III. KERANGKA PEMIKIRAN 3.1. Kerangka Pemikiran Teoritis 3.1.1 Manajemen Persediaan Manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan (Heizer dan Render, 2010). Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan harus diisi, dan berapa besar pesanan harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tetap. Istilah persediaan adalah istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya pemenuhan permintaan (Handoko, 1997). Persediaan merupakan hal penting bagi suatu perusahaan manufaktur, dalam menjaga keberlangsungan proses produksi. Karena persediaan dalam hal ini adalah bahan baku, maka persediaan memiliki persentase terbesar dari modal kerja. Menurut Handoko (1997) jenis-jenis persediaan adalah sebagai berikut : 1. Persediaan bahan mentah Yaitu persediaan yang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Sumber bahan mentah tersebut dapat diperoleh dari sumber alam atau dibeli dari supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan. 2. Persediaan komponen rakitan Persediaan barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana langsung dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong Persediaan barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses Persediaan barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 16
5. Persediaan barang jadi Persediaan barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim ke pelanggan. Waters (1992) mengatakan alasan pokok penyimpanan persediaan digunakan sebagai penyangga (buffer) antara penawaran dan permintaan. Sebagai contoh ilustrasi yang dikemukakan Waters (1992) yaitu persediaan roti pada stok roti, jika stok roti tersebut mengetahui dengan tepat jumlah roti yang akan terjual, maka stok roti tentunya akan memangggang roti sejumlah yang diperlukan, dan tentu saja akan menghilangkan persediaan, dan memiliki keuntungan yaitu konsumen akan mendapatkan roti yang segar dan tidak akan ada roti basi dan terbuang. Namun dalam kenyataannya, bagaimanapun stok roti tidak akan tahu dengan pasti kapan konsumen akan meminta roti, jadi mereka menjaga persediaan untuk ketidakpastian tersebut. Persediaan berperan sebagai penyangga antara penawaran dan permintaan secara sistematis dapat dilihat pada gambar dibawah ini: Penawaran dengan segala variasi dan ketidakpastian dalam jumlah dan waktu Persediaan berperan sebagai penyangga (buffer) Permintaan dengan segala variasi dan ketidakpastian dalam jumlah dan waktu Gambar 2. Persediaan Sebagai Penyangga Antara Penawaran dan Permintaan Sumber : Waters (1992) Persediaan perlu dikelola dengan baik, dengan tujuan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat sehingga menjaga kontinuitas produksi, serta menjaga agar biaya persediaan tidak membesar, biaya persediaan juga terkendali, untuk mempertahankan atau meningkatkan laba, dan dalam jangka panjang manajemen persediaan dapat mempengaruhi daya saing perusahaan. 17
Tingkat persediaan dari suatu jenis barang dapat bervariasi sepanjang waktu dengan sebuah pola tipikal yang ditunjukan pada gambar dibawah ini. Tingkat persediaan bervariasi sepanjang waktu mengikuti permintaan konsumen. Selain itu persediaan bervariasi sepanjang waktu dikarenakan barang bahan baku maupun penyangga menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh, dan keterlambatan pemasok dalam pengiriman barang yang dipesan. Stock level Time A B C D G H E F Gambar 3. Pola Tipikal Tingkat Persediaan terhadap Waktu Sumber : Waters (1992) Keterangan gambar : A : Delivery Arrives G : Order Placed B : Order Placed H : Delivery Arrives C : Delivery Arrives D : Order Placed E : Stock out F : Delivery Arrives 18
