BAB 2 TINJAUAN TEORETIS 2.1 Tinjauan Teoretis 2.1.1. Penjualan 1. Pengertian Penjualan Kotler (2006:457) mengemukakan bahwa penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Swastha (2009:8) mengemukakan bahwa pengertian penjualan cukup luas. Beberapa ahli menyebutnya sebagai ilmu dan beberapa ahli yang lain menyebutnya sebagai seni. Pada pokoknya, istilah menjual dapat diartikan sebagai berikut: menjual adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang/jasa yang ditawarkannya. Westwood (2011:4) mengemukakan bahwa penjualan adalah konsep lugas yang diantaranya berupa usaha membujuk pelanggan untuk membeli sebuah produk. Berdasarkan beberapa pengertian tersebut di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa penjualan merupakan suatu aktivitas bisnis yang menyebabkan terjadinya pemindahan hak dan kewajiban atas suatu barang dan jasa dari pihak penjual kepada pihak penbeli yang disertai dengan imbalan. 2. Tujuan Penjualan Swastha (2009:80) mengemukakan bahwa tujuan penjualan bagi perusahaan adalah: a. Mencapai volume penjualan tertentu. b. Mencapai laba tertentu. c. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.1.2. Prosedur Penjualan Dalam melakukan aktivitas penjualan diperlukan suatu prosedur penjualan. Dengan adanya prosedur penjualan maka kegiatan dalam penjualan dapat dilaksanakan berdasarkan urutan yang telah ditentukan sehingga kegiatan penjualan akan berjalan dengan lancar dan teratur. 1. Pengertian Prosedur Mulyadi (2009:5) mengemukakan bahwa prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Baridwan (2009:30) mengemukakan bahwa prosedur merupakan suatu urutanurutan pekerjaan kerani (Clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sedang terjadi. Berdasarkan beberapa pengertian tersebut di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa prosedur merupakan suatu urutan yang tersusun yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian departemen atau lebih, serta disusun untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 2. Jenis Prosedur Pada umumnya terdapat dua macam prosedur penjualan yang ada dalam suatu perusahaan, yaitu prosedur penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit. a. Prosedur Penjualan Tunai Mulyadi (2008:469) mengemukakan bahwa prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1) Prosedur Order Penjualan. Fungsi penjualan menerima pesanan dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan disertakan kepada pembeli. 2) Prosedur Penerimaan Kas. Fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3) Prosedur Penyerahan Barang. Fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai. Fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. 5) Prosedur Penyerahan Kas ke Bank. Fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank dalam jumlah penuh. Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke Bank, semua kas yang diterima pada suatu hari. 6) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor Bank melalui fungsi kas.
7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. b. Prosedur Penjualan Kredit. Mulyadi (2008:209) mengemukakan bahwa prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1) Prosedur Order Penjualan. Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada beberapa fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2) Prosedur Pengiriman Barang Fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dari fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pemegang kartu kredit di atas faktur penjualan kartu kredit. 3) Prosedur Pencatatan Piutang. Fungsi akuntansi mencatat tembusan penjualan kartu kredit ke dalam kartu piutang.
4) Prosedur Penagihan. Fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik, fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit. 5) Prosedur Pencatatan Penjualan. Fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu kredit ke dalam jurnal penjualan. 3. Fungsi yang Terkait pada Prosedur Penjualan Mulyadi (2001:62) mengemukakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerimaan kas, dan pembuat laporan penjualan.
