SISTEM OPERASIONAL MEKANISME PENGOLAHAN SURAT DAN DOKUMEN KANTOR PUSAT BADAN LITBANG PERTANIAN

SISTEM OPERASIONAL MEKANISME PENGOLAHAN SURAT DAN DOKUMEN KANTOR PUSAT BADAN LITBANG PERTANIAN HARDIYANTO Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Jl. Pasar Minggu No.29, Jakarta RINGKASAN Percepatan penyampaian dan ketepatan pengendalian surat/dokumen sangat ditentukan oleh profesionalisme SDM dan sistem mekanisme pengolahan dengan melibatkan unsur organisasi kearsipan di dalamnya. Mekanisme pengendalian yang tidak akurat berdampak luas terutama pada proses penyelesaian akhir penanganan surat/dokumen unit kerja di berbagai level. Upaya tersebut diharapkan dapat dipecahkan melalui kecermatan, antisipatif, fleksibilitas, dan kemampuan profesional SDM terkait serta ketaatan pada aturan yang berlaku (Litbang, 2002). Kata Kunci : sistem operasional, mekanisme pengolahan PENDAHULUAN Pengolahan surat dan dokumen merupakan salah satu aspek di dalam sistem operasional mekanisme kegiatan kearsipan unit kerja yang mempunyai peran penting, sebagai bagian tahapan kegiatan manajemen kearsipan pada proses penciptaan arsip. Tahapan tersebut adalah bagian dari sistem kearsipan yang memiliki mekanisme operasional menyangkut pengelolaan surat dan dokumen. Dalam ruang lingkup kearsipan, pengolahan surat dan dokumen merupakan sub sistem dari tugas organisasi kearsipan berada pada unit yang mempunyai fungsi kearsipan dan fungsi pengolahan. Adapun fungsi didalamnya menyangkut pengurusan surat masuk dan keluar, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan serta penghapusan arsip (Deptan, 1996). Sebagai sub sistem, pengolahan surat dan dokumen dalam operasional mekanismenya menuntut agar dapat melaksanakan fungsi dan tugas substansi yang menekankan pada aspek pengendalian surat oleh pelaku pengendali dokumen di unit kearsipan dan unit pengolahan. Menurut Pedoman Tata Kearsipan Departemen Pertanian bahwa, pengendalian surat adalah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima dan ditangani unit pengolah sampai dengan dikirim oleh unit kearsipan (Deptan, 1996). Penyelenggaraan pengolahan surat dan dokumen serta pengolahan arsip aktif dan in aktif pada kantor pusat Badan Litbang Pertanian, sudah berjalan sesuai masing-masing fungsi dan tugas yang dimiliki. Berkembangnya organisasi unit kerja serta meningkatnya kegiatan substansi ternyata kurang mampu mengakomodir tuntutan bidang manajemen pengolahan surat dan dokumen (Litbang, 2003). Melihat dari aspek pengolahan surat dan dokumen yang dikelola, masih banyak kendala muncul yang tidak dapat diantisipasi sebelumnya, antara lain : 273

1. Beberapa level pimpinan mengalami kesulitan menelusuri keberadaan surat/ dokumen. 2. Sistem dan aplikasi pengolahan surat dan dokumen kurang mampu mengakomodir ragam permasalahan sehingga kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan sering terganggu. 3. Tugas dan fungsi Organisasi pengendalian surat dan dokumen yang tidak diaplikasikan secara optimal, sehingga menyulitkan proses penelusuran (temu balik) dan penanganan surat/dokumen). 