3.1.2 Perencanaan Persediaan Dalam perencanaan ditentukan usaha-usaha atau tindakan-tindakan yang akan perlu diambil oleh pimpinan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, dengan mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul dimasa mendatang (Assauri, 1999). Menentukan kebutuhan kapasitas/persediaan masa depan bisa menjadi prosedur yang rumit, yang sebagian besar didasarkan permintaan di masa yang akan datang. Jika permintaan barang dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang memadai, maka penentuan kebutuhan persediaan dapat langsung dilakukan. Menurut Heizer dan Render (1999), penentuan kapasitas persediaan biasanya membutuhkan dua tahap, tahap pertama adalah permintaan masa depan diramalkan dengan metode tradisional dan tahap kedua peramalan ini digunakan untuk menentukan kebutuhan kapasitas persediaan serta peningkatan ukuran untuk setiap penambahan kapasitas persediaan. 3.1.3 Model Persediaan Permintaan Ideal Model model persediaan dibagi menjadi dua yaitu, model permintaan persediaan bebas (independent demand inventory system) yaitu permintaan terhadap satu jenis barang tidak tergantung dari permintaan barang lain, dan model persediaan tidak bebas (dependent demand inventory system) yaitu permintaan satu jenis barang secara langsung berkaitan dengan permintaan barang lain (Waters, 1992). Model model persediaan mengasumsikan bahwa permintaan untuk sebuah barang independent dari atau dependent pada permintaan akan barang lain (Heizer dan Render, 2010). Sebagai contoh permintaan mesin mixer independent terhadap permintaan mesin timbangan. Akan tetapi permintaan komponen-komponen mesin mixer dependent terhadap permintaan mesin mixer. Jadi model permintaan persediaan bebas prinsipnya adalah yang paling cocok untuk persediaan barang jadi (finished goods) contohnya telur, gula, mentega, tepung terigu, butter merupakan bahan baku untuk martabak manis, sedangkan model permintaan persediaan terikat prinsipnya adalah paling cocok untuk bahan baku dan barang setengah jadi contohnya serat kayu merupakan bahan baku untuk kertas dan kertas adalah bahan setengah jadi untuk diolah lanjut menjadi barang jadi. 19
3.1.4 Sistem Persediaan Permintaan Bebas Sistem persediaan permintaan bebas adalah permintaan satu permintaan jenis bahan tidak terikat (bebas) pada jenis barang lainnya. Sehingga permintaan terhadap satu jenis barang persediaan dibangun oleh permintaan konsumen. Menurut Waters (1992) sistem persediaan permintaan bebas dapat dianalisis dengan enam model yaitu : 1. Economic Order Quantity (EOQ) klasik 2. EOQ dengan kendala investasi 3. EOQ dengan two bin system tanpa kendala investasi 4. EOQ dengan two bin system dengan kendala investasi 5. Probabilistik 6. Peramalan Permintaan 3.1.5 Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi persediaan komponen rakitan, bahan baku dan produk hasil, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelajaran perusahaan dengan efektif dan efisien (Assauri, 1999). 3.1.6 Fungsi Persediaan Efisiensi dan efektivitas kegiatan produksi dari suatu perusahaan dapat ditingkatkan dengan mengoptimalkan persediaan bahan baku. Hal tersebut disebabkan karena persediaan memiliki beberapa fungsi penting. Fungsi-fungsi tersebut menurut Handoko (1992) meliputi : 1. Fungsi Decoupling Merupakan fungsi persediaan bahan baku yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pemasok. Persediaan bahan baku diadakan agar perusahaan tidak sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Merupakan fungsi yang menyimpan persediaan sehingga perusahaan dapat membeli bahan baku dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. 20
