4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada 1. Sesuatu hal dapat dikatakan sebagai suatu sistem jika memenuhi persyaratan sebagai berikut : mempunyai unsur lingkungan (environment), adanya interaksi antar unsur dengan lingkungan, dan mempunyai tujuan yang jelas yang akan dicapai. 2.2. Pengertian Administrasi Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitrasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses social. Dalam pengertian yang luas administasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien 2. Dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan. Salah satu bentuk rumusan pengertian administrasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok. Sedangkan dalam pengertian sempit administrasi 1 Marshal B. Romney, Accounting Information System, Utah, Penerbit : Salemba Empat, 2004, Hal 2 2 Musanef, Manajemen kepegawaian diindonesia, 1996, Hal 1
5 adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan 3. 2.3 Pengertian Bimbingan Belajar Bimbingan belajar atau yang dikenal dengan istilah Bimbel adalah suatu tempat untuk menimba ilmu diluar sekolah. Bimbel sendiri dianggap sangat perlu sekali dalam membantu para siswa untuk mendalami pelajaran-pelajaran yang telah didapat dari sekolah. Biasanya bimbingan belajar dimulai dari siang hingga malam hari dan tidak menggangu kegiatan reguler sekolah seperti biasanya. 2.4 Flow Of Document (FOD) Flow Of Document identik dengan perancangan sistem, maksudnya hampir setiap pengembang sistem memanfaatkan flow of document sebagai salah satu alat perancangan sistem untuk menggambarkan sistem lama pada tahap analisis atau menggambarkan sistem yang baru pada tahap perancangan flow of document adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai sutu jaringan proses fungsional yang di hubungkan satu dengan yang lainnya dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi. Bagan alir ini disebut juga bagan alir formulir yang menunjukkan prosedur dari sistem secara logika yang utama dan arus laporan. Berikut ini simbol simbol yang digunakan dalam Flow Of Document : a) Gambar 2.1 : Simbol Proses b) Gambar 2.2 : Simbol Display Monitor 3 Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, 1996, Hal 2
6 c) d) Gambar 2.3 : Simbol Document e) Gambar 2.4 : Simbol Multi Document f) Gambar 2.5 : Simbol Manual Input g) Gambar 2.6 : Simbol Arsip Gambar 2.7 : Simbol Penghubung 2.5 Pengertian Data Flow Diagram ( DFD ) DFD adalah Diagram yang menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan di simpan. Simbol simbol yang di gunakan DFD : a) Gambar 2.8: Simbol kesatuan luar
7 Kesatuan luar yaitu kesatuan diluar lingkungan luar sistem yang berada dilingkungan luarnya, yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. b) Gambar 2.9 : Simbol arus data Menunjukkan arus data, yang dapat berupa masukan untuk sistem, atau hasil dari proses sistem. c) Gambar 2.10 : Simbol proses Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses, untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. d) Gambar 2.11 : Simbol simpan data Yaitu digunakan sebagai sasaran untuk mengumpulkan data, penyimpanan data ini direpresentasikan dengan dua garis peralel, penyimpanan data ini biasanya dihubungkan dengan penyimpana file file database. 2.6 Pengertian Entity Relationship Diagram ( ERD ) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem acak. Digunakan untuk menunjukkan objek data dan hubungan hubungan yang ada pada objek tersebut dengan menggunakan entity dan relationship yang diperkenalkan pertama kali oleh P.P.Chen pada tahun 1976. Selain mudah disajikan oleh perancangan database, entity relationship diagram juga menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas beserta batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, serta mudah dimengerti oleh pemakai.
8 Simbol simbol yang digunakan ERD : a) Gambar 2.12 : Simbol entitas / objek data Entitas adalah Sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. b) Gambar 2.13 : Simbol relationship Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity. c) Gambar 2.14 : Simbol attribute Attribute adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang atau relationship tersebut. d) Cardinality dalam Relationship Cardinality digunakan untuk menjelaskan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui suatu relationship. 1. One to one ( 1 : 1 ) Hubungan antara entity pertama dengan entity ke dua adalah satu berbanding satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya dan diwakili dengan tanda anak panah tunggal. 2. One to Many ( 1 : M ) Hubungan antara entity pertama dengan entity ke dua adalah satu berbanding banyak.
