1 BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten atau kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di satu atau sebagian wilayah kecamatan (Kepmenkes No 128 tahun 2004). Sebagai Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) dinas kesehatan kabupaten / kota, puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten / kota dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia. Sehingga dapat melayani setiap masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan yang lebih baik. Rekam Medis di puskesmas merupakam salah satu sumber data paling penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi. Pengisian Rekam Medis di Puskesmas di mulai dari Unit Pendaftaran, identitas pasien di catat di kartu atau status rekam medis dibawa ke Ruang Pemeriksaan. Oleh tenaga kesehatan, pasien tersebut dianamnesia dan diperiksa serta kalau dibutuhkan dilakukan pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan penegakan diagnosa dan sesuai kebutuhan,pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis lainnya. Semua pelayanan kesehatan ini dicatat dalam kartu atau status rekam medis. Setiap satu rencana yang pasti tenaga kesehatan dan atau tindakan medis harus menuliskan nama dan membubuhi tandatangannya kartu atau status rekam medis tersebut. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis menjelaskan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Depkes (1997) menjelaskan bahwa peyusutan arsip rekam medis dapat dilakukan dengan tujuan untuk menngurangi jumlah arsip yang semakin bertambah, menyiapkan
2 fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru, tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan, menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun. Sebagian kecil unit/ bagian rekam medis yang mempunyai ruangan penyimpangan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar unit/ bagian rekam medis selalau menghadapi masalah mengenai kurangnya ruangan penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru (Depkes, 1997). Dilihat dari segi praktisinya dapat dikatakan bahwa patokan utama untuk menentukan berkas rekam medis aktif maupun berkas rekam medis inaktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan berkas rekam medis yang baru. Batas umum berkas rekam medis dinyatakan aktif adalah 5 tahun dihitung dari tanggal terakhir berobat (keputusan Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tanggal 27 November 1996), sedangkan selain dirumah sakit rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak akif,dikarenakan sangat terbatasnya ruangan penyimpanan. Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir dihitung sejak tanggal terakhir berobat berkas rekam medis tersebut juga tidak digunakan lagi.apabila sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis harus dilaksanakan kegiatan pemilahan berkas rekam medis aktif dan inaktif. Berkas rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan diruangan lain atau microfilm (Depkes,1997). Berdasarkan pengalaman yang peneliti dapat pada saat Praktik Kerja Lapangan IV di Puskesmas Ngaglik II Sleman pada 8 20 Juli 2013 diketahui bahwa antara berkas rekam medis pasien yang aktif dan inaktif masih tersimpan dalam rak dan tempat yang sama hal tersebut menyebabkan rak penyimpanan penuh sehingga pencarian berkas rekam medis pasien aktif mengalami kesulitan dan memakan waktu yang lama. Diketahui juga bahwa
3 sesuai dengan tahun kunjungan terakhir pasien periksa, sudah banyak berkas rekam medis yang seharusnya sudah dipisah dari rak penyimpanan aktif. Berkas tersebut akan menyita tempat jika tetap berada di rak penyimpanan inaktif, sedangkan berkas tersebut nilai gunanya sudah berkurang.atas persetujuan Kepala Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman untuk pertama kalinya melakukan kegiatan pemisahan berkas aktif-inaktif. Untuk itu peneliti tertarik untuk meneliti masalah tersebut dan mengangkatnya menjadi Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Pemisahan Berkas Rekam Medis Aktif-Inaktif di Puskesmas Ngaglik II Sleman. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang peneliti sampaikan di sub bab sebelumnya maka rumusan masala pada penelitian ini adalah Bagaimana proses pelaksanaan pemisahan berkas rekam medis rawat jalan aktif-inaktif di Puskesmas Ngaglik II Sleman. C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui pengelolaan dan penyimpanan berkas rekam inaktif di Puskesmas Ngaglik II Sleman. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pelaksanaan kegiatan penyimpanan di Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman. b. Mengetahui proses pemisahan berkas rekam medis aktif- inaktif rawat jalan Puskesmas Ngaglik II Sleman. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas Sebagai bahan masukan untuk melaksanakan pemisahan berkas rekam medis aktifinaktif dari rak penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan.