Persediaan ini mempertimbangkan potongan pembelian dan biaya pengangkutan yang lebih murah karena perusahaan melakukan pembeliandalam jumlah yang besar. 3. Fungsi Anticipation Yaitu fungsi yang berguna bagi perusahaan dalam menghadapi ketidakpastian waktu kedatangan barang selama periode pemesanan kembal isehingga memerlukan persediaan pengaman. Fungsi ini menjadi pelengkap bagi fungsi decoupling. 3.1.7 Biaya Biaya Persediaan Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan diantaranya (Handoko, 1997): a. Biaya penyimpanan Merupakan biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Biaya ini terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau ratarata persediaan semakin tinggi. Biaya ini meliputi biaya pemeliharaan, biaya kerusakan dan penyusutan, biaya asuransi, dan biaya opportunity. b. Biaya pemesanan (pembelian) Merupakan biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan sejak bahan dipesan sampai bahan tersedia di gudang. Setiap kali barang dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order cost). c. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan Merupakan biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedia bahan pada waktu yang diperlukan, bukan biaya nyata melainkan biaya kehilangan kesempatan. Biaya ini merupakan biaya yang sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. 3.1.8 Persediaan Pengaman Dalam kondisi actual perusahaan sering dihadapkan dengan fluktuasi permintaan. Persediaan penyangga (safety stok) selama periode waktu 21
tenggang merupakan tindakan penanggulangan yang logis dalam mengatasi permintaan yang fluktuatif. Service level adalah peluang untuk dapat memenuhi permintaan selama periode waktu tenggang. 3.1.9 Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh dari produk jadi. Masalah yang sering terjadi pada produsen adalah ketersediaan bahan baku, baik jumlah dan kualitasnya. Menurut Assauri (1999), pengertian bahan baku meliputi semua bahan yang dipergunakan dalam perusahaan pabrik, kecuali terdapat bahan-bahan yang secara fisik akan digabungkan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang dimiliki pabrik tersebut. 3.1.10 Pengendalian Persediaan Metode Konvensional Metode perencanaan dan pengendalian persediaan yang digunakan pada perusahaan atau metode konvensional menggunakan model persediaan independen yaitu berupa Economic Order Quantity (EOQ) dengan model Two Bin System tanpa kendala investasi. Metode ini diasumsikan untuk memenuhi kebutuhan persediaan dimana waktu pemenuhan persediaan terbatas. Pada dasarnya penggunaan model EOQ dengan model Two Bin System tanpa kendala investasi sama saja dengan pengguaan model EOQ klasik, yang berbeda hanyalah pada model ini pemenuhan persedian relatif tidak instan atau pemenuhan persediaan tidak dapat cepat dilakukan. Teknis model two bin system ini yaitu suatu jenis barang bahan baku dimasukkan ke dalam satu tempat atau modifikasi dari sistem bin seperti ilustrasi sistem tangki air, bila batas persediaan sudah mencapai posisi level batas pemesanan maka akan dilakukan pemesanan untuk pemenuhan kembali persediaan garang tersebut (Waters. 1992). Berikut ilustrasi dalam bentuk gambar tangki air : 22
Batas garis dimana reorder level Gambar 4. Ilustrasi Model Two Bin System untuk air dalam tangki Sumber : Waters (1992) 3.1.11 Distribusi Probabilitas Menurut Hanke, et al.(2003), suatu variabel diskrit acak dapat mengasumsikan hanya nilai-nilai dari himpunan yang telah ditentukan sebelumnya. Hasilnya sering disebut bilangan bulat, maka distribusi probabilitas acak adalah semua kemungkinan nilai yang dapat dipergunakan variabel bersamaan dengan peluang terjadinya masing-masing. Salah satu cara menentukan distribusi probabilitas bagi variabel tertentu adalah dengan menguji hasil historis (data) dan distribusi probabilitas dapat ditemukan, atau frekuensi relatif, untuk setiap variabel yang mungkin dengan cara membagi jumlah pengamatan dengan jumlah pengamatan total (Heizer dan Render, 2010). 