Prosedur penggunaan aplikasi J1 Mengelola user (hanya untuk Master Admin) Fitur untuk mengelola pengguna dimaksudkan hanya dapat diakses master admin. Karena master admin bertincak sebagai central operation.terdapat 3 pilihan pada fitur mengelola user. a.) Menambahkan user baru Untuk menambah user baru, baik employee atau tenant, admin dapat melakukannya dengan memilih pilihan submenu dari Manage user, yaitu menu : Add user. Gambar J1halaman menambah tenant
Gambar J2halaman menambah Employee b.) Merubah data user Untuk merubah (edit) data user, baik tenant atau employee, master admin harus menekan tombol edit yang ada pada kolom manage tenant/employee. Setelah itu admin dapat merubah data user,dan menekan tombol update agar data terubah.
Gambar J3 halaman manage Tenant Gambar J4 halaman edit Tenant c.) Menghapus user Untuk menghapus user baik tenant, atau employee, terdapat tombol pilihan delete pada tabel manage user yang menampilkan data Tenant/employee yang sudah masuk kedalam basis data. Jika tombol ditekan data secara otomatis akan terhapus dari basis data.
Gambar J5 halaman setelah delete employee sukses J2 Mengelola Keluhan, Kritik dan Saran Fitur mengelola keluhan hanya dapat diakses oleh Master admin dan Admin technician. Tampilan untuk master admin dan admin technician berbeda. Berikut penjelasan prosedur untuk setiap admin : a.) Master admin hanya dapat melihat keluhan yang masuk beserta penanganannya. Untuk mengakses menu keluhan, admin memilih menu Manage Complaint dan memilih sub menu manage complaint untuk melihat keluhan beserta penanganannya dan memilih sub menu critics and Suggestion untuk menampilkan daftar kritik dan saran yang di input tenant. Untuk melihat detail keluhan / kritik dan saran, master admin dapat memilih tombol view di sebelah kanan tabel.
Gambar J6 halaman manage complaint untuk master admin Gambar J7halaman complaint detail untuk master admin Jika master admin ingin menampilkan daftar kritik dan saran, master admin dapat klik menu Manage complaint dan sub menu critic and suggestion.untuk melihat detail kritik dan saran klik view disebelah kanan tabel critic and suggestion.
Gambar J8 halaman critic and suggestion list untuk master admin Gambar J9 halaman critic & suggestiont detail untuk master admin b.) Sedangkan Admin Technician dapat merubah status keluhan, dan melakukan input data penanganan keluhan. Sebelum dapat merubah status keluhan, admin technician harus terlebih dahulu mengisi form penanganan keluhan yang dapat diakses di sub menu complaint -> complaint handling, lalu admin technician dapat menambahkan penanganan keluhan dengan klik add yang berada disebelah kanan setiap keluhan. Setelah mengisi form penanganan keluhan, admin technician baru dapat merubah status keluhan dari unclear menjadi clear.untuk merubah
status keluhan,admin harus memilih menu complaint -> manage complaint dan klik details.setelah merubah status klik tombol update agar data keluhan tersimpan pada basis data. Gambar J10 Tabel complaint handling Gambar J11 input data complaint handling
Gambar J12 update status complaint Gambar J13 list complaint beserta status J3 Mengelola Unit Fitur mengelola Unit dapat diakses oleh ketiga admin (Master admin, Admin marketing, dan admin Technician) Namun operasi dan tampilan untuk ketiga admin berbeda. Berikut penjelasan prosedur dari masing-masing admin :
a.) Master Admin. Master admin hanya dapat melihat list dari unit yang dipunyai oleh D loft Apartemen.Baik unit itu berstatus tersedia, sudah di booked,atau sudah tidak tersedia. Untuk melihat daftar status unit, admin dapat klik menu Unit dan memilih submenu unit list. Setelah itu akan di tampilkan seluruh data unit yang ada pada basis data, dengan status yang beragam. Untuk melihat detail unit, Master admin dapat klik tombol Details yang berada disebelah kanan tabel unit list. Gambar J14 menu unit untuk master admin
b.) Admin marketing. Gambar J15 detail unit untuk master admin Admin marketing bertugas untuk merubah status unit (avaliable,booked,not avaliable) Karena dalam pelaksanaanya admin marketing yang bertugas untuk mengurus proses penyewaan suatu unit. Pada tahapan ini, selain hanya merubah (update) status unit, admin marketing juga harus mengendalikan proses booking yang kerap terjadi pada saat penyewaan. Untuk melihat status Unit, admin marketing harus memilih menu unit dan sub menu unit list. Setelah klik unit list maka aplikasi akan menampilkan seluruh unit beserta status sewa dan pilihan untuk merubah status unit. Untuk merubah status unit, admin marketing dapat klik tombol update yang berada di kolom paling kanan setiap unit. Setelah klik taombol update, aplikasi akan menampilkan detail suatu unit yang dipilih. Untuk merubah status unit, admin marketing dapat klik combo box yang ada di sebelah kolom staus dan merubahnya sesuai kebutuhan.
