BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Semakin meningkatnya permintaan pelanggan akan suatu barang membuat perusahaan berusaha untuk memenuhi permintaan tersebut. Untuk memperlancar pemenuhan permintaan tersebut, perusahaan memerlukan adanya persediaan. Persediaan merupakan sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu untuk di proses lebih lanjut (Bahagia, 2006). Persediaan merupakan salah satu faktor yang penting bagi perusahaan. Pengendalian persediaan bahan baku pada bidang industri yang memiliki waktu kadaluarsa merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan. Hal ini dikarenakan perusahaan harus berusaha memenuhi permintaan konsumen yang bersifat tidak pasti dengan menggunakan bahan baku yang bersifat perishable (dapat mengalami penurunan nilai setelah waktu tertentu). Dalam persediaan, melakukan pengadaan bahan baku yang terlalu banyak akan menyebabkan perusahaan mengeluarkan biaya yang besar untuk menyimpan barang tersebut, seperti biaya perawatan, biaya sewa, atau biaya asuransi dan dapat menimbulkan biaya kadaluarsa yang besar. Namun sebaliknya, pengadaan persediaan yang sedikit akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan, seperti biaya pesan (ordering cost) yang meningkat, berhentinya produksi akibat kekurangan bahan baku sehingga mengakibatkan kehilangan pendapatan dari penjualan, dan dampak lebih lanjut adalah hilangnya kepercayaan konsumen karena konsumen berpindah pada perusahaan atau produk lain (Jaya, Octavia, & Widyadana, 2012) PT Citramas Heavy Industries (CHI) merupakan perusahaan yang berdiri pada tahun 1994. PT Citramas Heavy Industries berdiri untuk menyediakan rekayasa, fabrikasi dan konstruksi dengan produk utama yang disediakan meliputi media untuk struktur baja berat, tank / kapal, industri HVAC, Hot Dip Galvanizing, menara telekomunikasi, dan transmisi. Dalam mengerjakan proyek dari media yang telah disebutkan diatas, PT Citramas Heavy Industries membagi klasifikasi 1
material yang digunakan menjadi 3 jenis, yaitu bahan baku (raw material), material bantu, dan consumable (sparepart). Proses produksi yang berada di PT Citramas Heavy Industries dilakukan berdasarkan pesanan yang diterima dari pelanggan. Setiap pesanan yang diterima harus dikerjakan sesuai dengan kesepakatan perusahaan dengan pelanggan. Perusahaan akan membeli bahan baku yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan dari pesanan yang diterima dan akan disimpan di dalam gudang selama waktu proyek pengerjaan dari pesanan tersebut berlangsung. Ketika terdapat bahan baku yang berlebih setelah dilakukannya proses produksi dalam pembuatan struktur baja untuk proyek tersebut, dapat menimbulkan stok persediaan bahan baku yang tidak terpakai dan kemudian akan disimpan dan ditimbun di dalam gudang sampai material tersebut akan digunakan kembali. Perhitungan dalam pembelian material merupakan salah satu bagian yang penting dalam posisi persediaan yang berada di dalam gudang perusahaan. Kebutuhan bahan baku yang dibeli berbeda untuk setiap pesanan yang diterima dari masing-masing pelanggan. Pembelian bahan baku yang akan digunakan dalam pembuatan suatu pesanan harus optimal agar total biaya persediaan dari masing-masing jenis bahan baku yang dibeli tersebut dapat diminimalkan. Bagian Material Control (Inventory Control / Gudang dan Finish Good) bertanggung jawab terhadap penyimpanan, penanganan, distribusi material / produk untuk fabrikasinya dan pengiriman material ke lantai produksi. Semua bahan material disimpan di gudang sesuai dengan jenis materialnya. Jenis material ini dibagi menjadi 3, yakni bahan baku utama (raw material), material bantu, dan consumable dan spare parts. Bahan baku utama ini merupakan material yang digunakan sebagai bahan utama dalam pembuatan tower atau produk lainnya yang dipesan. Sedangkan material bantu merupakan alat yang digunakan sebagai pembantu atau pengait dari satu bahan baku utama ke bahan baku utama yang lain. Consumable dan spare parts merupakan alat yang digunakan sebagai penunjang untuk membantu proses produksinya. Batas penyimpanan material yang umum atau yang sering digunakan adalah maksimal selama 6 bulan. Ketika 2
