MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN OBJECTIVE STRUCTURED CLINICAL EXAMINATION () JURUSAN KEDOKTERAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN JURUSAN KEDOKTERAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00801 06000.03-14 Revisi : 0 Tanggal : 24 Juni 2011 Diajukan oleh : Anggota UJM Dikendalikan oleh Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD : Sekretaris Jurusan Kedokteran ttd Disetujui oleh Dr dra Sri Winarsih, Apt, MSi : Ketua Jurusan Kedokteran ttd Dr dra Sri Winarsih, Apt, MSi 2
1. TUJUAN : Menjamin terlaksananya kegiatan pelaksanaan yang lancar, tertib dan baik sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku 2. RUANG LINGKUP : Program S1 Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 3. TANGGUNG JAWAB : Jurusan, Subag Akademis, Koordintor Semester II-VI, PJB, PJMK, Dosen Pengampu. 4. DEFINISI : 1. Ujian Objective Structured Clinical Examination () adalah salah satu jenis ujian yang berbasis kinerja untuk mengukur kompetensi mahasiswa. Selama, mahasiswa diamati dan dievaluasi pada beberapa unit lokasi/station ketika mahasiswa melakukan wawancara (interview), pemeriksaan dan prosedur terapi/penatalaksanaan pasien baku/standard yang datang dengan beberapa karakteristik/tipe masalah kesehatan. 2. dilaksanakan padda akhir setiap blok dalam semester untuk mengukur kompetensi integrasi dari modul-modul pembelajaran. 3. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku 4. Ujian Ulangan adalah ujian bagi mahasiswa yang belum dapat lulus pada ujian kesempatan pertama, yang dilaksanakan pada hari yang sama segera/beruntun setelah kesempatan pertama tersebut. 5. REFERENSI : Pedoman Pendidikan tahun akademik 2010/2011 di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang berlaku Standar Akademik GJM FK-UB 6. PROSEDUR 6.1 Berdasarkan Kalender Akademik yang berlaku, Kasubag Akademik menyusun Rancangan Jadwal dan menyerahkannya kepada Ketua Jurusan. 6.2 Ketua/Sekretaris Jurusan membicarakan Rancangan Jadwal dengan Dekan, Kajur, Kabag TU dan Ka.Subag Akademik, Koordinator Semester II-VI, PJB, PJMK untuk memperoleh persetujuan Dekan. 6.3 Jika disetujui, Jurusan menetapkan Rancangan Jadwal menjadi Jadwal dan menyerahkannya kepada Ka.Subag Akademik. Fakultas Ketua/Sekretaris Jurusan Pembantu Dekan I 6.4 Koordinator Semester II-IV bekerja sama dengan Koordinator Semester 3
PJB, PJMK dan Dosen Pembimbing menentukan jumlah, dan jenis station serta materi/soal dan formulir penilaian ; Koordinator Sirkuit, Dosen Pengawas/Observer Petugas LayOut dan Petugas Administrasi ; serta menyampaikan ke Subbag Akademik. 6.5 Ka.Subag Akademik mendokumentasikan Jadwal (00801 08000.03-08-01), memperbanyak dan membagikannya kepada PD I, Kajur dan Kabag TU. 6.6 Dekan menerbitkan Surat Tugas untuk melaksanakan UTS/UAS kepada pihak-pihak yang mengerjakan pelaksanaan ujian tersebut (00801 08000.03-08- 02) 6.7 Kabag TU menyelenggarakan rapat koordinasi pelaksanaan UTS/UAS dengan Ka.Subag terkait. Hasil rapat dituangkan dalam Notulen Rapat (00801 08000.03-08-03). 6.8 Ka.Subag Akademik (dibantu petugas yang ditunjuk): a. Menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-04) berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah). b. Menyiapkan Surat Pemberitahuan Pelaksanaan dan Permohonan Soal (00801 08000.03-08-05) yang ditandatangani oleh Dekan/PD I kepada seluruh PJB, PJMK, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi, dan menyiapkan Daftar Penggunaan Ruang pelaksanaan sesuai jadwal. c. Menyiapkan Surat Permohonan Kesediaan Mengawas ujian kepada karyawan dan Undangan Koordinasi Pengawasan ujian dalam bentuk ST Dekan d. Menyiapkan dan mengumumkan pembagian/ penempatan Dosen Penguji/Observer, Koordinator Sirkuit, Petugas Administrasi dan Ruang Ujian berdasarkan Daftar Penggunaan Ruangan. e. Menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan, Formulir Checklist/Evaluasi, Pembagian Kelompok Mahasiswa yang mengikuti pada tiap station, sirkuit dan siklus/kesempatan. f. Mengadakan Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta. II-IV, PJB, PJMK, Dosen Ka.Subag Akademik Dekan Kabag TU Ka.Subag Akademik 4