Gambar J16 Unit List untuk admin marketing Gambar J17 Edit Status Unit untuk admin marketing
Untuk proses booking, setelah mendapat nama dan nomor telepon dari yang melakukan booking via telepon, admin marketing dapat menambah data nama dan nomor telepon tersebut kedalam data unit yang ingin di booking, yang nantinya data tersebut digunakan untuk verifikasi. Untuk input data nama dan nomor telepon, admin marketing harus terlebih dahulu merubah status unit menjadi booked dan kemudian mengisi data di field yang otomatis muncul bisa status diganti menjadi booked lalu kemudian klik tombol update untuk merubah status. Gambar J18 proses booking untuk admin marketing c.) Admin Technician Admin technician bertugas untuk menambahkan data unit baru untuk kemudian di input kedalam basis data dan aplikasi. Untuk menambahkan unit baru, admin technician dapat klik menu unit dan klik sub menu New Unit. Setelah itu admin technician diminta untuk mengisi data spesifikasi unit yang akan ditambah. Setelah selesai mengisi semua form admin technician dapat klik tombol insert agar data tersimpan.
Gambar J19 new unit untuk admin Technician J4 Mengelola Pembayaran Fitur untuk mengelola pembayaran dapat diakses oleh Master Admin dan Admin Marketing.Namun pengoperasian dan tampilannya berbeda. Berikut penjelasan prosedur masing-masing admin : a.) Master Admin. Master admin dapat melihat daftar pembayaran yang sudah terjadi pada proses penyewaan unit di D loft apartemen pada saat masuk menu payment. Untuk melihat invoice secara detail Master admin dapat memilih tombol show yang tersedia di setiap kolom paling kanan pada tabel. Setelah klik tombol show maka aplikasi akan menampilkan invoice detail yang berisi rincian dan jumlah pembayaran yang harus di bayar tenant beserta status pembayrannya.