Jumlah (Qty) penyimpanan material lebih dari 6 bulan dan kondisi material tersebut tidak bergerak dan tidak digunakan kembali untuk proses produksi maka bahan baku tersebut dapat dikatakan kadaluarsa atau di dalam perusahaan tersebut dinamakan material material expired. Dengan menyimpan banyak material expired perusahaan akan mengalami kerugian dari pembengkakan biaya simpan di dalam gudang. Jenis material yang paling sering terjadi expired adalah material utama dan material bantu. Berikut merupakan data yang menunjukkan terjadi expired pada material utama dan material bantu di gudang PT CHI yang diterbitkan oleh bagian MC : Jumlah Stok Expired Material Januari - Juli 2014 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL Material Utama 170.71284 185.9 0 127.11 110.93 105.02 135 Material Bantu 0 1028 0 0 1383 1383 1383 Periode (Bulan) Gambar I.1 Jumlah Stok Material Expired Periode Januari - Juli 2014 Gambar I.1 menunjukkan jumlah stok material expired untuk kategori material utama dan material bantu. Material expired ini terjadi dikarenakan besarnya jumlah material yang dipesan yang pada akhirnya tidak diproses dalam produksi sehingga material tersebut lama tersimpan di dalam gudang. Untuk tempat penyimpanan material diletakkan di dua gudang, yaitu gudang material utama yang ditempatkan di area outdoor dan material bantu yang ditempatkan di area indoor. Setiap material yang disimpan memiliki umur ekonomis dan umur teknis material. Umur ekonomis material merupakan umur pemakaian material dimana material tersebut dapat digunakan selama jangka waktu dari usia normal material itu sendiri dan masih memiliki keuntungan secara ekonomis. Sedangkan umur 3
teknis material merupakan lama waktu suatu material dapat dipakai dan disimpan secara teknis yang disebabkan oleh kondisi lingkungan yang berada disekitar tempat penyimpanan material tersebut. Tabel I.1 menunjukkan perbandingan umur ekonomis material yang digunakan dengan jangka waktu penyimpanan material di dalam gudang PT CHI. Tabel I.1 Perbandingan Umur Material dengan Jangka Waktu Simpan Jangka Nama Material Umur Ekonomis Material Umur Teknis Material Waktu Penyimpanan Material di Gudang Besi Beton Polos 10 mm, L= 12 Mtr 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Besi Beton Polos 16 mm, L= 12 Mtr 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Besi Siku SS400, L 100 x 100 x 10 x 12 Mtr 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Besi Siku SS400, L 120 x 120 x 10 x 12 Mtr 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Flat Bar SS400, 3 mm x 30 mm x 6 m 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Flat Bar SS400, 4 mm x 40 mm x 6 m 1 tahun 2 3 bulan 6 bulan Berdasarkan tabel I.1, terdapat contoh material utama yang disimpan seharusnya memiliki umur ekonomis selama satu tahun. Akan tetapi, berdasarkan observasi yang dilakukan, material ini memiliki umur teknis material selama dua hingga tiga bulan. Umur teknis material sangat pendek dikarenakan lingkungan yang digunakan untuk menyimpan material utama diletakkan di area outdoor kurang baik sehingga menyebabkan korosi pada material dan kondisi material utama menjadi tidak baik sehingga dapat mengurangi berat material tersebut sehingga tidak dapat digunakan kembali sebagai penyusun dari produk tower yang ada. Dan berdasarkan umur teknis material serta jumlah pemesanan yang dilakukan pada kondisi awal perusahaan, semakin banyak material yang dipesan akan menimbulkan terjadinya penumpukan terhadap penyimpanan material. Semakin 4
Jumlah (Unit) banyak material yang disimpan menumpuk di gudang, maka kemungkinan bertambahnya material expired juga semakin besar. Secara garis besar, material yang digunakan sebagai pembangun rangka tower ini mengalami kelebihan persediaan yang disebabkan oleh terjadinya expired. Hal ini disebabkan karena tingginya pemesanan material yang dilakukan dan tidak diimbangi dengan kebutuhan material dari setiap tower yang dipesan oleh customer. Pada kondisi eksisting, pihak MC selalu melakukan purchase request material untuk permintaan kebutuhan material produk yang datang setiap bulannya yang seharusnya tidak dilakukan karena di dalam gudang PT CHI masih menyimpan material material yang masih dapat digunakan. Gambar I.2 dan Gambar I.3 merupakan data perbandingan antara stok material, jumlah material yang dipesan dan permintaan pada periode Januari Juli 2014 : Perbandingan Antara Stok Material Utama, Permintaan, dan Jumlah yang Dipesan 100000 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Stock 24540.05 7251.7 30372.64 31719.39 21413.11 51254.86 4292.42 Demand 520.02 52072.445 49209.74 48815.85 30781.36 54143.35 42358.39 Order 58943 60000 20913.00 37255.00 12413.00 88681.00 43234.00 Gambar I.2 Perbandingan Stok Material Utama, Permintaan, dan Jumlah Pesanan Material 5
Perbandingan Antara Stok Material Bantu, Permintaan, dan Jumlah yang Dipesan 1800000 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Stock 1199937 1675292 1005006 1611086 1699592 1699592 1698404 Demand 1014965 855795 843178 727175 607115 727789 199010 Order 0 0 0 0 0 0 0 Gambar I.3 Perbandingan Stok Material Bantu, Permintaan, dan Jumlah Pesanan Material Berdasarkan Gambar I.2 dan Gambar I.3, stok material yang dimiliki oleh gudang PT CHI lebih banyak dibandingkan dengan jumlah permintaan material yang ada. Seharusnya perusahaan tidak perlu melakukan pemesanan material karena masih memiliki stok yang tersimpan di dalam gudang. Akan tetapi, PT CHI tetap melakukan pemesanan material terhadap kebutuhan produksi dengan jumlah yang tidak sedikit, sehingga jumlah stok material di gudang bertambah dan menimbulkan