6.9 Kurang lebih 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Ka.Subag terkait (00801 08000.03-08-06). 6.10 : a. Menyiapkan Daftar Koordinator, Observer, Petugas Administrasi, Petugas Layout yang ditandatangani oleh Kasubag Akademik b. Melakukan koordinasi dengan Subag Umum dan Petugas LayOut untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan 6.11 PJMK/Dosen melaksanakan; a. Pembuatan soal soal ujian b. Penyiapan Pelengkap Ujian (alat, bahan dan pasien standard yang diperlukan dalam ) c. Penggandaan soal-soal ujian (00801 07000.045) 6.12 Petugas pengadaan menyerahkan soal ujian kepada Kasubag Akademik di ruang sekretariat Pelaksanaan Ujian 6.13 Kasubag Akademik menyiapkan Daftar Hadir Peserta, Koordinator/Ketua Pelaksana, Koordinator Sirkuit, Dosen Penguji/Observer, Petugas Administrasi dan Pembantu Pengawas/Pengatur Pelaksanaan (00801 08000.03-08-07), Formulir checklist/evaluasi, Daftar Nilai ujian (00801 09000.03-08-01), dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian (00801 09000.03-08- 02), (00801 08000.03-08-08) beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para Koordinator Sirkuit dan Dosen Penguji/Observer. 6.14 Petugas subag akademik menyerahkan perangkat ujian (Daftar hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksanaan ujian) kepada para Petugas Layout untuk disiapkan di tiap station. 6.15 Lima belas menit sebelum ujian, Petugas LayOut dan Koordinator sirkuit memverifikasi kehadiran para mahasiswa peserta di ruang karantina, Dosen Pengawas/Observer dan perlengkapan di tiap station. 6.16 Sepuluh menit sebelum jadwal, para Dosen Penguji/Observer menempati station masing-masing sesuai yang telah ditetapkan dalam Tata Tertib. 6.17 Petugas LayOut mempersilahkan para peserta kelompok Satu memasuki ruang ujian dan menempati station sesuai Daftar peserta tiap siklus dan sirkuit. Kabag TU - PJMK (Penanggung Jawab Mata Kuliah) - Dosen Koordinator Sirkuit Dosen Penguji/Observer Petugas LayOut dan Koordinator Sirkuit 5
6.18 Petugas LayOut memimpin persiapan pelaksanaan dengan simulasi arah perpindahan dari station awal ke station berikutnya secara serempak sesuai sirkuit. 6.19 Pelaksanaan untuk Mahasiswa Kelompok Satu dilaksanakan dipimpim Petugas LayOut yang menandai setiap 7 menit mahasiswa harus sudah berpindah ke station berikutnya. Koordinator sirkuit mengawasi untuk menjamin kelancaran. Dosen Pengawas/Observer mengevaluasi mahasiswa pada setiap station masing-masing. Pada setiap akhir 7 menit, para Petugas Administrasi mengumpulkan Formulir Checklist/Evaluasi dari semua Dosen Pengawas/Observer dan mengkompilasi hasil. 6.20 Setelah untuk mahasiswa Kelompok Satu selesai dilaksanakan, maka untuk Mahasiswa kelompok berikutnya dimulai dengan cara yang sama (lihat butir 6.16-1.18) 6.21 Hasil rekapitulasi nilai diumumkan segera, dan mahasiswa yang dinyatakan lulus diperkenankan meninggalkan ruang ujian, sedangkan yang belum lulus mendapat kesempatan Ujian Ulangan/Remidi pada station sesuai pengumuman hasil yang harus diulang. 