BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Gambaran Umum Tentang Anggaran Dengan semakin luas dan rumitnya masalah-masalah yang ada pada perusahaan, maka ruang lingkup dan tugasnya yang dipikul oleh manajemen semakin bertambah besar. Oleh karena itu manajemen memerlukan alat bantu yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakannya. Salah satu alat bantu dalam melaksanakan fungsi utama manajemen yaitu fungsi perencanaan dan pengendalian adalah anggaran. Secara sederhana menurut Suprianto (2006;6) anggaran didefinisikan sebagai rencana keuangan yaitu suatu rencana tertulis mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Anggaran mutlak sekali diperlukan sebagai pedoman di dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Mengingat pentingnya anggaran maka dalam penyusunannya harus dilakukan secara hati-hati dengan berdasarkan kepada perencanaan dan perhitungan yang matang serta melibatkan berbagai departemen tertentu. Anggaran sebagai alat bantu manajemen dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian, dapat diterapkan terhadap berbagai macam bentuk badan usaha terutama pada perusahaan yang satu dengan yang lainnya, tergantung kepada skala organisasi serta rumitnya masalah yang dihadapi. Namun demikian teknik dan prosedur pelaksanaanya mempunyai banyak kesamaan karena dilandasi teori yang sama. 2.1.1 Pengertian Anggaran Anggaran yaitu rencana kerja yang dinyatakan dalam nilai uang dan disusun menurut sistematika keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa Anggaran mempunyai peranan penting sebagai sarana untuk mencapai tujuan perusahaan.
Ada beberapa definisi tentang anggaran yang dikemukakan oleh pakarnya. Berikut ini adalah menurut Gunawan Adi Saputra (2005;6) mengemukakan pengertian anggaran yaitu : Anggaran adalah suatu pendekatan formal dan sistematis, dan pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan : 1. Anggaran bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengaja dalam bentuk tertulis. 2. Anggaran perusahaan harus bersifat sistematis, artinya anggaran harus disusun berurutan dan berdasarkan suatu logika. 3. Anggaran merupakan suatu pengambilan keputusan yang berdasarkan pada beberapa asumsi tertentu. 4. Keputusan yang diambil manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungsi manajemen dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Menurut M. Nafarin (2004;12) mengemukakan pengertian anggaran sebagai berikut : Anggaran merupakan suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Menurut Sid Kemp, Eric Dunbar (2003;1) mengemukakan pengertian anggaran sebagai berikut : Budgeting is more than just a job we have to get done to satisfy the financial departemen planning can help us lead out team to succes.
Menurut M. Munandar (2007;1) mengemukakan pengertian anggaran sebagai berikut : Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam satuan keuangan (unit moneter) dan berlaku untuk jangka waktu yang akan datang. Menurut Glenn A. Welsch (1988;1) mengemukakan pengertian Anggaran adalah sebagai berikut : Comprehensive profit planning and control is defined as a systematic and formalized approach for performing significant phases of management planning and control functions. Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa suatu Anggaran mempunyai empat unsur yaitu: 1. Rencana yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau suatu kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. 2. Meliputi seluruh kegiatan yaitu mencakup seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh seluruh bagian yang ada di dalam perusahan. Secara garis besar kegiatan-kegiatan perusahaan dapat dikelompokan menjadi lima kelompok, yaitu: a. Kegiatan pemasaran b. Kegiatan produksi c. Kegiatan administrasi d. Kegiatan pembelanjaan e. Kegiatan personalia 3. Dinyatakan secara kuantitatif unit moneter yaitu unit (persatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan-kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. 4. Jangka waktu tertentu, yang menunjukkan bahwa budget berlaku hanya untuk masa yang akan datang, ini berarti bahwa apa yang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang dilakukan di waktu yang akan datng atau kaitannya dengan jangka waktu periode anggaran adalah anggaran untuk jangka panjang dan anggaran untuk jangka pendek.
