2.1. Pengertian Perpustakaan Khusus BAB II TINJAUAN PUSTAKA Keberadaan perpustakaan khusus dewasa ini masih menjadi tanda tanya besar bagi kalangan awam, apakah memberikan kontribusi bagi kemajuan institusi penyelenggara atau tidak. Karena masyarakat masih menganggap bahwa perpustakaan hanya dijadikan sebagai sarana penyimpanan informasi yang tidak memiliki nilai tambah. Pengetahuan dan teknologi informasi perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu dalam menyesuaikan dengan perkembangan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada pengelompokkan perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan bagi masyarakat. Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka dilingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan, rumah ibadah, dan organisasi lain. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. 2.1.1. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Khusus Tujuan perpustakaan secara umum menurut Sutarno NS (2006:53) adalah Menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan. Tujuan perpustakaan khusus menurut Hasugian (2009:82) adalah Perpustakaan yang hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja. Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang diembannya. Berikut ini adalah fungsi perpustakaan secara umum menurut Hasugian (2009:82) 1. Penyimpanan 2. Pendidikan 3. Penelitian 4. Informasi
5. Kultural 6. Fungsi Rekreasi Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu: 1. Fungsi penyimpanan Bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan. 2. Fungsi informasi Perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat. 3. Fungsi pendidikan Perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal. 4. Fungsi rekreasi Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya. 5. Fungsi cultural Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas seperti pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya. Fungsi perpustakaan khusus menurut Sutarno NS (2006:58) dalam Buku Perpustakaan dan Masyarakat adalah Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai. 2.1.2. Tugas Perpustakaan Khusus Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:34) tugas perpustakaan khusus adalah Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan,mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi instansi tersebut maupun diluar instansi tersebut. Tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah: a) menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi. b) mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. c) memberikan jasa perpustakaan dan informasi. d) Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan. e) meningkatkan literasi informasi.
Untuk keperluan tersebut diatas dibutuhkan kerjasama yang erat antara pustakawan dan peneliti agar semua koleksi serta fasilitas yang disediakan betul betul yang dibutuhkan oleh user (pengguna). 2.1.3. Koleksi Perpustakaan Khusus Menurut Trimono (2004:57), Koleksi perpustakaan sangat besar peranannya dalam menunjang pelayanan informasi yang diberikan pada pengguna perpustakaan. Pada dasarnya setiap perpustakaan mempunyai koleksi, namun masing - masing perpustakaan tersebut menyediakan koleksi yang dapat menunjang program atau kegiatan sesuai dengan jenis dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan. Besar kecilnya koleksi perpustakaan tergantung pada jumlah anggota, bidang spesialisasi, serta dana yang tersedia, disamping itu besar kecilnya dan ragam koleksinya juga tergantung pada jenis perpustakaan. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya 2.1.4. Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi Berbeda dengan perpustakaan lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri khas dalam hal cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan, dan pengguna potensialnya, meskipun tidak luput dari pengaruh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi serta telekomunikasi serta era informasi dan globalisasi. Sulistyo-Basuki (2004:38) mengemukakan beberapa ciri perpustakaan khusus sebagai berikut:
1. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi (kelembagaan) yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bah kan ditentukan oleh organisasi induknya. 2. Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang berkaitan saja. 3. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induk- nya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi. 4. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain me- lalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data (informasi) yang akan dilayankan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaatan jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain. 5. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu institusi belum seragam. Kedudukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik. 6. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpus- takaan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumber- sumber informasi yang kuat dan kompeten. 2.1.5. Pengelolaan Perpustakaan Khusus
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:43), Pengelolaan Perpustakaan Khusus tediri dari: a) Layanan Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat, tepat dan terbaru selalu ada. Menurut Sumardji (2002:11) menyatakan bahwa Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya. b) Koleksi Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Menurut Sumardji (2002:13) Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya. c) Pengguna Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000:27) Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sangat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama apabila dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak
sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan pola pengelolaan dan juga penentuan koleksi/informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting karena pengguna merupakan faktor penting mengapa perpustakaan khusus itu ada. d) Pengolahan Menurut Sumardji (2002:43) Proses pengolahan dalam perpustakaan khusus pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya. Hanya biasanya dalam proses pengolahan dituntut untuk lebih memberhatikan kecepatan dalam temu kembali informasi dan penyajian. Sehingga terkadang dalam klasifikasi contohnya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakter perpustakaan tersebut e) Sumber Daya Manusia Menurut Sumardji (2002:35), Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang ahli dalam bidang subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan pustakawan khusus adalah penting. 2.2. Pelayanan Pengguna 2.2.1. Pengertian Pelayanan Pengguna Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan OPAC (Online Public Access Cataloging). Menurut Lasa (2000:42) Pelayanan pengguna adalah mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemamfaatan, pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:71) Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan. Asas asas yang perlu diperhatikan dalam memberikan pelayanan yaitu : 1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingan pengguna. 2. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan. 3. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas. 4. Dilaksanakan secara cepat, tepat dan mudah melalui cara yang teratur, terarah dan cermat. Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya. 2.2.2 Tujuan Pelayanan Pengguna Setiap perpustakaan diharapkan dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan agar bahan pustaka yang ada dapat dimampaatkan baik bahan koleksi umum maupun koleksi rujukan sesuai dengan jenis pelayanan yang ada. Sulistyo-Basuki (2004:53) menyatakan bahwa, Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Perpustakaan hendaknya dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dengan sebaik baiknya, dan pelayanan yang diberikan dapat memberikan kepuasan kepada pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang diinginkan. Sehingga pengguna perpustakaan tidak merasa bosan untuk berkunjung pada perpustakaan tersebut. Pada umumnya tiap tiap perpustakan mempunyai tujuan yang sama, baik ini perpustakaan umum maupun perpustakaan khusus, juga baik perpustakaan besar maupun perpustakaan kecil. Pelayanan merupakan kegiatan terdepan, sebab pada kegiatan ini petugas langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung perpustakaan, dan juga merupakan proses pekerjaan akhir dari seluruh pekerjaan perpustakaan, sebab kegiatan pelayanan pengguna ini pustakawan memberikan pinjaman koleksi kepada pengguna perpustakaan.
Pelayanan pengguna merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan. Menurut pendapat Lasa, H.S ( 2005: 2 ), tujuan pelayanan pengguna adalah: 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam dan dinantikan pada waktu pengembalian. 3. Terjamin pengembalian peminjam dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjamin. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan pengguna adalah untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga kerja dari staf perpustakaan untuk memperoleh informasi yang dicari. 2.2.3 Fungsi Pelayanan Pengguna Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:3), Perpustakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah, menyediakan, pemanfaatan menyebarluaskan informasi. Menurut (Sumardji 2002:27), Fungsi pelayanan pengguna harus dapat melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan pengguna antara lain: 1. Membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. 2. Memberikan kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat 3. Mengetahui bahan pustaka yang sedang dipinjam. 4. Mengetahui siapa peminjam bahan pustaka tersebut 5. Menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan 6. Mengetahui volume kegiatan peminjaman 7. Mengetahui siapa yang dapat memakai ataupun meminjam bahan tersebut 2.2.4. Sistem Pelayanan Pengguna Perpustakaan Menurut Soeatminah (2000:130), dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dengan dua sistem pelayanan yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah:
a. Sistem pelayanan terbuka ( open access ) b. Sistem pelayanan tertutup ( closed access ) a. Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access ) Sistem terbuka adalah suatu cara memungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui sistem pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan. Menurut Soeatminah (2000:135) Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang. Keuntungan sistem pelayanan terbuka adalah : a. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih bahan pustaka yang dibutuhkan. b. Menghemat tenaga. Dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambil buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu. c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat peminjam. d. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan. e. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam. Kelemahan sistem pelayanan terbuka ini adalah a) Frekuensi kerusakan besar b) Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan yang lain memerlukaan jarak yang longgar. c) Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving. d) Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering binggung. b. Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access ) Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambil oleh petugas, setelah pengguna mencatat nomor buku yang akan dipinjamkannya.