4. Keragaman tugas dan fungsi organisasi unit kerja semakin menyulitkan dalam mengantisipasi keberadaan dokumen/surat sejak awal penciptaan sampai menjadi arsip. Kurang dapat menterjemahkan penerapkan sistem kearsipan oleh para pengelola surat berbagai level sub sistem organisasi pengendalian surat dan dokumen (Litbang, 2002). Kendala yang sering muncul sebagaimana tersebut di atas, diperlukan langkah antisipasi pengendalian surat/ dokumen melalui ketaatan tertib mekanisme pengendalian surat dan pemenuhan unsur organisasi, sistem, sumberdaya manusia serta sarana pengelolaan berdasarkan aturan yang berlaku. KETERKAITAN UNIT PENGOLAHAN DALAM SISTEM OPERASIONAL MEKANISME SURAT DAN DOKUMEN Sasaran Pengolahan Tertib administrasi pengelolaan surat/dokumen ditunjukkan oleh efektivitas dan efisiensi kerja bidang pengelolaan surat antara lain : 1. Penanganan surat masuk dan keluar lebih teratur. 2. Penanganan surat/dokumen terkendali dalam berbagai tahapan. 3. Penyimpanan surat/dokumen dapat tertata secara tertib sesuai acuan yang berlaku dan mudah diketemukan kembali. Aspek-Aspek Dalam Pengelolaan Surat 1. Organisasi Keberadaan organisasi pengolahan ditunjukkan dengan adanya jaringan pengolahan awal sampai dengan pengolahan akhir yang menyangkut tugas dan fungsi secara jelas, dikenal dengan unit kearsipan yang terdiri dari unsur : penerima, pengarah, pencatat, pengirim dan pengarsip. Sedangkan unit yang berperan sebagai fungsi pengolahan ditunjukkan dengan adanya : pimpinan pengolah, panitera dan pengolah. Semua unsur yang terlibat dalam pengolahan dituntut memiliki kecermatan, fleksibilitas dan antisipatif dalam mengikuti alur mekanisme, keragaman masalah dalam surat/ dokumen serta keterkaitan masalah yang satu dengan yang lain (Deptan, 1996). 274

2. Tenaga Tenaga pengolah minimal, memiliki pengetahuan dasar bidang kearsipan dan terampil yang diperoleh melalui jalur formal atau non formal. Menghadapi permasalahan krusial dalam penanganan surat/ dokumen sulit diperoleh tenaga SDM yang tanggap, berkinerja ulet dan telaten, sehingga hal ini sering menjadi kendala dalam merekrut tenaga ketatausahaan surat yang diharapkan (Litbang,2002). 3. Sarana Sarana pengolahan surat yang digunakan berupa formulir meliputi : 1. Lembar disposisi. 2. Kartu kendali. 3. Lembar pengantar surat rahasia. 4. Lembar pengantar surat rutin. 4. Isi Surat / Dokumen sebagai Obyek Pengolahan Surat atau dokumen yang diterima umumnya memiliki keragaman permasalahan yang diwujudkan dalam uraian yang sangat khusus. Hal ini menjadikan permasalahan dalam pemahaman terutama oleh petugas/ pelaksana pengolah. Umumnya, petugas pencatat dalam menterjemahkan informasi atau memindahkan isi permasalahan ke dalam formulir lembar disposisi/kartu kendali hanya sebatas perihal pada format surat/dokumen tersebut. Padahal, tidak seluruh permasalahan inti tercakup pada perihal (Litbang, 1993). Oleh sebab itu, petugas dituntut membaca secara teliti dan diharapkan dapat melengkapi informasi dalam perihal sehingga isi informasi tercantum pada formulir pengendalian (lembar disposisi/kartu kendali) lebih komunikatif. 5. Identifikasi Masalah Dalam Pengolahan Yang dimaksud adalah tanda/kode yang digunakan guna membantu identifikasi permasalahan pada pengendalian surat/dokumen. Seperti: nomor, tanggal, klasifikasi permasalahan, kode klasifikasi, indeks klasifikasi serta identitas lain (pengetik/pengonsep/ bagian/sub bagian) yang dianggap perlu dicantumkan (Litbang, 2003). Di dalam mengidentifikasi surat/ dokumen terkadang petugas kurang memperhatikan pencantuman kelengkapan identifikasi yang sangat diperlukan dalam identifikasi masalah dan kegiatan monitoring. SISTEM OPERASIONAL DAN MEKANISME PENGOLAHAN 1. SURAT DAN DOKUMEN Fungsi dan Tugas Dalam Operasional Sistem Efektivitas dan efisiensi umumnya menjadi tumpuan dalam melaksanakan tugas pengolahan. Keberadaan organisasi pengolahan surat dan dokumen sangat menentukan sistem operasi dan mekanisme pengolahan dalam mewujudkan sasaran tersebut. 275

