TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Ringkasan Chapter 12 Developing Business/ IT Solution Oleh : Shelly Atriani Iskandar P056121981.50 KELAS R50 PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
Bagian 1 Developing Business System IS Development System approach atau pendekatan sistem adalah solusi ketika suatu perusahaan membutuhkan cara untuk mengaktifkan web agar dapat memperoleh informasi dari dan untuk salespeople dalam suatu perusahaan. Ketika pendekatan sistem diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi untuk masalah bisnis, itu bisa dikatakan sebagai pengembangan sistem informasi ataupun pengembangan aplikasi. Bab ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan sistem bisnis dan aplikasi yang memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, serta karyawan dan stakeholder. Pendekatan sistem untuk memecahkan masalah menggunakan orientasi sistem untuk mendefinisikan masalah dan peluang dan juga mengembangkan solusi yang tepat. Menganalisa masalah dan memformulasikan solusi meningkatkan hal-hal berikut ini: 1. Mengenali dan mendefinisikan masalah atau peluang menggunakan system thinking. 2. Mengembangkan dan mengevaluasi solusi alternatif sistem. 3. Memilih solusi sistem yang paling tepat sesuai dengan kebutuhan. 4. Solusi desain untuk sistem yang dipilih. 5. Melaksanakan dan mengevaluasi keberhasilan sistem yang dirancang. The System Approach Menggunakan system thinking untuk memahami masalah atau peluang adalah salah satu aspek yang paling penting dari pendekatan sistem. Konsultan manajemen dan penulis Peter Senge menyebut system thinking sebagai disiplin kelima. Senge berpendapat bahwa sistem penguasaan berpikir (bersama dengan disiplin penguasaan pribadi, model mental, visi bersama, dan pembelajaran tim) sangat penting untuk memenuhi kebutuhan pribadi dan kesuksesan bisnis dalam dunia yang selalu berubah. Inti dari disiplin system thinking adalah "melihat hutan dan pohon-pohon "dalam situasi apapun, seperti: Melihat keterkaitan antara sistem dibandingkan dengan rantai sebab-akibat linier jika terjadi suatu peristiwa. Melihat proses perubahan antara sistem dibandingkan "snapshot" diskrit dari perubahan, setiap kali terjadi perubahan.
Gambar 1 merupakan salah satu contoh dari system thinking. Anda dapat memahami dengan lebih baik tentang permasalahan penjualan ataupun kesempatan dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi komponen-komponen dari sistem penjualan. Gambar 1 System Analysis and Design Keseluruhan proses dimana sistem informasi dirancang dan diimplementasikan dalam organisasi disebut sebagai analisis sistem dan desain. Dalam hal ini, proses yang terkandung didalamnya adalah identifikasi masalah bisnis, solusi yang diajukan dalam bentuk sistem informasi, dan juga desain dan implementasi solusi yang diusulkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi. Terdapat dua pendekatan yang paling umum dari analisis sistem dan desain, yaitu analisis berorientasi objek dan desain dan pendekatan life cycle. The System Development Life Cycle Salah satu metode untuk menggunakan pendekatan sistem dalam mengembangkan solusi sistem informasi disebut siklus hidup pengembangan sistem (SDLC). Pada gambar 2, menggambarkan apa yang terjadi di setiap tahap proses, yaitu (1) investigasi, (2) analisis, (3) desain, (4) implementasi, dan (5) pemeliharaan. Semua kegiatan yang terkait dalam SDLC sangat terkait dan saling tergantung.
Gambar 2 Feasability Studies Proses pembangunan suatu sistem dapat menelan biaya yang sangat tinggi, oleh karena itu tahap penyelidikan sistem biasanya memerlukan pengembangan studi kelayakan. Pada tahap ini, kebutuhan informasi calon pengguna dan kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan dari proyek yang diusulkan ditentukan. Setelah diketahui, IS spesialis membuat laporan tertulis yang mencakup spesifikasi awal dan rencana pembangunan untuk mengusulkan aplikasi bisnis. Jika disetujui, maka pembangunan sistem dapat dilakukan. studi kelayakan awal menyeluruh harus menjadi standar default dalam organisasi dan juga keputusan untuk menghilangkan langkah pertama dalam proses harus selalu diteliti dengan hati-hati. Dengan demikian, tujuan dari studi kelayakan awal adalah untuk mengevaluasi sistem alternatif solusi dan mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan diinginkan untuk pembangunan. Operational Feasibility Penilaian kelayakan operasional berfokus pada sejauh mana proyek pengembangan yang diusulkan cocok dengan lingkungan bisnis yang ada dan juga cocok dengan jadwal pembangunan, tanggal pengiriman, budaya perusahaan dan proses bisnis yang ada.
