ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI KANTOR INSPEKTORAT KABUPATEN PENAJAM PASER UTARA KALIMANTAN TIMUR NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Satrio Yudho Wicaksono 11.12.6151 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI KANTOR INSPEKTORAT KABUPATEN PENAJAM PASER UTARA KALIMANTAN TIMUR Satrio Yudho Wicaksono 1), Anggit Dwi Hartanto 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Tekhnik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : satrio.w@students.amikom.ac.id 1), anggit@amikom.ac.id 2) Abstract - The development of science and technology, especially computers quickly affect. One of them is a government agency, one of which is attendance system. Sometimes it takes longer for the leadership and staff employees to recapitalize the mandatory employee attendance data. Such as the Office of the Inspectorate Penajam North Paser in East Kalimantan is still using the attendance system with manual data processing which impede maximum performance. Studies trying to design a computerized system which is expected to overcome the weaknesses of manual performance. This web-based system built using Visual Basic 6.0 and uses a Microsoft SQL Server 2000 database. With the establishment of employee attendance information, the system is expected to save time and employee attendance data processing can be done more accurately and optimally. Keywords Attendance, Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000. 1. Pendahuluan Komputer sebagai salah satu perangkat tekhnologi yang canggih terpilih sebagai sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan mengatasi masalah informasi dalam jumlah besar serta juga dapat membantu mengambil keputusan yang akurat dan tepat. Demi menunjang sebuah kinerja instansi pemerintahan yang baikhal ini juga didukung dengan pernyataan bahwa kegunaan komputer untuk sebuah sistem informasi adalah untuk membantu kinerja pada sebuah instansi untuk melakukan laporan hasil kinerja dari sebua pegawai. Pada dasarnya, informasi mengenai absensi pegawai ini sangat penting bagi suatu perusahaan atau instansi pemerintahan seperti pada Kantor Inspektorat Kabupaten Penajam Paser Utara. Dengan dibuatnya sistem informasi absensi pegawai ini diharapkan dapat memperbaiki sistem absensi yang ada sehingga dapat mmbuat pekerjaanyang dulunya dilakukan secara manual dan terkesan lambat akan berubah menjadi cepat, tepat,dan akurat. Hal ini dapat mempermudah dalam penyajian informasi pegawai yang efektif dan efisien. Dari latar belakang masalah tersebut, mendorong penulis untuk melakukan penelitian dengan judud Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai Kantor Inspektorat Kabupaten Penajam Paser Utara Kalimantan Timur. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah sebagai kelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.1 Karakteristik Sistem 1. Batasan Sistem (Boundary) : Merupakan penggambaran dari suatu elemen atau unsur nama yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan Sistem (Environment) : sesuatu diluar sistem, Lingkungan yang mnyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan Sistem (Input) : Merupakan sumber daya (data, bahan baku, peralatan, dan energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem. 4. Keluaran Sistem (Output) : Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 5. Komponen Sistem (Component) : Kegiatan Kegiatan atau sebuah proses dalam suatu sistem yang dapat mentranformasikan input menjadi sebuah bentuk setengah jadi Output. 6. Penghubung Sistem (Interface) : Tempat dimana komponen atau sistem lingkunganya berinteraksi. 7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari sebuah informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Menurut Gordon B. Davis mendifinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti nagi sang penerima dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 1
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch Adalah sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 2.4 Konsep Permodelan Sistem 2.4.1 Flowchart Metode yang menggambarkan tahap tahap pemecahan masalah dengan mempresentasikan simbol simbol tertentu yang mudah dimengerti, mudah digunakan dan standar. 2.4.2 DFD (Data Flow Diagram) Diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses proses yang terjadi pada sistem yang akan di kembangkan. 2.4.3 ERD (Entity Relation Diagram) Suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga merupakan gambaran yang menghubungkan antara objek satu dengan objek yang lain. 2.5. Konsep Basis Data 2.5.1 Pengertian Basis data Kumpulan data yang saling berinteraksi dan berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). 2.5.2 Pengertian Sistem Basis Data Suatu sistem menyusun dan mengelola record record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi / perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. 2.6 Metode Analisis 2.6.1 Pengertian Analisis Analisis Sistem di definisikan sebagai mana memahami dan menspesifikasikan dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. 