Standar Operasional Prosedur Bimbingan Akademik 147 Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Alauddin Makassar Tahun 2015
148 MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN BIMBINGAN AKADEMIK 1. Tujuan Melalui pembimbingan akademik yang intensif diharapkan mahasiswa dapat menyelesaikan studi tepat pada waktunya dengan hasil yang memuaskan. Tujuan penyusunan SOP pembimbingan akademik : 1) Menjelaskan tugas dan hak Pembimbing Akademik (PA) 2) Menjelaskan tugas dan hak mahasiswa 3) Menjelaskan tata cara pembimbingan akademik 4) Menjamin kelancara prosespembimbingan sesuai standar mutu yang ditetapkan 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup SOP ini meliputi : 1) Tugas dan hak Dosen Pembimbing Akademik dan mahasiswa 2) Tata cara pembimbingan akademik 3) Standar waktu pembimbingan setiap kegiatan 3. Definisi Pembimbingan Akademik adalah suatu konsultasi oleh mahasiswa kepada dosen PA mengenai penyusunan rencana studi dan strategi belajar di Perguruan Tinggi. Dosen Pembimbing Akademik adalah dosen tetap Jurusan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Alauddin Makassar yang sudah menduduki jabatan fungsional dan ditetapkan oleh Dekan atas usulan Ketua Jurusan untuk memberikan bimbingan akademik kepada mahasiswa bimbingan yang telah ditetapkan. 4. Rujukan 1) Buku Pedoman Akademik 2) Buku Saku Mahasiswa 3) Manual Mutu Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UINAM 4) Instrumen Akreditasi BAN-PT 5. Tugas Pembimbing Akademik 1) Memberikan nasehat dan petunjuk kepada mahasiswa bimbingannya guna membantu kelancaran studinya. 2) Memberikan pengarahan kepada mahasiswa dalam memilih mata kuliah dan membantu dalam memilih mata kuliah dan membantu dalam menetapkan jumlah sks yang diprogramkan setiap awal semester sesuai ketentuan yang berlaku. 3) Memberikn pertimbangan kepada Ketua Jurusan/Dekan tentang hal-hal yang berkenaan dengan mahasiswa bimbingannya. 4) Mengikuti dengan seksama perkembangan studi mahasiswa yang ibimbingnya dan membantu mahasiswa mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi berkaitan dengan studi. 5) Memeriksa Buku Kemajuan Mahasiswa (BKM) dan member paraf sebagai bukti pemantauan minimal 2 kali setiap semester. 6) Memberi teguran kepada mahasiswa bimbingannya, baik lisan maupun tulisan apabila prestasi akademik mahasisswa yang bersangkutan menurun.
7) Memberikan pertimbangan kepada mahasiswa bimbingannya yang mengajukan cuti akademik atau yang terancam DO. 8) Menyampaikan laporan secara tertulis atas pelaksanaan tugasnya kepada Ketua Jurusan/Dekan setiap akhir semester sesuai program kerja. 6. Hak Pembimbing Akademik 1) Memanggil dan memberi peringatan kepada mahasiswa bimbingannya yang melakukan pelanggaran kode etik mahaiswa. 2) Meneruskan permasalahan mahasiswa yang bukan kewenangan atau di luar kemampuan dosen PA kepada Ketua Jurusan untuk dapat diselesaikan. 3) Merekomendasikan mahasiswa bimbingannya yang berprestasi dan layak mendapatkan beasiswa 7. Tugas Mahasiswa 1) Setaiap mahasiswa wajib mengikuti tata tertib yang berlaku di UIN Alauddin Makassar, yang telah tertuang di dalam buku pedoman edukasi. 