BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Persediaan 2.1.1 Pengertian Persediaan Persediaan dapat diartikan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan-bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Dari pengertian diatas, maka didapat jenis-jenis persediaan yaitu persediaan bahan baku, persediaan bagian produk, persediaan bahan-bahan pembantu, persediaan barang-barang setengah jadi dan persediaan barang jadi (Rangkuti, 2006). Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktivitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin persediaan dengan biaya serendah-rendahnya. Secara teknis, persediaan adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh
7 perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan (Ristono, 2009). Pertanyaan mendasar yang harus dijawab dalam sistem persediaan adalah berapa banyak dan kapan melakukan pemesanan. Untuk menjawab kedua pertanyaan tersebut sangat tergantung pada pada parameter seperti permintaan, biaya persediaan dan tenggang waktu (Yamit, 2005). 2.1.2 Fungsi Persediaan Persediaan timbul disebabkan oleh tidak sinkronnya permintaan dengan penyediaan dan waktu yang digunakan untuk memproses bahan baku. Untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukan persediaan. Oleh karena itu terdapat empat faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan yaitu faktor waktu, faktor ketidakpastian waktu datang, faktor ketidakpastian penggunaan dalam pabrik dan faktor ekonomis. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (lead time). Persediaan bahan baku juga terikat kepada penyedia yang berhubungan dengan ketidakpastian waktu datangnya bahan baku yang mengharuskan perusahaan membuat jadwal operasi lebih teliti di setiap levelnya. Selain itu, dilihat dari faktor ekonomisnya, pembelian bahan baku dalam jumlah yang besar memungkinkan perusahaan mendapatkan potongan harga yang dapat menurunkan biaya. Persediaan diperlukan untuk menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis (Yamit, 1999).
8 2.1.3 Biaya dalam Persediaan Berbagai macam biaya yang perlu diperhitungkan saat mengevaluasi masalah persediaan. Biaya persediaan tersebut didasarkan pada parameter ekonomis yang relevan dengan jenis biaya sebagai berikut (Yamit, 1999): 1. Biaya pembelian (Purchase cost) Biaya pembelian adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya item dalam persediaan. Untuk pembeliaan item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik. 2. Biaya pemesanan (order cost/setup cost) Biaya pemesanan (S) adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari penyedia atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya ini diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan. Biaya pemesanan dapat berupa: biaya membuat daftar permintaan, menganalisis pernyedia, membuat pesanan pembelian, penerimaan bahan, inspeksi bahan dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat perubahan proses produksi, pembuatan jadwal kerja, persiapan sebelum produksi dan pengecekan kualitas. 3. Biaya penyimpanan (carrying cost/holding cost) Biaya penyimpanan (H) adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya penyimpanan dapat berupa: biaya modal, pajak, asuransi, pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan.
9 4. Biaya kekurangan persediaan (stockout cost) Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain. Masalah utama yang ingin dicapai oleh pengendalian persediaan adalah meminimumkan biaya operasi total perusahaan yaitu antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Jadi, ada dua keputusan yang perlu diambil dalam hal ini, yaitu berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan (Subagyo et al., 2000). Tujuan dalam model persediaan ini adalah untuk memilih nilai pemesanan (Q) yang mengandung kesemua biaya diatas serendah-rendahnya. Akan tetapi, yang perlu diperhatikan hanyalah biaya-biaya yang relevan saja. Biaya pembelian dan kekurangan persediaan dapat diabaikan karena biaya tersebut akan timbul tanpa tergantung pada frekuensi pemesanan. Oleh karena itu, tujuan dari model persediaan ini menjadi meminimumkan (Subagyo et al., 2000): = + 2 dimana: = total biaya persediaan = banyaknya permintaan selama periode tertentu = banyaknya pemesanan yang optimal = biaya pemesanan per sekali pesan = biaya penyimpanan 2.2 Pengendalian Persediaan Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya
10 persediaan. Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi (Ristono, 2009). Fungsi utama pengendalian persediaan adalah menyimpan untuk melayani kebutuhan perusahaan akan barang mentah/barang jadi dari waktu ke waktu (Subagyo et al., 2000). Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan (Ristono, 2009). 2.3 Economic Order Quantity (EOQ) 2.3.1 Pengertian Metode Economic Order Quantity (EOQ) Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu metode yang digunakan untuk mengendalikan persediaan. Metode ini optimal untuk digunakan. (Render dan Heizer, 2006). Metode Economic Order Quantity (EOQ) disebut juga jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan total biaya persediaan. Dengan tingkat penggunaan yang tepat, persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan ketika persediaan hanya tinggal sebanyak kebutuhan selama tenggang waktu, maka pemesanan kembali harus dilakukan (Yamit, 1999).
