BAB II ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC)

BAB II ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC) 2.1 Pengertian Online Public Access Catalog (OPAC) Pengorganisasian koleksi di Perpustakaan akan berhubungan langsung dengan alat bantu penelusur koleksi. Alat penelusuran koleksi yang sudah lazim digunakan di perpustakaan adalah katalog perpustakaan, baik dalam bentuk buku atau dalam bentuk kartu maupun dalam bentuk database elektronik (katalog online). Menurut Gates dalam Hasugian (2001: 1) Katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku atau bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul buku, tahun terbit, bentuk fisik, ciri khas bahan, dan tempatnya. Taylor (1992: 6) mengemukakan "A catalog is an organized set of bibliografhic records that represent the holdings of a particular collection may consist of any of several types of materials-e.g., books, periodicals, maps, coins, sound recordings, paintings, musical scores, to name a few." Katalog perpustakaan merupakan daftar buku atau media lain dengan segala bentuk keterangan kelengkapan (data bibliografisnya) buku atau media yang didaftarnya. Sebagai alat bantu informasi bibliografi, katalog secara lengkap memuat seluruh keterangan tentang kondisi fisik buku sehingga isi yang dibahas dalam buku itu bisa diketahui dengan jelas. Secara umum katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Dengan kata lain menurut data di atas katalog merupakan suatu daftar bahan pustaka yang ada pada perpustakaan, katalog juga mencantumkan berbagai informasi mengenai buku yang dimuat. OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer. Pada saat sekarang ini Katalog Akses Umum Talian (KAUT) atau yang lebih dikenal dengan Online Public Access Catalog (OPAC) sudah sangat berkembang pada 5

perpustakaan perguruan tinggi. OPAC lebih banyak diminati dalam penelusuran informasi oleh pengguna perpustakaan. Karena itulah OPAC menjadi salah satu pilihan perpustakaan sebagai sarana sistem temu balik bagi perpustakaan karena penggunaannya cukup mudah. Berikut merupakan defenisi OPAC menurut beberapa ahli yang dikutip dalam Hasugian (2001:3): Tedd mengemukakan, OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah peipustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan. Menurut Corbin, Online Public Catalog adalah suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnotic disk atau media rekam lainnya dan dibuat melalui titik akses yang ditentukan. Menurut Horgan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi dengan satu sisi masukan (input) yang berhubungan pembuatan, file cantuman dan indeks. Feather mengemukakan, OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan kegunaan OPAC tidak jauh berbeda dengan katalog manual, hanya saja OPAC sudah berbasis komputer. Bahkan dalam sistem yang sudah terintegrasi, pengguna OPAC dapat memeriksa status bahan pustaka. Bahkan data peminjam koleksi seperti identitas peminjam, lama peminjaman, dan keterangan lain yang berkaitan dengan peminjaman dapat diketahui dengan menggunakan katalog online. Keadaan ini dimungkinkan karena bagian katalog terintegrasi dengan bagian sirkulasi. OPAC merupakan perkembangan teknologi di dalam ilmu perpustakaan, selain memberikan kemudahan bagi pengguna juga kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengatalogan. Tujuan OPAC Menururt Siregar (2004 : 57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru. Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sheingga penggunanya semakin tinggi. 6

Menurut Kusmayadi (2006 : 53) Tujuan penyediaan OPAC adalah : Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkala data yang dimiliki perpustakaan.mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukana dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Mempercepat pencarian informasi. Dapat melayani kebutuhan informasi maysrakat dalam jangkauan luas. Jadi, tujuan penyediaan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di perpustakaan. Fungsi OPAC menurut pendapat Yusup (1995 : 76), fungsi katalog secara umum adalah sebagai berikut : Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan-bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Jadi, fungsi katalog adalah secara umum adalah untuk menunjukkan tempat suatu buku, menginventarisasikan semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, serta memberikan kemudahan untuk mencari koleksi yang ada di perpustakaan. 2.2 Tujuan dan Fungsi OPAC Pada dasarnya OPAC digunakan sebagai sarana penelusuran bahan pustaka pada perpustakaan. Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah 7

dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan. Menurut Sulistyo- Basuki (1991; 316) Tujuan Katalog ialah: 1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan: a. pengarangnya b. judulnya, atau c. subjeknya. 2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan d. oleh pengarang tertentu, e. berdasarkan subjek tertentu, atau f. dalam jenis literatur tertentu 3. Membantu dalam pemilihan buku g. berdasarkan edisinya, atau h. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik) Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa katalog sangat memudahkan pengguna dalam pencarian informasi baik melalui pengarang, judul, maupun subjeknya. Selain itu katalog juga bertujuan untuk mengetahui daftar bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Untuk tujuan selanjutnya katalog membantu pengguna dalam pemilihan buku yang sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan. berikut: Menurut Yusup (1995: 76) fungsi katalog secara unum adalah sebagai 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang- lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). 2. Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri- entri atau informasi yang dibutuhkan. 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Dari ketiga fungsi di atas dapat dilihat katalog sangat berfungsi bagi pengguna maupun pustakawan. Untuk mengetahui bahan pustaka apa saja yang telah dimiliki oleh perpustakaan, katalog sangat berfungsi sebagai alat komunikasi, dengan menggunakan katalog pustakawan secara langsung dapat memberikan informasi mengenai bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Tidak berbeda dengan katalog manual, OPAC juga berfungsi sebagai sarana 8

sistem temu balik pada perpustakaan dalam memberikan informasi tentang status dan letak koleksi pada perpustakaan. 2.3 Sejarah dan Perkembangan OPAC Perkembangan automasi perpustakaan merupakan cikal bakal pengadaan OPAC pada perpustakaan. Automasi perpustakaan berkembang pada awal tahun 1960-an. Menurut Tedd dalam Hasugian (2001: 5) perkembangan OPAC adalah sebagai berikut: a) Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an Pada tahun 1960-an, komputer digunakan di berbagai perpustakaan umum dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan. b) Pertengahan tahun 1970-an Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. COM (comuter output on microfilm) menjadi metode yang terkenal digunakan untuk menghasilkan katalog. Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dengan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama, pada berbagai perpustakaan. Misalnya, di Inggris LASER (London and South Eastern Library Region), dan di America Utara OCLC (Ohio College Library Centre). c) Akhir tahun 1970-an dan Awal Tahun 1980-an Pengenalan komputer mikro (microcomputer) di era ini, mendorong berbagai perpustakaan semakin mandiri untuk menggunakan fasilitas komputer yang diperoleh dari perusahaan yang dilanggan. Penggunaan komputer mikro menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan (file) dalam sistem sirkulasi. d) Pertengahan sampai akhir tahun 1980-an Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan OPAC semakin meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi (integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau sub-sistem yang berbeda, seperti pengatalogan, akuisisi, sirkulasi, pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC. Pengguna yang sedang mengakses OPAC dimungkinkan bisa mengetahui status suatu bahan pustaka, apakah sedang tersedia atau sedang dipinjam, siapa peminjamnya, berapa lama dipinjam, kapan dikembalikan dan sebagainya. e) Tahun 1990-an Pada tahun 1990-an, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik 9

sendiri (proprietary sytems) bergerak kearah sistem terbuka. Sejumlah permasalahan yang ditemui pada pengoperasian sistem di masa sebelumnya diinventarisir. Ditemukan bahwa sejumah besar sistem yang ada di perpustakaan pada tahun 1980-an hanya bisa dijalankan pada perangkat keras tertentu. Untuk mengatasi hal tersebut, berbagai upaya dilakukan oleh pemasok sistem untuk perbaikannya. Pemasok sistem mulai menawarkan produk baru yang bisa dijalankan pada sejumlah perangkat keras. Arsitektur dari beberapa sistem yang baru ini, memisahkan perangkat lunak (software) menjadi client dan server. Perangkat lunak untuk client menyediakan antarmuka (Interface) kepada pengguna, dan biasanya berjalan atau beroperasi pada PC (personal computer) atau terminal. Perangkat lunak untuk server menyediakan pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer lain. Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa perkembangan OPAC tidak terlepas pada perkembangan automasi perpustakaan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, perkembangan OPAC ini juga sangat membantu pengguna maupun pustakawan, karena selain dalam bentuk online pengguna lebih banyak menghemat waktu dalam penelusuran informasi dibandingkan dengan menggunakan katalog manual. 2.4 Unsur-Unsur Katalog Online Menurut Yusup (1995: 75) Katalog adalah daftar buku atau media lain dengan segala keterangan kelengkapan (data bibliografisnya) buku atau media yang didaftarnya. Sebagai alat bantu penelusuran informasi bibliografi, katalog secara lengkap memuat seluruh keterangan tentang kondisi fisik buku sehingga isi yang dibahas dalam buku itu bisa diketahui dengan jelas. Di perpustakaan, katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampilan fisik, bidang subjek, ciri- ciri khusus, dan tempat buku atau bahan tersebut disimpan. Unsur- unsur yang perlu diperhatikan dalam membuat katalog khususnya karya monografi menurut Sulistyo -Basuki ( 1 9 9 1: 335) antara lain adalah : 1. Daerah judul dan pengarang - Judul sebenarnya - Judul sejajar, judul lain, atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan atau keterangan judul) 10

- Pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi - Pernyataan edisi - Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi 3. Daerah impresum - Tempat terbit atau tempat cetak - Nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak - Tahun terbit atau tahun pencetakan 4. Daerah Kolasi - Jumlah halaman dan / atau jumlah jilid - Pernyataan ilustrasi - Ukuran - Lampiran dan tambahan 5. Daerah seri - Pernyataan seri Pernyataan anak seri (subseri) - Nomor Seri - Seri disertasi - Standar international terbitan berseri 6. Daerah Catatan 7. Daerah ISBN dan harga Berdasarkan unsur-unsur di atas pengguna dapat menelusur informasi yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan diadakannya katalog. Secara umum pengguna dapat menelusur informasi dengan beberapa pilihan pencarian, misalnya dengan menggunakan nama pengarang, judul buku, subjek dan lainnya. 2.5 Sistem Temu Kembali Informasi Temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Meadow (1992:2) menyatakan, information retrieval is a communication process. In one sense it is a means by which authors or creators of records communicate with readers, but indirectly and with a possibly long time lag between creation of a message or text and its delivery to the IR system user. Pendapat di atas menyatakan sistem temu kembali informasi adalah sebuah proses 11

komunikasi, dikatakan sebuah proses komunikasi berarti penulis atau pencipta berkomunikasi dengan pembaca, tetapi tidak langsung hanya berbeda jeda waktu yang mungkin panjang antara penciptaan pesan atau teks dan pengiriman kepada pengguna sistem temu kembali informasi. Pencarian istilah sistem informasi dapat mencakup database, tetapi mungkin atau tidak mungkin nya terjadi pemanggilan tergantung pada konteks atau query yang digunakan (Meadow 1992:2). Sistem temu balik informasi di perpustakaan dapat berupa katalog online atau OPAC. Mery Liu Kao (1995:8) menyatakan bahwa online public access katalog as OPAC, this catalog is a listing of the library materials on a computer terminal. Defenisi Kao diatas menyatakan bahwa Online Publik Access Catalog adalah singkatan dari OPAC, yaitu daftar dari bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan pada komputer terminal). Selanjutnya menurut Ingwerson dalam Hasugian (1992) menyatakan bahwa sistem temu balik informasi adalah proses yang berkaitan representasi dan penyimpanan (storage), pencarian dan pemanggilan informasi dan relevan dengan permintaan yang diinginkan oleh user. Dari semua defenisi di atas dapat dismpulkan bahwa sistem temu balik informasi adalah suatu proses temu balik atau penemuan kembali informasi yang tersimpan dengan menggunakan sarana temu balik yaitu katalog manual ataupun online dan menggunakan perwakilan dari suatu dokumen atau disebut juga dengan query agar dengan mudah menemukan informasi yang relevan dengan pengguna. 2.5.1 Komponen Sistem Temu Balik Informasi Penelusuran informasi secara online adalah bahagian dari sistem temu balik informasi (information retrieval system). Penelusuran informasi secara online adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan query (Salton dalam Hasugian 2009). Permintaan informasi ke dalam sistem informasi dirumuskan dalam bentuk query. Penelusuran secara online (terhubung dengan komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu intranet (terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal) dan internet (terhubung dengan 12

