BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Khusus Sebelum penulis menerangkan lebih lanjut tentang pengertian perpustakaan khusus penulis akan terangkan sedikit pandangan tentang perpustakaan secara umum. Dalam Undang Undang No.43 Bab I Pasal I Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara professional dengan sisitem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka. Menurut Hasugian (2009 : 74), timbulnya berbagai bentuk perpustakaan disebabkan oleh berbagai faktor yakni : 1. Koleksi atau bahan perpustakaan 2. Masyarakat / pengguna yang dilayaninya 3. Instansi dimana perpustakaan itu berada Maka dengan adanya berbagai faktor tersebut diatas timbul berbagai jenis perpustakaan,yang salah satu diantaranya ialah perpustakaan khusus. Berikut ini merupakan beberapa pendapat para ahli mengenai definisi perpustakaan khusus. Menurut Hasugian (2009 : 81) Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah, pemerintah daerah ataupun lembaga atau instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan. Menurut Sutarno NS (2000 : 39) Perpustakaan Khusus adalah tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai. Menurut P Sumardji (1999 : 16) Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan dengan koleksinya yang bersifat khusus, yang digunakan sebagai sarana penunjang mengembangkan pengetahuan bagi masyarakat khusus (lingkungan khusus) dalam bidang tertentu.

2 Sehingga perpustakaan khusus merupakan salah satu penyebar informasi di lingkungan instansi atau organisasi yang menaunginya dan memiliki fungsi penting bagi para penggunanya untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan khusus harus benar - benar melaksanakan fungisnya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan instansi atau organisasi dengan fungsi perpustakaan Tujuan, Fungsi, Visi, dan Misi Perpustakaan Khusus Perpustakaan sebagai unit kerja, baik yang berdiri sendiri, maupun yang tergabung kepada unit organisasi yang membawahinya, sebaiknya perlu menetapkan visi, misi, tugas, dan fungsinya. Hal - hal tersebut merupakan pedoman, arah dan tuntunan untuk mencapai tujuan akhir. Oleh karena itu tujuan, fungsi, visi, misi perpustakaan tidak sama. Melainkan tergantung pada jenis perpustakaan kebijakan pimpinan lembaga yang bersangkutan. Visi dan misi untuk perpustakaan yang tergabung atau merupakan bagian dari suatu lembaga / organisasi sudah dirumuskan di dalam visi dan misi lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu perpustakaan tersebut tidak perlu merumuskan sendiri visi dan misinya. Perpustakaan khusus tinggal melaksanakan semua aktivitas dengan sebaik baiknya sekaligus dalam rangka pencapaian visi dan misi organisasi yang bersangkutan. 1. Tujuan Perpustakaan Khusus Tujuan perpustakaan secara umum menurut Sutarno NS (2006 : 53) adalah Menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan. Tujuan perpustakaan khusus menurut Hasugian (2009 : 82) adalah Perpustakaan yang hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja.

3 2. Fungsi Perpustakaan Khusus Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang diembannya.berikut ini adalah fungsi perpustakaan secara umum menurut beberapa pendapat ahli adalah sebagai berikut: Menurut Hasugian (2009 : 86) fungsi perpustakaan secara umum adalah sebagai3 berikut: 1. Penyimpanan 2. Pendidikan 3. Penelitian 4. Informasi 5. Kultural 6. Fungsi Rekreasi Pada umumnya perpustakaan memiliki fungsi yaitu : 1. Fungsi penyimpanan, bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan. 2. Fungsi informasi, perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat. 3. Fungsi pendidikan, perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal. 4. Fungsi rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti : Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya. 5. Fungsi kultural, Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas, seperti : pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya. Fungsi perpustakaan khusus menurut Sutarno NS (2003 : 58) adalah Tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai. 3. Visi Perpustakaan Khusus Visi adalah masa depan yang dicita-citakan, predictable (dapat diprediksi), dan dapat diperhitungkan untuk diwujudkan berdasarkan dan berpijak pada kondisi, kekuatan, kenyataan, dan kemampuan, yang dimiliki sekarang. Dengan kata lain, visi adalah suatu mimpi tentang masa depan yang akan datang tapi menjadi kenyataan. Jadi visi sangat penting buat suatu perpustakaan begitu pula dengan perpustakaan khusus supaya semua yang telah ditargetkan dalam mendirikan suatu perpustakaan khusus dapat terwujud sesuai dengan lembaga

