PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI RUMAH MAKAN MULTICABANG X

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI RUMAH MAKAN MULTICABANG X Ali Reza Yudhistira Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Surabaya alipunya@ymail.com Abstrak Rumah makan X saat ini telah memiliki beberapa cabang. Proses transaksi yang dilakukan didalam rumah makan saat ini masih menggunakan metode konvensional (paper-based) mulai dari proses penjualan, pembelian bahan, produksi bahan baku, pencatatan jumlah bahan baku, dan proses lainnya. Dari sistem saat ini, terdapat beberapa masalah seperti dibutuhkan waktu yang lebih dalam perhitungan transaksi-transaksi yang ada disetiap cabang. Pada tugas akhir ini, data transaksi yang terjadi pada setiap cabang rumah makan meliputi penjualan, pembelian, pembayaran, dan produksi akan disimpan pada sebuah sistem basis data. Data tersebut akan diolah dan akan menjadi laporan-laporan akuntansi yang tepat dan efisien. Pada tahap verifikasi, dilakukan uji coba pada sistem ini agar terbebas dari kesalahan. Pada tahap validasi, dilakukan proses interview kepada pemilik dan pegawai dari rumah makan tersebut agar memastikan program telah berjalan sesuai dengan kebutuhan sistem. Kesimpulan dari pembuatan sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi ini dapat digunakan oleh rumah makan X untuk mencatat data transaksi dan diolah untuk menjadi laporan akuntansi. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, multicabang, rumah makan Abstract X restaurant is already has a few branch restaurant. Transaction process in this restaurant still use conventional method (paper-based) such as selling process, material purchasing, material production, material recording, and other process. From this system, there are a few problem such as need more time to count all transaction in every branch restaurant. On this final assignment, transaction data where happened in every branch restaurant including selling purchasing, payment and production will be save in a database system. Those data will be processed and become an efficient and right accounting report. On verification state, the system will be tested for free from any 1

mistake. On validation state, we do same interview to the owner and his employee to ensure the system run as well as what system needed. Conclusion of this accounting information system are this system information is used by Restaurant X for recording any transaction nad processed became an accounting report. Keyword: Accounting Information system, multi branch, restaurant PENDAHULUAN Sebuah rumah makan pada umumnya diawasi dan dikelola oleh pemiliknya sendiri. Ketika rumah makan tersebut terus berkembang, sangat memungkinkan untuk pemilik rumah makan tersebut membuka cabang rumah makan baru dilokasi yang berbeda. Jika rumah makan sudah memiliki banyak cabang, pemilik akan mengalami kesulitan untuk mengawasi satu per satu cabang yang dia miliki, terlebih jika cabang rumah makan tersebut terletak jauh dari rumah tempat tinggal dari pemilik tersebut. Oleh karena itu, seorang pemilik membutuhkan seorang supervisor untuk membantu mengawasi dan bertanggung jawab terhadap cabang dari rumah makan yang dia miliki. Seorang supervisor bertanggung jawab terhadap cabang rumah makan yang telah diberikan wewenang dari pemilik, terutama pada proses transaksi keuangan dan akuntansi. Pemilik rumah makan pun tidak melepas sepenuhnya kepada supervisor, pemilik perlu melakukan pengecekan semua transaksi penjualan, proses akuntansi di setiap cabang rumah makan yang dia miliki agar tidak terjadi pemalsuan transaksi keuangan. Untuk melakukan pengecekan tersebut, dapat memakan waktu dan biaya. Selain itu, jika pemilik sedang berhalangan untuk mendatangi setiap cabang, hal tersebut bisa saja tertunda dan hal tersebut merupakan peluang terjadinya pemalsuan data yang berada di cabang tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi akuntansi dengan cabang yang dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 2

METODE TUGAS AKHIR Beberapa tahapan yang dilakukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini adalah: 1. Pengumpulan Data. Merumuskan data-data dan masalah yang dihadapi dalam pegawasan dan pengontrolan data transaksi keuangan dan akuntansi disetiap cabang rumah makan. 2. Analisis sistem. Menganalisis keadaan sistem saat ini serta menganalisis kebutuhan dari sistem informasi rumah makan dengan cabang. 3. Desain sistem Membuat perancangan desain yang akan dibuat, meliputi desain antar muka, desain basis data, dan desain sistem. 4. Implementasi Pembuatan implementasi dari hasil analisa dan desain sistem berupa program berbasis web dan desktop. 5. Evaluasi Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan. 6. Dokumentasi Pada tahap ini disusun laporan dari tiap-tiap tahap. Laporan ini akan disusun sebagai laporan tugas akhir. HASIL DAN PEMBAHASAN Tahap analisis yang dilakukan untuk pembuatan tugas akhir sistem informasi akuntansi diperoleh sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan antara lain: Dapat menggantikan proses akuntansi yang selama ini masih konvensional menjadi sistem yang terkomputerisasi. Sistem juga dapat menampilkan dan mencetak laporan akuntansi berdasarkan tiap cabang dan secara keseluruhan. Untuk laporan yang secara keseluruhan hanya dapat dilihat oleh pemilik saja. 3