jaringan global atau internasional). Untuk layanan elektronik yang bersifat online intranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik. Sedangkan untuk layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik. Ada lima komponen dalam penelusuran informasi atau temu balik informasi yaitu menurut Hasugian (2007: 3, yaitu : a. User (pengguna/pemakai) b. Query c. Dokumen d. Indeks e. Machine (Match Function) 2.5.1.1 User (Penngguna/Pemakai) Dalam memenuhi kebutuhan informasi, pengguna dapat mengekspresikan kebutuhan informasinya dengan menggunakan bantuan pustakawan dan sarana penelusuran seperti OPAC yang akan membantu pengguna untuk memenuhi kebutuhannya. Untuk mendapatkan informasi yang relevan maka pengguna harus merumuskan secara rinci informasi apa yang diperlukan. pengguna (user) juga merupakan mekanisme komunikasi antara pengguna dengan sistem. Meadow (1992 : 17) antarmuka pemakai (User Interface) dapat menerima informasi dari pengguna dan memberikan informasi kepada pengguna untuk membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu solusi. user interface, berfungsi untuk menginputkan pengetahuan baru ke dalam basis pengetahuan sistem pakar (ES), menampilkan penjelasan sistem dan memberikan panduan pemakaian sistem secara menyeluruh step by step sehingga user mengerti apa yang akan dilakukan terhadap suatu sistem. Yang terpenting dalam membangun user interface adalah kemudahan dalam memakai/ menjalankan sistem, interaktif, komunikatif, sedangkan kesulitan dalam mengembangkan/ membangun suatu program jangan terlalu diperlihatkan 13

2.5.1.2 Query Query adalah istilah (terms) yang dirumuskan oleh pengguna dan selanjutnya diinput kedalam sistem untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan. Sebuah 'informasi yang ingin' awalnya muncul dalam pikiran seorang pengguna, yang kemudian mengekspresikan dalam bahasa alami baik untuk dirinya sendiri atau operator sistem. Dalam rangka melaksanakan proses pencocokan lagi tombol indeks ekspresi alam-bahasa harus diubah menjadi sebuah query tepat terstruktur. Vickery (1987) menyatakan query tersebut bisa berbeda dari pernyataan alam-bahasa dalam beberapa cara seperti berikut : 1. Sebuah query selalu menggunakan berbagai jenis sintaks dari bahasa alami. 2. Pertanyaan sebagai pengganti dan perwakilan dari kata-kata penting atau dari pernyataan yang menggunakan terminologi baku dari thesaurus dan akan digunakan dalam pemrosesan pencarian informasi. 3. Permintaan yang dinyatakan sebagai formulasi, sering tidak sesuai dengan yang diinginkan dan tidak memadai mungkin perlu diperluas atau diubah. Pengguna mencari informasi dari dan ke dalam database dan/atau ke situs Web di internet adalah dengan merumuskan query. Relevan tidaknya dokumen yang diperoleh dari penelusuran sangat ditentukan oleh baik tidaknya rumusan query. Query dapat berupa istilah tunggal misalnya, Biologic, Management, Technologi. Dapat juga berupa frasa (phrase), misalnya: Management Ekonomic, Information Retrieval. Istilah yang digunakan untuk penelusuran informasi (query) dapat diformulasikan dengan menggunakan sejumlah operator misalnya operator Boolean (Boolean logic). Query juga dapat berupa single term (kosa kata tunggal) dan double term (kosa kata ganda). Ada beberapa cara dalam membangun Query : a. b. c. d. Mengidentifikasi kebutuhan (mengenali) Perkenankan user mengekspresikan kebutuhannya Mencatat atau merekam search expresión Rumuskan kebutuhan tersebut menjadi beberapa istilah sebanyak mungkin cocok. e. Lakukan penyaringan / seleksi istilah tersebut yang relevan f. Jika sudah ditentukan istilah lakukan penelusuran (single term), sedangkan double terms istilah harus dirangkaikan. 2.5.1.3. Dokumen 14

Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (ejournal),atau dokumen lain dalam format eletronik. Buku elekronik adalah buku yang diterbitkan dalam format elektronik. Pada prinsipnya muatan isi (content) buku elektronik sama dengan versi cetaknya. Hanya karena formatnya berbeda maka cara penggunaannya pun berbeda. Buku elektronik dapat dibeli secara utuh seperti halnya dengan buku biasa, terutama yang tersedia terekam dalam CD atau media rekam elektronik lainya, tetapi saat ini sudah banyak tersedia dan dilanggan secara online. Perpustakaan mengikat perjanjian (kontrak) berlangganan dengan salah satu vendor dokumen elektronik apakah e-book atau ejournal. Langganan biasanya per tahun. Misalnya, Kluwer Academik Publisher menawarkan langganan e-book secara online. Perpustakaan dapat memilih judul-judul buku yang akan dilanggan dari ribuan judul buku yang tersedia dalam database mereka. Database dapat disebut sebagai tempat penyimpanan dokumen. Dan berbagai macam data informasi yang disusun secara sistematis. Database merupakan tempat dan berbagai dokumen disimpan dan dari sanalah penelusuran akan mencari dan memanggil informasi. Suatu database didesain untuk menghindari duplikasi data dan juga untuk memperoleh temubalik informasi untuk memberi kepuasan yang puas bagi kebutuhan infromasi pemakai. Sifat utama dari database adalah : a. Terintegrasi dengan ketentuan ketentuan untuk aplikasi yang berbeda. b. Menghapuskan atau mengurangi duplikasi data c. Mempertinggi kebebasan data dengan memperbolehkan program aplikasi untuk tidak melakukan perubahan perubahan dalam database. Menurut Harter (1986 : 6) pada dasarnya database terbagi atas : a. Reference database yaitu yang menyediakan informasi sekunder dan menunjukan informasi kepada source. b. Source database yaitu database yang memuat database, berisi text penuh dan beris numerik database. 2.5.1.4. Indeks 15

Index sering disebut dengan Daftar kata / istilah yang dapat digunakan sebagai petunjuk untuk mendapatkan dokumen atau informasi. Selain itu, indeks dokumen juga merupakan istilah (terms) yang dijadikan sebagai representasi dan/atau wakil dokumen. Indeks dokumen ini dapat berupa kata atau istilah yang menjadi subjek dokumen dan dapat juga berupa kata yang mewakili judul dan/atau pengarang. Menurut Rijsbergen (1979) sebuah bahasa indeks adalah bahasa yang digunakan untuk menggambarkan dokumen dan permintaan. Unsur-unsur dari bahasa indeks adalah indeks istilah, yang mungkin berasal dari teks dokumen yang akan menggambarkan perwakilan dokumen. Bahasa Indeks mungkin pra-koordinat atau pasca-coordonite, menjelaskan adalah yang pertama menunjukkan bahwa istilah dikoordinasikan pada saat pengindeksan dan yang terakhir pada saat pencarian. Indeks dokumen dapat berupa istilah yang bersifat kosa kata terkendali vocabularies) (controlled dan kosa kata tak terkendali (uncontrolled vocabularies), terkecuali stopwords (kata tak terindeks) seperti dan, yang, karena, oleh, that, why, and dan sebagainya. Ada beberapa fungsi index (Information Searching Tools), yaitu : a. Sebagai representasi atau wakil dokumen, artinya dalam penelusuran indeks dokumen mewakili dokumen. Katalog perpustakaan adalah juga sebagai indeks karena katalog adalah juga wakil dari koleksi yang ada dalam sebuah perpustakaan. b. Mempermudah penelusuran informasi, dengan indeks pencocokan Queri dengan dokumen lebih cepat. c. Sebagai alat atau perkakas penelusuran. Contoh indeks majalah seperti Index Medicus, Index majalah yang diterbitkan oleh PDII dan sebagainya. 2.5.1.5. Machine (Match Function) Terjadinya pemanggilan dokumen dari simpanan (file) adalah melalui pencocokan yang dilakukan oleh komputer (machine matcher) yaitu 16