4 induknya. Menurut Sutarno NS (2006 : 51) Visi perpustakaan khusus adalah sama dengan visi lembaga induknya yang bersangkutan. 4. Misi Perpustakaan Khusus Misi merupakan penjabaran lebih lanjut dari visi, sehingga misi merupakan pokok - pokok kegiatan yang harus dirumuskan agar lebih realistis untuk mencapainya. Misi untuk setiap perpustakaan tentu akan berbeda dengan perpustakaan yang lain kerena visinya pun berbeda. Namun pada prinsipnya menurut Zulfikar Zen (2006 : 52) secara garis besar misi perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut : a. Memberikan layanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. b. Mendukung dan berpartisipasi dalam program program perpustakaan bagi masyarakat pemakainya. c. Memberikan kemudahan kepada pengembangan informasi peningkatan ilmu pengetahuan dan ketrampilan. d. Menciptakan dan memantapkan kebiasaan membaca masyarakat pengguna perpustakaan tersebut Tugas Perpustakaan Khusus Berdasarkan Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 34) tugas perpustakaan khusus adalah Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi instansi tersebut maupun diluar instansi tersebut. Tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah: 1. Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi. 2. Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Memberikan jasa perpustakaan dan informasi. 4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan. 5. Meningkatkan literasi informasi. Untuk keperluan tersebut diatas dibutuhkan kerjasama yang erat antara pustakawan dan peneliti agar semua koleksi serta fasilitas yang disediakan betul betul yang dibutuhkan oleh user (pengguna).

5 Koleksi Perpustakaan Khusus Menurut Trimono (1992 : 57) Koleksi perpustakaan sangat besar peranannya dalam menunjang pelayanan informasi yang diberikan pada pengguna perpustakaan. Pada dasarnya setiap perpustakaan mempunyai koleksi, namun masing - masing perpustakaan tersebut menyediakan koleksi yang dapat menunjang program atau kegiatan sesuai dengan jenis dan fungsi perpustakaan yang bersangkutan. Besar kecilnya koleksi perpustakaan tergantung pada jumlah anggota, bidang spesialisasi, serta dana yang tersedia, disamping itu besar kecilnya dan ragam koleksinya juga tergantung pada jenis perpustakaan. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya Ciri Perpustakaan Khusus Pada Institusi Berbeda dengan perpustakaan lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri khas dalam hal cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan, dan pengguna potensialnya, meskipun tidak luput dari pengaruh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi serta telekomunikasi serta era informasi dan globalisasi. Sulistyo-Basuki (1993) mengemukakan beberapa ciri perpustakaan khusus sebagai berikut: 1. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi (kelembagaan) yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya,

6 sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bah- kan ditentukan oleh organisasi induknya. 2. Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang ber- kaitan saja. 3. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induk- nya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi. 4. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain me- lalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi ter- seleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data (informasi) yang akan dilayankan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaat- an jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain. 5. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu institusi belum seragam. Kedu- dukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik. 6. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpus- takaan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumber- sumber informasi yang kuat dan kompeten.