3.1.12 Model Probabilistik Model probabilistik merupakan salah satu model persediaan ideal yang dibangun berdasarkan ketidakpastian dimana variabel tidak diketahui secara pasti tetapi mengikuti sejumlah distribusi kemungkinan dalam variabel (probability distribution). Menurut Waters (1992), ketidakpastian dalam persediaan yaitu: 1. Permintaan. Permintaan keseluruhan untuk suatu jenis barang dari sejumlah besar konsumen individu. Fluktuasi acak dalam angka dan ukuran dari pesananpesanan tersebut diterjemahkan kepada kedalam suatu variabel ketidakpastian keseluruhan permintaan. 23
2. Biaya. Pada umumnya biaya memiliki kecenderungan meningkat secara kontinu dalam beberapa tahun. Ukuran dan waktu dari peningkatan tidak dapat diprediksi, sehingga biaya persediaan yang akan datang menjadi tidak pasti. 3. Waktu tunggu. Waktu tunggu terdiri dari beberapa bagian, termasuk masa persiapan, lokasi dan produksi jenis barang tersebut dari pemasok, pengemasan, dokumentasi, pengepalan, transportasi, pengecekan pada saat kedatangan dan sebagainya. Begitu banyak aktivitas dalam rantai ini yang beberapa variasi pasti terjadi. Bila jenis barang tersebut harus dibuat dan dikapalkan secara internasional, ketidakpastian menjadi tinggi, tetapi bila dipasok dari pemasok lokal, ketidakpastian menjadi rendah. 4. Kuantitas pasokan. Meskipun pesanan dikirimkan sesuai dengan jumlah unit yang dipesan, namun ada kala jumlah yang dikirimkan berbeda dengan yang dipesan. Alasan jelas ini adalah pengecekan kualitas dengan membatalkan beberapa unit yang telah dikirimkan, kehilangan atau kerusakan selama pengapalan, dan kesalahan-kesalahan lainnya. Sebaliknya pemasok mungkin mengizinkan beberapa tambahan atau kelebihan dan mengirimkan beberapa unit dari yang dipesan. Dalam model probabilistik terdapat dua sistem yaitu periodic review system dan kuantitas pemesanan tetap. Keuntungan sistem periodic review system adalah dari segi kemudahan untuk dikelola. Terdapat kegiatan rutin untuk mengecek persediaan di waktu yang ditentukan, pemesanan dilakukan, pengiriman dilakukan, barang tiba dan diperiksa dan sebagainya. Periodic review system khususnya sangat bermanfaat untuk jenis persediaan yang murah dengan permintaan tinggi. Kegiatan rutin juga berarti tingkat persediaan diperiksa pada interval yang spesifik dan tidak harus dimonitor secara kontinyu. Sistem kuantitas pesanan tetap membutuhkan persediaan diperiksa secara kontinyu ketika persediaan telah mencapai reorder level (ROL). Keuntungan lain yaitu kemudahan pemesanan untuk beberapa pemesanan jenis persediaan dalam satu 24
kali pemesanan. Hal ini memberikan pemesanan yang lebih banyak dan memungkinkan perusahaan mendapatkan diskon dari pemasok. Sebaliknya, keuntungan utama dari sistem kuantitas tetap adalah memesan sejumlah pemesanan persediaan dalam jumlah yang konstan. Pemasok juga dapat mengetahui berapa banyak yang akan dikirim dan administrasi serta transpotasi dapat lebih diatur dalam kebutuhan yang spesifik. Keuntungan lainnya adalah bahwa sistem dapat menyelenggarakan pesanan secara optimal untuk beberapa jenis persediaan yang memiliki karakter masing-masing. Dengan demikian jenis persediaan dengan permintaan yang sedikit akan dipesan sesering dengan jenis persediaan dengan permintaan yang banyak. Sistem kuantitas pemesanan tetap lebih fleksibel menyesuaikan frekuensi terhadap permintaan. Keuntungan lainnya pada sistem kuantitas pemesanan tetap ini yaitu sistem ini dapat memberikan persediaan yang lebih sedikit, karena pada kuantitas tetap terdapat pula persediaan pengaman yang dapat membantu mengatasi ketidakpastian dalam waktu tunggu. Dalam model probabilistik dengan sistem kuantitas pemesanan tetap, secara garis besar terdiri dari dua model yaitu model untuk permintaan yang terpisah (biasanya untuk produk yang musiman), dan model untuk permintaan yang kontinyu (untuk produk yang diproduksi secara kontinyu). Model untuk permintaan yang terpisah untuk selanjutnya disebut model for diskrit demand dan untuk permintaan kontinyu disebut service level models. 