2.1.2 Tujuan Anggaran Adapun tujuan anggaran yang disusun oleh manajemen adalah untuk membawa perusahaan kepada kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya tertentu. Menurut Gunawan Adi Saputra dan Marwan Asri (2005;46-47) mengemukakan bahwa anggaran itu mempunyai tujuan utama dan tujuan khusus yaitu : 1. Tujuan umum menyangkut a. Ekonomi finansial Ekonomi, berupa peran yang sangat diinginkan oleh perusahaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ekonomi. Finansial, berupa mencari keuntungan sebagai persyaratan agar perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan kegiatan perusahaan. b. Konsumen Berupa produk yang dihasilkan harus dapat memberikan kepuasan kepada konsumen, memelihara hubungan baik dengan konsumen dan lain-lain. c. Pemilik modal Menjalin hubungan sebaik mungkin dengan pemilik modal, mereka berusaha memberikan modalnya. 2. Tujuan khususnya a. Produk, misalkan perusahaan ingin dikenal sebagai produsen produk bermutu b. Luas daerah pemasaran yang ingin dicapai, nasional maupun regional. c. Return on Investment. 2.1.3 Kegunaan Anggaran Menurut M. Munandar (2007;10) bahwa anggaran mempunyai tiga fungsi dan kegunaan pokok yaitu :
1. Sebagai pedoman kerja Budget sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan tugas dan target-target yang harus dicapai oleh para karyawan dalam jangka waktu tertentu yang akan datang. 2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Budget brfungsi sebagai alat manajemen untuk mengkoordinasian kerja seluruh dalam perusahaan, agar saling menunjang, saling bekerjasama secara strategis, dalam rangka menuju sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan lebih terjamin. 3. Sebagai evaluasi (pengawasan) kerja Budget berfungsi juga sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nanti. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang di dalam Budget, dengan apa yang di capai oleh realisasi kerja karyawan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja, ataukah kurang sukses bekerja. Menurut Mulyadi (2001;502) mengemukakan kegunaan anggaran sebagai berikut : 1. Anggaran merupakan hasil akhir proses penyusunan rencana kerja. 2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan perusahaan dimana yang akan datang. 3. Anggaran berfungsi sebagai alat komunikasi intern yang menhubungkan berbagai unit organisasi dalam perusahaan dan yang menghubungkan manajer bawah dan manajer atas. 4. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendali yang memungkinkan manajemen menunjukkan bidang yang kuat dan lemah bagi perusahaan. 5. Anggaran berfungsi sebagai alat tolok ukur yang dipakai sebagai pembanding hasil operasi sesungguhnya. 6. Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan agar senantiasa bertindak secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan organisasi.
2.1.4 Keterbatasan Anggaran Meskipun begitu banyak kegunaan yang diperoleh dengan menyusun anggaran, akan tetapi masih ada juga kelemahan yang membatasi anggaran menurut M. Munandar (2007;17) mengemukakan tentang kelemahan-kelemahan anggaran sebagai berikut : 1. Budget disusun berdasarkan penaksiran-penaksiran (forecasting) betapun cermatnya penaksiran tersebut dilakukan, namun tetap sulit untuk mendapatkan hasil taksiran (forecast) yang benar-benar akurat dan sama sekali berbeda dengan kenyataan nanti. Manusia bukankalah Tuhan Yang Maha Mengetahui apa yang akan terjadi secara pasti di waktu yang akan datang. 2. Taksiran-taksiran dalam Budget diperoleh dengan mempertimbangkan brbagai faktor, data dan informasi, baik yang bersifat terkendali (controllable) maupun yang bersifat tak terkendali (uncontrollable). Dengan demikian, jika terjadi perubahan-perubahan terhadap faktor, data, dan informasi, maka akan berubah pula keakuratan hasil taksiran yang bersangkutan. 3. Berhasil atau gagalnya realisasi pelaksanaan sebuah Budget sangat tegantung pada manusia-manusia pelaksanaannya. Budget yang baik dan sempurna tidak akan bisa direalisasikan dengan baik apabila para pelaksanaanya tidak mempunyai keterampilan serta kemampuan yang memadai. 2.1.5 Pengelompokkan Anggaran Dalam kegiatannya setiap tahun perusahaan selalu membuat laporan anggaran. Berikut ini anggaran yang biasa disusun oleh perusahaan : 1. Anggaran penjualan Yaitu Budget yang direncanakan secara lebih terperinci penjualan perusahaan selama periode yang akan datang yang di dalamnya mencakup rencana mengenai jenis (kualitas), jumlah (kuantitas) waktu penjualan serta daerah penjualannya.