7 2.2 Pelayanan Pengguna Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Bagian layanan berhubungan secara langsung dengan pemakai dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaran perpustakaan. Oleh karena itu dari meja layanan akan dikembangkan gambaran dan citra perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh masyarakat pemakai. Menurut Zulfikar Zen (2006:90) Layanan yang baik adalah layanan yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai. Baik buruknya citra perpustakaan juga ditentukan bagian ini. Oleh karena itu setiap perpustakaan selalu berupaya penuh guna memuaskan pemakai perpustakaan tersebut Sistem Layanan Pengertian layanan perpustakaan berkembang dari waktu ke waktu, hal ini sejalan dengan perkembangan kebutuhan manusia terhadap informasi. Saat ini perpustakaan secara aktif dan bahkan proaktif selalu menawarkan segala bentuk koleksi yang dimiliki kepada masyarakat yang dilayaninya. Penerapan suatu system layanan di perpustakaan dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlangsung tertib, teratur dan cepat tanpa ada hambatan. Sistem layanan perpustakaan merupakan mata rantai rangkain kegiatan yang terdiri atas beberapa subbagian saling berhubungan satu sama lain Zulfikar Zen (2006 : 52-53). Menurut Darmono (2001 : 134), bahwa definisi layanan perpustakaan adalah Suatu layanan yang menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya. Dengan kata lain tujuan layanan perpustakaan adalah cara untuk mempertemukan pembaca (pemakai) dengan bahan pustaka yang mereka minati dan membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Jadi hakikat layanan perpustakaan adalah penyediaan segala bentuk informasi kepada pemakai dan penyediaan segala alat bantu penelusurannya.

8 Menurut Darmono (2001 : 135) untuk menghindari terjadinya kegiatan yang pasif statis dalam aspek kegiatan layanan perpustakaan, maka kegiatan layanan perpustakaan perlu memperhatikan azas layanan sebagai berikut : 1. Selalu berorientasi kepada kebutuhan dan kepentingan pemakai perpustakaan. 2. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan, merata dan memandang perpustakaan sebagai satu kesatuan yang menyeluruh dan tidak dipandang secara individual. 3. Layanan perpustakaan dilandasi dengan tata aturan yang jelas dengan tujuan untuk mengoptimalkan fungsi layanan. 4. Layanan dilaksanakan dengan mempertimbangkan faktor kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dengan didukung oleh administrasi yang baik. Secara umum, sistem layanan perpustakaan ada dua macam yaitu layanan yang bersifat tertutup dan layanan perpustakaan yang bersifat terbuka. Menurut Darmono (2001 : 137) Pemilihan sistem layanan terbuka dan tertutup tergantung dari beberapa faktor seperti : 1. Pertimbangan tingkat keselamatan koleksi perpustakaan. 2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan dari koleksi. 3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah pemakai, dan jumlah koleksi 4. Luas gedung perpustakaan 5. Rasio antara layanan dengan jumlah staf perpustakaan. Setiap layanan memiliki kelebihan dan kekurangan masing masing. Menurut Darmono (2001 : 137) berikut ini adalah beberapa penjelasan dari masing-masing layanan tersebut. Sistem layanan terbuka adalah system layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan, dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan. Kelebihan sistem layanan terbuka adalah : 1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi. 2. Pemakai dilatih untuk dapatdipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan. 3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternative lain jika yang dicari tidak ditemukan. 4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan, sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain. Kelemahan sistem layanan terbuka adalah : 1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika pengguna melakukan pencarian buku yang diinginkan,

9 buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat. 2. Ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dibandingkan dengan sistem tertutup. 3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar pengguna lebih leluasa dalam mencari koleksi perpustakaan. 4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai kerusakan bahan pustaka seperti perobekan bahan pustaka bahkan peningkatan kehilangan bahan pustaka. Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka diperpustakaan. Kelebihan sistem layanan tertutup adalah : 1. Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi 2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekankan karena pemakai tidak dapat melakuakan akses langsung ke jajaran koleksi 3. Ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena mobilitas petugas di jajaran koleksi relative rendah 4. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai. Kelemahan sistem layanan tertutup adalah : 1. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku, dan jumlah halaman 2. Judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pemakai perpustakaan. 3. Jika peminjam cukup banyak, dan petugas perpustakaan relative terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama Jenis Layanan Jenis layanan yang diberikan perpustakaan ada beberapa macam. Jenis layanan biasanya juga dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan masyarakat yang dilayaninya. Sebagaimana layaknya perpustakaan lain, perpustakaan khusus harus dapat memberikan layanan yang efektif, cepat dan professional terhadap semua pemakai perpustakaan. Prinsip pelayanan yang dilaksanakan harus mengacu pada