Fungsi Kearsipan Sebagai fungsi dasar yang harus dilaksanakan oleh pelaku aplikasi pada komponen organisasi pengolahan pada unit kearsipan, meliputi : 1. Penerima Bertugas menerima surat/dokumen, mensortir, membuka dan memeriksa kelengkapannya surat dan menyerahkannya kepada pengarah. 2. Pengarah Bertugas membaca dan menentukan sifat surat/ dokumen, menyerahkan kepada pencatat, memeriksa hasil pencatatan dan kelengkapan sebelum diteruskan lebih lanjut. Hal ini juga berlaku pada proses surat keluar. 3. Pencatat Melakukan pencatatan pada blanko pengendalian (lembar disposisi, kartu kendali, lembar pengantar surat rutin, lembar pengantar surat rahasia) secara lengkap. Untuk selanjutnya menyerahkan kepada pengarah sebelum diteruskan kepada unit yang dituju (pimpinan pengolah, pengolah), dengan menerima bukti/tanda penyerahan). Pencatatan ini termasuk pencatatan surat keluar dimana pencatatan diawali pada unit pengolahan (panitera). 4. Pengirim Bertugas menerima surat keluar yang hendak dikirim sesuai prosedur yang berlaku. 5. Pengarsip Kegiatan ini merupakan akhir dari proses/mekanisme pengendalian surat/ dokumen dimana pengarsip menerima arsip dan melaksanakan prosedur pengelolaan penyimpanan yang berlaku. Fungsi Pengolahan Sedangkan pelaku aplikasi sebagai pelaksana pada unit pengolahan, terdiri dari : 1. Pimpinan Pengolah Memiliki tugas dan fungsi sebagai korektor dan penyeleksi akhir. Selain itu bertindak pula sebagai pengolah dalam masalah tertentu yang memerlukan penanganan khusus. 2. Panitera Bertugas antara lain menindak lanjuti penyelesaian surat masuk serta menyiapkan penyelesaian surat keluar sejak dari konsep, net konsep hingga saat penyimpanan arsip dalam kondisi aktif. 3. Pengolah Memiliki tugas dan fungsi antara lain melakukan penyelesaian sesuai dengan tahapan prosedur berdasarkan disposisi pimpinan pengolah. 276

Sistem Operasional Pengolahan Operasional pengolahan surat dan dokumen Badan Litbang Pertanian merupakan kesatuan sistem/mekanisme pengendalian dokumen sejak proses penciptaan dokumen, pemanfaatan dokumen aktif hingga masa istirahat menjadi dokumen in aktif (Litbang, 1992). Sistem operasional mekanisme pengolahan surat dan dokumen pada kantor pusat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi 3 sub sistem yakni : 1. Pengolahan surat dan dokumen tingkat Kepala Badan. 2. Pengolahan surat dan dokumen tingkat Sekretaris Badan. 3. Pengolahan surat dan dokumen tingkat Bagian dan Proyek 4. Pengolahan atas klasifikasi sub sistem tersebut memiliki keterkaitan tugas dan fungsi, saling berpengaruh serta berdampak satu sama lain terhadap penyelesaian produk surat atau dokumen. Wilayah Rawan Dalam Operasional Pengolahan Operasional pengolahan surat dan dokumen yang dilaksanakan panitera bersama kelompok kerjanya, baik di ketatausahaan Sekretariat Badan, Panitera Kepala Badan, Sekretaris Badan, Bagian dan Proyek, pada tahapan proses terdapat wilayah rawan/ area kritis. Dalam proses pengolahan surat/dokumen saat memasuki proses penanganan, disinilah terdapat peluang lepas kendali yang mengakibatkan keterlambatan dalam penyelesaian (Litbang, 2001). Hal tersebut diperlukan langkah antisipasi melalui kecermatan, upaya percepatan dan ketepatan proses. Ragam permasalahan dalam wilayah rawan atau area kritis yang diperlukan antisipasi perhatian khusus langkah penanganan, seperti : 1. Tanggal dan bukti penerimaan menyangkut urgensi surat/dokumen. 