BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam era globalisasi ini, perkembangan teknologi sudah berkembang dengan pesat. Hampir semua perusahaan baik yang berskala kecil hingga besar telah memanfaatkan perkembangan teknologi secara efektif dan efisien sehingga perusahaan dapat memperoleh berbagai macam informasi dengan cepat, mudah dan tepat. Ketersediaan informasi secara cepat, mudah dan tepat dapat menjadi salah satu faktor yang membuat perusahaan lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang lain. Tidak semua perusahaan sudah memiliki suatu sistem terkomputerisasi yang berfungsi untuk mengatur dan memproses semua data yang dimiliki sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna untuk kedepannya. Dengan seiring berjalannya waktu, ketersediaan sistem yang terkomputerisasi akan menjadi kebutuhan utama yang wajib dimiliki oleh perusahaan untuk setiap proses bisnisnya agar kinerja perusahaan menjadi lebih optimal. WOM (Wahana Ottomitra Multiartha) Finance, Tbk merupakan perusahaan pembiayaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia. Perusahaan ini terdiri dari banyak divisi, salah satunya ialah divisi yang bergerak dalam teknologi informasi. Salah satu tugas divisi ini adalah mengelola dan mengerjakan proyek sebagai umpan balik dari permintaan perubahan (Change Request) pada sistem yang diajukan oleh divisi lain di dalam perusahaan, namun belum memiliki sistem manajemen terkomputerisasi sehingga selama ini pendataan dilakukan secara manual. Sistem 1
2 manual ini memiliki berbagai kelemahan dan menyulitkan Project Manager dalam mengolah data Change Request. Oleh karena itu, kami membuat ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK KHUSUSNYA PERMINTAAN PERUBAHAN (CHANGE REQUEST) BERBASIS WEB UNTUK DIVISI IT DI PT WOM FINANCE, TBK., agar dapat memudahkan project manager yang ada di divisi teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang akurat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat untuk kedepannya. 1.2. Ruang Lingkup Ruang lingkup pada penulisan skripsi internship ini dibatasi pada: a. Penyediaan data Change Request yang di-input oleh project manager untuk digunakan oleh semua pengguna (Business Analyst dan System Analyst). b. Penyediaan informasi flow pengerjaan CR untuk dianalisa oleh project manager. c. Penyediaan laporan pengerjaan CR untuk project manager. 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari skripsi internship ini adalah merancang dan membuat suatu sistem yang nantinya digunakan oleh project manager di PT WOM Finance, Tbk untuk mengelola Change Request dan menghasilkan laporan-laporan yang digunakan untuk menghasilkan sebuah keputusan. Sedangkan manfaat dari skripsi internship ini adalah: a. Memberikan kemudahan bagi pengguna dalam melakukan pendataan Change Request.
3 b. Memberikan kemudahan bagi project manager untuk melakukan monitoring terhadap pengerjaaan Change Request. c. Memperjelas batasan-batasan dalam setiap status dan tahap pengerjaan Change Request ke dalam aplikasi berbasis web. d. Mempermudah project manager dalam pembuatan laporan terkait Change Request. 1.4. Metodologi Dalam menyelesaikan proyek yang merupakan bagian dari skripsi internship ini, metodologi dan langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut (metodologi mengacu pada model proses perancangan perangkat lunak waterfall): a. Rekayasa dan pemodelan sistem / informasi Pada tahap ini, penulis mendengarkan penjelasan dari project manager PT WOM Finance, Tbk. mengenai pengertian dari change request dan manajemen proyek. Project manager juga menjelaskan kebutuhan utama yang harus disediakan dalam pembuatan aplikasi Change Request Management ini, berikut perencanaan waktu / timeline dari pembuatan aplikasi tersebut. b. Analisis kebutuhan perangkat lunak Pada tahap ini, project manager mulai menjelaskan fitur apa saja yang harus dimiliki oleh aplikasi Change Request Management secara spesifik yang ada sesuai dengan kebutuhan user. Penulis juga melakukan wawancara terhadap pengguna yang terlibat dalam aplikasi ini, yaitu Business Analyst (BA) dan System Analyst (SA).