4. Dokumen Penjualan a. Penjualan Tunai. Dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai terdiri dari: 1) Faktur Penjualan. 2) Pita Register Kas. 3) Bukti Setor Bank. 4) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. 5) Bukti Memorial. b. Penjualan Kredit. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit terdiri dari: 1) Surat Order Pengiriman dan Tembusannya. 2) Faktur dan Tembusannya. 3) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. 4) Bukti Memorial. 5. Catatan Akuntansi Penjualan a. Penjualan Tunai. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1) Jurnal Penjualan. 2) Jurnal Umum. 3) Buku Pembantu Piutang. 4) Buku Pembantu Persediaan. 5) Buku Besar. b. Penjualan Kredit. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1) Jurnal Penjualan. 2) Jurnal Penerimaan Kas. 3) Jurnal Umum. 4) Kartu Persediaan. 5) Kartu Gudang. 2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Mulyadi (2008:2) mengemukakan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. O Brien (2008:24) mengemukakan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta output dalam proses transformasi yang teratur. Susanto (2008:22) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan atau group dari sub sistem/bagian komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan tertentu. 2. Pengertian Informasi Romney dan Steinbart (2008:5) mengemukakan bahwa informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. 3. Pengertian Akuntansi
Evaston (dalam Soemarso, 2004:3) mengemukakan bahwa akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Harahap (2009:2) mengemukakan bahwa akuntansi merupakan bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu atau periode tertentu. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa akuntansi adalah sistem informasi yang mencakup proses, mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk berbagai kepentingan, baik individu atau kelompok sebagai pengguna informasi agar dapat membentuk suatu penilaian atau keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka tentang kondisi bisnis, hasil usaha, aktivitas, dan keuangan suatu organisasi pada suatu waktu atau periode tertentu. 4. Sistem Informasi a. Pengertian Sistem Informasi. Laudon (2008:8) mengemukakan bahwa sistem informasi diartikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan atau menerima proses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengaturan dalam suatu organisasi. b. Tujuan Sistem Informasi. Hall (2007:21) mengemukakan bahwa tujuan-tujuan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1) Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi
menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya kepada para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2) Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi memberikan informasi kepada pihak manajemen mengenai informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut. 3) Mendukung operasional harian perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dengan cara efisien dan efektif. 5. Sistem Informasi Akuntansi. a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. Krismiadji (2005:4) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Jogiyanto (2005:17) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya.
Romney dan Steinbart (2008:6) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data menjadi informasi untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari komponen sistem yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengolah data transaksi menjadi informasi yang bermanfaat atau dalam hal ini mengubah data transaksi menjadi informasi keuangan. b. Komponen Sistem Informasi Akuntansi. Romney dan Steinbart (2004:3) mengemukakan bahwa ada lima komponen sistem informasi akuntansi, yaitu: 1) Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2) Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. c. Manfaat Sistem Informasi Akuntansi. Jones dan Rama (2008:14) mengemukakan bahwa kegunaan sistem informasi akuntansi, yaitu: 1) Menghasilkan laporan eksternal. Menghasilkan laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan informasi dari investor, kreditur, pengumpul pajak, agensi, regulator, dll. Laporannya berisi laporan keuangan, pengembalian pajak, dan laporan yang dibutuhkan oleh petugas Bank.
2) Mendukung kegiatan rutin. Manajer membutuhkan sistem informasi keuangan untuk menangani pemesanan pelanggan, menyampaikan barang, pelayanan, penagihan pelanggan, dan mengumpulkan kas. 3) Mendukung pengambilan keputusan. Informasi juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan non rutin untuk semua level dari organisasi seperti merencanakan produk baru, menentukan produk apa yang disimpan dalam cadangan, dan memasarkan produk kepada customer. 4) Perencanaan dan pengendalian. Sistem informasi dibutuhkan untuk perencanaan dan aktifitas pengendalian. Informasi berpusat pada anggaran belanja dan biaya standar yang disimpan dalam sistem informasi untuk mengetahui barang-barang yang dibeli dan dijual yang dikumpulkan dalam jumlah yang sangat besar dengan biaya yang rendah dengan memperbolehkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan detail level. 2.1.4. Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern. Susanto (2008:88) mengemukakan bahwa pengendalian (control) meliputi semua metode, kebijakan, dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi, dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya. Mulyadi (2008:163) mengemukakan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa pengendalian intern adalah metode, kebijakan, dan prosedur perusahaan yang berfungsi untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. 2. Tujuan Pengendalian Intern. a. Gondodiyoto (2007:259) mengemukakan bahwa tujuan utama dari pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1) Memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penyajian data akuntansi sehingga akan menghasilkan laporan yang benar. 2) Melindungi dan membatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan penggelpan-penggelapan. 3) Kegiatan organisasi akan dapat dijalankan dengan efisien. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan. b. Mulyadi (2008:181) mengemukakan bahwa tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1) Keandalan informasi keuangan. 2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3) Efektifitas dan efisiensi operasi. 3. Model Pengendalian Intern. Hall (2007:182-184) mengemukakan bahwa pengendalian internal terdiri atas tiga tingkat antara lain: a. Pengendalian Pencegahan (Preventive Control) Pencegahan adalah pertahanan pertama dalam struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan, pengendalian pencegahan
menegakkan kesesuaian antara tindakan yang seharusnya dengan yang diinginkan, sehingga mencegah peristiwa yang menyimpang. b. Pengendalian Pemeriksaan (Detective Control). Pengendalian pemeriksaan membentuk lini pertahanan yang kedua. Berbagai alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkapkan berbagai jenis kesalahan tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang ditetapkan. c. Pengendalian Perbaikan (Corrective Control). Pengendalian perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara pengendalian pemeriksaan dengan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian atas masalah tersebut, pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut. 4. Jenis Pengendalian Intern Mulyadi (2008:164) mengemukakan bahwa menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu: a. Pengendalian Internal Akuntansi (Internal Accounting Control). Meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
b. Pengendalian Internal Administratif (Internal Administrative Control). Meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa pengendalian intern dikelompokkan dalam suatu struktur yang terdiri atas prosedur kebijakan perusahaan untuk mencapai tujuan dari perusahaan itu sendiri. 5. Komponen Pengendalian Intern COSO (dalam Susanto, 2008:96) mengemukakan bahwa pengendalian intern memiliki lima komponen sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment). Pembentukan suasana organisasi serta memberikan kesadaran tentang perlunya pengendalian bagi suatu organisasi. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian, yaitu: 1) Integritas dan Nilai Etika. 2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Partisipasi Dewan Direksi dan Tim Auditor. 4) Filosofi dan Gaya Manajemen. 5) Struktur Organisasi. 6) Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 7) Kebijakan mengenai sumber daya manusia dan penerapannya. b. Penilaian Risiko. Penilaian risiko merupakan kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dalam mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang menghambat perusahaan dalam mencapai tujuannya.
