BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR 1. Pengertian Sistem Adanya sistem dalam sebuah organisasi maupun kelompok dalam melakukan kegiatan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk membuat kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. Secara umum menurut Krismiaji yang mengutip dari West Churchman, The System Approach (1968:29) sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Mulyadi (2001:2) menyatakan bahwa sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekelompok dua atau lebih komponen, yang saling berhubungan atau sistem yang memiliki tujuan yang sama (Hall, 2011:5). Dari pendapat beberapa ahli tentang pengertian sistem di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur yang saling berhubungan erat untuk mencapai tujuan tertentu. 6
7 Gambar 2.1 Model Sistem Masukan Sistem Keluaran Model Sistem Sederhana Masukan 1 Keluaran 1 Masukan 2 Keluaran 2 Sistem Masukan n Keluaran n Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran Sumber: Gordon B. Davis (1995:69) Dalam kaitannya dengan akuntansi, sistem yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem akuntansi yang merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa guna memudahkan pengelolaan perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen (Mulyadi, 2001:3). Berikut ini adalah penjelasan mengenai unsur-unsur akuntansi tersebut: a) Formulir Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena tugasnya adalah untuk merekam (mendokumentasikan) peristiwa yang terjadi dalam perusahaan. Selain itu formulir
8 juga sering disebut sebagai media karena formulir merupakan media yang digunakan untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b) Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. c) Buku Besar (General Ledger) Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang telah disesuaikan dengan unsur-unsur yang akan disajikan dalam laporan hasil akhir untuk meringkas data keuangan yang sebelumnya telah dicatat dalam jurnal. d) Buku Pembantu (Subsidiary Ledger) Buku pembantu digunakan untuk memberikan rincian lebih lanjut atas data keuangan telah digolongkan dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi terakhir yang akan dibuat sebelum dilanjutkan dengan penyajian laporan keuangan. e) Laporan Hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan,
9 laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. 2. Pengertian Prosedur Prosedur melibatkan persiapan input, proses transaksi, deteksi kesalahan dan koreksinya, kontrol, rekonsiliasi saldo, akses terhadap database, instruksi dari operator komputer dan persiapan pendistribusian output (Romney dan Steinbart, 2012:667). Menurut Mulyadi (2001:5) definisi dari prosedur adalah suatu sistem urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Merujuk pada penjelasan W. Gerald Cole, Baridwan (2002:3) mendefinisikan prosedur sebagai suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu atau beberapa departemen untuk melaksanakan kegiatan perusahaan yang dilakukan secara berulang.
10 B. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL Sistem pengendalian internal adalah sebuah sistem yang mengatur karyawan perusahaan untuk menjaga aset-aset yang dimiliki perusahaan, memastikan catatan dan informasi akuntansi akurat dan dapat dipercaya, efisien dalam melakukan tugas dan mengukur kepatuhan yang berdasarkan dengan peraturan (Hall, 2011:128). Merujuk pada The committe of Sponsoring Organization (COSO), Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI) (2011: 319.2) mendefinisikan pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas-entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: a. Keandalan laporan keuangan. b. Keefektifan dan efisiensi operasi. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakankebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan (Rama dan Jones, 2009:132). 1. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam organisasi terdiri dari beberapa komponen atau unsur. Komponen yang terdapat dalam pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164) adalah:
11 a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit. d. Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya. Sesuai dengan SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraf 07, Mulyadi (2009:183) menjelaskan dalam bukunya bahwa pengendalian internal terdiri dari lima unsur pokok yang saling berkaitan yaitu: a. Lingkungan pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penilaian risiko (risk assessment) Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko yang harus dikelola. c. Aktivitas pengendalian (control activities) Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
12 d. Informasi dan komunikasi (information and communication) Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. e. Pemantauan (monitoring) Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Arens & Loebbecke (2009:258) dalam merancang struktur pengendalian intern, manajemen mempunyai kepentingankepentingan sebagai berikut: a. Keandalan laporan keuangan Manajemen perusahaan bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor dan pengguna lainnya. manajemen mempunyai kewajiban hokum dan professional untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai standar laporan, yaitu prinsip akuntansi yang berlaku umum. b. Mendorong keefektifan dan efisiensi operasional Pengendalian dalam suatu organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengrangi penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien.