4 c. Desain atau perancangan Tahap ini terdiri dari perancangan sistem pada umumnya, perancangan layar, dan perancangan database. Perancangan sistem meliputi rancangan dan rencana awal keseluruhan membuat sistem berdasarkan kebutuhan user dan konsep Change Request Management yang diterapkan di divisi TI PT WOM Finance, Tbk. serta workflow pembuatan aplikasi ini. Perancangan layar berfokus pada pembuatan rancangan layar sesuai dengan yang diminta oleh project manager sesuai hasil diskusi mengenai user requirement dengan masing-masing user terkait dan Change Request Form, lalu mengimplementasikannya dalam rancangan menggunakan Ms.Visio untuk mempermudah mempresentasikannya pada project manager. Setelah itu, dilakukan konsultasi dengan project manager dan project manager memberikan masukanmasukan untuk perbaikan rancangan layar. Perancangan database dilakukan dengan membuat ERD berdasarkan Change Request Form dan Standard of Procedure (SOP) dari Change Request yang diberikan oleh project manager. Setelah itu, dilakukan konsultasi mengenai ERD yang telah dibuat sebelum diimplementasikan. Setelah ERD disetujui, dilakukan pembuatan table dengan field-field sesuai ERD tersebut pada Oracle Database 10g Express Edition. d. Generasi kode Pada tahap ini, dilakukan pembuatan halaman-halaman yang dibutuhkan sesuai dengan perancangan layar dalam bahasa pemrograman PHP. Generasi kode diawali dengan membuat master page, kemudian membuat koneksi ke database.
5 e. Pengujian Setelah coding selesai dilakukan, dilakukan testing lokal pada komputer penulis untuk memastikan bahwa coding berjalan pada browser sesuai dengan yang diharapkan. Setelah testing selesai, kemudian aplikasi dipresentasikan pada project manager. Dari hasil presentasi, dilakukan perbaikan yang diperlukan lalu hasilnya akan di-upload ke jaringan lokal divisi TI PT WOM Finance, Tbk. untuk memudahkan project manager melakukan testing. Pada tahap ini, pengujian masih menggunakan data dummy. f. Pemeliharaan Setelah melalui testing dan setiap kesalahan / bug sudah teratasi, maka dilakukan implementasi akhir aplikasi ke dalam komputer yang ditunjuk sebagai server aplikasi dan dilakukan migrasi data dari file Excel yang sudah ada pada sistem sebelumnya. Setelah implementasi, maka dilakukan maintenance software, apakah penerapan penggunaan aplikasi Change Request Management secara real ada masalah atau tidak. Selama masa pembuatan skripsi ini, maka tim penulis tetap bertanggung jawab memperbaiki kesalahan yang ada pada implementasi real ini dan melakukan maintenance yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas aplikasi yang dibuat. 1.5. Sistematika Penulisan Secara garis besar, Laporan Skripsi Internship ini terbagi menjadi lima bab, dimana masing-masing bab tersebut terbagi menjadi beberapa sub-bab dengan cakupan yang lebih sempit atau spesifik. Adapun pembahasan tiap bab dalam Laporan Skripsi Internship ini adalah sebagai berikut:
6 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang yang mendasari pembuatan aplikasi Change Request Management, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan secara singkat teori-teori yang menjadi landasan analisis dan perancangan sistem dalam pembuatan aplikasi Change Request Management ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini membahas tentang informasi yang terkait dengan perusahaan. Dari riwayat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan peran tiap bagian yang terlibat dalam perusahaan. Juga sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan informasi dalam perusahaan beserta dengan masalah yang sedang dialami oleh perusahaan dan solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan masalah. BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Bab ini berisi penjelasan mengenai arsitektur dan rancangan sistem Change Request Management serta implementasi dan evaluasi aplikasi Change Request Management yang telah dibuat. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir yang merupakan bab penutup berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan aplikasi Change
Request Management serta saran-saran yang dapat membantu sebagai acuan untuk pengembangan lebih lanjut. 7