2. Klasifikasi pengolahan menyangkut urgensi permasalahan dan kewenangan pimpinan pengolah. 3. Kekurangsempurnaan pengisian kolom blanko pengendalian (lembar disposisi/kartu kendali). 4. Cara pengemasan atau penyajian serta percepatan sesuai urgensi isi permasalahan dalam surat/dokumen. 5. Simultansi dalam memonitor selama surat/dokumen dalam proses penyelesaian serta penanganan proses pengiriman. Dimensi Operasional dan Mekanisme Sistem Operasional dari ketiga sub sistem pengelolaan surat dan dokumen tersebut berawal dari unit kearsipan, yaitu unit yang mempunyai fungsi ketatausahaan Sekretariat Badan yang dilaksanakan Panitera Tata Usaha (TU) dengan memiliki kelompok kerja (penerima, pengarah, pencatat dan pengarsip). 277

Pengolahan Tingkat Kepala Badan Tingkatan ini, Panitera TU dan kelompok kerjanya dituntut dapat mengkategorikan surat masuk memiliki esensi permasalahannya yang ditujukan kepada Kepala Badan (pimpinan pengolah I) dengan blanko pengendalian sesuai dengan peruntukannya. Esensi permasalahan diketahui melalui pemilahan yang menekankan unsur substansi, kewenangan dan urgensi. Tahapan ini terdapat wilayah rawan yang perlu dicermati oleh panitera TU. Pada pengolahan ini terdapat 3 kategori, yaitu : 1. Surat/dokumen yang langsung ke Kepala Badan (pimpinan pengolah I) dan memerlukan tindaklanjut penyelesaian sendiri. 2. Surat/dokumen yang langsung ke Kepala Badan (pimpinan pengolah I) dan memerlukan tindaklanjut penyelesaian unit eselon dibawahnya (Sekretaris Badan, kapuslitbang dan Balai Besar). 3. Surat/dokumen melalui Sekretaris Badan (pimpinan pengolah II) sebelum diajukan ke Kepala Badan (pimpinan pengolah I). Untuk surat/dokumen yang langsung disampaikan kepada Kepala Badan sepanjang menyangkut proses tindaklanjut yang melibatkan peran Sekretariat Badan dimana pimpinan pengolah II diberikan tembusan informasi. Tahap ini surat/dokumen yang masuk teridentifikasi melalui blanko pengendalian (lembar disposisi) dengan kemasan map, memperhatikan manajemen warna sesuai urgensinya. Hal tersebut dimaksudkan untuk membedakan dalam percepatan pengajuan. Pada tahap ini kelengkapan surat/dokumen memasuki wilayah rawan yang perlu dimonitor oleh panitera ketatausahaan Sekretariat Badan (TU) sebagai monitoring awal. Monitoring pengendalian tindaklanjut dilakukan Panitera Pimpinan Pengolah dengan menggunakan sarana Pencatatan berupa agenda prioritas atau log book selama dokumen/surat tersebut berada di Kepala Badan dan keberadaan selanjutnya. Hal ini perlu dikoordinasikan dengan panitera Puslitbang/Balai Besar terkait. Mekanisme surat kategori tersebut berakhir di Panitera TU pada tahapan pengiriman dokumen, apakah dalam bentuk penyampaian disposisi penyelesaian maupun berupa produk surat keluar. Semua bentuk penanganannya mengikuti jalur sistem operasional dan mekanisme pengolahan melalui tertib pengendalian. Pengolahan Tingkat Sekretaris Badan Pada tingkat ini Panitera TU beserta kelompok kerjanya mengkategorikan surat/dokumen yang memiliki ensensi permasalahannya ditujukan kepada Sekretaris Badan dengan blanko pengendalian sesuai peruntukannya. Pemilahan atas permasalahan menekankan pada unsur substansi, kewenangan dan urgensi. Pada tahapan ini terdapat wilayah rawan yang perlu disikapi secara cermat oleh unsur panitera TU. Proses pengolahan pada tingkat ini terdapat 2 kategori, yaitu : 1. Surat/dokumen yang diajukan ke Sekretaris Badan (pimpinan pengolah II) dan memerlukan tindaklanjut penyelesaian sendiri. 2. Surat/dokumen yang diajukan ke Sekretaris Badan (pimpinan pengolah I) dan memerlukan tindaklanjut penyelesaian unit eselon dibawahnya (Bagian) atau Proyek yang bernaung dibawahnya melalui disposisi arahan. 278

