I. LATAR BELAKANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LSM LIPGA KABUPATEN ACEH TENGAH TAHUN 2015 BAB I PENDAHULUAN Lembaga Ikatan Pemuda Gayo Antara disingkat dengan LIPGA adalah salah satu Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang ada di Kabupaten Aceh Tengah, berdiri pada Hari Jum at, Tanggal 13 Juni 2008 bersekretariat/berkantor di Gedung Biru di Jalan Merah Mege Kampung Hakim Bale Dedalu Kecamatan Lut Tawar-Kabupaten Aceh Tengah. Lembaga ini muncul dan ada dikarena adanya kesenjangan sosial yang terjadi dimasyarakat, kerusakan lingkungan yang tidak terbendung, rendahnya sumber daya manusia, begitu juga dengan banyaknya pengangguran serta meningkatnya kemiskinan masyarakat di Aceh khususnya di Kabupaten Aceh Tengah dan Bener Meriah. Para pemuda/i yang ada di Kabupaten Aceh Tengah khususnya aktifis dan mantan aktifis Universitas Gajah Putih/Perguruan Tinggi Al-Washliyah, Universitas Terbuka 1001 dan STIHMAT, Organisasi Eksternal Kampus seperti PMPAT (Persatuan Mahasiswa-Pelajar Aceh Tengah), HIMMAH (Himpunan Mahasiswa Al-Washliyah) bergabung membentuk LIPGA untuk bahu membahu, membantu masyarakat Kabupaten Aceh Tengah untuk dapat merubah ilmu dan hidup yang lebih baik. Dalam rangka menjalankan program/kegiatan LIPGA di tahun 2015 perlu disusun standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelaksanaan program/kegiatan. II. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud : Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Tujuan : 1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program kerja 2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi 3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksana tugas III.RUANG... 1
III. RUANG LINGKUP SOP ini digunakan untuk seluruh Direktur/Manager dan Staf di lingkungan LSM LIPGA Kabupaten Aceh Tengah. IV. MANFAAT Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi meliputi antara lain: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individu dan organisasi keseluruhan 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas 5. Menciptakan ukuran standarisasi kinerja dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan 6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlansung dalam berbagai situasi 7. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. V. SISTEMATIKA Sistematika penulisan SOP terdiri dari 4 Bab, pada Bab Ke-I, Pendahuluan berisikan tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, manfaat. Bab Ke-II berisikan tentang penjelasan dan prinsip pelaksaan SOP meliputi isi Form SOP dan prinsif pelaksanaan SOP yang memuat istilahistilah tentang SIP dan Bab Ke-III bersisikan tentang uraian SOP yang meliputi SOP Administrasi, Kepegawaian, Keuangan dan Hubungan Kerjasama serta Bab Ke-IV berisikan tentap Penutup BAB II... 2
A. Isi Form Sop BAB II PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keselluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses, Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut : 1. Nama SOP: nama prosedur yang di-sop-kan; 2. Nomor SOP: nomor prosedur yang di-sop-kan; 3. Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat; 4. Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan; 5. Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompete 6. Dasar Hukum: AD dan ART 7. Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan. 8. Prosedur kerja menjelaskan tentang langkah-langkah kegiatan secara terperinci dan sistematis B. Prinsip pelaksanaan SOP Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut : 1. Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam kondisi apapun 2. Komitmen SOP dilaksanakan hatus dengan penuh tanggungjawab oleh para Direktur/Manager dan Staf 3. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperloreh prosedur yang benar-benar efisiens dan efektif 4. Mengikat SOP harus mengikat pelaksanaan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan 5. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pengawai/pengurus berperan aktif dalam setiap prosedur, jika ada pegawai/pengurus yang tidak melaksanakan perannya dengan baik makan akan menggangu proses dan berdampak pada proses pelaksanaan kegiatan 6. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harud terdokumentasi dengan baik sehingga dapat menjadi referensi. BAB III... 3
BAB III BENTUK-BENTUK SOP Bentuk-bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) antara lain : 1. SOP Administrasi Lembaga terdiri dari : a. Surat Masuk b. Surat Keluar c. Pengadaan dan Pendistribusian Alat Tulis Kantor (ATK) d. Laporan Program/Kegiatan 2. SOP Kepegawaian/Kepengurusan terdiri dari : a. Penerimaan Pegawai/Pengurus b. Penerimaan Relawan c. Hari dan Jam Kerja Pegawai/Pengurus 3. SOP Keuangan terdiri dari : a. Gaji pegawai/pengurus dan honor relawan b. Membuat Buku Kas Umum c. Laporan Keuangan Program d. Laporan Keuangan Kegiatan e. Kekayaan dan Aset Lembaga 4. SOP Kerjasama dengan Donor terdiri dari : a. Kerjasama dengan Lembaga Donor b. Kerjasama dengan Pemerintah Daerah BAB IV... BAB IV... 4
BAB IV PENUTUP Demikian Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun tentu sarat kesalahan dan kekurangan, sesuai dengan keterbatasan yang kami punya, tetapi dengan segenap kerendahan hati kami berharap ada petunjuk atau arahan yang lebih praktis dan pragmatis untuk kami jadikan acuan ke depan. Terima kasih yang tak terhingga kepada segenap pihak yang telah memberi dorongan moril atau materil kepada kami hingga kami memiliki dan dapat membukukan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini, Hanya Tuhan yang tahu pasti balasan apa yang paling pantas bagi mereka yang berkorban untuk kami. Amin. Ditetapkan di : Takengon Pada tanggal : 31 Desember 2014 BADAN PELAKSANA LSM LIPGA ACEH TENGAH SUNARDI GUSTIAWAN. SB Direktur Utama 5