10 sistem manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukkan kepuasan konsumen sebagai tujuan / sasaran perpustakaan. Berikut ini merupakan jenis layanan perpustakaan beserta penjelasannya menurut beberapa para ahli perpustakaan. 1. Layanan Sirkulasi Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Khusus (1999 : 37) Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan. Pelayanan ini ditujukan agar pengguna perpustakaan dapat meminjam dan membaca bahan pustaka lebih leluasa sesuai kesempatan yang ada perpustakaan. Menurut Darmono (2001: 141) layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Layanan pengembalian dan peminjam bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua perpustakaan. Sedangkan menurut Zulfikar Zen (2006 : 93) layanan sirkulasi adalah Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya. Menurut Darmono (2001 : 144) bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini: 1. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2. Pendaftaran anggota perpustakaan 3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka 4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota 7. Membuat statistik sirkulasi 8. Penataan koleksi di jajaran / rak Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda (sanksi) dan bebas pustaka.

11 1. Keanggotaan Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo (1994 : 4), kegunaan dari pendaftaran anggota adalah sebagai berikut : 1. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. 2. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca. 3. Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain. 2. Peminjaman Menurut Syahrial - Pamundjak (2000 : 97) yang dimaksud dengan Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan. Salah satu penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku, maka buku dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan: 1. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku 2. Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota 3. Tanggal pengembalian dicatat pada buku yang telah disediakan. Syahrial - Pamuntjak (1968:62) Karena dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa banyak pengguna perpustakaan yang aktif dan berapa banyak pengguna yang tidak aktif. Kartu peminjaman ini juga mencegah

12 hilangnya bahan pustaka yang dipinjamkan serta mengetahui siapa peminjamnya. Untuk menghindari kesalahan peminjaman, maka perlu dilakukan pencatatan terhadap bahan pustaka yang dipinjam. Pada suatu perpustakaan cara pencatatan peminjaman buku dipilih dengan situasi dan kondisi perpustakaan tersebut. Salah satu cara untuk menyelenggarakan peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Selain dengan menggunakan sistem kartu buku, masih ada sistem lain yang dapat digunakan. Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 260), sistem peminjaman dapat dibedakan antara lain: 1. Sistem buku besar Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam. 2. Sistem sulih (Dummy) Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Sistem sulih atau dummy terbuat dari karton sebagai substitusi buku tatkala buku dipinjam,ditulis pada selembar kertas yang ditempelkan pada halaman sulih. Lembar tersebut berisi nama peminjam, nomor panggil, dan tanggal peminjaman. 3. Sistem NCR (No carbon required) Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. 4. Sistem BIC (Book Issue Card) Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Sistem BIC Banyak digunakan di perpustakaan sekolah. 5. Sistem Islington (Variasi Brown) Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Setiap anggota memperoleh satu kartu plastik, dibagian atas tertulis nama dan alamatnya dalam huruf timbul. 6. Sistem Newark Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Sistem Netwark menggunakan kartu buku, termasuk didalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk serta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam. 7. Sistem Token Charging Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), Token artinya semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karton berukuran 4 x 6 cm. 8. Sistem Kartu Tebuk Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk. 9. Photocharging atau meminjam berbasis sistem photo

13 Menurut Sulistyo-Basuki (1991:260), pada waktu meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota. Petugas membuka label buku kemudian menempatkannya diatas plat mesin photocharging. Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 74), berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam : 1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai dengan 3 minggu. 3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. 3. Pengembalian Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 81) Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya. Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. 1. Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke meja layanan 2. Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut : a) Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam. b) Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada lembar tanggal pngembalian. c) Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembar tanggal. d) Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku. e) Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal dan kartu peminjaman. f) Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.