6.22 Petugas Administrasi dan Koordinator mengevaluasi seluruh hasil dan mengumumkan nilai akhir, serta mengisi Berita Acara Pelaksanaan dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang peserta. Petugas LayOut dan Koordinator Sirkuit Petugas LayOut, Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi Koordinator Sirkuit, DosenPenguji/Observer, Petugas Administrasi Petugas Administrasi, Koordinator Sirkuit dan Koordinator 6.23 Nilai hasil ujian (00801 08000.03-08-09) dibawa oleh Koordinator untuk dilaporkan ke Subbag. Akademik dalam waktu yang ditetapkan 1 minggu setelah pelaksanaan ujian. Apabila terlambat akan diberikan pemberitahuan tiap 3 hari, ditanda tangani oleh Kajur (00801 0800.03-08-10) 6.24 Ka.Subag Akademik berkoordinasi dengan Ka.Subag Keuangan untuk memproses pembayaran biaya ujian seperti honorarium pengawasan, evaluasi, dan lain-lain. 6.25 Ka.Subag Akademik menyerahkan nilai ujian kepada Petugas Subag Akademik untuk diumumkan kepada mahasiswa dan diproses dalam sistem informasi akademik (SIAKAD). Ka.Subag Akademik Ka.Subag Akademik 6
6.26 Diagram Alir Prosedur Mulai KaSubag Akademik Fakultas Ketua/Sekretaris Jurusan, KaBag TU, KaSubbag Akademik, Dekan/PD1 KaSubag Akademik Fakultas PD1, Kalab, Ketua Jurusan, Kabag TU dankasubbag Akademik KaBag TU, KaSubag Akademik,Petugas LayOut dan Admin Fakultas Penyusunan Rancangan Jadwal Rapat Perencanaan Jadwal Ujian Rapat koordinasi: penetuan station, materi, kelopmpok dan petugas, Pembuatan Dan Distribusi Surat Tugas Rapat Koordinasi Pelaksaan Ujian Rencana Jadwal Materi, station OSCe, Daftar Kelompok Mahasiswa dan Petugas Surat Tugas Notulen Rapat KaBag TU, KaSubag Akademik,Petugas LayOut dan Admin Fakultas Persiapan Pelaksanaan Ujian (Dokumen, Borang, Pelaksana) KaBag TU, KaSubag Pelaksanaan : dan Ujian Akademik, Ulangan Koordinator, Pengisiian Berkas Acara Ujian (lanjutan sirkuit, Observer, diagram pada halaman berikutnya) Petugas LayOut dan Admin Berkas Ujian,Nilai, Berkas Beirta Acara, Koordinator KaSubag Akademik, KaSubbag Keuangan Verifikasi Berkas dan Berkas Serah Terima Pengumuman Hasil Ujian, SIAKAD Pembayaran Biaya Ujian Selesai Nilai Akhir Ujian, Berkas Beirta Acara 7
6.27 Model LayOut Station Reme Reme Rem Statio Stati Stati Ruang Karanti Ruang Karanti Reme Rem Rem Statio Stati Stati Petugas LayOut, Petugas Admin, Koordinator, Koordinator Sirkuit, 7. DOKUMEN TERKAIT 1. Jadwal Ujian Asli (00801 08000.03-08-01) 2. Notulen Rapat (00801 08000.03-08-02) 3. ST Dekan tentang pelaksanaan ujian (00801 08000.03-08-03) 4. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan dan Permohonan Soal Ujian (00801 08000.03-08-04) 5. Undangan Rapat Koordinasi Pengawasan ujian (00801 08000.03-08-05) 6. Daftar Hadir Peserta, Dosen dan Pengawas (00801 08000.03-08-06) 7. Daftar Nilai Ujian (00801 08000.03-08-07) 8. Berita Acara Pelaksanaan Ujian (00801 09000.03-08-01) 9. Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta ujian (00801 07000.016 & 017) 10. Daftar Koordinator Pengawas Ujian Harian (00801 08000.03-08-08) 11. Formulir Berita Acara Serah terima Berkas Ujian (00801 09000.03-08-02) 12. Formulir Tanda Terima nilai Ujian (00801 09000.03-08-03) 13. IK Pembuatan dan Penggandaan Soal (00801 07000.045) 14. IK Persyaratan mengikuti Ujian (00801 07000.47) 15. Nilai hasil ujian (00801 08000.03-08- 09) 16. Edaran Pemberitahuan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-10) 17. Edaran Peringatan Penyerahan Nilai Ujian (00801 08000.03-08-11) Tim UJM 1. dr Sudjari, DTM&H, MSi, SpParK. 2. Safrina Dewi Ratnaningrum Ssi, MSi. Med. 3. Dr. Tri Yudani MR, MAppSc. 8
4. Dr. dr. Retty Ratnawati, MSc 5. Dra. Diana Lyrawati, Apt. MS, PhD 6. dr. Nurul Hidayati, M.Sc. 7. dr Cholid Tri Tjahjono, MKes, SpJP 8. Rizal Rahmanda Akbar 9. Alfian Wika Cahyono 9