Pada tahap ini, surat teridentifikasi melalui blanko pengendalian (lembar disposisi/kartu kendali), disajikan dengan kemasan map yang memperhatikan manajemen warna sesuai dengan urgensi, kemudian diajukan kepada Sekretaris Badan (pimpinan pengolah II) melalui Panitera Sekretaris Badan secara prosedur. Tahap ini memasuki wilayah rawan, yang perlu kecermatan pemantauan panitera TU dan panitera Sekretaris Badan dalam monitoring tindak lanjut. Tahap selanjutnya, surat/dokumen diberi disposisi arahan atau pengesahan Sekretaris Badan (pimpinan pengolah II) sesuai urgensi untuk diselesaikan lebih lanjut oleh Bagian lingkup Sekretariat Badan. Ada pula isi permasalahannya diselesaikan sendiri melalui Panitera Sekretaris Badan. Tahap ini proses surat/dokumen melalui wilayah rawan di Bagian menyangkut keberadaannya. Pemantauannya menggunakan agenda prioritas atau log book sebagai sarana monitoring perkembangan selama di Bagian dan keberadaan selanjutnya, yang dilakukan oleh panitera Sekretaris Badan dan panitera Bagian. Mekanisme surat kategori tersebut berakhir pada Panitera Bagian, untuk selanjutnya diteruskan kepada panitera sub unit pengolah atau diselesaikan sendiri oleh Kepala Bagian yang bersangkutan. Semua bentuk penanganannya mengikuti alur sistem operasional dan mekanisme pengolahan surat yang diberlakukan melalui tertib pengendalian. Produk surat atau dokumen tersebut berakhir di kelompok kerja Panitera TU sebagai unit ketatausahaan Sekretariat Badan berupa produk surat/dokumen keluar dalam tahapan proses pengiriman. Pengolahan Tingkat Bagian dan Proyek Pada tingkat ini Panitera TU dengan kelompok kerjanya mengkategorikan surat masuk memiliki permasalahan rutin yang ditujukan kepada Kepala Badan maupun Sekretaris Badan dengan blanko pengendalian sesuai dengan peruntukannya. Urgensi permasalahan diketahui melalui pemilahan yang menekankan pada unsur rutinitas dimana jenis kategori surat masuk tersebut langsung dapat diselesaikan oleh Bagian atau Proyek terkait sesuai substansi permasalahannya, tidak perlu langsung kepada Pimpinan pengolah (Sekretaris Badan atau Kepala Badan). Pada tahapan proses ini terdapat wilayah rawan pada Panitera Bagian, Panitera Sub Bagian dan Panitera Proyek yang perlu dicermati oleh panitera TU. Panitera pimpinan pengolah akan memiliki kepentingan terhadap produk akhir penyelesaian dalam surat/dokumen keluar. Semua bentuk penanganannya mengikuti jalur operasional dan mekanisme pengolahan melalui tertib pengendalian. Hal tersebut dimaksudkan untuk meminimalisasikan kendala pada wilayah rawan yang dilaluinya. Mekanisme pengelolaan surat/dokumen ini sama halnya dilakukan di Proyek/Bagian Proyek yang memiliki sifat otonomi seperti pada surat rutin. Proyek atau Bagian Proyek tersebut memiliki panitera yang selalu berorientasi pada panitera ketatausahaan Sekretariat Badan (TU) dalam mekanisme pengelolaannya. Penyelesaian surat atau dokumen tersebut, akan bermuara di kelompok kerja Panitera TU dalam bentuk produk surat/dokumen keluar melalui tahapan proses pengiriman. Adapun tingkatan prosedur pengolahan dan dimensi di dalamnya disajikan pada tabel 1. 279