Menurut Soeatminah (2000:137) Sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya. Menurut Trimo (2004:147), kelebihan sistem pelayanan tertutup adalah: a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang lebih dekat. b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak. c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka. d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi. e. Tidak diperlukan petugas khusus yang mengawasi pengunjung yang masuk dan keluar ruang koleksi buku atau bahan pustaka. 2.3 Jenis Pelayanan Pengguna Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:33) jenis jenis pelayanan pengguna sebagai berikut : a) Pelayanan sirkulasi b) Pelayanan referensi c) Layanan majalah d) Layanan pandang dengar (audio visual ) e) Jasa kesiagaan informasi f) Pelayanan dengan computer g) Kerjasama silang layanan Melalui jenis pelayanan pengguna diatas. maka pengguna perpustakaan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dalam memperoleh mamfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakan kepada pengguna perpustakaan. 2.3.1. Pelayanan Sirkulasi Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan ini sering dikenal dengan nama sirkulasi yang artinya peminjaman. Bagian ini terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris circulation yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan perputaran
peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Pengertian sirkulasi dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:37) adalah Kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan. Pelayanan ini diberikan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam bahan pustaka secara tepat guna. Secara umum pengertian layanan sirkulasi mengandung pengertian kegiatan peredaran koleksi bahan pustaka baik yang dilakukan didalam perpustakaan maupun keluar perpustakaan yang melayankan koleksi kepada para pengguna dengan berbagai macam kegiatan yang ada di perpustakaan. Menurut Lasa (2000:15), Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:257) pelayanan sirkulasi mempunyai fungsi sebagai berikut: a) Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan. b) Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan. c) Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda. d) Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya. e) Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. f) Bertanggungjawab atas segala berkas peminjam. g) Pembuatan statistik peminjaman. h) Peminjaman antar perpustakaan. i) Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda (sanksi) dan bebas pustaka. 1. Keanggotaan Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan
dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo (2004:4), kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai berikut : a. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. b. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca. c. Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain. 2. Peminjaman Menurut Syahrial-Pamundjak (2000:97) yang dimaksud dengan Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan. Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku, maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan., zkepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan: a) Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku b) Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota c) Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan. Syahrial - Pamuntjak (2000:62) Karena dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa banyak pengguna perpustakaan yang aktif dan berapa banyak pengguna yang tidak aktif. Kartu peminjaman ini juga mencegah hilangnya bahan pustaka yang dipinjamkan serta mengetahui siapa peminjamnya. Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan
menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain: 1. Sistem buku besar Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam. 2.Sistem sulih (Dummy) Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman. 3. Sistem NCR (No carbon required) Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. 4. Sistem BIC (Book Issue Card) Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah. 5. Sistem Islington (Variasi Brown) Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul. 6. Sistem Newark Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam. 7. Sistem Token Charging Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm. 8. Sistem Kartu Tebuk Bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk. 9. Photocharging atau meminjam berbasis sistem photo Pada waktu meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging. Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 74), berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam : 1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. 3. Pengembalian Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:81), Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. 1. Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan 2. Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut : a) Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam. b) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian. c) Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal. d) Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku. e) Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman. f) Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman. g) Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi. 4. Perpanjangan Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:83), Prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara : a. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. b. Petugas memeriksa formulir penempaham. c. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman dan girik buku. d. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan. Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam. 5. Penagihan Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:83) bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan. Menurut Syahrial-Pamundjak (2000:97) Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari. 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. 6. Sanksi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:83) pemberian sanksi adalah Suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka. 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka. 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004: 84) ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: a. Denda b.sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur yang ditempuh yaitu : a.petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. b.berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi c.untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan d.untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. 7. Bebas Pustaka Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:85), Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun. Menurut Syahrial-Pamundjak (2000:97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut : 1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman. 4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka. 5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. 2.3.2 Layanan Referensi Menurut Nurhadi (2000:37), yang dimaksud dengan Pelayanan Referensi merupakan pemberian bantuan secara langsung yang bersifat pribadi oleh pustakawan kepada pengguna perpustakaan yang sedang mencari atau membutuhkan keterangan tertentu.