Sistem dapat mengurangi jumlah stok secara langsung ketika pesanan konsumen diinputkan kedalam sistem. Sehingga pegawai tidak perlu menghitung secara manual jumlah bahan makanan dan minuman yang tersedia. Proses dine in dengan proses take away dipisahkan, sehingga mempermudah untuk membedakan antara dine in dengan take away. Untuk menu pelayanan take away tidak perlu mengisikan nomor meja. Untuk proses delivery, seluruh data konsumen berupa nama, alamat dan nomor telepon akan disimpan untuk digunakan sebagai media promosi nantinya. Biaya delivery harga yang sama antara yang jaraknya jauh dengan jarak yang dekat. Untuk proses pembelian, dibutuhkan sistem yang dapat mencatat semua pembelian kepada pemasok dengan sistem pembagian wewenang pembelian. Selain itu ada pemberitahuan bahwa ada stok dari bahan makanan dan minuman yang akan habis. Membuat menu untuk pendistribusian bahan baku dari pusat ke cabang Rumah makan, hal tersebut bertujuan untuk memudahkan dalam perhitungan stok yang ada. Membantu pemilik Rumah Makan untuk mengawasi jumlah stok secara langsung tanpa menunggu dari supervisor dari cabang ke-n. Hal itu dikarenakan stok bahan makanan minuman merupakan bagian vital bagi Rumah Makan tersebut. Membuat ulang desain user interface, sehingga dapat membantu mempercepat atau mempermudah dalam pengoperasian sistem. Membuat sistem yang terintegrasi antara cabang dengan sistem untuk pemilik, sehingga pemilik tidak perlu mendatangi tiap cabang untuk mengecek. Sistem yang dikasir berbasis desktop sedangkan sistem yang diperuntukan kepada pemilik bersifat web. 4

Setiap transaksi akan dicatat pada akun-akun tertentu. Setelah melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem, akan dilakukan proses desain sistem yang berupa pembuatan data flow diagram yang menggambarkan aliran data dari setiap proses. Pada rumah makan X terdapat proses utama, yaitu proses penjualan, pembelian, produksi, proses kepegawaian, dan pembuatan laporan. Desain data flow diagram level 1 dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1 Data Flow Diagram level 1 5

Tahap selanjutnya setelah data flow diagaram adalah proses mapping yang menghasilkan tabel-tabel yang berisi data-data yang digunakan pada basis data dan perancangan desain tampilan dari sistem. Salah satu perancangan desain tampilan dapat dilihat pada gambar 2 Nama Login Kata Sandi Masuk Gambar 2 Rancangan Halaman login Tahap berikutnya adalah tahap implementasi program yang menggunakan PHP dengan framework codeigneter, Visual Studio 2006. Salah satu contoh tampilan aplikasi dapat dilihat pada gambar 3 Gambar 3 Implementasi halaman Login Setelah program selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah proses uji coba agar memastikan bahwa program terbebas dari kesalahan. Selain itu dilakukan wawancara dengan pemilik dan pegawai agar memastikan program telah memenuhi kebutuhan. Uji coba dilakukan pada stiap proses yang bertujuan apakah program telah menjalankan proses dengan benar. Salah satu uji coba yang dilakukan dapat dilihat pada gambar 4. 6

Gambar 4 Uji Coba Proses Login Proses selanjutnya adalah proses validasi dengan melakukan wawancara kepad pemilik dan pegawai rumah makan. Pertanyaan diberikan ketika masingmasing dari user mencoba menjalankan program. Adapun pertanyaan yang diajukan adalah sebagai berikut : 1. Pemilik a. Apakah program yang baru ini sangat membantu dalam pengonrolan cabang rumah makan yang anda miliki? 2. Kasir a. Apakah program ini membantu anda dalam melakukan penjualan? Jawaban dari pertanyaan tersebut adalah: 1. Pemilik a. Program ini sangat membantu dalam mengawasi setiap aktifitas pada cabang-cabang rumah makan yang saya miliki mulai penjualan, produksi, dan pembelian. Selain itu dalam pembuatan laporan menjadi mudah dan efisien. 2. Kasir a. Program yang baru ini memudahkan saya bekerja, terutama pencatatan transaksi penjualan di cabang ini. Tampilan dari program ini sangat mudah dipahami, pada sistem yang dulu tampilannya masih kacau dan susah untuk dipahami. 7

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi akuntansi rumah makan X dengan cabang, yaitu : Program ini membantu pemilik dari rumah makan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi pada Rumah Makan tersebut. Program ini memudahkan dalam pembuatan laporan akuntansi rumah makan dari setiap cabang yang ada. Program ini membantu kasir dalam melakukan transaksi yang terjadi pada rumah makan yang ditempatinya Dengan adanya program ini pembuatan laporan dapat dibuat menjadi sangat cepat dan akurat. Beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan dari tugas akhir ini antara lain : Bisa ditambahkan fitur untuk menangani pegawai meliputi absensi dan penggajian yang mendetail. Penggunaan basis data disetiap cabang dan akan dikumpulkan menjadi satu kedalam database pusat. DAFTAR PUSTAKA Ellislab. 2006. CodeIgniter User Guide Version 2.1.0. http://ellislab.com/codeigniter/user-guide/ : INTERNET. dikutip pada tanggal 24 Maret 2012 McLeod, R.2004. Sistem Informasi Manajemen (7th ed). Prentice-Hall Inc, New Jersey. 411 pp. Wahyono, T. 2004. Sistem Informasi Akuntansi : Analisis, Desain, dan Pemrograman Komputer. Penerbit Andi, Salatiga 8