2. Anggaran produksi Yaitu suatu perencanaan secara terpisah mengenai jumlah unit produk yang akan diproduksi selama periode yang akan datang, yang di dalamnya mencakup rencana mengenai jenis (kualitas), jumlah (kuantitas) waktu (kapan) produksi akan dilakukan. 3. Anggaran bahan baku Yaitu suatu perencanaan yang merencanakan kebutuhan dan penggunaan bahan baku langsung terhadap proses produksi. 4. Anggaran tenaga kerja langsung Yaitu suatu perencanaan yang merencanakan kebutuhan dan penggunaan tenaga kerja langsung. 5. Anggaran overhead pabrik Yaitu biaya-biaya dalam pabrik yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka proses produksi, kecuali biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung. 6. Anggaran biaya penjualan dan administrasi Yaitu anggaran yang berkaitan daftar biaya yang diantisipasikan selama periode anggaran yang akan dikeluarkan untuk bidang selain bidang produksi. 7. Anggaran kas Yaitu perencaanan mutasi dan posisi kas dalam jangka waktu tertentu. 8. Anggaran laporan laba/rugi Yaitu anggaran yang disusun dari keseluruhan anggaran yang telah disebutkan di atas dan anggaran ini merupakan dokumen yang menyatakan bagaimana operasi yang menguntungkan diantisipasi akan terjadi dimana yang akan datang. 9. Anggaran neraca Yaitu anggaran yang disusun atas dasar neraca awal tahun berjalan yang disesuaikan dengan data dalam anggaran lain.
Menurut Agus Ahyari (1994;12) mengemukakan bahwa anggaran dapat terbagi berdasarkan beberapa kelompok, yaitu : 1. Berdasarkan isi anggaran, anggaran terbagi dalam dua jenis : a. Anggaran laba/rugi (income statement) terdiri dari : - Anggaran produksi - Anggaran penjualan - Anggaran bahan baku - Anggaran tenaga kerja langsung - Anggaran biaya overhead pabrik - Anggaran biaya administrasi dan umum b. Anggaran neraca (balance sheet budget) terdiri dari : - Anggaran kas - Anggaran hutang - Anggaran piutang - Anggaran bahan baku - Anggaran aktiva tetap 2. Berdasarkan jangka waktu, anggaran terbagi menjadi dua bagian : a. Anggaran strategi (strategical budget) yaitu merupakan anggaran jangka waktu panjang berisikan tentang hal-hal yang memiliki sifat umum seperti kebijakan perusahaan dalam jangka panjang. b. Anggaran taktis (tactical budget), dibagi menjadi dua jenis : - Anggaran periodik (periodical budget), merupakan anggaran yang disusun untuk suatu periode tertentu umumnya satu tahun. - Anggaran kontinyu (continual budget), merupakan anggaran yang disusun dalam jangka waktu yang sangat pendek, misalnya bulanan, triwulan dan caturwulan dimana jangka waktu ini akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di dalam perusahaan tersebut. 3. Berdasarkan fleksibilitas anggaran, terbagi menjadi dua jenis : a. Anggaran tetap, merupakan suatu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkatan tertentu.
b. Anggaran variabel, merupakan suatu anggaran yang disusun berdasarkan atas interval (beberapa) kapasitas tertentu, dimana berbagai tingkat kapasitas mungkin digunakan dalam perusahaan. 4. Berdasarkan kelengkapan anggaran, terbagi menjadi dua jenis : a. Anggaran komprehensif, yaitu merupakan anggaran yang disusun secara lengkap dan menyeluruh dari aktivitas yang ada dalam perusahaan. b. Anggaran parsial, yaitu merupakan anggaran yang disusun sebagian saja yang meliputi bidang-bidang tertentu saja. 2.1.6 Penyusunan Anggaran Perusahaan Berdasarkan buku yang disusun oleh Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007;3) mengemukakan bahwa : Penganggaran (budgeting) menunjukkan suatu proses sejak tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang perlu, pembagian tugas rencana, penyusunan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil rencana tersebut. Menurut Gunawan Adi Saputra dan Marwan Asri (2005;46) mengemukakan bahwa : Penyusunan anggaran biasanya dilaksanakan oleh suatu komite anggaran/panitia anggaran (budget committe) yang beranggotakan manajer-manajer fungsional. Keanggotaan dari Komite Anggaran, antara lain : 1. Salah Seorang Anggota Direksi Biasanya adalah Direktur keuangan yang bertugas memberikan pedoman umum penyusunan anggaran juga menentukan tujuan perusahaan, baik tujuan umum maupun tujuan khusus. 2. Manajer Pemasaran Bertugas menyusun anggaran penjualan (sales budget) dan anggaran biaya distribusi termasuk biaya iklan dan promosi.