2) Setiap mahasiswa wajib datang pada saat bimbingan dan tidak diwakilkan, kecuali jika berhalangan karena sakit atau ada ijin dri orang tua/wali. 3) Setiap mahasiswa bimbingan harus mempunyai buku bimbingan, dan buku tersebut haru dibawa setiap bimbingan akademik. 8. Hak Mahasiswa 1) Setiap mahasiswa berhak mendapatkan bimbingan dari dosen PA minimal dua kali persemester 2) Setiap mahasiswa yang berprestasi dan belum pernah mendapat beasiswa berhak direkomendasikan untuk mengikuti seleksi beasiswa yang ditawarkan oleh perguruan tinggi. 9. Penunjukan Dosen Pembimbing Akademik 1) Dekan mengangkat dosen PA atas usulan ketua jurusan yang dituangkan dalam bentuk SK Dekan tiap semester untuk membimbing 1 kelompok mahasiswa. 2) yang tidak berada di kampus untuk sementara waktu, maka tugas sebagai PA dapat digantikan oleh Ketua Jurusan setelah ada pemberitahuan atau permintaan untuk diwakilkan dari pembimbing akademik. 3) yang meninggalkan tugas selama 6 bulan atau lebih, tugasnya sebagai PA digantikan dosen lain dengan SK Dekan atas usulan ketua jurusan. 10. Tata Cara Pembimbingan Akademik 1) menetapkan dan mengumumkan jadwal bimbingan setiap awal semester. 2) mengevaluasi hasil kuliah semester sebelumnya, serta memberikan bimbingan akademik untuk semester selanjutnya. 3) Mahasiswa mengisi KRS sesuai jadwal yang telah ditentukan kemudian melaporkan kepada PA,. 4) memvalidasi KRS dalam waktu 2 minggu dimulai sejak berakhirnya pengisian KRS oleh mahasisea. 5) Mahasiswa mencetak KRS untuk ditandatangani oleh dosen PA. 149
6) Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen PA minimal 2 kali setiap semester, baik akademik maupun non-akademik. 150 BAGAN ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN BIMBINGAN AKADEMIK MULAI Ketua & Sekretaris Jurusan Penentuan dan kelompok mahasiswa Daftar nama PA & KLP mahasiswa Sekretaris Jurusan Penyerahan daftar PA mahasiswa ke tata usaha Daftar nama PA Tata Usaha Penerbitan Tata Usaha Penyerahan ke jurusan Sekretaris Jurusan Distribusi SK ke dosen yang bersangkutan dan nama mahasiswa bimbingan Sekretaris Jurusan Pengumuman PA mahasiswa Daftar nama mahasiswa bimbingan & PA-nya Penetapan dan pengumuman jadwal bimbingan Jadwal bimbingan akademik & Mhs Pertemuan & Mhs Daftar Hadir MHS, agenda pertemuan Penyiapan Kelengkapan Data Mhs Form Data Mhs, BKM Penandatanganan KRS & Pengecekan prestasi Mhs Form KRS, BKM Pelaksanaan Bimbingan Akademik Buku Kemajuan Mhs (BKM)
151 Lapor ke Jurusan INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN BIMBINGAN AKADEMIK Rekomendasi ke pihak tertentu MULAI SELESAI Daftar nama-nama PA Ketua & Sekretaris Jurusan menyusun nama-nama PA Mahasiswa 3 hari Daftar nama-nama PA Sekretaris Jurusan menyerahkan daftar PA mahasiswa ke tata usaha 30 menit Bagian tata usaha menerbitkan 1 hari Bagian tata usaha menyerahkan ke jurusan 30 menit dan nama mahasiswa bimbingan Sekretaris Jurusan mendistribusikan SK ke dosen yang bersangkutan 3 hari Daftar nama mahasiswa bimbingan & PA-nya Sekretaris jurusan mengumumkan PA mahasiswa 1 hari Jadwal bimbingan akademik menetapkan dan mengumumkan jadwal bimbingan 3 hari Daftar Hadir Mhs Pertemuan & Mhs 2 jam Form Data Mhs & BKM Penyiapan Kelengkapan Data Mhs 3 jam Form KRS & BKM Penandatanganan KRS & Pengecekan prestasi Mhs 2 jam BKM Pelaksanaan Bimbingan Akademik 2 jam
152 Lapor ke Jurusan Rekomendasi ke pihak tertentu SELESAI