Gambar J20 Payment List untuk Master Admin Gambar J21 Invoice Detail untuk master admin b.) Admin Marketing Admin marketing dapat melakukan pengecekan dan merubah status pembayaran penyewaan unit oleh tenant. Selain itu, admin marketing juga dapat
menambahkan pembayaran baru.kemudian invoice dari admin marketing tersebut akan dikirim ke akun milik tenant. Untuk merubah status pembayaran adminmarketing dapat memilih tombol update yang berada disisi kanan kolom tabel. Setelah menekan tombol update admin marketing dapat merubah status dengan memilih combo box status pada invoice detail. Admin marketing dapat menambah pembayaran baru / membuat invoice dengan memilih menu new payment. Pembuatan invoice akan berhasil jika admin Marketing mengisi semua data dengan benar dan memilih tombol insert Default value untuk invoice yang baru di masukkan adalah not completed. Gambar J22 Payment List untukadmin Marketing
. Gambar J23 Update Payment Statu untuk Admin Marketing Gambar J24 add invoice untuk admin marketing
J5 Mengelola Fasilitas Semua admin dapat menampilkan daftar fasilitas beserta gambar dan deskripsinya. Namun hanya admin technician yang dapat menambahkan fasilitas baru. Admin technician dapat menambahkan fasilitas baru ke dalam aplikasi dengan memilih menu new facility dan mengisi semua form yang tersedia dan dilanjutkan dengan menekan tombol insert. Gambar J25 Facility list untuk semua admin
Gambar J26 New Facility untuk admin technician J6 Mengelola Pesan (Hanya untuk master admin) Fitur mengelola pesan hanya di peruntukan untuk master admin.pada fitur Master admin dapat mengirimkan pesan berupa notes kepada tenant dengan memilih menu message dan sub menu send message. Master admin juga dapat melihat dan menghapus daftar pesan yang sudah dikirim, beserta detail dari pesan tersebut. Master admin dapat menghapus pesan yang dikirim dari daftar pesan dengan memilih tombol delete.selain itu master admin juga dapat melihat detail pesan yang dikirim dengan menekan tombol detail. Gambar J27 messages list untuk master admin
Gambar J28 menu send message untuk master admin Gambar J29 Detail message untuk master admin J7 Mengelola Laporan (hanya untuk master admin) Fitur mengelola laporan dapat dipilih pada menu report dan hanya diperuntukan untuk master admin karena sifat datanya yang rahasia dan penting.
Master admin dapat mengelola 6 macam laporan data, yaitu : unit, payment, complaint,critic & suggestion, employee, tenant. Selain dapat melihat laporan-laporan tersebut, master admin juga dapat mencetaknya dengan menekan button print yang berada diatas tiap tabel laporan. Gambar J30 menu unit report untuk master admin
Gambar J31 menu payment report untuk master admin
Gambar J32 menu complaint report untuk master admin Gambar J33 menucritic & suggestion report untuk master admin Gambar J34 employee report untuk master admin
Gambar J35 menu complaint report untuk master admin
LAMPIRAN K K1 Melakukan edit Profile. Gambar K1 menu message untuk tenant.
Gambar K2 menu message detail untuk tenant. Gambar K3 menu change password untuk tenant.
Gambar K4 menu edit profile untuk tenant. Gambar K5 menu change photo profile untuk tenant.
K2 Mengakses informasi pembayaran Pada fitur ini tenant melakukan pengecekan informasi pembayaran setiap bulan beserta status pembayaran dengan memilih menu payment. Selain itu tenant juga dapat menampilkan invoice detailuntuk pembayaran yang sudah atau belum diselesaikan. Gambar K6 menu payment page untuk tenant.
Gambar K7 menu invoice detail untuk tenant. K3 Memberikan kritik dan saran serta keluhan Pada fitur ini tenant dapat menyampaikan keluhan atau kritik dan saran pada form yang terdapat di menu complaint dan critic & suggestion. Gambar K8 menu complaint untuk tenant
Gambar K9 menu critic & suggestion untuk tenant Terdapat juga beberapa menu lain yang sifatnya untuk menymapikan informasi, seperti menu : unit, facility, dan contact.
Gambar K10 menu unit untuk tenant Gambar K11 menu facility untuk tenant
Gambar K12 menu contact untuk tenant 4.3.4.1 Prosedur penggunaan tenant Prosedur penggunaan untuk tenant diperlukan untuk membantu tenant menjalankan aplikasi basis data secara baik dan benar. Berikut adalah prosedur penggunaan aplikasi basis data untuk tenant : 1. Melakukan edit profile Sebelum dapat melakukan edit profile, tenant harus terlebih dahulu melakukan log-in di menu home menggunakan username dan password yang sudah diberikan oleh pihak manajemen D loft Apartemen. Setelah sukses melakukan login mengakses beberapa fitur seperti messages, change password,edit profile, dan change photo profil dengan memilih button yang berada di sebelah kanan layar.
Gambar 4.39 login panel berada di halaman home. Gambar 4.40 halaman home setelah sukses login.