13 c. Ketaatan pada hukum dan peraturan Pengendalian internal yang baik tidak hanya menyediakan seperangkat peraturan lengkap dan sanksinya saja. Tetapi pengendalian internal yang baik akan mampu mendorong setiap personal untuk mematuhi peraturan yang sudah diterapkan dan berkaitan erat dengan akuntansi contohnya adalah UU Perpajakan dan UU Perseroan Terbatas. C. HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa sistem akuntansi dan sistem pengendalian sangat erat hubungannya satu sama lain. Sistem pengendalian intern harus ada dalam sistem akuntansi yang akan digunakan dan sistem pengendalian tersebut akan dapat mencegah adanya kemungkinan risiko-risiko yang akan dihadapi oleh perusahaan maupun kecurangan yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang perlu dilakukan dalam tahapan prosedur pengiriman dan penerimaan barang adalah sebagai berikut:
14 Tabel 2.1 Resiko dan Pengendalian Intern dalam Pengiriman Surat dan Paket Luar Negeri dari Kantor Pos Solo Tahapan Prosedur Penerimaan paket dari pengirim Penyortiran surat dan paket Pemegang Fungsi Bagian Loket Bagian Proses Dokumen Bukti penyerahan, Pertinggal kantor asal, Bukti pengiriman, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman Bukti penyerahan, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman Catatan Akuntansi Pertinggal kantor asal Aktivitas Pengendalian Pengecekan isi kiriman berdasarkan keterangan tertulis di resi Penentuan barang termasuk dalam daftar barang yang boleh dikirim ke suatu negara Penyortiran sesuai dengan daerah tujuan barang kiriman Pemisahan surat dan paket yang telah disortir dengan yang belum disortir Kemungkinan Salah Saji Barang yang diterima tidak sesuai peraturan (keterangan barang dengan isi berbeda, barang termasuk barang yang dilarang masuk oleh suatu negara) Surat atau paket salah sortir sehingga dikirim ke tempat yang salah Barang hilang saat pengangkutan Surat atau paket yang telah disortir tercampur dengan tumpukan untuk daerah lain
15 Pengantongan surat dan paket Pengiriman surat dan paket Bagian Proses Bagian Distribusi Manifest Puri kirim, Manifest, R7 Pengecekan jumlah kantong yang akan dikirim sesuai dengan jumlah di manifest Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang yang menggunakan bar code Pengecekan barang yang dikirim Saat pengangkutan ke bagian distribusi ada kantong yang tertinggal Pengirim yang tidak puas tidak mengirim barang lewat pos lagi Tidak ada update dari negara tujuan Barang kiriman tidak dapat dilacak pada saat dikirim Barang kiriman hilang, rusak, terlambat saat pengiriman Resi kiriman hilang
16 Tabel 2.2 Resiko dan Pengendalian Intern dalam Penerimaan Surat dan Paket Luar Negeri Di Kantor Pos Solo Tahapan Prosedur Pemegang Fungsi Dokumen Catatan Akuntansi Aktivitas Pengendalian Kemungkinan Salah Saji Penerimaan surat dan paket luar negeri Bagian Paket Manifest kiriman, R6, R7 Pengecekan kesesuaian manifest pengiriman dengan barang yang ada Barang diterima dalam keadaan rusak Barang hilang Pemeriksaaan jumlah surat dan paket luar negeri Bagian Paket Manifest kiriman Pengecekan ulang data barang kiriman yang diterima Jumlah barang yang diterima berbeda dengan jumlah barang yang tertera di manifest kirim Pemeriksaan bea cukai Bagian Bea Cukai Pencacahan dan Pembeaan Kiriman Pos (P.P.K.P) PPKP Pengecekan barang dilakukan secara langsung setelah barang kiriman masuk bea cukai Antrian bea cukai sehingga barang masuk tidak langsung di proses Pengiriman surat dan paket Bagian Antaran Manifest, Puri kirim Pengecekan data barang sesuai bar code dan data yang tertera di barang Salah memasukkan data paket yang diterima dalam komputer Pembuatan puri kirim Surat atau paket yang dikirim mengalami kerusakan saat dikirim
17 D. BAGAN ARUS (FLOW CHART) Romney dan Steinbart (2012:75) mendefinisikan flow chart sebagai sebuah teknik analitis yang digunakan untuk mendeskripsikan suatu aspek yang terdapat dalam sistem informasi dengan jelas, ringkas dan logis. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flow chart dibedakan menjadi empat kategori yaitu: 1. Simbol input/ output Simbol ini melambangkan alat-alat yang digunakan untuk menghasilkan suatu input atau untuk mencatat output dari suatu sistem operasi. 2. Simbol proses Simbol-simbol proses menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk memproses data atau untuk menunjukkan saat proses yang terjadi dilakukan secara manual. 3. Simbol wadah (storage) Simbol ini digunakan untuk mewakili perangkat yang digunakan untuk menyimpan data. 4. Simbol arus dan simbol lain-lain Simbol-simbol ini digunakan untuk menunjukkan arus data, dimana flow chart akan dimulai dan berakhir, kapan keputusan dibuat, dan kapan catatan tambahan dibutuhkan dalam flow chart.