9 3. Many to Many ( M : M ) Hubungan antara entity pertama dengan entity ke dua adalah banyak berbanding banyak. e) Derajat Relationship Derajat Relationship adalah jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu relationship. Ada tiga derajat Relationship dalam ERD, yaitu: 1. Unary (Derajat Satu ) Yaitu satu relationship yang dihubungkan dengan satu entity, dimana penghubungnya ada dua. Gambar 2.15. Simbol Unary 2. Binary (Derajat Dua) Yaitu satu relationship dihubungkan dengan dua entity yang berbeda. Gambar 2.16. Simbol Binary
10 3. Ternary (Derajat Tiga) Yaitu satu relationship menghubungkan tiga entity yang berbeda satu sama lain. Gambar 2.17. Simbol Ternary 2.7 Pengertian Normalisasi Metode Normalisasi adalah suatu proses perancangan database untuk mendapatkan bentuk normal. Normalisasi berkaitan dengan suatu proses, sedangkan normal form berkaitan dengan output proses. Jika suatu relasi berada dalam bentuk normal, maka ia juga termasuk dalam bentuk normal tersebut didalamnya atau dibawahnya. Suatu relasi dikatakan sudah berada pada bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa yang lebih tinggi dianggap lebih baik dari tingkat dibawahnya. Normalisasi yang akan digunakan pada sistem ini hanya sampai dengan tingkat 3 NF ( Third Normal Form ). Tingkatan tingkatan normalisasi : 1. First Normal Form ( 1 NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kesatu ( 1 NF ) bila setiap data bersifat atomic yaitu tiap atribut hanya mempunyai satu nilai dan tidak ada set atribut yang berulang ulang 2. Second Normal Form ( 2 NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua ( 2 NF ) bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kesatu, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya.
11 3. Third Normal Form ( 3 NF ) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normak ketiga ( 3 NF ) bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya. 2.8. Penjelasan Tentang Visual Basic Versi 6.0 Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang mendukung tehnik pemrograman Event-Driven sehingga user diperbolehkan untuk mengontrol bagaimana akan memasukan informasi dan berbasis pada Object Oriented Programming (OOP) 2.8.1 Tampilan Visual Basic berisi elemen-elemen sebagai berikut : Gambar 2.18. Interface Visual Basic
12 a. Menubar Menubar adalah Kumpulan menu-menu atau perintah-perintah yang digunakan untuk mengatur penggunaan Visual Basic, mulai dari pengorganisasian file, peng-editan file, menjalankan file, dan lain sebagainya. Gambar 2.18. Menubar b. Toolbar Toolbar adalah kumpulan dari beberapa tombol yang berfungsi untuk menyediakan akses cepat untuk menggunakan perintah-perintah yang biasa digunakan dalam lingkungan pemograman. Gambar 2.19. Toolbar c. Form Form adalah halaman dalam pembuatan program, diform inilah objek-objek diletakkan, diatur sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah tampilan yang sempurna.
13 Gambar 2.20. Form d. Toolbox Toolbox berisi tools yang dapat digunakan pada saat design tampilan program untuk dan diletakkan didalam form dan diatur sesuai dengan kebutuhan user interface. Gambar 2.21. Toolbox
14 e. Jendela Properties Jendela Properties merupakan tempat dimana programmer dapat merubah nilai atau property sebuah objek. Gambar 2.22. Jendela Properties f. Jendela Project Project Windows menampilkan daftar form, kode modul dan file-file control yang membangun project yang aktif. Project adalah kumpulan dari file yang digunakan dalam membangun suatu aplikasi. Gambar 2.23. Jendela Project
15 g. Window Code Window Code atau Jendela Kode adalah salah satu jendela yang penting di dalam visual basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi visual basic. Setiap objek pada isual basic dapat ditandai dengan kode-kode program tertentu untuk melakukan tugastugas tertentu, misalnya menutup aplikasi, membatalkan perintah dan sebagainya. Gambar 2.24. Window Code