anggaran. Apabila terdapat perbedaan antara database dan lampiran rencana anggaran, maka yang diambil sebagai nilai default adalah database tersebut. Hal ini karena database tersebut diproteksi sehingga tidak dapat diganti sehingga database tersebut adalah rencana anggaran yang pasti sudah sesuai dengan KRA. 3.2 Administrasi Laporan Keuangan Semua kegiatan yang telah dilakukan wajib dilaporkan baik dari sisi pelaksanaan maupun keuangan. Pelaporan keuangan ini akan diperiksa dan apabila tidak ada yang harus dikoreksi, staf akan langsung melakukan rekapitulasi pengeluaran sesuai dengan kelompoknya, misalnya konsumsi, ATK, honor, dll. Panitia yang berkegiatan menggunakan program yang sama untuk membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) keuangan. Panitia akan mengambil database rencana anggaran yang telah dibuat sebelumnya, yang akan dijadikan dasar dalam membuat LPJ keuangan. Panitia memilih item pengeluaran yang sudah terdapat dalam database lalu memasukkan realisasinya. Hal ini akan membantu panitia untuk benar-benar mengendalikan pengeluarannya. Setelah semua pengeluaran dicatat dalam database, panitia akan mentransfer data tersebut ke spreadsheet untuk diedit agar mudah dibaca untuk dilampirkan pada LPJ keuangan. Selain itu, pengeluaran akan direkap berdasarkan kode Mata Anggaran untuk diketahui besarnya pengeluaran per Mata Anggaran. Gambar 6 menunjukkan tampilan entry laporan keuangan sedang gambar 7 menunjukkan hasil transfer ke spreadsheet sebelum diedit. Program juga langsung melakukan perhitungan untuk pembayaran pajak. Sesuai dengan ketentuan yang dikeluarkan oleh Dirjen Pajak, item-item yang dikenai pajak sangat banyak dan besarnya juga sangat bervariasi. Keberadaan program ini akan membantu panitia untuk dapat melakukan perhitungan pajak dengan tepat. 4. Implementasi Pada pra implementasi, BAKA bekerja sama langsung dengan pengguna, dalam hal ini para aktivis kemahasiswaan. Setiap panitia yang memasukkan proposal kegiatan akan diminta untuk mencoba program tersebut untuk proses lebih lanjut. Hal yang sama juga dilakukan pada panitia kegiatan yang sedang melaporkan penggunaan anggaran yang diajukan. Pada saat ini, banyak masukan yang diberikan oleh pengguna. Hal ini membuat proses penyempurnaan program dapat dilakukan segera. Pengguna juga memberikan masukan agar program menjadi lebih user-friendly. 5. Diskusi dan Kesimpulan Proses pembuatan anggaran kegiatan dengan menggunakan program ini sangat membantu proses administrasi dalam hal pemeriksaan kelayakan proposal. Pihak-pihak berwenang yang memeriksa proposal cukup melihat esensi kegiatan dan itemitem yang diajukan dalam anggaran. Besaran anggaran yang diajukan sudah dikendalikan oleh program. Dari sini pengguna, keberadaan program ini membantu dalam hal membelanjakan dana yang dimintakan sesuai dengan KRA. Hal ini terutama untuk yang terkait dengan pajak, honor dan perkiraan besarnya kontribusi/sponsor. BAKA sebagai pintu terakhir dapat langsung menghubungkan database anggaran dari program yang dibuat dengan sistem yang sudah ada untuk proses administrasi pencairan anggaran. Dengan demikian staf tidak perlu lagi menghitung jumlah dana yang diminta tetapi langsung membaca database yang sudah dibuat sebelumnya. Proses administrasi ini akan langsung terblokir apabila
elemen kemahasiswaan belum menyelesaikan LPJ keuangan kegiatan sebelumnya. Pada saat proses pembuatan LPJ keuangan, panitia tinggal menggunakan program untuk mencatatkan pengeluaran yang ada. Semua pengeluaran yang telah dicatat berikut dengan kode Mata Anggaran akan langsung dihitung pajaknya sesuai ketentuak dari Dirjen Pajak. Hasil pencatatan pengeluaran ini dapat ditransfer ke spreadsheet untuk kemudian diedit agar dapat dibaca dengan mudah. Ini yang akan dilampirkan pada LPJ keuangan yang diserahkan. Staf BAKA akan langsung memeriksa bukti pengeluaran yang dilampirkan. Apabila semua bukti pengeluaran tersebut sudah dinyatakan sah, maka proses dilanjutkan dengan memeriksa database yang juga diserahkan oleh panitia. Jika database tersebut sudah sesuai dengan bukti pengeluaran yang ada, maka sistem administrasi BAKA akan langsung mencetak rekapitulasi pengeluaran berdasarkan kode Mata Anggaran dan perhitungan pajak-pajak yang ada. Proses administrasi LPJ keuangan yang selama ini memakan waktu 1-2 jam telah dapat dipersingkat menjadi 5 menit. Berkas LPJ keuangan yang biasanya menumpuk pada menjelang akhir tahun anggaran sudah tidak terjadi lagi. Hal ini membuat jam lembur staf sangat menurun sehingga staf dapat pulang tepat waktu. Daftar Pustaka: [1] Jerke, Noel. 1999, Visual Basic 6: The Complete Reference. Berkeley, California [2] Papa. John. 1999, Microsoft SQL Server 7.0 Programming Unleashed. Indianapolis [3] Lembaga Kemahasiswaan Keluarga Besar Mahasiswa (LKKBM) Universitas Kristen Petra. 2004, Ketentuan Realisasi Anggaran, LKKBM UK Petra. [4]. 2005, Mahir dalam 7 hari microsoft access 2003 [-] : temukan rahasia belajar cepat dengan metode baca-coba-bisa, Madiun Ucapan Terima Kasih Penulis mengucapkan terima kasih atas dukungan staf Biro Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni Universitas Kristen Petra yang telah mendukung pembuatan dan implementasi pengembangan sistem administrasi BAKA. Penulis juga mengucapkan terima kasih atas masukan dan kesediaan temanteman aktivis mahasiswa yang telah membantu proses sosialisasi sehingga program dapat dibuat dengan lebih baik. Gambar 3. Tampilan awal program administrasi KRA
Gambar 4. Tampilan saat terjadi item yang tidak sesuai dengan KRA Gambar 5. Bentuk rencana anggaran yang telah ditransfer ke spreadsheet (belum diedit) Gambar 6. Tampilan form entry laporan keuangan
Gambar 7. Hasil transfer laporan keuangan ke spreadsheet yang belum diedit