18 Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flow chart diantaranya sebagai berikut: Tabel 2.3 Simbol-Simbol Flow Chart Simbol Nama Keterangan Simbol Arus dan simbol lain-lain Arah arus dokumen atau Arus dokumen atau pemrosesan pemrosesan; arus normal adalah ke kanan atau ke bawah Sebuah tahap pembuatan keputusan; digunakan dalam Keputusan bagan alir program komputer untuk menunjukkan cabang bagi alternatif cara. Penghubung pada halaman berbeda Menghubungkan bagan alir yang berada di halaman yang berbeda Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti Terminal dalam sebuah proses atau program; juga digunakan untuk menunjukkan pihak
19 eksternal. Simbol proses Sebuah fungsi pemrosesan Pemrosesan komputer yang dilaksanakan oleh komputer; biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi. Sebuah fungsi pemrosesan Kegiatan campuran yang dilaksanakan dengan menggunakan alat selain komputer. Sebuah kegiatan pemrosesan Kegiatan manual yang dilaksanakan secara manual Simbol input/output Sebuah dokumen atau Dokumen laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer. Digambarkan dengan Dokumen rangkap menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor
20 dokumen di bagian depan dokumen pada bagian kiri atas. Digunakan menggambarkan untuk berbagai Input/ Output, Jurnal/ Buku besar media input dan output dalam sebuah bagan alir program. Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen. Simbol wadah N Arsip Arsip dokumen disimpan dan diambil secara manual. Huruf didalamnya menunjukkan cara pengurutan arsip: N = Urut nomor; A = Urut abjad; T = Urut tanggal. Sumber : Accounting Information Systems Twelfth Edition E. PENGERTIAN KANTOR POS DAN BARANG IMPOR 1. Kantor Pos Kantor Pos adalah fasilitas fisik tidak bergerak untuk melayani penerimaan, pengumpulan, penyortiran, transmisi, dan pengantaran surat dan paket pos.
21 Kantor Pos Lalu Bea adalah Kantor Pos dimana berlaku pengawasan pabean atas barang-barang yang datang dari luar negeri/ luar daerah pabean. Pada Kantor Pos tersebut ditempatkan petugas Bea Cukai untuk mengawasi lalu lintas barang kiriman. 2. Barang Impor Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 188/PMK.04/2010 tentang Impor Barang yang Dibawa oleh Penumpang, Awak Sarana Pengangkut, Pelintas Batas, dan Barang Kiriman. Barang Kiriman adalah barang impor yang dikirm oleh pengirim tertentu di luar negeri kepda penerima tertentu di dalam negeri. Impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam Daerah Pabean. Sedangkan Daerah Pabean adalah wilayah Republik Indonesia yang meliputi wilayah darat, perairan dan udara di atasnya serta tempat-tempat tertentu di Zona Ekonomi Eksklusif dan Landas Kontinen yang didalamnya berlaku Undang-Undang Kepabeanan.