BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi sistem informasi saat ini terasa sangat pesat, hampir di semua aspek kegiatan telah menggunakan teknologi sistem informasi sebagai penunjang kegiatannya, baik itu dalam bidang ekonomi, sosial budaya, pendidikan, kesehatan, dan lain sebagainya. Karena teknologi informasi ini telah menjadi kebutuhan Primer bagi kelangsungan kinerja instansi pemerintah ataupun perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah atau perusahaan tersebut. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan penanganan yang baik terhadap pengolahan data, sehingga kinerja suatu instansi atau perusahaan dalam pelayanan dan aktivitas bisnisnya dapat ditingkatkan. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip merupakan hal yang sangat penting menjadi perhatian kita semua, namun masyarakat pada umumnya memandang arsip bukan merupakan hal yang penting, karena masih memandang arsip hanya sebagai lembaran-lembaran kertas yang tidak perlu diperhatikan. Salah satu bukti arsip belum menjadi prioritas dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan secara khusus untuk melakukan penanganan yang berkaitan dengan bidang kearsipan. Dalam penyelenggaraan pengelolaan kesekretariatan/ administrasi umum, dukungan yang dapat diberikan adalah pengelolaan manajemen kearsipan yang diarahkan berbasis teknologi informasi yang berfungsi sebagai pelayanan kepada internal lembaga/perusahaan sebagai fungsi pengelolaan kesekretariatan administrasi umum yang menjadi sangat penting, karena berkaitan langsung dengan penilaian masyarakat terhadap kinerja keadministrasiaan umum di lembaga/perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat luas. Arsip dinamis ini meliputi pengelolaan manajemen earsipan mulai dari surat masuk,
pemrosesan surat, monitoring pemrosesan sampai dengan surat keluar serta penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar atau arsip dan penyusutan arsip. Berdasarkan definisinya arsip dapat diartikan sebagai naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana.naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa antara arsip dan data mempunyai persamaan yang merupakan sebagai bahan informasi yang penting untuk dapat diolah, disampaikan sebagai informasi dan disimpan sebagai bahan catatan/record dari suatu surat/naskah oleh sebab itu pengolahan data/arsip dan kebutuhan data/arsip sangat besar sebab data/arsip merupakan suatu asset penting bagi suatu instansi atau perusahaan karena data/arsip tersebut sebelum digunakan terlebih dahulu data/arsip diolah untuk menjadi suatu informasi yang dibutuhkan, dengan memanfaatkan teknologi informasi tersebut suatu data/arsip berguna untuk menunjang aktivitas pekerjaan agar menjadi lebih mudah dan cepat serta sebagai suatu bahan informasi yang dapat dijadikan suatu kebijakan atau digunakan untuk mengambil suatu keputusan bagi instansi atau perusahaan. Menyikapi uraian diatas mengenai pengelolaan Tata Persuratan dan kearsipan serta pendokumentasianya yang sedemikian pentingnya bagi kelangsungan proses administrasi secara umum dan secara khusus pada studi kasus di Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman secara garis besarnya proses administrasi yang dapat dipaparkan disini adalah : proses pencarian arsip atau dokumen di Bagian Tata Usaha atau di Subdit belum secara efektif dan efisien dan dalam mengetahui atau membutuhkan informasi mengenai surat masuk yang sudah diterima atau belum diterima oleh pegawai tata usaha yang masih konvensional karena belum adanya suatu aplikasi internal Direktorat yang dapat menjadi solusinya. Selain itu dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat menjadi jembatan antara Bagian Tata Usaha dengan Subdit di Lingkungan Direktorat dalam Tata Kelola Persuratan. Berdasarkan permasalahan ini maka penelitian ini
mengangkat judul Perancangan Aplikasi Tata Persuratan dan Dokumentasi Studi Kasus Pada Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman I.2. Rumusan Masalah Permasalahan yang ada dan dapat disimpulkan dari analisa berdasarkan kegiatan atau aktvitas-aktivitas Tata Kelola Persuratan di Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman antara lain : Bagaimana aplikasi dapat menjadi pengubung persuratan antara bagian Tata Usaha dengan Subdit di lingkungan Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman untuk dapat melihat Surat Masuk dan Surat Keluar I.3. Batasan Masalah Batasan masalah dalam pembahasan ini adalah membahas mengenai proses penerimaan surat masuk di lingkungan Direktorat. Mengarsipkan atau mendokumentasikan surat masuk dan surat keluar, serta dokumen-dokumen berupa laporan dari UPT, kebijakan-kebijakan internal dan eksternal yang menyangkut tugas dan tanggung jawab UPT serta proses pencarian arsip atau dokumen yang dibutuhkan. I.4. Tujuan dan Manfaat I.4.1. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam Perancangan Aplikasi Tata Persuratan dan Dokumentasi adalah : 1. Untuk memahami pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan mengetahui permasalahan yang ada selama ini di Direktorat 2. Untuk menjadi lebih informatif dalam penyajian surat masuk dan keluar serta menghasilkan keakuratan data. 3. Untuk meminimalisir kerusakan data dan kehilangan dokumen serta menjaga kearsipan dokumen.