3. Manajer Produksi Bertugas menyusun anggaran-anggaran yang berhubungan dengan seluruh kegiatan produksi, seperti : jumlah yang akan diproduksi, tenaga kerja, bahan baku, overhead, depresiasi. 4. Manajer Keuangan Bertugas menyusun anggaran-anggaran yang berhubungan dengan posisi keuangan perusahaan. 5. Manajer administrasi dan umum Bertugas menyusun anggaran-anggaran yang berhubungan dengan biaya umum, administrasi dan personalia. Fungsi dari pokok Komite Anggaran ini adalah sebagai berikut : 1. Memutuskan kebijakan umum dibidang anggaran. 2. Menanyakan, menerima dan memeriksa kembali data anggaran dari berbagai organisasi baik anggaran jangka pendek maupun anggaran jangka panjang. 3. Menyarankan revisi-revisi yang diperlukan atas anggaran yang diajukan dari berbagai bagian organisasi. 4. Menyetujui anggaran dan revisi yang telah dilakukan. 5. Menggabungkan data anggaran sesuai dengan rencana induk perusahaan. 6. Mengevaluasi dan merevisi anggaran yang sudah digabung sebelum disahkan. 7. Mengeluarkan laporan periodik yang memperlihatkan analisis antara anggaran dengan realisasinya serta merekomendasikan perbaikan. Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan anggaran serta kegiatan pelaksanaan anggaran lainnya ada di tangan pimpinan tertinggi di perusahaan. Hal ini disebabkan karena pimpinan tertinggilah di perusahaan yang paling berwenang dan bertanggung jawab akan kegiatankegiatan di perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian tugas menyusun dan melaporkan anggaran serta kegiatan lainnya tidak hanya ditangani oleh pimpinan saja tetapi, dapat dilegasikan ke bagian lainnya di dalam perusahaan.
Menurut Sofyan Syafri Harahap (2001;83-84) mengungkapkan tiga cara pembuatan ditinjau dari siapa yang dibuatnya, yaitu : 1. Otoriter atau Top Down Dalam metode otoriter, anggaran disusun dan diterapkan sendiri oleh pimpinan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan di dalamnya, Metode ini ada baiknya digunakan apabila karyawan tidak mampu menyusun anggaran atau terlalu lama dan tidak tepat jika diserahkan kepada bawahan. Hal ini bisa terjadi kepada perusahaan yang karyawannya tidak memiliki keahlian cukup untuk menyusun anggaran. 2. Demokrasi atau Bottom Up Dalam metode demokrasi anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran mulai disusun dari bawahan sampai atasan bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang dicapainya dari masa yang akan datang. Metode ini dapat digunakan jika karyawan sudah memiliki keahlian dalam menyusun anggaran dan tidak dikwatirkan akan menimbulkan proses yang lama dan berlarut. 3. Campuran Top Down dan Bottom Up Metode ini adalah campuran dari kedua metode di atas di sini perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atas atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai pengarahan dari atasan. Metode yang paling baik digunakan perusahaan tergantung pada kondisi perusahaan atau lembaga. Metode otoriter bisa cepat dan memenuhi selera pimpinan tetapi belum tentu dapat menggerakan partisipasi bawahan. Tetapi metode ini baik digunakan perusahaan apabila kualitas karyawan bawahan memiliki keahlian yang rendah atau kurang dan suasana konflik terjadi di perusahaan. Dibandingkan dengan metode demrokrasi yang prosesnya agak lambat, karena dalam prosesnya melibatkan banyak orang banyak sifat dan keinginan. Tetapi metode ini adanya partisipasi bawahan dan tanggung jawab dari
bawahan. Dan metode ini baik untuk diikuti jika banyak sumberdaya manusia yang memiliki keahlian. Metode campuran dapat menutupi kelemahan-kelemahan dari kedua metode tersebut. 2.1.7 Faktor- faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Suatu anggaran yang baik dimana berisi taksiran-taksiran yang akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan kenyataannya nanti, pada waktu direalisasikan. Menurut M. Munandar (2007;11) mengemukakan bahwa faktor-faktor secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu : 1. Data dan informasi intern, yaitu data dan informasi yang terdapat di dalam perusahaan sendiri, sehingga jika ingin mengetahui dan mengumpulkannya, cukup dengan melihat catatan-catatan perusahaan sendiri. Data internal semacam ini misalnya : a. Data penjualan di waktu-waktu yang lalu. b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran produk yang dijual, jaringan saluran distribusi dan sebagainya. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. d. Tenaga kerja (karyawan) yang dimiliki perusahaan, baik jumlahnya (kuantitatif) maupun kemampuan (kualitas). e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan. f. Fasilitas-fasilitas lain yang dimiliki perusahaan, seperti misalnya gudang, kendaraan pengangkut, dan sebagainya. g. Kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi produksi, fungsi keuangan (pembelanjaan), fungsi administrasi dan fungsi pengelolaan sumber daya manusia.