UPAYA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM PENGOLAHAN SURAT DAN DOKUMEN Pemikiran perlunya upaya pengembangan teknologi informasi dalam pengolahan surat/dokumen disebabkan adanya permasalahan yang selalu muncul dalam proses pengendalian. 1. Ketergantungan kecepatan proses dari sistem/mekanisme yang berlaku serta ketaatan pada aturan tahapan mekanisme. 2. Pengelolaan yang teratur dan rapi, namun sistem penelusuran, monitoring surat dan proses penanganan memerlukan waktu cukup lama. 3. Kurangnya tingkat kesadaran petugas menghargai nilai informasi sangat rendah sehingga pencapaian penyelesaian administrasi surat/dokumen tidak optimal. 4. Perkembangan permasalahan substansi yang ditunjang meningkatnya volume penanganan surat/dokumen, sehingga menuntut percepatan proses penanganan serta penelusuran (Litbang, 2003). Dari unsur tersebut diatas, kemungkinan masih ada unsur lain yang belum tercakup. Oleh sebab itu perlu adanya terobosan upaya penyempurnaan pengendalian informasi surat/dokumen melalui program otomasi yang kini dikembangkan di unit ketatausahaan Sekretariat Badan pada tahap uji coba dengan kapasitas LAN yang dimiliki. KESIMPULAN Beberapa hal yang perlu ditekankan dan perlu mendapatkan perhatian dalam sistem operasional mekanisme pengolahan surat/dokumen, antara lain : 1. Keterkaitan keberadaan organisasi pengolahan dalam operasional dan mekanisme surat/dokumen, ditunjukkan dengan adanya sub sistem tingkatan proses penanganan surat/dokumen dan kinerja para pelaksana organisasi pengolahan serta tertib pelaksanaan. Pembagian sub sistem dalam pengolahan surat/dokumen memberikan alternatif dalam mengantisipasi proses penelusuran dan monitoring penyelesaian. 2. Kekurangsempurnaan sistem dan mekanisme pengolahan sangat berpengaruh pada kemampuan penelusuran surat/dokumen di berbagai level pimpinan dalam unit kerja. Kesemuanya berpulang pada kemampuan SDM terkait dan ketaatan tertib aturan. 3. Terdapatnya wilayah rawan cenderung mengakibatkan terjadinya kefatalan penyelesaian pengolahan surat/dokumen. Oleh sebab itu diperlukan langkah antisipasi melalui perhatian dan prioritas khusus dalam langkah penanganannya. Hal tersebut dilakukan melalui langkah percepatan proses, ketepatan sasaran, fleksibilitas penanganan dan kecermatan dalam pengolahan surat/dokumen atas beragam permasalahan serta esensi yang dimiliki. 4. Dalam upaya mengatasi ketergantungan sistem pengendalian secara manual yang masih memiliki beberapa kelemahan. Dan gejala rendahnya tingkat kesadaran petugas dalam menghargai nilai informasi, diperlukan suatu terobosan di bidang teknologi informasi pengolahan surat dan dokumen yang memiliki jaringan. 280

DAFTAR BACAAN Petunjuk Teknis Tata Kearsipan 1992, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Laporan Evaluasi Pelaksanaan Program Otomasi Perkantoran 1993, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Pedoman Tata Kearsipan Departemen Pertanian, 1996. Laporan Pembinaan Otomasi Perkantoran 2001, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Laporan Penyempurnaan Sistem Kearsipan Dalam Upaya Mendukung Kinerja Manajemen 2002, Sekretariat Badan Litbang Pertanian. Laporan Akhir Penyempurnaan Software Pengendalian Dokumen Fasilitatif dan Substantif 2003, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 281