I.4.2. Manfaat Dengan melakukan penelitian dan pengamatan yang dilakukan telah mengacu kepada sumber-sumber dan data yang valid, maka diharapkan hasil karya ini dapat memiliki manfaat serta memberi pengaruh yang baik untuk pihak-pihak sebagai berikut ini: Beberapa hasil-hasil yang diharapkan dari penelitian ini yaitu : a). Bagi Akademis Memberikan sumber pengetahuan baru ataupun studi banding bagi semua pihak yang membacanya dan sebagai acuan dalam penelitian selanjutnya. b). Bagi Bagian Persuratan Dapat membantu dalam memberikan informasi pendistribusian persuratan dan memudahkan bagi semua pegawai di Direktorat dalam mencari informasi mengenai penerimaan surat masuk tanpa harus mendatangi ke Sub.Bagian Tata Usaha.selain itu mempunyai back up data yang tersusun dalam suatu dokumentasi surat masuk dan keluar. I.5. Metode Penelitian. I.5.1. Jenis Penelitian Jenis penelitian untuk sumber data berdasarkan tempat penelitian yang dilakukan maka dilakukan penelitian secara Field Research. (Penelitian Lapangan), kemudian melakukan analisis data dengan metode kualitatif dan eksplanasi penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif.
I.5.2. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan observasi agar dapat menyajikan gambaran secara realistik.langsung di Bagian Tata Usaha Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman. b. Wawancara. Penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara terhadap beberapa responden yaitu : satu orang staf pada Subdit Pelindungan yang menangani persuratan di Subdit, satu orang Staf di Sekretariat Direktur, satu orang staf di Subdit Program dan Evaluasi yang menangani persuratan di Subdit. c. Dokumentasi penelitian ini dilakukan dengan mengambil document dalam bentuk company profile dan sampel salah satu lembar disposisi surat masuk I.5.3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan yang dilakukan adalah model pengembangan RAD (Rapid Application Development) dengan proses sebagai berikut : 1.Analisis. a. Bussinnes Modelling (Pemodelan Bisnis) melakukan suatu analisis secara Bussinnes Modelling (Pemodelan Bisnis) mengenai aliran inforamasi yang disampaikan. b. Data Modelling (Pemodelan Data) prosesnya dengan menyaring objek data yang dibutuhkan dengan menampilkan class diagram.
2. Desainnya Desain perancangan yang digunakan dalam penyusunan ini menggunakan metode perancangan dan pendekatan UML yaitu : Activity Diagram, Use Case Diagram,, Event Table, System Sequence Diagram Three Layer, Design Class Diagram, User Interface 3. Implementasi dan Testing Perancangan aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL, pengujian aplikasi ini dilakukan dengan metode blackbox. I.6. Sistematika Penulisan Dalam menyelesaikan penulisan Skripsi ini terbagi menjadi 5 Bab penulisan yaitu: BAB I. PENDAHULUAN Dalam Bab ini diuraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian serta sistematika penulisan. BAB II. LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori tentang analisa dan perancangan aplikasi, ruang lingkup serta teori yang relevan dengan permasalahan. BAB III. HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas lebih detail tentang metode-metode yang digunakan penulis dan melakukan pengumpulan data maupun pengembangan aplikasi yang dilakukan pada penelitian ini.
BAB. IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini membahas tentang landasan, tujuan, struktur organisasi Direktorat studi kasus Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman,definisi lingkup, analisis teknis analisis desain dan implementasi. BAB.V. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari skripsi yang menyajikan kesimpulankesimpulan atas apa yang telah diuraikan dari bab-bab sebelumnya, disamping itu terdapat saran-saran yang mungkin berguna bagi kemajuan instansi terkait.