2. Data dan informasi ekstern, yaitu data dan informasi yang terdapat di luar lingkungan perusahaan sendiri, tetapi dirasakan mempunyai pengaruh yang kuat terhadap kehidupan perusahaan. Dengan demikian, jika ingin mengetahui dan mengumpulkannya, maka harus dicari ke luar lingkungan perusahaan. Data eksternal semacam ini misalnya : a. Keadaan persaingan. b. Kondisi perusahaan pesaing. c. Jumlah penduduk. d. Tingkat pertumbuhan penduduk. e. Tingkat penghasilan penduduk. f. Tingkat pendidikan penduduk. g. Tingkat penyebaran penduduk. h. Selera dan keinginan konsumen. i. Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat. j. Ekspor dan impor barang. k. Berbagai kebijaksanaan pemerintah baik dibidang ekonomi, politik, sosial, budaya maupun keamanan. l. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. m. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebagainya 2.2 Pengertian Biaya Menurut Massiyah Kholmi & Yuningsih (2004;11) mengemukakan bahwa pengertian biaya adalah sebagai berikut: Biaya adalah pengorbanan sumber daya/nilai ahli ekuvalen kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberikan manfaat di masa yang akan datang bagi organisasi.
Menurut Mulyadi (2005;8) mengemukakan bahwa pengertian biaya adalah sebagai berikut : Biaya dalam arti luas adalah pengorbanan sumber ekonomi yang di ukur dalam satuan uang yang telah terjadi untuk tujuan tertentu. Sedangkan biaya dalam arti sempit adalah pengorbanan sumber ekonomi untuk memperoleh aktiva. Dilihat dari pendapat Mulyadi di atas dapat disimpulkan bahwa biaya merupakan timbal balik yang diukur dalam satuan uang atas barang dan jasa. 2.2.1 Pengelompokkan Biaya Mulyadi (2005;21) mengemukakan tentang pengelompokkan biaya sebagai berikut : 1. Pengelompokkan biaya atas dasar objek pengeluarannya. Dalam cara pengelompokkan ini, nama objek pengeluaran merupakan dasar pengelompokkan biaya. Misalnya, nama objek pengeluaran adalah bahan bakar, maka semua pengeluaran yang berhubungan dengan bahan bakar disebut biaya bahan bakar. 2. Pengelompokkan biaya atas dasar fungsi pokok. a. Biaya produksi, biaya yang meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik. b. Biaya administrasi dan umum, yaitu biaya-biaya untuk mengkoordinasi kegiatan produksi dan pemasaran umum. c. Biaya pemasaran, biaya yang terjadi untuk melaksanakan kegiatan pemasaran produk. 3. Pengelompokkan biaya atas dasar hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai : a. Biaya langsung, biaya produksi langsung terjadi dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja. b. Biaya tidak langsung, biaya yang dikaitkan dalam proses produksi adalah biaya overhead pabrik.