14 g) Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi. 4. Perpanjangan Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 83 ) prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara: 1. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempaham. 3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru 4. Pada kartu pinjaman dan girik buku. 5. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan. Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam b. Kartu buku c. Stempel tanggal kembali Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam. 5. Penagihan Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 83) Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan akan menagih buku agar segera di kembalikan. Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97 ) Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari.

15 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. 6. Sanksi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 83) pemberian sanksi adalah Suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1. Terlambat pengembalian bahan pustaka. 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka. 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud ( 2004 : 84) ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: a. Denda b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur yang ditempuh yaitu : a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi c. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan d. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. 7. Bebas Pustaka Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004 : 85) Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian

16 surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf/pegawai administrasi pensiun. Menurut Syahrial-Pamundjak (2000 : 97) prosedur pemberian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut : 1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman. 4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka. 5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna 2. Layanan Referensi Layanan referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau masyarakat yang ingin menemukan informasi secara tepat dan tepat dari koleksi yang ada di perpustakaan. Kegiatan dilakukan dengan cara menjawab langsung pertanyaan penguna perpustakaan atau dari masyarakat dengan menggunakan sumber/koleksi rujukan yang tersedia. Menurut Darmono (2001 : 141) layanan referensi atau layanan rujukan adalah Layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca di tempat. Apabila pengguna datang ke perpustakaan petugas dapat membimbing pengguna tentang cara cara memakai koleksi rujukan. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 40) mengatakan bahwa hal hal yang harus diperhatikan dalam layanan referensi adalah : 1. Keberadaan sumber sumber informasi sekunder dan informasi strategis

17 2. Kepiawaian petugas dalam menguasai koleksi dan teknik penelusuran 3. Pemahaman dan penerapan etika berkomunikasi bagi para petugas jasa 4. Prinsip layanan prima / kepuasan klien sebagai tujuan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 87 ) setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu : a. Kamus Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan,mengenai artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut. b. Ensiklopedi Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam benak pengguna. c. Buku Tahunan ( Almanak ) Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan statistik. 3. Layanan Ruang Baca Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan ini diberikan untuk mengantisipasi pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang, akan tetapi mereka cukup memanfaatkannya di perpustakaan. 2.3 Koleksi Salah satu unsur utama perpustakaan adalah tersedianya koleksi. Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis sebuah perpustakaan. Oleh sebab itu dari sumber informasi perpustakaan akan dimulai kebijakan pembentukannya. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar adalah perumusan awal untuk menentukan, memilih, dan mengadakan koleksi yang dikaitkan dengan visi, misi, dan tugas pokok dan kebijakan organisasi. Secara khusus pembinaan koleksi dikaitkan dengan masing masing jenis perpustakaannya. Koleksi bahan pustaka yang disediakan perpustakaan