2.7 Metode Testing 2.7.1 White Box Tesing Pengujian yang didasarkan pada pengecekan detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara prosedural untuk membagi pengujian kedalam beberapa kasus pengujian. 2.7.2 Black Box Testing Pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. 2.8 Software Yang digunakan 2.8.1 Visual Basic 6.0 Program membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara tepat mudah. 2.8.2 Microsoft SQL Server 2000 Salah satu produk andalan Microsoft untuk database server, kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan pengoperasian. 3. Analisis Dan Perancangan 3.1 Deskripsi Singkat 3.1.1 Sejarah Berdiri Instansi Inspektorat Pertama kali dibentuk oleh pemerintah untuk aparat pengawasan fungsional pemerintah di Kabupaten/ Kotamadya seluruh Indonesia. Inspektorat Wilayah Kabupaten / Kota dibentuk pertama kali nya dengan keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 220 Tahun 1979 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inpsktorat Wilayah Kabupaten / Kotamadya. 3.1.2 Fungsi Kantor Inspektorat Dalammenyelenggarakantugassebagaimanamestinya, Inspektorat melaksanakan dengan fungsi : Penyiapan perumusan kebijakan pengawasan fungsional dilingkungan SKPD. Pelaksanaan pengawasan kinerja, keuangan dan pengawasan untuk tujuan tertentu. Pelaksanaan urusan administrasi Inspektorat, Penyusunan laporan hasil pengawasan. 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Analisis Kelemahan / Masalah Analisis kelemahan sistem digunakan untuk mengetahui apa saja yang kurang optimal dari sistem yang berjalan saat ini. Analisis PIECES (performanse, information, economy, control, eficiency, dan service) yaitu dengan melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. 3.2.2 Analisis Kebutuhan Tujuan dari fase analisis ini adalah memahami dengan sebenar benarnya kebutuhan diari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut. 2
1. Fungsional Analisis kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional Sistem Informasi Absensi Pegawai Kantor Inspektorat Penajam Paser Utara adalah Sebagai Berikut : 1. Admin Admin dapat melakukan olah data pegawai. Admin dapat melakukan olah data jabatan pegawai. Admin dapat melakukan olah data presensi keterlambatan. Admin dapt melakukan olah data ijin pegawai. 2. Pegawai Pegawai dapat melakukan entri input kehadiran atau melakukan proses absensi itu sendiri pada saat hari kerja. 3. Pimpinan Menerima hasil laporan data daftar kehadiran pegawai secara periode maupun keseluruhan Pimpinan juga bisa sebagai admin yang dapat melakukan olah data pengguna dan cetak hasil laporan kehadiran pegawai. Bertugas membuat program komputer sesuai yang di butuhkan. C. Tester Bertugas untuk menguji atau mencoba menjalankan sistem yang telah dibuat oleh programmer. D. Admin (User) Bertugas mengoperasikan atau menjalankan sistem yang telah dibuat berupa penginputan, pengeditan, dan pembuatan hasil laporan dengan komputer. 3.2.3 Analisis Kelayakan Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem baru yang akan digunakan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan dan pemahaman yang matang seberapa besar kegunaan atau keuntungan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru 3.3 Perancangan Aplikasi ( Perancangan Sistem ) 3.3.1 Flowchart 2. Non Fungsional Merupakan faktor faktor pendukung sistem agar sistem tersebut dapat bekerja dengan optimal dan maksimal. Kebutuhan yang berisi properti yang dimiliki oleh sistem antara lain : 1. Perangkat Keras (Hardware) Processor Dualcore 2.4 Ghz Harddisk 160 GB Memory 1GB Printer untuk Mencetak Hasil Laporan Monitor, Keyboard, Mouse, dan UPS Barcode 3.3.2 DFD Level 0 Gambar 1 Flowchart 2. Perangkat Lunak (Software) Microsoft Windows 7 Visual Basic 6.0 Ms. Word Ms. Visio Notepad Pencil 3. Pengguna (Brainware) a. Analis Sistem Bertugas mempelajari masalah yang ada dan memberikan penjelasan atau solusi terhadap suatu masalah yang ada dan merancang sistem baru untuk mengatasi masalah tersebut. Gambar 2 DFD Level 0 b. Programmer 3
3.3.3 DFD Level 1 3.3.5 Relasi Antar Tabel 3.3.4 ERD Gambar 3 DFD Level 1 Gambar 5 Tabel Relasi 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen elemen yang telah didesain dalam bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan. 4.1.1 Rencana Implementasi Rencana implementasi sistem merupakan awal kegiatan dari tahap implementasi sistem. Agar proses impementasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu suatu perencanaan implementasi terlebih dahulu. Adapun rencana kegiatan implementasi adalah sebagai berikut : Gambar 4 ERD Gambar 6 Tabel Rencana 4
