BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang PT. TAC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang industri retail sepatu wanita. Didirikan pada tahun 2000 dengan melihat potensi pasar sepatu wanita di Indonesia yang masih memiliki peluang cukup besar dan didukung oleh perusahaan induk yang merupakan pabrik sepatu wanita berorientasi ekspor. Produk yang dikembangkan menggunakan merek Pianella dan Allegra. Pianella merupakan sepatu wanita yang ditujukan kepada segmentasi wanita berusia 20 sampai 45 tahun yang ingin tampil modis dan dapat pula digunakan sebagai sepatu kerja untuk wanita karir. Kisaran harga Pianella adalah mulai dari 175.000 sampai 400.000 rupiah yang ditujukan kepada kalangan menengah ke atas. Selain sepatu dikembangkan pula tas wanita yang dirancang serasi dengan sepatu. Sedangkan Allegra adalah sepatu yang ditujukan kepada remaja wanita 11 tahun ke atas yang ingin tampil modis dan sporty dengan kisaran harga 89.000 rupiah keatas. Sejak peluncuran merek Allegra dan Pianella pada 26 November 2000, kegiatan promosi dan iklan dilaksanakan secara berkelanjutan dan melakukan aktivitas perluasan jaringan gerai untuk penetrasi pasar. Dalam usianya yang relatif muda PT. TAC sampai Mei 2002 telah memiliki kurang lebih 320 gerai yang tersebar di seluruh Indonesia. Dalam industri retail peranan pemenuhan order pelanggan dan distribusi merupakan jantung operasional dalam perusahaan. Khusus dalam retail sepatu penanganan proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi cukup kompleks 1
2 karena melibatkan beberapa departemen dengan penanganan pelanggan yang berbeda-beda. Proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi juga memegang peranan penting kerena menyangkut efisiensi terhadap biaya dan kecepatan dalam penyaluran barang yang berpengaruh kepada tingkat penjualan dan pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan, persaingan dan perubahan telah menciptakan dunia baru dalam bisnis retail sepatu. Sepanjang tahun 2001 industri ini mulai bangkit secara signifikan, terlihat dengan mulai banyaknya pemain baru yang masuk dengan iklan dan promosi semakin mempertajam tingkat persaingan. Dan menjadi semakin jelas bahwa perusahaan dirancang untuk beroperasi dalam suatu lingkungan tidak dapat dipaksakan untuk berjalan pada lingkungan lainnya. Misalnya suatu perusahaan yang dibangun untuk tumbuh dan pada produksi masal, stabil dan berkembang tidak dapat dipaksakan untuk berhasil dalam dunia dimana persaingan, pelanggan dan perubahan menuntut fleksibilitas dan respon yang cepat (Hammer & Champy, 1993). Business Process Reengineering (BPR) atau Rekayasa Ulang Proses Bisnis merupakan konsep yang digunakan untuk mengatasi masalah tersebut. Menurut Hammer & Champy, 1993, BPR didefinisikan sebagai pemikiran kembali secara mendasar dan perancangan kembali secara radikal mengenai proses bisnis untuk mencapai kemajuan yang dramatis dalam ukuran performa yang kritis, seperti biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan. Tesis ini akan membahas mengenai penggunaan konsep BPR untuk mengatasi masalah dalam proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi yang merupakan jantung operasional pada PT.TAC untuk meningkatkan performa dalam menekan
3 biaya operasional, memperbaiki kualitas dan pelayanan serta kecepatan distribusi. 1.2 Perumusan Masalah Proses pemenuhan order dan distribusi merupakan proses yang melibatkan 3 departemen secara langsung yaitu departemen Wholesale, Retail dan Operasional. Departmen Wholesale dan Retail masing-masing menerima order dari pelanggan dan melakukan proses administrasi order yang diteruskan ke departemen Operasional dalam hal ini adalah bagian gudang dan pengiriman untuk menyiapkan barang dan mengirimnya ke pelanggan. Dalam operasional sehari-hari proses administrasi order pelanggan dan distribusi masih mengalami masalah yang cukup signifikan yaitu efisiensi yang masih rendah dan biaya operasional yang relatif tinggi. Masalah waktu tunggu merupakan masalah yang muncul setiap hari. Dengan posisi kantor pusat di Puri dan gudang di Dadap yang berjarak 23 km dengan waktu tempuh sekitar 1 jam maka order setiap harinya harus menunggu keesokan hari untuk dibawa ke gudang dari kantor pusat. Dan masalah lainnya adalah kendaraan pengiriman setiap hari diparkir di kantor pusat dan untuk melakukan pengiriman harus ke gudang sehingga terjadi inefisiensi berupa bertambahnya biaya operasional. Masalah kedua adalah duplikasi tugas dimana departemen wholesale dan retail memiliki administrasi order yang menangani pekerjaan yang sama yaitu membuat sales order. Kemudian sales order tersebut diberikan kepada administrasi gudang dan
4 diinput lagi ke komputer. Hal ini menyebabkan sebuah tugas yang sama tetapi dikerjakan oleh beberapa orang sehingga menjadi tidak efisien. Yang ketiga adalah pemerosesan yang membutuhkan waktu lama akibat masih dilakukan secara manual. Hal ini terjadi pada administrasi order dimana pengecekan persediaan masih dilakukan secara manual yang membutuhkan waktu 10-30 menit untuk setiap ordernya. Terakhir adalah masalah transportasi dan gudang. Jumlah kendaran yang dimiliki berjumlah 4 buah dengan kapitas yang berbeda-beda, namum untuk kapisatas tidak memiliki masalah. Namum masalahnya ada pada pengaturan jadwal transportasi yang masih belum efisien akibat distribusi pelanggan yang menyebar dan ditangani secara manual. Demikian pula dengan lokasi gudang dan kantor pusat yang berjauhan menjadi penghambat dalam pelaksanaan proses order dan distribusi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan analisis penerapan konsep rekayasa ulang bisnis proses pada tesis ini adalah : Meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan atau mengurangi prosesproses yang tidak efisien untuk mempercepat jalur proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi. Memanfaatkan teknologi informasi yang dapat mendukung kegiatan-kegiatan dalam proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi. Manfaat yang diperoleh antara lain :
5 Bagi perusahaan adalah untuk memperbaiki kinerja perusahaan dengan meningkatkan efisiensi dan menekan biaya serta memberikan informasi yang akurat dalam pengambilan keputusan manajemen. Bagi dunia pendidikan, untuk memperkaya kasus-kasus penerapan konsep rekayasa ulang proses bisnis. 1.4 Ruang Lingkup Pembahasan Tesis ini akan membahas mengenai rekayasa ulang proses bisnis untuk memecahkan masalah pada proses pemenuhan order pelanggan dan distribusi pada PT.TAC. Proses permintaan produksi, pembelian dan akutansi yang merupakan rantai yang merupakan rantai operasional dalam perusahaan tidak dibahas dalam tesis ini.