4. Pengelompokkan biaya atas dasar perilaku, yang termasuk di dalam biaya ini antara lain : a. Biaya tetap, adalah biaya yang jumlah totalnya tetap dalam kisaran volume kegiatan, contohnya : gaji manajer penjualan. b. Biaya variabel, adalah biaya yang jumlah totalnya berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan. 5. Pengelompokkan biaya atas dasar jangka waktu manfaat, yang termasuk dalam biaya ini adalah pengeluaran modal (capital expenditure) dan pengeluaran pendapatan (revenue expenditure). 2.3 Anggaran Biaya Administrasi dan Umum 2.3.1 Pengertian Biaya Administrasi dan Umum Menurut Tendi Haruman dan Sri Rahayu (2007;109) yang dimaksud biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut : Biaya administrasi dan umum merupakan biaya yang terjadi di bagian administrasi umum. Bagian ini pada umumnya merupakan bagian yang terdiri dari beraneka ragam pekerjaan (selain pabrik dan penjualan) dan karena banyaknya sering disebut sebagai bagian umum. Sesuai dengan namanya yaitu bagian administrasi umum, maka bagian ini akan mengurusi masalah-masalah administrasi perusahaan (kecuali administrasi penjualan dan administrasi pabrik) serta hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan secara umum. Menurut M. Munandar (2007;171) yang dimaksud biaya administrasi dan umum adalah : Budget yang merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang biaya administrasi yang ditanggung perusahaan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang. Di dalamnya mencakup perencanaan tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi dan waktu (bulan) kapan biaya-biaya tersebut dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (subbagian) dimana biaya tersebut terjadi. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya administrasi ialah semua biaya yang terdapat serta terjadi di dalam lingkungan bagian (kantor) administrasi umum.
Dari pengertian tersebut dapat diketahui bahwa bilamana perusahaan membagi Kantor Administrasi (Bagian Administrasi) menjadi beberapa departemen, maka rencana tentang biaya administrasi dari masing-masing bagian (departemen) tersebut juga harus terperinci dan jelas. Ada beberapa bagian (Departemen) yang biasanya dipergunakan oleh perusahaan, antara lain : 1. Bagian Sekretariat (Tata Usaha), yang menangani urusan surat menyurat dan arsip. 2. Bagian Keuangan (Pembukuan), yang menangani urusan pembukuan akuntansi dan masalah keuangan. 3. Bagian Perlengkapan (Rumah Tangga), yang menangani urusan perlengkapan-perlengkapan dan keperluan-keperluan kantor administrasi. 4. Bagian Personalia, yang menangani urusan-urusan yang berhubungan dengan masalah-masalah personalia. 5. Bagian Hubungan Masyarakat (Humas), yang menangani urusan-urusan yang berhubungan dengan pihak-pihak di luar perusahaan. 2.3.2 Manfaat Biaya Administrasi dan Umum Menurut M. Munandar (2007;172) secara umum biaya administrasi dan umum mempunyai tiga manfaat pokok, yaitu sebagai berikut : 1. Sebagai pedoman kerja, yang memberikan arah serta sekaligus target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan dimasa yang akan datang. 2. Sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja, untuk membantu mengkoordinir sumber daya manusia dengan perusahaan. 3. Sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja, sebagai alat yang menjadi alat tolok ukur, alat pembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan. Sedangkan secara khusus, biaya administrasi berguna sebagai dasar untuk penyusunan budget kas, karena sebagian dari biaya administrasi memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas.
2.3.3 Biaya-biaya yang Termasuk Biaya Administrasi dan Umum Menurut Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri (2005;317) biayabiaya yang dikategorikan sebagai biaya administrasi dan umum adalah semua yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatannya, selain biaya-biaya pabrik. Pada perusahaan-perusahaan yang relatif besar, biaya administrasi timbul pada bagian-bagian : administrasi, pembukuan, perbekalan dan bagian staf. Sehingga anggaran biaya administrasi secara keseluruhan, mencakup : 1. Biaya untuk Direksi dan stafnya, termasuk gaji, bonus tahunan, biaya perjalanan, biaya representasi dan administrasi kantor Direksi. 2. Biaya departemen keuangan yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, biaya perjalanan dan biaya administrasi departemen, biaya penyusutan aktiva tetap. 3. Biaya departemen umum dan administrasi yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, biaya perjalanan, biaya komunikasi (telepon, telegram, telex), asuransi pegawai, penyusunan macam-macam aktiva tetap, listrik dan air. 2.3.4 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Biaya Administrasi dan umum Agar fungsi anggaran dapat berjalan dengan baik dan akurat, maka diperlukan data, informasi dan pengalaman yang merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam biaya administrasi dan umum antara lain : 1. Biaya penjualan, khususnya tentang jumlah (kualitas) dari masing-masing jenis barang yang akan dijual dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) yang akan datang. Walaupun secara tidak langsung, budget penjualan mempengaruhi besar kecilnya biaya administrasi. 2. Budget unit yang akan diproduksikan, khususnya tentang jumlah (kuantitas) dan dari masing jenis barang yang akan diprodusikan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang. Jumlah produksi yang besar di samping akan meningkatkan kesibukan-kesibukan di bagian produksi, yang secara tidak langsung akan mengakibatkan pula peningkatan kesibukan di bagian administrasi.