4.2 Pembuatan Database Database adalah kumpulan file-file atau tabel tabel yang saling berelasi atau berhubungan antara satu dengan yang lain. Relasi tersebut ditunjukan adanya kunci dari tiap file atau tabel yang ada. SQL Server 2000 termasuk RDBMS (Relationship Database Management System). Itulah sebabnya istilah tabel, baris, kolom digunakan pada SQL Server 2000. Pada SQL Server 2000, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. 4.3 Perancangan Interface Interface / antarmuka adalah untuk memasukkan (input ) data dari pengguna serta untuk keluaran (output) pada aplikasi server. Visual Basic adalah salah satu program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows. Visual Basic berbasiskan prinsip OOP (Object Oriented Programming) dan dengan basis visual basic yang berarti menggunkaan sarana grafis untuk mengembangkannya. Gambar 9 Tampilan Halaman Presensi Gambar 7 Query Pembuatan Database 4.2.2 Koneksi Database dan Server Koneksi database digunakan untuk menguhubungkan database dengan program yang sudah dibuat divisual basic.untuk membuat koneksi database dibuat modul pada sebuah form editor. Berikut adalah kode program untuk mengkoneksikan database : 4.3 Pengetesan Sistem Pengetesan suatu sistem dilakukan setelah pengetesan program. Tujuan utamanya dari pengetesan sistem tersebut adalah untuk memastikan apakah komponen komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan apa yang diinginkan. 4.3.1 White Box Testing White box testing merupakan pengujian yang dilakukan untuk menguji sebuah prosedur yang ada. Salah satu contohnya adalah pada saat pengguna melakukan login sistem. Jika data yang di inputkan tidak sesuai atau kosong, maka proses login tersebut gagal. Maka, diperlukan validasi yang disesuaikan dengan kondisi di dalam program yang menentukan layak atau tidaknya sebuah validasi pada kolom tersebut. White box testing dilakukan pada sistem login pada saat menginputkan username dan password. Apabila user salah menginputkan username dan password, maka akan muncul pesan error. Gambar 8 Query Konek Database Gambar 10 White Box Testing 5
4.3.2 Black Box Testing Pengujian program dengan black box testing ini dilakukan berdasarkan inputan data yang sesuai dengan mengecek apakah program dapat mengantisipasi jika inputan tidak sesuai. Cara pengujianya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit tersebut sesuai dengan proses yang diinginkan. Jika ada unit yang sesuai dengan outputnya maka akan menyelesaikanya, diteruskan pada pengujian kedua ya itu black box testing. ketidakhadiran pegawai secara mudah dan akurat sehingga lebih mempermudah bagi pimpinan yang akan melakukan pendataan kehadiran pegawai tersebut. 2. Dengan adanya sistem informasi absensi yang baru, dianjurkan bagi sistem untuk dapat medeteksi kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat dikembangkan kedepannya menjadi lebih baik lagi. 3. Dianjurkan adanya kegiatan backup file secara rutin untuk menghindari kehilangan data data penting 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis system, perancangan program hingga implementasi, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem informasi presensi pada Kantor Inspektorat Penajam Paser Utara petugas dapat dengan mudah mendata kehadiran yang dilakukan dan membuat informasi keterangan dari pegawai yang terlambat maupun tidak hadir sekalipun. 2. Berdasarkan uji coba sistem yang sudah dilakuakan dapat menampilkan pesan validasi data yang kurang tepat sepeti dapat mengantisipasi ketika pengintputan yang dihasuskan mengisi kolom kolom yang dibutuhkan dan tidak bisanya input selain angka pada kolom yang khusus untuk menampung data numerik. 3. Untuk merancang sistem informasi presensi Pegawai pada kantor Inspektorat Penajam Paser Utara, hal yang dilakukan adalah analisis memakai PIECES, analisis Kebutuhan Fungsional dan Non- Fungsional, perancangan database menggunakan Flowchart, DFD, ERD, dan Tabel Relasi, pembuatan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000, dan perancangan Interface menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. 4. Dengan dibuatnya sistem absensi ini maka akan dihasilkan informasi dan laporan kehadiran pegawai dengan cepat dan akurat sehingga membantu pengguna dalam pengolahan jumlah kehadiran pegawai. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka dari penelitian ini dapat disarankan beberapa hal berikut : 1. Dalam pengembanganya kedepan dianjurkan agar sistem ini bisa digunakan dengan sistem informasi berbasis retina / fingerprint, dimana dapat mendata data jumlah kehadiran pegawai,keterlambatan pegawai, dan Daftar Pustaka [1]. Lemhannas RI. Tugas Pokok Dan Fungsi Inspektorat [2015]. http://www.lemhannas.go.id/portal/tentanglemhannas/struktur-organisasi/inspektorat/tugaspokok-a-fungsi.html, Diakses pada tanggal 14 Februari 2015. [2]. Jogiyanto,HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset Yogyakarta.2005. [3]. Jr, Mcleod Raymond. Sistem Informasi Manajemen. Prenhallindo Jakarta. 2001. [4]. Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset Yogyakarta. 2007. [5]. Sunyoto Andi, Pemrogramman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset Yogyakarta. 2007. Biodata Penulis Satrio Yudho Wicaksono, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Master of Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Tekhnik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6