18 seharusnya dibaca dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang memang diharapkan memakainya. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 19) definisi koleksi perpustakaan adalah Semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat pengguna dalam rangka memenuhi informasi yang dibutuhkan. Koleksi perpustakaan selain mempunyai fungsi sebagai sumber informasi juga sebagai prasarana pendidikan, penelitian, dan pengembangan serta hiburan Jenis Koleksi Perpustakaan Berikut ini merupakan penjelasan mengenai jenis koleksi perpustakaan menurut beberapa para ahli yakni: Menurut P Sumardji (1994 : 34) jenis koleksi perpustakaan terdiri dari : a. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari : 1. koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli, misalnya manuskrip; 2. koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah, surat kabar; 3. koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, dan lain- lainnya. b. Berdasarkan bentuknya koleksi perpustakaan terdiri dari : 1. buku, seperti buku teks, fiksi maupun non foksi, dan buku referensi; 2. penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Himpunan Peraturan Pemerintah dan sebagainya; 3. laporan penelitian, paper, skripsi, tesis, disertasi; 4. majalah, baik umum maupun yang khusus; 5. surat kabar Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus (1999 : 19) Bahan pustaka di perpustakaan dapat dibedakan menurut: a. Bentuknya, yakni karya cetak (seperti buku, peta, poster, pamflet) dan karya rekam (seperti film, kaset, piringan hitam, mikrofis, disket, CD ROM) b. Wujud fisik, yakni buku teks biasa (dipublikasikan dan tidak dipublikasikan), buku referensi ( seperti ensiklopedi, almanak, kamus, direktori), literatur sekunder (seperti bibliografi khusus, indeks dan abstrak), bukan buku (majalah, surat kabar, audiovisual, CD ROM dan lain lain) serta dokumen lain (standar, paten, pamflet, brosur, kliping dan lain-lain).

19 c. Fungsinya, koleksi umum (lending collection), koleksi referensi/rujukan, koleksi majalah dan koleksi khusus. Semua jenis bahan pustaka yang akan menjadi koleksi perpustakaan harus melalui proses kajian, pengolahan, dan penataan menurur kebijakan dan ketentuan umum perpustakaan Seleksi Bahan Pustaka Seleksi adalah proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan, untuk memperoleh koleksi perpustakaan yang komprehensif dan memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Ketentuan ketentuan tentang bagaimana melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan yang bersangkutan, dan struktur organisasi didalamnya. Dalam Buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 26) yang mengutip pendapat Sulistyo Basuki (1991) untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan selama ini, dan sebagainya. 2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah yang dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lain. 3. Memahami kebutuhan pemakai. 4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam megenai koleksi perpustakaan. 6. Mengetahui buku melalui proses membuka buka buku ataupun proses membacanya. Dalam buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 27) pihak pihak yang berwenang melakukan seleksi pada perpustakaan khusus adalah Pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan isntitusi tersebut Alat Bantu Pemilihan

20 Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu perlu dilakukan seleksi bahan pustaka dengan menggunakan alat bantu pemilihan. Dalam Buku Pengadaan Bahan Pustaka (2000 : 30), ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya masing-masing serta secara garis besar alat bantu seleksi terbagi 2 kelompok yakni: 1. Alat bantu seleksi Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat bantu seleksi antara lain: a) Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain b) Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu c) Indeks, misalnya Book Review Digest, Book Review Index 2. Alat identifikasi dan verifikasi Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang tertentu, di negara tertentu, atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak, dan sebagainya. Contoh alat bantu identifikasi dan verifikasi adalah: a) Katalog penerbit b) Berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional, Books in print c) Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu. 2.4 Pelayanan Teknis Kelancaran sirkulasi bahan pustaka dan kemudahanmendapatkan informasi yang banyak tergantung pada kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengelolaan,dan pemeliharaan yang dilakukan di bagian teknis. Sehingga pelayanan teknis sebagai dapur perpustakaan berjalan dengan baik akhirnya akan menghasilkan pelayanan pengguna yang berkualitas.