11 Metode Economic Order Quantity (EOQ) berusaha mencapai tingkat persediaan yang seminimal mungkin, biaya rendah dan mutu yang lebih baik. Perencanaan dengan metode ini akan mampu meminimalisasi terjadinya out of stock sehingga tidak mengganggu proses produksi perusahaan karena adanya efisiensi persediaan bahan baku di dalam perusahaan yang bersangkutan (Puspika dan Anita, 2013). Biaya persediaan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) untuk semua jenis material lebih rendah dibandingkan dengan metode yang diterapkan oleh perusahaan tersebut dan juga metode ini sangat cocok diterapkan di dalam perusahaan yang memiliki perbandingan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang besar (Suswardji et al., 2012). Model Economic Order Quantity (EOQ) ini sangat direkomendasikan untuk mengendalikan total biaya persediaan. Dengan peramalan yang telah dilakukan, hasilnya menunjukkan bahwa biaya pemesanan perusahaan berbanding lurus dengan frekuensi pemesanan. Jika perusahaan mengurangi banyaknya pemesanan maka biaya pemesanan dapat dikurangi. Metode ini akan sangat menjanjikan terhadap persediaan perusahaan, dimana dengan biaya persediaan yang ekonomis akan tetap menghasilkan produk yang berkualitas baik dan tentunya keuntungan yang meningkat (Gonzalez dan Gonzalez, 2010). Metode Economic Order Quantity (EOQ) ini dapat dilakukan dengan menggunakan asumsi sebagai berikut (Render dan Heizer, 2006): 1. Kebutuhan bahan baku dapat ditentukan, relatif tetap dan terus menerus. 2. Tenggang waktu (lead time) pemesanan dapat ditentukan dan relative tetap. 3. Persediaan dari sekali pemesanan datang sekaligus. 4. Quantity Discount atau diskon yang didapat pemesan apabila memesan dalam jumlah yang besar tidak diperhitungkan. 5. Variabel-variabel biaya hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. 6. Stockouts atau kekurangan bahan baku dapat dicegah apabila pemesananan dilakukan di waktu yang tepat.
12 2.3.2 Rumus Economic Order Quantity (EOQ) Secara matematis, Q (jumlah pemesanan yang optimal) dapat dihitung dengan menurunkan (derivasi) persamaan total biaya (TC), kemudian samakan dengan nol (Subagyo et al., 2000). = + 2 = + 2 =0 + 2 =0 = 2 2 = = 2 = 2 Selanjutnya, dengan menggunakan rumusan diatas dapat kita temukan banyaknya pemesanan ( ) selama periode tertentu yaitu dengan rumus (Render dan Heizer, 2006): = di mana: = banyaknya permintaan selama periode tertentu = banyaknya pemesanan yang optimal = banyaknya pemesanan
13 2.3.3 Flowchart Economic Order Quantity (EOQ) Mulai Input data jumlah permintaan (D), biaya pemesanan (S), biaya penyimpanan (H) EOQ = Jumlah pemesanan optimal Mencari banyaknya pemesanan dalam satu tahun (N) = Banyak pemesanan seharusnya dalam satu tahun Selesai Gambar 2.1 Flowchart Economic Order Quantity (EOQ)
14 2.4 Persediaan pengaman (Safety Stock) Secara sederhana, persediaan pengaman (safety stock) adalah suatu pencegahan terhadap stockout (persediaan habis di gudang). Faktor-faktor yang mempengaruhi stockout tersebut seperti permintaan yang berubah-ubah, ketidaktelitian di dalam peramalan dan bervariasinya waktu tunggu dari masingmasing bahan baku. Beberapa manajer perusahaan menggunakan firasat di dalam mengatur tingkat persediaan pengaman atau di dalam beberapa porsi misalnya 10 atau 20 persen. Secara matematis, pendekatan terhadap banyaknya persediaan pengaman tersebut berguna untuk menyeimbangkan antara memaksimumkan pelayanan terhadap konsumen dan meminimumkan biaya persediaan (King, 2011). Oleh sebab itu, Render dan Heizer merumuskan banyaknya persediaan pengaman adalah sebagai berikut: = dimana: = banyaknya persediaan pengaman = faktor pengaman yang digunakan perusahaan = standar deviasi permintaan barang Dalam hal ini, faktor pengaman yang dimaksudkan adalah besar probabilitas yang digunakan perusahaan terhadap terjadinya stockout. Misalnya, perusahaan menggunakan probabilitas sebesar 5% terjadinya stockout, maka dengan menggunakan tabel distribusi frekuensi normal didapat nilai Z 0,05 = 1,65 (Render dan Heizer, 2006).
15 2.4.1 Flowchart Persediaan Pengaman (Safety Stock) Mulai Input data jumlah permintaan (D) dan safety factor (Z) Mencari nilai standar deviasi (σ) SS = Z x σ Banyaknya persediaan pengaman Selesai Gambar 2.2 Flowchart Persediaan Pengaman (Safety Factor) 2.5 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) Titik pemesanan kembali adalah suatu tingkat tertentu di dalam persediaan dimana pemesanan harus segera dilaksanakan pada saat titik tersebut telah tercapai (Rangkuti, 2006).
16 Rumusan untuk mencari titik pemesanan kembali adalah sebagai berikut: = + dimana: = titik pemesanan kembali = banyaknya permintaan dalam periode tertentu = waktu tunggu per periode = banyaknya persediaan pengaman 2.5.1 Flowchart Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) Mulai Input data jumlah permintaan (D), waktu tunggu (L) dan persediaan pengaman (SS) ROP = (D x L) +SS Titik pemesanan kembali (ROP) Selesai Gambar 2.3 Flowchart Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)
17 2.6 Flowchart Pengendalian Persediaan Menurut Metode Economic Order Quantity (EOQ) Mulai Input data jumlah permintaan, biaya penyimpanan, biaya pemesanan dan lead time Banyak pemesanan yang ekonomis (EOQ) Ya Banyaknya persediaan pengaman (SS) Titik pemesanan kembali (ROP) ROP SS + EOQ Tidak Persediaan sudah optimal Selesai Gambar 2.4 Flowchart pengendalian persediaan menurut metode EOQ