4 b. Bagi Peneliti Dapat menambah pengetahuan, pengalaman serta wawasan kita dalam menerapkan teori yang kita dapat di Institusi Pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Sebagai tambahan pengetahuan atau referensi dalam mempelajari penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan khususnya pemisahan berkas rekam medis aktifinaktif. b. Bagi Peneliti lain Sebagai acuan atau referensi untuk kelanjutan penelitian yang serupa. E. Keaslian Penelitian Penelitian ini sebelumnya belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, tapi penelitian serupa pernah dilakukan oleh : a. Swandari (2010) dengan judul Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif Pasien Jiwa di Rumah Sakit Jiwa (RSJ) Prof. Dr. Soeroyo Magelang. Penelitian Swandari (2010) bertujuan untuk mengetahui proses pemilahan berkas rekam medis aktif menjadi inaktif pasien jiwa di RSJ Prof. Dr. Soeroyo Magelang dan mengetahui pelaksanaan penyimpanan rekam medis inaktif pasien jiwa dari segi cara penyimpanan dan fasilitas penyimpanan terkait dengan proses temu balik (retrieval) rekam medis inaktif. Jenis penelitian Swandari (2010) adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan pengumpulan data secara cross sectional. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Swandari (2010) terletak pada topik yaitu pemisahan berkas rekam medis aktif-inaktif. Adapun perbedaannya terletak pada keberadaan objek penelitian. Jika penelitian Swandari (2010) berkas inaktif sudah dilakukan pemisahan serta sudah berada di rak inaktif, pada penelitian ini berkas rekam medis pasien rawat jalan Puskesmas Ngaglik II masih tersimpan di rak penyimpanan aktif.
5 b. Saputro (2012) dengan judul Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif Rawat Jalan di Puskesmas Ngemplak I Kabupaten Sleman. Tujuan dari penelitian Saputro (2012) ini adalah untuk mengetahui proses penyusutan berkas rekam medis inaktif menjadi inaktif pasien rawat jalan dan mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis inaktif pasien rawat jalan dari segi cara penyimpanannya. Jenis penelitian Saputro (2012) adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan pengumpulan data secara cross sectional. Persamaan pada kedua penelitian ini terletak pada objek penelitian, yaitu berkas rekam medis rawat jalan inaktif pasien Puskesmas. Adapun perbedaanya adalah jika penelitian Saputro (2012) meneliti penyimpanan berkas rekam medis inaktif, penelitian ini meneliti proses pemisahan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif. c. Rahajeng (2006) yang berjudul Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Dr. Sardjito Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pelaksanaan penyusutan Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit dan mengetahui bagaimana penyimpanan rekam medis inaktif. Jenis penelitian Rahajeng (2006) adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang menggunakan rancangan cross sectional. Cara pengumpulan datanya dengan cara observasi dan wawancara. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Rahajeng (2006) terletak pada objeknya, yaitu berkas rekam medis inaktif. Hanya saja Rahajeng (2006) meneliti penyusutan berkas rekam medis inaktif di jenis sarana pelayanan kesehatan Rumah Sakit, sedangkan penelitian ini pada sarana pelayanan kesehatan Puskesmas. Adapun perbedaan lainnya yaitu, jika Rahajeng (2006) meneliti tentang proses penyusutan berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan, sedangkan penelitian ini hanya pada berkas rekam medis rawat jalan. Disamping itu penelitian ini bertujuan melihat pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis baru ke kegiatan penyusutan, sedangkan Rahajeng (2006) melihat pelaksanaan penyusutan baru ke penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
6 F. Profil Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman 1. Demografi Ditinjau dari pembagian wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II, maka Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II di Kecamatan Ngaglik dengan luas wilayah 21,52 km2, terdiri atas 3 desa, 46 dusun dan jumlah penduduk 36.431 orang terdiri dari 19.324 (50,09 %) penduduk laki-laki, serta 19.25 (49,91 %) penduduk wanita. Jumlah KK sebesar 12.053 KK dan 12,82 % adalah KK Miskin. Wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II meliputi tiga desa yaitu Desa Donoharjo, Sariharjo dan Sukoharjo, dengan batas-batas: a. Desa Donoharjo : Sebelah Utara Sebelah Selatan Sebelah Timur Sebelah Barat : Ds. Purwobinangun Kecamatan Pakem : Ds. Sariharjo Kecamatan Ngaglik : Ds. Sardonoharjo Kecamatan Ngaglik : Ds. Pendowoharjo Kecamatan Sleman b. Desa Sariharjo Sebelah Utara Sebelah Selatan Sebelah Timur Sebelah Barat : Ds. Donoharjo Kecamatan Ngaglik : Ds. Sinduadi Kecamatan Mlati : Ds. Sinduharjo Kecamatan Ngaglik : Ds. Sendanghadi Kecamatan Mlati c. Desa Sukoharjo Sebelah Utara Sebelah Selatan Sebelah Timur Sebelah Barat :Ds. Umbulmartani Kecamatan Ngemplak :Ds. Wedomartani Kecamatan Ngemplak :Ds Widodomartani KecamatanNgemplak :Ds. Sardonoharjo Kecamatan Ngaglik Luas wilayah dari wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II adalah 21,52 km 2 dan terdiri dari 3 Desa, 46 Dusun, 110 RW dan 275 RT dan 65 Posyandu.