21 2.4.1 Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka Menurut P Sumardji (1993 : 23) Kegiatan pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah kegiatan mengadakan koleksi untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka adalah pengisian perpustakaan dengan sumber-sumber informasi, bagi perpustakaan yang baru didirikan kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan awal dalam mengiis perpustakaan dengan sumber-sumber informasi sedangkan bagi perpustakaan yang sudah berjalan kegiatan pengadaan ini untuk menambah koleksi yang sudah ada. (Sutarno NS 2006 : 174) Menurut Sutarno NS (2006 : 177) pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain : 1. Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga 2. Melakukan tukar menukar 3. Mendapatkan bantuan atau sumbangan 4. Mengadakan seperti membuat foto kopi, membuat duplikasi, membuat CD, dan lain sebagainya 5. Menerbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping Koran Sedangkan menurut P Sumardji (1993 : 24) pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut, yakni : 1. Dengan cara membeli bahan koleksi yang dibutuhkan perpustakaan, jika memang ada dana atau anggaran untuk pengadaan bahan koleksi bagi perpustakaan 2. Dengan cara meminta bantuan atau sumbangan bila kepada pihak pihak yang sekiranya bisa dimintai bantuan ataupun sumbangannya baik berupa dana atau anggaran (uang), buku-buku, majalah-majalah, dan bahan koleksi yang lain 3. Dengan cara pemufakatan tukar menukar bahan koleksi dengan pihak perpustakaan lain Pengolahan Koleksi Bahan Pustaka Tugas pengelolaan berhubungan dengan hal hal teknis operasional sebuah perpustakaan, yang dimulai dari proses perencanaan atas seluruh kegiatan, termasuk peralatan, waktu, sumber daya manusia, biaya, dan lain sebagainya kemudian pelaksanaan kegiatan yang ahrus dikendalikan, diarahkan, dan diorganisasikan serta diberdayakan oleh pemimpin organisasi dengan

22 mengerahkan seluruh kekuatan dan potensi yang tersedia. Oleh karena itu keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan dalam hal memuaskan kebutuhan pengguna terhadap informasi tergantung kepada pemimpin perpustakaan tersebut. Defnisi pengolahan koleksi bahan pustaka Sutarno NS (2006 : 179) Pengolahan atau processing adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Menurut P Sumardji (1993:25) Kegiatan pengolahan bahan koleksi adalah kegiatan mempersiapkan bahan koleksi yang telah diperoleh, agar dengan mudah dapat diatur di tempat-tempat atau rak-rak penyimpanan sehingga memudahkan pula untuk dilayankan kepada para pemakai koleksi perpustakaan. Kegiatan pengolahan koleksi bahan pustaka antara lain meliputi : 1. Klasifikasi Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata kerja to classify, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda-benda yang sama di suatu tempat. Menurut Richardson (1983), klasifikasi adalah berdasarkan kesamaan dan ketidaksamaan. Sedangkan menurut P Sumardji (1994 : 23) Klasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan bahan koleksi sesuai dengan macamnya dan bidang ilmunya masing-masing, misalnya: 1. Kelompok buku tesk 2. Kelompok penerbitan berkala 3. Kelompok bidang ilmu pengetahuan Menurut Sutarno NS (2006 : 180), mengklasifikasi adalah Kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan system klasifikasi tertentu. Sistem klasifikasi akan sangat membantu, baik bagi petugas dalam menyususn koleksi, maupun bagi pemakai, agar dapat dengan mudah mencari dan menemukan apa yang mereka perlukan, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga manfaat lain klasifikasi

23 yakni akan membantu tersusunnya koleksi yang lebih rapi dan teratur, sehingga dapat tercipta suatu kesan bahwa perpustakaan yang bersangkutan selalu dipelihara susunan bahan pustaka dan kebersihannya. Pada prinsipnya klasifikasi atau pemberian kode notasi harus diusahakan agar dapat membantu pemakai, bukan sebaliknya malahan mempersulit pemakai, karena notasinya sulit dimengerti. 2. Inventarisasi Kegiatan inventarisasi atau registrasi bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya atau secara elektronik ke pangkalan data computer. Sutarno NS (2006 : 182) data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi: a. Nama pengarang b. Judul buku c. Tanggal diterima di perpustakaan d. Tahun terbit e. Edisi f. Nama penerbit g. Tempat dan tahun terbit h. Sumber ( membeli,sumbangan atau lainnya) i. Keterangan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumah eksamplar, dan seri 3. Katalogisasi Sutarno NS (2006 : 182) Katalogisasi merupakan proses mengkatalog koleksi bahan perpustakaan di perpustakaan seperti buku, majalah, kliping, brosur, dan laporan tertentu serta membuat dsekripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu. Keterangan atau deskripsi katalog mencakup : a) Tajuk entri yang berupa nama pengarang utama (heading) b) Judul buku, baik judul utama maupun sub judul c) Keterangan tentang kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit d) Keterangan tentang jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi, indeks, table, bibliografi, dan apendiks e) Keterangan singkat mengenai isi penerbitan, judu asli, dan pengarang aslinya (apabila buku tersebut hasil terjemahan) 4. Pelabelan