Selanjutnya, Selanjutnya, penilaian ini juga menentukan sejauh mana proyek memenuhi tujuan bisnis yang spesifik yang ditetapkan selama tahap usulan. Pada tahap terakhir dari penilaian kelayakan operasional, seperti selama fase desain fisik dari SDLC, kita menggeser fokus kita ke salah satu strategis fit dan dampak organisasi, seperti menentukan untuk apa desain yang diusulkan sistem akan memerlukan perubahan dalam struktur organisasi kita, atau apakah perubahan dalam rentang saat otoritas perlu dibuat untuk mengakomodasi sistem baru. Economic Feasability Tujuan dari penilaian kelayakan ekonomi adalah untuk menentukan sejauh mana sistem yang diusulkan akan memberikan manfaat ekonomi yang positif bagi organisasi. Hal ini melibatkan identifikasi, dan kuantifikasi, dari semua manfaat yang diharapkan. Gambar 3 menunjukkan faktor-faktor operasional, ekonomi, teknis, manusia, dan hukum/faktor-faktor politik. Perhatikan bahwa ada kelayakan yang harus diperhatikan dibandingkan dengan penghematan biaya atau ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak. Gambar 3 Technical Feasibility Penilaian kelayakan teknis difokuskan untuk memperoleh pemahaman tentang sumber daya teknis dari organisasi dan penerapan tersebut diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dari sistem yang diusulkan. Analis harus menilai sejauh mana arus sumber daya teknis, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan lingkungan operasi, dapat ditingkatkan atau ditambahkan ke sedemikian rupa sehingga kebutuhan sistem yang
diusulkan dapat dipenuhi. Jika teknologi saat ini dianggap cukup, maka kelayakan teknis dari proyek ini sudah jelas. Jika hal ini tidak terjadi, analis harus menentukan apakah teknologi diperlukan untuk memenuhi spesifikasi yang disebutkan. Gambar 4 menunjukkan bagaimana studi mengenai feasability dapat mengukur feasability dari rencana sistem yang diajukan. Gambar 4 Human Factor Feasibility Human Factor Feasibility adalah suatu cara untuk menilai sejauh mana sistem yang diusulkan dapat bekerja dan cukup untuk mengevaluasi apakah sistem akan bekerja. Faktor penilaian kelayakan manusia berfokus pada komponen yang paling penting dari implementasi sistem yang sukses, yaitu manajer dan pengguna akhir. Teknologi secanggih apapun tidak akan berguna jika pengguna akhir dan manajer tidak menganggap teknologi tersebut relevan. Legal/Political Feasability Kategori ini merupakan penilaian yang sering diabaikan selama tahap awal proyek inisiasi dan analisis. Kelayakan hukum dan politik dari proyek yang diusulkan mencakup analisis mendalam dari setiap konsekuensi hukum yang potensial yang dihasilkan dari konstruksi dan implementasi dari sistem baru. Masalah hukum tersebut termasuk hak cipta atau pelanggaran paten, pelanggaran undang-undang antitrust yang ada, pembatasan perdagangan luar negeri, atau kontrak yang mengikat organisasi.