3. Berbagai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yang berkaitan dengan biaya administrasi dan umum (misalnya standar pemakaian bahanbahan, standard pemakaian listrik dan sebagainya). 4. Sistem pembayaran upah (gaji) yang dipakai oleh perusahaan, khususnya yang dibayarkan kepada para karyawan di bagian administrasi. 5. Metode depresiasi yang dipakai oleh perusahaan, khususnya depresiasi terhadap aktiva tetap yang ada di bagian lingkungan administrasi. 6. Metode alokasi biaya yang dipakai oleh perusahaan untuk membagi biayabiaya yang semula merupakan satu kesatuan (biaya bersama), menjadi beberapa kelompok biaya sesuai dengan tempat dimana biaya itu terdapat atau terjadi. 2.3.5 Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum pada hakekatnya sama dengan prosedur anggaran secara umum dalam suatu perusahaan, namun yang perlu diperhatikan di sini adalah keterlibatan faktorfaktor yang mempengaruhi tingkat pengeluaran administrasi dan umum dalam proses penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum. Prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum menurut M. Nafarin (2004;9) adalah sebagai berikut : Prosedur merupakan urutan-urutan seri tugas yang saling berhubungan dan diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang seragam. Sedangkan prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum menurut M. Munandar (2007;24) adalah sebagai berikut : Prosedur penyusunan anggaran yaitu suatu pembagian wewenang sesuai fungsi dan tanggung jawab atas kegiatan perusahaan yang mencakup seluruh bagian dalam perusahaan, sehingga fungsi-fungsi budget benar-benar dapat berjalan dengan baik.
Sedangkan prosedur penyusunan anggaran biaya administrasi dan umum secara umum adalah sebagai berikut : 1. Menganalisa informasi masa lalu pengeluaran biaya administrasi dan umum. 2. Menentukan perencanaan yang strategis untuk menentukan tujuan perusahaan. 3. Mengkomunikasikan tujuan organisasi jangka panjang khususnya dalam hal biaya administrasi dan umum. 4. Memilih taktik mengkoordinasikan kegiatan, mengawasi kegiatan, artinya memilih cara yang digunakan untuk mencapai tujuan. 5. Menyerahkan revisi usulan anggaran kepada komite anggaran untuk dievaluasi. 6. Menyetujui revisi usulan anggaran dan menjadi anggaran biaya administrasi dan umum. 7. Pengesahan revisi anggaran biaya administrasi dan umum perusahaan. 2.3.6 Pelaporan Realisasi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum Laporan realisasi anggaran menggambarkan aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan sistem kebijakan anggaran yang dianut perusahaan yang memuat harapan-harapan yang telah disusun sebagai acuan dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan dan diperbandingkan dengan hasil pelaksanaannya. Laporan ini akan digunakan untuk analisa-analisa bagi penyempurnaan di masa yang akan datang dan juga dapat dipergunakan untuk penilaian prestasi kerja. Menurut Slamet Sugiri (1994;206) mengemukakan bahwa : Laporan prestasi keuangan untuk pusat biaya yang selalu mencakup perbandingan antara biaya yang ditetapkan dalam anggaran dan biaya yang sesungguhnya trjadi dengan identifikasi selisih. Selisih yang dikatakan menguntungkan (selisih laba) jika biaya sesungguhnya kurang daripada anggaran biaya, dan dikatakan tidak menguntungkan (selisih rugi) jika terjadi sebaliknya. Perbandingan ini dilakukan baik untuk jumlah total maupun untuk setiap jenis biaya yang dapat dikendalikan.
Dilihat dari pendapat tersebut, laporan keuangan untuk pusat biaya yang termasuk di dalamnya adalah laporan biaya administrasi dan umum, harus mencakup perbandingan antara biaya administrasi dan umum yang dianggarkan dengan biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya, yang akan menghasilkan selisih laba atau selisih rugi. Pelaporan biaya administrasi dan umum merupakan informasi bagi manajemen untuk mengevaluasi hasil-hasil yang telah dicapai berdasarkan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu laporan anggaran biaya administrasi dan umum harus benar-benar dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan menajemen dalam menentukan kebijakan dan di dalam pengambilan keputusan.