7 2. Keadaan Penduduk Jumlah penduduk di wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II sebanyak 38.578 orang terdiri dari 19.324 (50,09 %) penduduk laki-laki, serta 19.254 (49,91 %) penduduk wanita. 3. Angka kelahiran, angka kesakitan dan angka kematian Pada tahun 2013 jumlah kelahiran ada 109, jumlah ibu hamil 729, jumlah kematian bayi/balita 1 dan jumlah kematian ibu 1 orang. 4. Sepuluh besar penyakit Pada tahun 2013 penyakit Common Cold / Nasopharyngitis akut ada pada urutan pertama sepuluh besar penyakit dengan jumlah terbanyak yaitu 5.439 kasus (41,32 %). Sedangkan penyakit hipotensi ada pada urutan kesepuluh dengan jumlah 766 kasus (4,56 5. Gizi Wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II Ngaglik II pada tahun 2013 bebas dari rawan gizi (tabel 8). Jumlah gizi buruk pada balita ada 13 anak (0,89 %). Grafik Prosentase Status Gizi Balita Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II Ngaglik II Tahun 2013 3,86 1,48 9,5 Buruk Kuran g 85,16
8 6. Kesehatan Lingkungan, PHBS dan Posyandu Dari data PHBS (Perilaku Hidup Bersih dan Sehat) Tatanan Rumah Tangga yang ada 20 indikator PHBS adalah : 1. Persalinan ditolongt oleh tenaga kesehatan 2. Memberi bayi ASI Eksklusif 3. Menimbang balita setiap bulan 4. Menggunakan air bersih 5. Mencuci tangan dengan air bersih dan sabun 6. Menggunakan jamban sehat 7. Memberantas jentik di rumah 8. Makan sayur dan buah setiap hari 9. Melakukan aktifitas fisik setiap hari 10. Tidak merokok 11. Gizi seimbang 12. Memeriksakan kehamilan sesuai standar 13. Memiliki jaminan kesehatan 14. Imunisasi lengkap dengan bayi 15. PUS ikut KB 16. Lantai rumah bukan dari tanah 17. Pemantaatan sarana pelayanan kesehatan 18. Pengelolaan sampah 19. Memiliki TOGA (Tanaman Obat Keluarga) 20. Kebiasaan gosok gigi Masalah keluarga yang merokok masih merupakan masalah yang paling tinggi sehingga perlu dilakukan sosialisasi dengan lebih konsisten lagi tentang bahaya merokok bagi generasi muda, tokoh masyarakat dan lintas sektor serta lintas program. Dari data PHBS Tatanan Sekolah Dasar yang ada berdasarkan urutan masalah dari 8 indikator PHBS adalah :
9 1. Urutan pertama adalah masalah kuku 2. Urutan kedua adalah masalah rokok 3. Urutan ketiga adalah masalah lingkungan 4. Urutan keempat adalah masalah JPKM 5. Urutan kelima adalah masalah dokter kecil 6. Urutan keenam adalah masalah jamban 7. Urutan ketujuh adalah masalah SAB 8. Urutan kedelapan masalah UKS