System Analysis Sistem analisis adalah studi mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk mendesai sistem informasi yang baru. Organizational Analysis Sebuah analisis organisasi merupakan langkah pertama yang penting dalam analisis sistem. Bagaimana orang meningkatkan sistem informasi jika mereka tahu sangat sedikit tentang organisasi lingkungan di mana sistem digunakan? Mereka tidak bisa. Itu sebabnya para anggota tim pengembangan harus tahu sesuatu tentang organisasi, manajemen struktur, orang-orangnya, kegiatan usahanya, hal-hal yang berhubungan dengan sistem tersebut dan sistem informasi saat ini. Analysis of The Present System Sebelum merancang sistem yang baru, penting untuk mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau diganti. Hal yang harus dianalisis menganalisis bagaimana sistem ini menggunakan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan pengguna untuk mengkonversi sumber data, seperti data transaksi, menjadi produk informasi, seperti laporan. Kemudian Anda harus mendokumentasikan bagaimana kegiatan sistem informasi input, proses, output, penyimpanan, dan kontrol yang dicapai. Logical Analysis Salah satu kegiatan utama yang terjadi selama tahap analisis adalah konstruksi dari model logis dari sistem saat ini. Model logis dapat dianggap sebagai cetak biru dari sistem saat ini yang hanya menampilkan oleh sistem saat ini tanpa tahu bagaimana melakukannya. Dengan membangun dan menganalisa model logis dari arus sistem, seorang analis sistem dapat lebih mudah memahami berbagai proses,fungsi, dan data yang terkait dengan sistem tanpa terkendala dengan semua isu seputar perangkat keras atau perangkat lunak. Functional Requirements Analysis and Determination Ini adalah salah satu langkah yang paling sulit. Anda mungkin perlu untuk bekerja sebagai Tim dengan IS analis dan pengguna akhir lainnya untuk menentukan informasi bisnis
khusus kebutuhan anda. Misalnya, Anda harus terlebih dahulu menentukan jenis informasi masing-masing kegiatan usaha, apa formatnya, volume, dan frekuensinya, dan berapa waktu respon yang diperlukan. Kedua, Anda harus mencoba untuk menentukan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem ( input, proses, output, penyimpanan, kontrol) untuk memenuhi kebutuhan informasi. Seperti pembangunan model logis, tujuan utama Anda adalah untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan, bukan bagaimana melakukannya. Ketika langkah ini dari siklus hidup selesai, satu set persyaratan fungsional untuk sistem baru yang diusulkan akan ada. System Design Setelah bagian analisis dari siklus hidup selesai, proses desain sistem dapat dimulai. Di sinilah model logis dari sistem saat ini dimodifikasi sampai merupakan cetak biru bagi sistem baru. Versi model logis merupakan sistem baru yang akan dilakukan. Selama langkah ini, pengguna dan analis akan fokus pada menentukan bagaimana sistem akan mencapai tujuannya. Di sinilah masalah yang berkaitan dengan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, penyimpanan data, keamanan, dan banyak lainnya akan dibahas dan ditentukan. Dengan demikian, desain sistem terdiri dari kegiatan desain yang pada akhirnya menghasilkan spesifikasi sistem fisik yang memuaskan persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Prototyping Prototyping adalah pengujian model kerja, atau prototipe aplikasi baru secara interaktif, proses berulang-ulang yang dapat digunakan oleh kedua IS spesialis dan profesional bisnis. Prototyping, seperti alat pembangunan, membuat proses pembangunan lebih cepat dan lebih mudah, terutama untuk proyek di mana kebutuhan pengguna akhir sulit untuk ditentukan. Prototyping juga telah membuka proses pengembangan aplikasi kepada pengguna akhir karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Dengan demikian, prototyping merupakan elemen yang sangat penting dan proses pembangunan yang lebih responsif disebut Agile Systems Development (ASD). Gambar 5 menunjukkan proses pembangunan menggunakan prototyping.
Gambar 5 User Interface Design Desain antarmuka merupakan komponen sistem paling dekat dengan pengguna akhir bisnis. Pengguna desain antarmuka berfokus untuk mendukung interaksi antara pengguna akhir dan aplikasi berbasis komputer mereka. Desainer berkonsentrasi pada desain menarik dan bentuk efisien input pengguna dan output, seperti kemudahan menggunakan Internet. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, desain antarmuka pengguna sering disebut juga proses prototyping, di mana model kerja atau prototipe metode antarmuka pengguna dirancang dan dimodifikasi beberapa kali dengan umpan balik dari pengguna akhir. Proses desain antarmuka pengguna menghasilkan spesifikasi desain rinci untuk produk informasi seperti layar, user / komputer dialog interaktif ( termasuk urutan atau aliran dialog ), tanggapan audio, formulir, dokumen, dan laporan. System Spesifications Spesifikasi sistem meresmikan rancangan metode antarmuka pengguna sebuah aplikasi dan produk, struktur basis data, dan pengolahan dan prosedur pengendalian. Oleh karena itu, sistem desainer akan sering mengembangkan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, data, dan spesifikasi personal untuk sistem yang diusulkan.
