BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Persediaan merupakan hal yang tidak asing di dalam perusahaan, baik perusahaan industri, perdagangan, maupun jasa. Keberadaan persediaan di suatu perusahaan cukup penting demi menunjang kelancaran aktivitas perusahaan. Menurut pendapat Warren, Reeve dan Fess (2005:440) mengatakan bahwa persediaan adalah Barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam proses produksi atau disimpan untuk tujuan itu. Persediaan itu sendiri bersifat aktiva lancar, biasanya disimpan dalam gudang perusahaan yang mencakup barang jadi (siap dijual), barang dalam proses, dan barang mentah atau pelengkap. Tidak hanya dalam perusahaan manufaktur, persediaan di perusahaan jasa pun merupakan asset perusahaan. Kenyataan bahwa persediaan merupakan asset perusahaan, menuntut adanya perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan, kunci penting dalam peran menumbuhkan produktivitas dan competitive advantage perusahaan. Perusahaan yang memiliki target atau tujuan, membutuhkan suatu proses manajemen, yakni proses mengkoordinasi kegiatan-kegiatan pekerjaan untuk pencapaian yang efektif dan efisien Robbins, Stephen P. dan Coulter, Mary (2002:6). Adapun perencanaan dan pengendalian merupakan salah satu bagian dari ilmu manajemen dan teknik industri yang cukup memiliki andil dalam 1
2 mewujudkan daya saing atau nilai tambah kompetitif dengan pengaturan proses bisnis secara efektif dan efisien, yang berarti, dengan sumber daya yang tersedia, perusahaan dapat memperoleh hasil maksimal, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Terlebih lagi, saat ini dunia bisnis memasuki era globalisasi, dimana setiap bidang kerja dituntut untuk mampu bersaing dan beradaptasi dengan perkembangan ekonomi yang cukup pesat, kompleks, dan kompetitif. Oleh karena itu, suatu bisnis haruslah berani melakukan perubahan untuk mempertahankan nilai kompetitif. Perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan merupakan langkah awal bagi perusahaan yang memiliki andil besar dalam mengurangi kemubaziran dan meningkatkan pencapaian perusahaan. Baik dalam perusahaan manufaktur maupun jasa, perencanaan dan pengendalian persediaan tidak lepas dari fungsi pembenahan proses bisnis yang meliputi penjadwalan pemesanan barang, penentuan ukuran atau jumlah barang, dan pemberdayaan sumber daya. Suatu bisnis dapat dikatakan sukses, diukur dari kemampuan perusahaan menyelesaikan proyek tersebut dengan waktu dan budget yang ditentukan. Baik-tidaknya pengelolaan waktu dan budget akan berdampak pada kelancaran proses bisnis atau proyek di dalam perusahaan tersebut, ditambah dengan tantangan perusahaan memenuhi permintaan konsumen. Secara garis besar, perencanaan dan pengendalian dilakukan untuk menekan budget dan memaksimalkan laba dalam jangka waktu tertentu, atau dengan kata lain menciptakan efisiensi dan efektivitas bagi operasional perusahaan. Katakanlah persediaan dalam suatu perusahaan melebihi kapasitas gudang, atau dengan kasus lain, perusahaan tidak dapat melakukan aktivitas
3 bisnis, karena barang-barang pendukung aktivitas bisnis tersebut belum tiba atau tidak ada. Kedua peristiwa ini apabila benar-benar terjadi, tentu akan menjadi masalah yang merugikan perusahaan. Kelebihan persediaan menyebabkan penggunaan dana yang tidak efisien untuk barang dalam jumlah besar, sehingga dibutuhkan penambahan biaya penyimpanan dan perawatan, serta memperbesar resiko kehilangan barang. Sedangkan bila persediaan kurang, perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk memenuhi permintaan konsumen dan memperoleh laba. Lebih parahnya lagi, kekurangan persediaan dapat mengurangi tingkat kepercayaan dan brand image perusahaan di mata konsumen. Meskipun demikian, proses perencanaan dan pengendalian terhadap persediaan tetap menjadi masalah rutin yang dialami setiap perusahaan profit dan non-profit dalam sektor ekonomi. PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta adalah unit ke dua yang ada di lingkungan PT. PLN (Persero) Pusdiklat, yang bergerak di bidang pendidikan dan pelatihan non teknik untuk kebutuhan internal PLN, yaitu bidang Sumber Daya Manusia, Administrasi, dan Tata Usaha Langganan. Penulis melakukan observasi di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta ini bertujuan untuk menciptakan suatu metode pengelolaan yang tepat untuk perencanaan dan pengendalian persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. Adapun ATK yang akan diteliti dalam penulisan ini adalah ATK regular, yang didistribusikan kepada peserta pendidikan atau diklat untuk menunjang aktivitas pembelajaran. Dalam hal ini, yang menjadi permasalahan bagi Udiklat Jakarta adalah jumlah peserta pendidikan dan pengadaan diklat yang fluktuatif setiap
4 bulannya, sehingga persediaan alat tulis kantor terkadang tidak sesuai dengan jumlah peserta dan rencana diklat yang telah ditentukan. Oleh karena itu, metode pengadaan persediaan yang mencakup perhitungan pembelian optimal, re-order point, safety stock, peramalan, simulasi, dan perbandingan biaya yang keluar sebelum dan sesudah perencanaan dan pengendalian persediaan dilakukan untuk menjaga efektivitas serta efisiensi pengadaan persediaan ATK regular di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. 1.2 Perumusan Masalah Masalah yang terjadi pada pengelolaan persediaan adalah ketidaksesuaian persediaan ATK Regular terhadap jumlah peserta diklat. Ketidaksesuaian ini dapat terjadi karena beberapa hal, seperti peserta diklat yang tidak datang, atau peserta yang datang justru jauh melebihi jumlah yang direncanakan. Dan hal lain yang memicu ketidaksesuaian pengadaan persediaan adalah adanya diklat-diklat yang tidak direncanakan, tetapi pada kenyataannya disisipkan atau diadakan pada periode berjalan. Akibatnya antara lain, pemesanan yang tidak terencana, tidak terkontrolnya penyebaran ATK, dan ketidaktersediaan stock. Dalam hal ini, penulis merumuskan masalah menjadi beberapa bagian sebagai berikut: - Metode apa yang tepat untuk tiap jenis ATK Regular pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta?
5 - Berapa jumlah pembelian yang optimal untuk masing-masing jenis ATK Regular PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta? - Berapa frekuensi dan re-order point yang optimal bagi PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta melakukan pemesanan untuk tiap jenis ATK Regular? 1.3 Ruang Lingkup - Penelitian dilakukan di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta divisi sarana dan prasarana, terutama dalam hal pengadaan persediaan ATK Regular. - Periode data yang digunakan adalah Januari 2011-Desember 2012. - Penetapan metode dan ukuran pemesanan yang optimum atas kebutuhan ATK Regular pada periode berjalan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian - Mengetahui metode pengadaan persediaan ATK Regular yang tepat pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta untuk kelancaran aktivitas diklat. - Mengetahui jumlah pemesanan optimal tiap jenis ATK Regular pada PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta. - Mengetahui frekuensi dan batas stock yang optimal tiap jenis ATK Regular untuk PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta melakukan pemesanan kembali.