biaya persediaan yang membengkak. Karena jumlah material yang disimpan di gudang berlebih maka kemungkinan terjadinya material expired pun semakin besar. Untuk itu perusahaan perlu melakukan perbaikan terhadap perencanaan pemesanan material agar material expired tidak dapat terjadi kembali dan biaya simpan di gudang dapat diminimalisir. Melalui pemaparan permasalahan yang terjadi pada PT CHI, maka dalam tugas akhir ini akan dilakukan usulan perencanaan pemesanan kebutuhan material agar tidak terjadi kesalahan kembali dalam perencanaan pemesanan kebutuhan bahan baku. Rancangan usulan ini diharapkan dapat menekankan kelemahan-kelemahan yang terjadi mulai dari penyediaan dan pembelian material, pengurangan total biaya persediaan persediaan, dan mengurangi persediaan yang tidak perlu disimpan kembali. Selain itu aliran informasi menjadi lebih jelas dan tidak 6
membingungkan, sehingga tidak akan terjadi kembali penumpukan material yang berlebihan di dalam gudang. Oleh karena itu, peneliti akan mencoba untuk menyelesaikan masalah kesalahan perencanaan pemesanan kebutuhan material dengan alur informasi yang lebih jelas dan akurat agar kesalahan tersebut tidak terjadi lagi kedepannya dan memperbaiki metode yang telah diterapkan di PT CHI untuk pemesanan kebutuhan material. I.2. Perumusan Masalah Perumusan masalah yang berlandaskan pada latar belakang dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana menentukan penghematan total biaya persediaan material di PT CHI untuk material utama dan material bantu? I.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini dirumuskan sebagai berikut : 1. Dapat menentukan penghematan total biaya persediaan material di PT CHI untuk material utama dan material bantu. I.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat dijadikan masukan dalam sistem persediaan bagi PT CHI antara lain : 1. Perusahaan dapat melakukan optimalisasi dalam melakukan perencanaan pemesanan material yang dapat meminimasi total biaya persediaan. I.5. Batasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini memiliki tujuan dalam memperjelas ruang lingkup penelitian dengan batasan masalah sebagai berikut : 1. Penelitian hanya dilakukan di PT CHI. 2. Penelitian hanya dilakukan pada kategori material utama dan material bantu. 3. Lead time yang digunakan bersifat deterministik statis. 4. Data kebutuhan material yang digunakan dalam penelitian adalah data dari periode Januari Juli tahun 2014. 7
5. Pola permintaan adalah deterministik dinamis. 6. Penelitian tidak sampai pada tahap implementasi, hanya sampai pada tahap usulan. 7. Tidak memperhitungkan biaya mesin, perawatan, dan set up. I.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I Bab II Bab III Bab IV Pendahuluan Pada bab pendahuluan ini akan dibahas mengenai latar belakang permasalahan suatu perusahaan yang akan mengarahkan penelitian menuju topik yang akan dibahas, merumuskan masalah yang menjadi permasalahan bagi perusahaan yang terkait, menentukan tujuan penelitian yang akan menjadi dasar dalam melakukan suatu perancangan, menentukan batasan masalah untuk mempersempit ruang lingkup yang akan dilakukan, menjelaskan manfaat penelitian yang dilakukan. Landasan Teori Pada bab landasan teori ini berisi uraian studi literatur yang diteliti dari hasil-hasil penelitian terdahulu sebagai sarana pendukung dalam penelitian yang dilakukan. Selain itu, pada bab ini juga dibahas mengenai hubungan antara konsep yang menjadi kajian penelitian, menjelaskan mengenai teori metode yang sesuai dengan penelitain yang dilakukan. Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci, meliputi : tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, dan merancang pengumpulan dan pengolahan data, menganalisis permasalahan yang ada, dan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan. Pengumpulan dan Pengolahan Data 8
Bab V Bab VI Pada bab ini berisi pengumpulan data yang akan digunakan untuk pengolahan data. Data yang dikumpulkan berasal dari data primer dan data sekunder. Pengolahan data yang dilakukan adalah melakukan klasifikasi bill of material dari setiap jenis tower yang ada, menghitung kebutuhan bersih dari kebutuhan kotor material dengan total persediaan yang tersedia di gudang, dan perhitungan lot sizing untuk material yang harus disediakan dengan total biaya persediaan yang minimum. Analisis Pada bab ini dilakukan perbandingan antara perhitungan total biaya persediaan aktual dan total biaya persediaan usulan dengan menggunakan metode material requirement planning. Selain itu juga dilakukan perbandingan antara biaya penyimpanan material expired pada kondisi aktual dan usulan sehingga mempengaruhi variable biaya yang terkait. Kesimpulan dan Saran Pada bab ini berisi kesimpulan berdasarkan tujuan penelitian yang disesuaikan dengan hasil yang didapatkan pada pengolahan data. Selain itu juga diberikan saran untuk perusahaan dan penelitian selanjutnya. 9