3.2 Kerangka Pemikiran Operasional Perusahaan martabak manis Air Mancur yang memiliki kendala dalam hal ketersediaan bahan baku yang masih belum optimal, membuat perusahaan terganggu dalam hal berproduksi sehingga mengalami kerugian baik dari biaya yang harus ditanggung akibat pemesanan bahan baku yang tidak tentu dan hilangnya kesempatan berpoduksi lebih disaat permintaan konsumen meningkat. Permintaan konsumen terhadap martabak manis tidak tentu dan cenderung berfluktuatif dan ini menjadi faktor sulitnya perusahaan dalam manajemen persediaan yang optimal. Menganalisa manajemen persediaan perusahaan dapat dilakukan dengan memulai identifikasi kebijakan perusahaan dalam sistem pengadaan bahan baku 25
sehingga dapat diketahui volume pemakaian bahan baku, biaya-biaya persediaan bahan baku, harga bahan baku, dan waktu tunggu (lead time). Setelah identifikasi diketahui, maka dapat dilakukan analisis pengendalian persediaan bahan baku. Analisis persediaan bahan baku terbagi menjadi dua yang berfungsi untuk mengetahui dan membandingkan antara pengendalian persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan dengan pengendalian persediaan bahan baku yang akan dianalisis oleh penulis. Model pengendalian persediaan bahan baku yang dilakukan berupa model EOQ model Two Bin System dimana sistem pemenuhan kembali stok bahan baku dilakukan perusahaan pada saat jumlah stok bahan baku berada pada posisi dimana perusahaan harus melakukan pemesanan untuk pemenuhan kembali bahan baku yang habis (reorder level). Titik dimana perusahaan menentukan saat kapan harus melakukan pemesanan kembali adalah pada saat stok bahan baku tersisa sebesar 10 sampai 20 persen. Akan tetapi perusahaan tidak melakukan perencanaan persediaan bahan baku secara tertulis namun hanya melakukan perencanaan biasa dimana bila melihat beberapa hari kedepan terdapat hari libur nasional maka perusahaan akan merencanakan pemesanan bahan baku yang dilebihkan dari pemesanan biasa sebesar 10 sampai 20 persen. Peneliti akan melakukan analisis pengendalian bahan baku yang berbeda dengan yang dilakukan perusahaan untuk dibandingkan yang nantinya akan dipilih mana yang lebih efisien, metode analisis tersebut adalah model persediaan probabilistik dengan model service level model. Metode probabilistik dengan model service level models ini dipilih karena berdasarkan dengan kondisi perusahaan yang melayani job order yang sifatnya tidak pasti dan juga mampu menggambarkan kondisi nyata pada perusahaan. Kondisi yang tidak pasti ini berawal karena perusahaan tidak bisa memprediksi berapa permintaan konsumen setiap harinya (tidak konstan) maka dilakukan analisis probabilistik dengan model service level model. Kemudian dari data hasil olahan ini akan dilakukan perhitungan nilai persediaan akhir yang akan dibandingkan dengan nilai persediaan akhir yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menghasilkan rekomendasi perusahaan mana yang akan disarankan untuk diterapkan. 26
Masalah perusahaan : Ketersediaan bahan baku yang belum optimal/manajemen persediaan yang belum optimal Identifikasi kebijakan perusahaan dalam pengadaan bahan baku martabak manis Volume pemakaian bahan baku Biaya persediaan bahan baku Harga bahan baku Lead time Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kondisi actual perusahaan / metode two bin sistem Pengendalian Persediaan Ideal Metode Probabilistik Rekomendasi alternatif pengendalian persediaan bahan baku Gambar 5. Kerangka Pemikiran Operasional 27