mencocokkan istilah penelusuran (query) dengan indeks dokumen. Menurut Meadow (1997 : 131) menyatakan matching adalah membandingkan antara istilah (term) yang tercantum dalam pertanyaan pemakai (query) dengan istilah yang tercantum dalam dokumen. Misalnya, pengguna menginput istilah goverment ke dalam sistem, maka oleh mesin istilah tersebut adakan dicocokkan dengan seluruh indeks dokumen pada file indeks, jika dalam pencocokan dijumpai sejumlah dokumen yang diwakili oleh istilah goverment maka dokumen tersebut akan dipanggil. Jumlahnya akan dilaporkan (diposting) dan jumlah dokumen yang terpanggil disebut recall. 2.6 OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Informasi OPAC sangat berfungsi bagi pengguna sebagai sarana dalam pencarian informasi pada perpustakaan. Dengan menggunakan katalog online informasi yang dibutuhkan pengguna relatif lebih mudah dan lebih cepat didapatkan. Dalam peningkatan pelayanan, perpustakaan harus mengikuti perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem temu balik yang cepat dan efisien akan memudahkan pengguna perpustakaan dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 132) "temu balik informasi merupakan istilah generik yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data yang telah dimiliki unit informasi." Menurut Guinchat (1983: 101) temu balik informasi meliputi sejumlah kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pengguna sebagai jawaban atas pencarian atau penelusuran berdasarkan informasi yang menjadi kebutuhannya. Berdasarkan pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan temu balik informasi adalah untuk menampilkan informasi yang telah tersimpan datanya dengan menggunakan sarana penelusuran informasi. Pada perpustakaan OPAC merupakan salah satu sarana sistem temu balik bahan pustaka yang sangat memudahkan pengguna dalam temu balik informasi. Dalam bukunya "Introduction to modren information retrieval Chowdhury (1999: 3) menyatakan : The major functions of information retrieval system can be listed as follows : 17

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. to identify the information (sources) relevant to the areas of interest of the target users community to analiyse the contents of the sources (documents) to represent the contents of the analysed sources in a way that will be suitable for matching users ' queries to analyze users ' queries and to represent them in a form that will be suitable for matching with the database to match the search statement with the stored database to retrieve the information that is relevant, and to make necessary adjustments in the system based on feedback from the users. Dari pernyataan di atas dapat didefenisikan bahwa fungsi dari temu balik informasi adalah: - Mengidentifikasikan informasi yang diterima dan mencari sumber yang relevan untuk memenuhi permintaan pengguna menganalisa sumber - Mempersembahkan sumber yang sudah dipilih dan mencocokkan ke pangkalan data - Mencocokkan kata-kata pengguna dengan pangkalan data yang tersedia - Menemukan informasi yang relevan - Membuat pencocokan yang dianggap penting di dalam sistem berdasarkan pada reaksi dari pengguna. Menurut Saleh (1996: 76) ada beberapa prosedur menggunakan katalog online sebagai sarana temu balik yaitu: a. Menggunakan istilah bebas (free-text) b. Menggunakan istilah yang tersedia (kamus istilah) c. Penggunaan pemotongan istilah (truncation) d. Penggunaan teknik ANY e. Penelusuran dengan cara Boolean Teknik penelusuran menggunakan cara aljabar boolean adalah DAN (AND), atau (OR), BUKAN (NOT) yang dapat dituliskan dengan tanda * untuk DAN, + untuk ATAU,^ untuk BUKAN. 2.7 Keuntungan Menggunakan OPAC sebagai Sarana Sistem Temu Balik Berikut merupakan beberapa keuntungan menggunakan katalog yang sudah berbasis komputer menurut Saleh (1996:21) : 18

1. Satu kali data yang dimasukkan/ diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain: a. dapat mencetak kartu katalog; b. dapat mencetak daftar tambahan buku; c. dapat mencetak bibliografi; d. dapat mencetak buku induk jika diperlukan e. dapat mencetak label nomor panggil; f. dapat mencetak kartu buku. 2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access point). Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku atau subjek, sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dapat dari seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta subruas yang ada dalam basis data. 3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional. 4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi). 5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional. 6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan. 7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi menggunakan komputer. Dari data di atas sangat banyak keuntungan menerapkan katalog yang berbasis komputer. Dengan penggunaan komputer pengguna hanya perlu memasukkan kata kunci sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicari, kemudian mesin akan membantu pengguna dalam proses temu balik dan memberikan informasi lain yang masih berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Katalog online juga dapat ditelusuri oleh beberapa pengguna sekaligus, hal ini dimungkinkan karena katalog online dijalankan dalam Local Area Network (LAN) sehingga pengguna dapat berhubungan langsung pada pangkalan katalog melalui terminal katalog yang telah tersedia. 19