c. Pengendalian Aktivitas. Pengendalian aktivitas adalah kebijakan dan prosedur yang dimiliki manajemen untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa manajemen telah dijalankan sebagaimana seharusnya. d. Informasi dan Komunikasi. Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. e. Monitoring. Monitoring (pengawasan) merupakan proses penilaian terhadap kualitas kinerja sistem pengendalian. 6. Unsur Pengendalian Intern Mulyadi (2008:386) mengemukakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut, maka dibentuk departemen yang kemudian dibagibagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut adalah sebagai berikut: 1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan (Job Rotation). 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
7. Keterbatasan Pengendalian Intern. Susanto (2008:110) mengemukakan bahwa keterbatasan pengendalian intern antara lain: a. Kesalahan (Error). Kesalahan muncul ketika karyawan melakukan pertimbangan yang salah atau perhatiannya selama bekerja terpecah. b. Kolusi (Collusion). Kolusi terjadi ketika dua atau lebih karyawan berkonspirasi untuk melakukan pencurian (korupsi) ditempat mereka bekerja. c. Penyimpangan Manajemen. Penyimpangan manajemen terjadi karena manajer suatu organisasi memiliki lebih banyak otoritas dibandingkan karyawan biasa, proses pengendalian efektif pada tingkat manajemen bawah dan tidak efektif pada tingkat atas. d. Manfaat dan Biaya. Biaya pengendalian intern tidak memiliki manfaat yang dihasilkan. Pengendalian yang masuk akal adalah pengendalian yang memberikan manfaat lebih tinggi dari biaya yang dikeluarkannya untuk melakukan pengendalian tersebut. 8. Ciri-ciri Pengendalian Internal yang Efektif. Akmal (2007:25) mengemukakan bahwa ciri-ciri pengendalian internal yang efektif, yaitu: a. Tujuannya jelas. b. Dibangun untuk tanggung jawab bersama. c. Biaya yang dikeluarkannya dapat mencapai tujuan. d. Didokumentasikan. e. Dapat diuji dan di review. f. Dapat dikelola.