End-User Development Dalam sistem siklus pembangunan tradisional, peran Anda sebagai pengguna akhir bisnis serupa dengan seorang pelanggan atau klien. Biasanya, Anda membuat permintaan baru atau permintaan untuk meningkatkan sistem, menjawab pertanyaan tentang kebutuhan informasi spesifik Anda dan informasi pengolahan masalah, dan memberikan informasi latar belakang sistem bisnis yang ada. IS profesional bekerja dengan Anda untuk menganalisis masalah Anda dan menyarankan solusi alternatif. Bila Anda menyetujui alternatif terbaik, solusi tersebut akan dirancang dan diimplementasikan. Doing End-User Development Dalam pengembangan pengguna akhir, Anda dan profesional bisnis lainnya dapat mengembangkan sistem baru atau meningkatkannya untuk melakukan pekerjaan Anda tanpa keterlibatan langsung IS spesialis. Kemampuan pengembangan aplikasi dibangun ke berbagai perangkat lunak pengguna akhir telah membuat kemudahan bagi banyak pengguna untuk mengembangkan sendiri bisnis berbasis komputer mereka.
Bagian 2 Implementing Business System Implementasi Setelah sistem informasi yang baru telah dirancang, hal tersebut harus diimplementasikan sebagai sistem yang bekerja dan dipelihara agar tetap beroperasi dengan benar. Proses implementasi akan kita bahas pada bagian ini mengikuti investigasi, analisis, dan tahap desain siklus hidup pengembangan sistem kita bahas di Bagian I. Pelaksanaan adalah langkah penting dalam penyebaran teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan bisnis lain dari perusahaan. Implementing New System Implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memakan waktu, namun sangat penting dalam memastikan keberhasilan setiap sistem yang baru dikembangkan. Bahkan sistem yang dirancang akan gagal jika tidak diterapkan dengan benar, itulah sebabnya mengapa proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek pada bagian dari TI dan unit bisnis manajer. Mereka harus menegakkan rencana proyek, yang mencakup tanggung jawab pekerjaan, jadwal untuk tahap utama pembangunan, dan anggaran keuangan. Hal ini diperlukan jika proyek akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan, dengan tetap memenuhi tujuan desain. Project Management Setiap diskusi tentang desain sistem informasi dan pengembangan tidak akan lengkap tanpa diskusi tentang konsep dasar manajemen proyek, teknik, dan alat. Penting untuk dicatat bahwa keterampilan dan pengetahuan diperlukan untuk menjadi manajer proyek yang baik akan diterjemahkan ke dalam hampir semua lingkungan proyek, dan sebagian besar organisasi secara berkala mencari orang-orang yang telah memperoleh keterampilan ini. The Process of Project Management Gambar dibawah ini merupakan lima fase dalam manajemen proyek
Gambar 6 Evaluating Hardware, Software, and Services Sebuah kegiatan utama selama tahap implementasi SDLC adalah akuisisi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk menerapkan sistem baru. Bagaimana perusahaan mengevaluasi dan memilih hardware, perangkat lunak, dan layanan TI. Perusahaan-perusahaan besar mungkin memerlukan pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan sistem spesifikasi yang dikembangkan selama tahap desain pengembangan sistem. Kebanyakan perusahaan besar dan semua lembaga pemerintah meresmikan persyaratan ini dengan mendaftarkannya dalam dokumen yang disebut RFP ( request for proposal ) atau RFQ (request for quotation ). Kemudian mereka mengirim RFP atau RFQ ke vendor yang tepat, yang menggunakannya sebagai dasar untuk mempersiapkan perjanjian jual beli yang diusulkan.