Corporate Intranet Implementation : Managing Emergent Technologies and Organizational Practices Penulis : Jorgen P. Bansler, Jan Damsgaard, Rens Scheepers, Erling Havn, Jacob Thommesen Sumber : JAIS volume 1, paper 10, December 2000 Dirangkum oleh kelompok 147 dengan anggota Novan Aryandi (120 2000 753) Dokumen ini menggunakan GNU Free Document License, dipersilahkan untuk menggandakan dokumen ini secara bebas Kata Kunci : 1. intranet : intranet 2. system development : pengembangan sistem 3. implementation strategy : proses implementasi suatu strategi 4. support organization : organisasi pendukung 5. role players : pemain-pemain yang berpengaruh 6. technology adaptation : adaptasi teknologi - Masalah : Selama ini telah banyak dilakukan studi-studi mengenai intranet, namun menurut penulis belum ada studi yang dilakukan dengan focus kepada aspek IS development dari suatu intranet. Studi-studi yang telah dilakukan tersebut mengandung sedikit informasi mengenai bagaimana organisasi mengimplementasikan teknologi informasi dan membangun struktur organisasi dan proses untuk mendukung pengembangan intranet organisasi yang masih berlangsung. Tujuan : Mengeksplorasi proses adopsi dan pengembangan dari intranet pada suatu organisasi bisnis berskala besar. Jenis dan metoda penelitian : Studi kasus dari dua perusahaan. Adapun perusahaan yang dipilih adalah PharmaCo dan PlayCo. Perusahaan tersebut dipilih dengan alasan sebagai berikut. 1
o Perusahaan tersebut berskala besar dan mempunyai struktur yang rumit dengan kebutuhan yang kuat akan komunikasi dan kolaborasi. o Kedua perusahaan tersebut mempunyai fasilitas produksi, pemasaran, dan memiliki kantor cabang di seluruh dunia dan olehnya memerlukan komunikasi yang kuat. o Kedua perusahaan tersebut telah menanamkan investasi ke dalam intranet dan memiliki pengalaman dalam menggunakan teknologi tsb. Pengumpulan data dilakukan dengan melalui proses wawancara, peninjauan dokumen, dan pemeriksaan implementasi intranet pada kedua perusahaan. - Latar Belakang Perusahaan: 1. PharmaCo a. PharmaCo adalah sebuah perusahaan farmasi yang berpusat di Eropa Utara dengan total karyawan sebanyak 14.000 orang dengan keuntungan finansialnya sebesar 3 billion USD tiap tahunnya. b. Telah memulai pengembangan intranetnya semenjak tahun 1995. c. Pada tahun 1998 intranet PharmaCo (bernama IntraWeb) telah melayani sebanyak 11.000 karyawan di 100 negara di dunia. d. Pengembangan intranet dimulai dari banyaknya karyawankaryawannya yang membuat unofficial intranet yang terdiri dari beberapa halaman website di jaringan komputer perusahaan. e. Dalam rangka memberikan dukungan kepada perusahaan, dibuatlah sebuah organisasi tersendiri pendukung intranet. Adapun strukturnya dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Struktur organisasi pendukung di PharmaCo 2
2. PlayCo a. PlayCo adalah sebuah perusahaan manufaktur mainan internasional yang berpusat di Eropa Utara. PlayCo memiliki 50 kantor cabang di 30 negara dan pada tahun 1996 telah mempunyai karyawan sebanyak 8.200 orang dengan pendapatan tiap tahunnya sebesar 1 billion USD. b. Pengembangan intranet telah dimulai pada tahun 1996. c. Intranet perusahaan (bernama PlayCo Web) telah melayani sekitar 4.000 karyawan di seluruh dunia. d. Pengembangan intranet perusahaan dimulai oleh para manajemen tingkat atas karena kesesuaiannya dengan struktur manajemen yang baru dan mendukung salah satu tujuan perusahaan yakni menghilangkan batasan komunikasi dan mengedepankan keterbukaan dan penyebaran informasi yang merata di perusahaan. e. PlayCo membuat sebuah divisi tersendiri yang bertujuan untuk menjaga kelangsungan hidup PlayCo Web. Adapun strukturnya dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Struktur organisasi pendukung di PlayCo 3
- Kesimpulan : 1. Perbandingan intranet PharmaCo dengan PlayCo. Tabel 1. Perbandingan PhamaCo IntraWeb dengan PlayCo Web 2. Kekurangan-kekurangan intranet. a. PharmaCo IntraWeb (decentralization) i. Information overload ii. Low quality of information iii. Uncontrolled cost b. PlayCo Web (centralization) i. Underutillization of the technology ii. Lack of innovation iii. Partisan activities 3. Berdasarkan analisis penulis maka didapatkan bahwa terdapat sejumlah solusi yang dapat digunakan untuk menghadapi kekurangan-kekurangan pada masing-masing intranet. Adapun solusi-solusi tersebut adalah sebagai berikut. a. Memperkenalkan mediator ke dalam struktur organisasi pendukung perusahaan. Pengaruh dari mediator memainkan peran yang sangat penting dalam keberhasilan implementasi intranet yakni mempromosikan penggunaan internet ke karyawan, mengadaptasikan teknologi ke konteks lokal, dan membentuk jalan bagaimana user lainnya mengadopsi dan menggunakan teknologi. 4
b. Pembagian kekuasaan sebaiknya dilakukan secara hati-hati karena dengan adanya pembagian kekuasaan yang baik maka implementasi dan evolusi intranet akan lebih baik lagi. Komentar : Artikel ini memberikan suatu informasi baru bagi saya dalam hal proses implementasi suatu intranet. Artikel ini menjelaskan dua rancangan intranet dengan jelas dan baik. Hal ini membuat saya lebih mengerti bagaimana memilih suatu desain intranet yang baik dalam suatu organisasi. Analisis Kelemahan/Kekuatan : 1. (+) Bahasa Inggris yang digunakan tidak sulit. 2. (+) Penggunaan gambar mempermudah pembaca memahami artikel. 3. (+) Tema artikel sangat menarik. Rujukan utama : Abrahamson, E. Technical and Aesthetic Fashion, in Translating Organizational Change, B. Czarniawska and G. Sevón (eds.), Berlin: Walter de Gruyter, 1996. Baker, R. H. Extranets The Complete Sourcebook, New York: McGraw-Hill, 1997. Balasubramanian, V., and Bashian, A. Document Management and Web Technologies: Alice Marries the Mad Hatter, Communications of the ACM (41:7), 1998, pp. 107-115. Bhattacherjee, A. Management of Emerging Technologies: Experiences and Lessons Learned at US West, Information and Management (33), 1998, pp. 263-272. Bijker, W. E., Hughes, T. P., and Pinch, T. (eds.). The Social Construction of Technological Systems: New Directions in the Sociology and History of Technology, Cambridge, MA: MIT Press, 1987. 5