2.1.5. Sistem Pengendalian Intern Penjualan 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sistem pengendalian internal penjualan yang digunakan oleh perusahaan dalam bidang penjualan dengan tujuan mencapai nilai efektifitas dan efisiensi penjualan berdasarkan prosedur yang berlaku. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Arens dan Locebecke (dalam Yusuf, 2008:366) mengemukakan bahwa tujuan dari penerapan pengendalian intern penjualan adalah sebagai berikut: a. Penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman aktual kepada pelanggan non fiktif (keabsahan). b. Transaksi penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan). c. Penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim, ditagih, dan dicatat dengan benar (penilaian). d. Transaksi penjualan yang diklasfikasikan dengan pantas (ketepatan). e. Transaksi penjualan yang dimasukkan dengan pantas dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). f. Dalam tujuan pengendalian di atas, maka dapat ditarik suatu simpulan bahwa aktifitas penjualan perlu dilindungi dari kemungkinan terjadinya penggelapan, pencurian, atau kesalahan pencatatan agar perusahaan tidak mengalami kerugian. 2.1.6. Efektifitas Penjualan 1. Efektifitas Efektifitas berkaitan dengan tujuan perusahaan. Kegiatan suatu pusat pertanggungjawaban atau unit organisasi dapat dikatakan efektif apabila sejalan dan sinergi dengan kontribusi yang diberikan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Mardiasmo (2005:132) mengemukakan bahwa efektifitas pada dasarnya berhubungan dengan pencapaian target kebijakan (hasil guna). Efektifitas
merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan (Spending Wisely). 2. Efektifitas Penjualan. Tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan yang dapat dilihat dari tercapainya volume penjualan tertentu, tercapainya laba maksimal, dan mempertahankan atau bahkan meningkatkan volume penjualan. Agar penjualan dapat efektif, penjualan harus direncanakan dengan baik. Dalam menjalankan perencanaan penjualan yang baik, perlu diperhatikan adalah manajemen penjualannya. Swastha (2009:280) mengemukakan bahwa manajemen penjualan adalah perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian program-program tatap muka, termasuk pengalokasian, penarikan, pemilihan, pelatihan, dan pemotivasian yang dirancang untuk mencapai tujuan perusahaan. 2.1.7. Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan Efektifitas Penjualan Susanto (2008:17) mengemukakan bahwa suatu perusahaan beroperasi dengan tujuan untuk mendapatkan laba. Banyak faktor yang mempengaruhi pencapaian laba tersebut diantaranya efisiensi, efektifitas, pengendalian, dan risiko. 2.1.8. Bagan Alir (Flowchart) Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh suatu perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. Krismiaji (2005:71) mengemukakan bahwa bagan alir (Flowchart) adalah merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek secara jelas, tepat, dan logis.
1. Simbol Flowchart a. Mulai. Keterangan: Keterangan: Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. b. Dokumen. Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem. c. Dokumen dan Tembusannya. 2 1 Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. d. Berbagai Dokumen. 2 2 2
Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan didalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. e. Catatan. Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. f. Penghubung pada halaman yang sama (On-Page Connector). Keterangan: Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama.
g. Arsip Sementara. Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini: A = Menurut Abjad N = Menurut Nomor Urut T = Menurut Kronologis, Menurut Tanggal h. Arsip Permanen Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
i. On-line Computer Process. Keterangan: Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara online. i. Kegiatan Manual Keterangan: Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa, dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.
2. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan a. Sistem Penjualan Tunai. Bagian Order Penjualan Mulai Bagian Kassa 1 Menerima order dari pembeli FPT 1 Mengisi faktur penjualan Menerima uang dari pembeli FPT 1 Mengoperasikan Register Cek 1 2 PRK FPT 1 N Keterangan : FPT : Faktur Penjualan Tunai PRC : Pita Register Cek Sumber: Mulyadi (2001:476) 3 Gambar 1 Flowchart Penjualan Tunai
Bagian Kassa (Lanjutan) Bagian Gudang Mengisi bukti setor bank 2 FPT 2 Bukti Setor 1 Bank Menyetor kas ke bank Kartu Gudan g Menyerahkan Barang Bukti Setor 1 Bank FPT 2 5 Bersama uang N Bersama uang 4 Diserahkan ke Bank Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 2 Flowchart Penjualan Tunai (Lanjutan Gambar)
Bagian Pengiriman 3 4 PRK FPT 1 FPT Membandingkan FPT lbr 1 & lbr 2 Membandingkan FPT lbr 1 & lbr 2 FPT 1 PRK Bersama barang sebagai slip pembungkus 6 Untuk pembeli Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 3 Flowchart Penjualan Tunai (Lanjutan Gambar)
Bagian Jurnal 6 6 6 PRK FPT Bukti Setor 2 Bank RHPP Bukti Memorial Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Umum 7 T N Selesai RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 4 Flowchart Penjualan Tunai (Lanjutan Gambar)
Bagian Kartu Persediaan 7 RPK FPT 1 Kartu Persediaan Membuat rekap HPP RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti Memorial 6 Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 5 Flowchart Penjualan Tunai (Lanjutan Gambar)
Keterangan Flowchart Sistem Penjualan Tunai: 1) Bagian Order Penjualan. Bagian ini berfungsi untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa. 2) Bagian Kassa. Bagian ini berfungsi sebagai penerima pembayaran harga barang dari pembeli. 3) Bagian Gudang. Bagian ini berfungsi untuk membungkus barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman barang. 4) Bagian Pengiriman Barang Barang. Bagian ini berfungsi untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5) Bagian Kartu Persediaan. Bagian ini berfungsi sebagai pencatat berkurangnya harga pokok produk dalam kartu persediaan sebagai dokumen bagi pembuatan memorial. 6) Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan. Bagian ini berfungsi sebagai pencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal, pencatatan transaksi penerimaan kas.
b. Sistem Penjualan Kredit. Bagian Order Penjualan Mulai 4 6 Menerima order dari SOP 7 SOP 1 2 Surat Order Mencatat tanggal pengiriman pada SOP Mmbuat surat order pengiriman dan faktur SOP 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ke Pelanggan A T 7 1 2 3 Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 6 Flowchart Penjualan Kredit
Bagian Kredit Bagian Gudang 1 3 SOP 7 (Credit Copy) SOP 1 Memeriksa status kredit Menyiapka n Barang Memberi otorisasi kredit Menyerahka n barang SOP 7 (Credit Copy) SOP 1 Bersama dengan barang 4 5 Kartu Gudan g Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 7 Flowchart Penjualan Kredit (Lanjutan Gambar)
Bagian Pengiriman 2 5 SOP 1 Bersama dengan barang SOP 2 3 4 5 Menempelkan SOP pada pembungkus barang Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum SOP 1 2 3 4 5 Di tempelkan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus Sumber: Mulyadi (2001:476) 6 Diserahkan kepada perusahaan angkutan umum Gambar 8 Flowchart Penjualan Kredit (Lanjutan Gambar)
Bagian Penagihan Bagian Piutang 7 SOP 1 2 Surat muat 2 SOP 1 1 Faktur Membua t faktur Faktur 1 2 3 4 5 9 10 Dikirim ke Wira Niaga N Dikirim ke Pelanggan 8 Kartu Piutan g Sumber: Mulyadi (2001:476) Gambar 9 Flowchart Penjualan Kredit (Lanjutan Gambar)
Bagian Kartu Persediaan Bagian Kassa Bagian Jurnal 9 10 1 1 Mulai Faktur 4 FPT 1 Bukti memorial Rekap HHP Menerima order dari pembeli N Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan Secara Periodik Menerima order dari pembeli FPT 1 FPT Mengisi faktur penjualan PRK FPT 1 1 REKAP HPP Bukti Memorial 1 N Jurnal penjuala n Sumber: Mulyadi (2001:476) Selesai 3 Jurnal Umum N Gambar 10 Flowchart Penjualan Kredit (Lanjutan Gambar) Keterangan Flowchart Sistem Penjualan Kredit:
1) Bagian Order Penjualan. Bagian ini berfungsi untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang, dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan dari gudang mana barang akan dikirim, serta mengisi surat order pangiriman. 2) Bagian Kredit. Bagian ini berfungsi untuk meneliti status kredit langganan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan karena hampir semua penjualan perusahaan perdagangan merupakan penjualan kredit. Maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dalam bagian kredit. 3) Bagian Gudang. Bagian ini berfungsi untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang. 4) Bagian Pengiriman Barang. Bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang atas order pengiriman yang diterimanya dari bagian order penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi yang berwenang.
5) Bagian Penagihan. Bagian ini berfungsi untuk membuat dan mengirimkan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian piutang, bagian kartu persediaan, bagian kartu biaya, bagian jurnal, buku besar, dan laporan. 6) Bagian Piutang. Bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat, dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. 7) Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Bagian ini berfungsi untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual didalam kartu persediaan. 8) Bagian Jurnal Buku Besar dan Laporan. Bagian ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dan membuat laporan. 2.2. Rerangka Penelitian Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang terpenting bagi perusahaan, karena dari penjualan ini perusahaan akan memperoleh laba yang dapat digunakan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Pengelolaan aktivitas penjualan yang kurang baik secara langsung akan mempengaruhi laba perusahaan yang dapat berimplikasi pada kurang optimalnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Mengingat sangat pentingnya penjualan bagi perusahaan, maka manajer sebagai pembuat keputusan harus dapat mengawasi kegiatan penjualan tersebut agar kegiatan penjualan dapat optimal dan tidak terjadi hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Manajer harus menciptakan dan memiliki sistem dan prosedur operasional yang tepat dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaannya. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai, maka perlu adanya suatu sistem pengendalian internal yang memadai. Pengendalian yang memadai ini berfungsi sebagai prosedur dan pengawasan internal bagi perusahaan sehingga dapat tercipta efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu juga dapat berfungsi untuk mengamankan aset-aset perusahaan, serta dapat meminimalisir tindakan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan. Dengan sistem pengendalian atas penjualan tersebut, kegiatan perusahaan dapat terkontrol dan dapat mencapai tingkat penjualan yang optimal.