Sedangkan menurut Trimo (2004:74) menyebutkan bahwa Pelayanan referensi adalah pemberian bantuan secara langsung dan bersifat lebih personal oleh perpustakaan kepada masyarakat yang dilayani yang sedang mencari atau membutuhkan keteranganketerangan tertentu. Menurut Darmono (2001:141) Layanan referensi atau layanan rujukan adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca di tempat. Tujuan pelayanan referensi menurut Lasa, H.S (2000: 34) sebagai berikut : a) Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu dalam menggunakan sumber informasi tersebut. b) Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. c) Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan pengguna dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. d) Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. e) Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:87) setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu : 1. Kamus Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan,mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut. 2. Ensiklopedi Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak pengguna. 3. Buku Tahunan ( Almanak ) Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan statistik. 2.3.3. Pelayanan Bimbingan Pengguna
Pelayanan bimbingan adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Pelayanan pengguna mempunyai peranan sangat penting karena tidak semua pengguna perpustakaan tahu bagaimana cara pemanfaatan perpustakaan. Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya. Menurut Sutarno (2006: 95) Suatu kegiatan yang bermaksud memberikan panduan, penjelasan tentang pengguna perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan. Hal itu dilakukan agar: a. Pemakai perpustakaan dapat mengenal dan memahami serta menggunakan sistem yang diberlakukan di perpustakaan tersebut. b. Menggunakan sarana temu balik informasi yang tersedia seperti kode atau nomor klasifikasi, kartu katalog, dan penunjuk yang lain. c. Dengan cepat dan tepat menemukan apa yang di perlukan, tanpa banyak membuang waktu, tidak menemui kesulitan atau hambatan. Menurut Depdikbud (2004:95) Bimbingan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikanpetunjuk kepada pengguna atau calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien. Tujuan bimbingan pengguna menurut Depdikbud (2004:95) adalah sebagai berikut : a) Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri. b) Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan subjek tertentu. c) Meningkatkan pemanfaatan sumber informasi dan pelayanan pustaka. d) Mempromosikan layanan perpustakaan. e) Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu f) pengetahuan dan teknologi. g) Untuk mencapai tujuan tersebut, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu: 1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal. 2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna 3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan atau fakultas. 4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram mupun sewaktu waktu. 2.3.4 Layanan Majalah
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:73) Majalah merupakan sarana formal pertukaran informasi ilmiah. Informasi yang dimuat dalam majalah lebih mutakhir daripada yang dimuat dalam pustaka lain seperti buku, karena itu majalah banyak diminati terutama para ilmuwan. Karena alasan tersebut pengguna mengharapkan melanggan majalah secara teratur. Kelengkapan majalah seringkali menjadi kendala perpustakaan karena kedatangannya tidak teratur. Untuk menjaga kemuktahiran informasinya bagi pengguna, kebanyakan perpustakaan tidak meminjamkan majalah lepas kepada anggotanya. Adakalanya majalah terjilid diperlakukan sebagai buku dengan member nomor klasifikasi sebagai tengaranya. Akan tetapi beberapa perpustakaan tetap tidak mengijinkan anggotanya meminjam koleksi majalah terjilid karena alasan tertentu. 2.3.5 Pelayanan Pandang Dengar Menurut Syahrial Pamuntjak (2000:7) menyatakan bahwa Pelayanan Audiovisual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan. Koleksi Pandang dengar merupakan koleksi khusus yang disediakan perpustakaan untuk digunakan ditempat. Untuk itu perpustakaan harus mempunyai ruangan khusus yang memenuhi syarat untuk menyimpan koleksi tersebut. Koleksi pandang dengar terdiri dari: a. Cassette b. Video c. Copact Disk d. Film e. Mikro film f. Mikrofis Pelayanan Pandang dengar bertujuan untuk: 1. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memamfaatkan fasilitas perpustakaan. 2. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi. 3. Meningkatkan kulitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. 4. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui pustaka pandang dengar.
2.3.6 Jasa Kesiagaan Informasi Jasa ini sangat bermamfaat untuk membantu pemakai perpustakaan mengetahui dengan cepat koleksi baru yang tersedis di perpustakaan. Jasa kesiagaan informasi ini dapat berupa daftar tambahan koleksi atau penyebaran informasi terseleksi. Jasa ini dapat dilakukan secara manual tercetak dan disebarluaskan melalui internet. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:73), menyatakan Kegiatan pelayanan jasa kesiagaan informasi memungkinkan pengguna mengetahui pustaka baru dalam bidang yang diminatinya. Tujuannya adalah: 1. Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi paling mutakhir yang tersedia di perpustakaan, sesuai dengan bidang dan minatnya. 3. Memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna dan perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termamfaaatkan dengan lebih tepat guna. 2.3.7 Pelayanan Dengan Komputer Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004:88), Pelayanan dengan computer adalah memamfaatkan computer sebagai sarana pelayanan. Komputer dapat digunakan pada pelayanan peminjaman, penelusuran pustaka melalui catalog terhubung OPAC. Tujuan pemamfaatan komputer ialah: 1. Mempermudah, mempercepat dan mempertepat pelayanan 2. Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi oleh pengguna sendiri melalui katalog terhubung. 3. Mempermudah dan mempercepat penelusuran informasi dengan hasil akhir yang lebih baik. 4. Memperluas jangkauan kepada sumber informasi yang beragam. 2.3.8 Pelayanan Silang Layan Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:79), menyatakan Pelayanan silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memamfaatkan sumber daya dan pelayanan informasi semua perpustakaan yang