24 Pelabelan ialah kegiatan membuat/menulis nomor penempatan (call number) setiapa bahan pustaka pada label tertentu, kemudian menempelkannya pada punggung buku sesuai dengan ketentuan masing-masing perpustakaan. Menurut P Sumardji (1993 : 26) Kegiatan lain pelabelan bahan pustaka meliputi: a) Membuat kartu buku/pustaka untuk setiap bahan koleksi dengan memakai blanko tertentu b) Membuat dan menempelkan kantong kartu buku/pustaka untuk setiap bahan koleksi pada sampul belakang sisi dalam atau sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. c) Memasukkan karu buku/pustaka kedalam setiap kantong kartu buku/pustaka bahan koleksi yang bersangkutan d) Menempelkan lembaran blanko tanggal kembali (due date) pada halaman sebelah sampul belakang sisi dalam bahan koleksi yang bersangkutan. 5. Penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving) Penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving), adalah suatu kegiatan menyimpan koleksi bahan pustaka yang telah diolah/diproses menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masing-masing maupun urutan nomor penempatan (callnumber) Pemeliharaan Koleksi Bahan Pustaka Kegiatan memelihara dan merawat bahan pustaka meliputi pekerjaan : 1. Melakukan perbaikan setiap koleksi buku/bahan pustaka yang memerlukan perbaikan, seperti : a) Call number rusak b) Kantong kartu buku/bahan pustaka lepas c) Kartu buku/bahan pustaka slip atau lembaran due date habis sehingga harus diganti dengan lembaran yang baru d) Halaman-halaman buku rusak 2. Melakukan kegiatan pengawetan buku/bahan pustaka seperti :

25 1. Menjilid majalah-majalah lepas 2. Menyemprot dengan bahan penolak hama pemakan kertas pada rak-rak tempat penyimpanan koleksi 3. Untuk koleksi yang terekam, pemeliharaan ditangani secara tersendiri, misalnya menempatkan atau menyimpan pada ruangan khusus dengan pendingan udara (AC) 4. Semua koleksi hendaknya terhindar dari debu dan kotoran, tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman ke ruang perpustakaan, untuk menghindari datangnya binatang serangga, tikus dan lain-lain Sturuktur Organisasi Perpustakaan Khusus Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Sistem pengorganisasian perpustakaan yang proporsional akan menumbuhkan kreativitas, adanya kelancaran komunikasi dan interaksi antar individu dan antar unit kerja. Keberhasilan organisasi perpustakaan dipengaruhi oleh desain yang mengarah pada inovasi dan perubahan (Bryson, 1990 : 157). Menurut Lasa HS (2005 : 283), struktur organisasi perpustakaan khusus agak berbeda dengan perpustakaan lain. Dalam penyusunannya hendaknya memperhatikan hal-hal berikut : a. Organisasi perpustakaan khusus merupakan bagian integral dari suatu lembaga/instansi dan harus memiliki kepastian hukum dalam lembaga/instansi tersebut. b. Besar kecilnya struktur organisasi disesuaikan dengan visi, misi dan tujuan lembaga induknya. c. Kedudukan perpustakaan dan unit penyelenggara perpustakaan harus jelas dan tegas digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan.