BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ketatnya persaingan dunia bisnis memicu berbagai perusahaan untuk menciptakan sistem baru guna bertahan dan mampu bersaing dalam dunia bisnis global sekarang ini. Perkembangan teknologi yang semakin maju menjadi acuan bagi perusahaan untuk meningkatkan performa perusahaan dan menerapkan solusi bisnis terbaik yang mampu memenuhi kebutuhan pelanggan dan tidak merugikan di sisi perusahaan. Hampir setiap perusahaan menjadikan bidang teknologi informasi maupun sistem informasi sebagai kegiatan utama dalam menjalankan proses bisnis. Salah satu solusi sistem informasi yang tengah menjadi topik hangat sebagai pemuncak dari segala integrasi proses bisnis sebuah perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau yang lebih dikenal dengan singkatan ERP. Banyak perusahaan telah menerapkan sistem ERP untuk membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien dengan pengintegrasian antar data dalam perusahaan. Menurut Singla, & Goyal (2006:59-67) "Enterprise Resource Planning (ERP) systems, which has became a buzzword in the late 1990, are the most integrated information systems that cut across various organizations as well as various functional areas". Menurut kutipan diatas dapat diartikan bahwasanya ERP menjadi kata kunci pada akhir 1990 sebagai sistem informasi yang paling terintegrasi yang melintasi berbagai organisasi serta berbagai bidang fungsional. Berbagai jenis produk ERP sudah beredar dipasaran teknologi sekarang. Perusahaan dapat menggunakan best practice yang seusai dengan kebutuhan perusahaannya atau bahkan membuat tool ERP sendiri / membuat aplikasi berbasis ERP dengan merek perusahaan itu sendiri. Berbagai produk ERP terkenal diantaranya SAP, Microsoft Dynamics, Oracle dan lain sebagainya. Masing-masing produk memiliki keunggulan dan kekurangan. Microsoft Dynamics misalnya merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft, dimana kelebihan customization yang dapat diunggulkan dari produk 1
2 ini, maksudnya adalah perusahaan dapat melakukan perubahan/menyesuaikan kebutuhan proses bisnis masing-masing perusahaan dengan proses yang sudah disediakan Microsoft. Hal ini dikarenakan ada beberapa perusahaan yang memiliki proses bisnis khusus di perusahaannya sehingga membutuhkan aplikasi yang bisa di customize sesuai kebutuhan perusahaan mereka. Modul yang ditawarkan secara umum pada setiap produk ERP hampir sama yaitu terkait dengan Financial Accounting karena hal utama yang perlu di kelola perusahaan dengan baik adalah hal terkait dana dan biaya di perusahaan, selanjutnya modul lain seperti Human Resource, Procurement dan Sales and Distribution. Hanya saja terkadang masing-masing produk memiliki nama submodul yang sedikit berbeda namun dengan fungsi yang sama. Terkait dengan banyaknya modul yang diterapkan disebuah perusahaan tentunya terdapat beberapa risiko yang harus dihadapi perusahaan. Suatu risiko pasti dapat terjadi di perusahaan, hanya saja ada risiko yang memberikan dampak yang bertingkat disebuah perusahaan dari tingkat rendah sampai tinggi. Sudah seharusnya perusahaan melakukan pengelolaan risiko untuk penerapan ERP di perusahaan mereka agar tujuan yang dicapai dapat berjalan sesuai harapan tanpa adanya kendala yang begitu berarti. Menurut Berg (2010:79) Risk management is an activity which integrates recognition of risk, risk assessment, developing strategies to manage it, and mitigation of risk using managerial resources. Berdasarkan kutipan diatas manajemen risiko diartikan sebagai sebuah aktivitas yang mengintegrasikan risiko, penilaian risiko, serta pengembangan strategi untuk mengelola risiko itu sendiri dan mitigasi risiko dengan menggunakan sumber daya manajerial. Menurut Mary Sumner (2010:317-327) The purpose of this study was to identify the risk factors in implementing traditional management information systems projects, describe the risk factors associated with enterprisewide/erp (enterprise resource planning) projects and identify the risk factors in ERP projects which are unique to these projects. Secara garis besar maksud dari kutipan tersebut adalah bahwasanya identifikasi faktor risiko implementasi ERP dalam sebuah proyek sangatlah
3 penting serta juga memiliki tujuan agar mengetahui faktor-faktor risiko yang unik dari setiap proyek. Banyak perusahaan tidak menyadari akan pentingnya melakukan manajemen risiko, namun ada beberapa perusahaan yang sudah mulai tanggap akan hal tersebut dan melakukan perencanaan-perencanaan terkait sistem baru yang akan diterapkan di perusahaan mereka. Tujuan mereka tidak lain adalah agar dapat mengurangi risiko yang akan dihadapi dan siap dalam segala solusi terhadap risiko yang akan atau sedang di hadapi. 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup dari penelitian sistem ERP (Microsoft Dynamics) modul Financial Accounting di PT. Jasa Raharja terbagi menjadi: 1. Proses bisnis PT Jasa Raharja secara khusus pada modul Financial Accounting 2. Menemukan masalah yang terjadi pada sistem ERP modul Financial Accounting yang sedang berjalan 3. Melakukan manajemen risiko pada modul Financial Accounting perusahaan dengan menggunakan standard ISO 31000:2009 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk: 1. Memberikan solusi terhadap masalah sistem ERP pada modul Financial Accounting PT. Jasa Raharja 2. Mempermudah melakukan analisa risiko terkait sistem ERP modul Financial Accounting di PT. Jasa Raharja 3. Meminimalisir risiko-risiko yang akan terjadi dan mengantisipasi risiko serta memberikan solusi terhadap risiko yang sudah terjadi di perusahaan tersebut khususunya pada sistem ERP modul Financial Accounting agar perusahaan menemukan penanganan yang tepat dari setiap risikonya
4 Manfaat dari penelitian yang diharapkan adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisa terhadap sistem ERP (Microsoft Dynamics) pada PT. Jasa Raharja dan mengidentifikasi risiko yang terdapat di sistem ERP modul Financial Accounting PT. Jasa Raharja. 2. Menemukan ide dan inovasi baru sesuai dengan solusi yang diberikan oleh peserta magang pada akhir masa kerja. 1.4 Metodologi Penelitian Metode pengumpulan data dalam penulisan skripsi adalah sebagai berikut: a. Metode Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan cara mengambil data-data yang terdapat di beberapa buku yang berhubungan dengan topik pembahasan dalam skripsi yang dapat membantu memberi solusi dalam pemecahan masalah dalam penulisan. b. Metode Studi Lapangan Dalam metode ini, dikumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi secara lansung ke perusahaan PT. Jasa Raharja. Studi lapangan dilakukan dalam beberapa cara sebagai berikut: i. Wawancara Dilakukannya tanya jawab secara lansung dengan pihak divis SIP (Sistem Informasi Perusahaan) PT. Jasa Raharja guna mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan topik skripsi. ii. Pengamatan (Observasi) Metode ini dilakukan dengan melakukan kerja praktet selama 2 bulan di PT. Jasa Raharja dengan tujuan untuk melakukan pengamatan dan peninjauan guna mendapatkan gambaran umum tentang organisasi, software, dan sistem informasi perusahaan yang sudah diterapkan. Pengamatan ini lebih berfokus sesuai dengan topik skripsi. iii. Studi Dokumentasi Mempelajari semua dokumen yang didapat dari PT. Jasa Raharja untuk melengkapi data-data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi.
5 c. Metode Analisis Dalam melakukan manajemen risiko terhadap modul Financial Accounting risiko pada PT. Jasa Raharja, penulis menggunakan standard ISO 31000:2009 tentang Manajemen Risiko Untuk mengidentifikasi risiko di PT. Jasa Raharja, tim penulis melakukan proses magang kurang lebih selama 2 bulan. Hal ini dimaksudkan agar penulis dapat memahami proses bisnis perusahaan terkait secara langsung dengan pengimplementasian ERP khususnya modul Financial Accounting dengan tool Microsoft Dynamics. Selama proses magang, penulis melakukan pengenalan terhadap lingkungan ERP di perusahaan tersebut serta lebih lanjut secara bertahap mulai mempelajari secara garis besar mengenai modul-modul yang sudah dan yang akan segera diimplementasikan di perusahaan tersebut. Terdapat beberapa modul utama yang diterapkan di PT. Jasa Raharja diantaranya modul Financial Accounting dan submodulnya seperti budgeting, FPPT, dan persekot. Selanjutnya penulis melakukan pendalaman materi terkait modul Financial Accounting di perusahaan tersebut serta melakukan pengambilan data yang sekiranya terkait untuk kelanjutan penulisan skripsi. Sedangkan selama penulisan skripsi, penulis terlebih dahulu melakukan studi pustaka terkait dengan kebutuhan referensi buku atau literatur terkait dengan topik skripsi yang diambil yaitu Manajemen Risiko. Metodologi yang digunakan untuk identifikasi risiko ini adalah ISO 31000:2009 dimana dengan metode ini diharapkan perusahaan dapat mengetahui secara detil dan jelas terkait dengan risiko dari setiap tahapan yang ada pada proses budgeting, FPPT, dan persekot di perusahaan tersebut dan sub modul lain yang belum seutuhnya diimplementasikan diperusahaan tersebut seperti modul general ledger, account receivable, dan account payable sehingga submodul tersebut tidak begitu dititikberatkan pada pembahasan ini sehubungan dengan belum adanya proses bisnis yang sudah dijalankan atau bahkan masih baru dalam tahap perencanaan. Perusahaan juga diharapkan dapat melihat tingkat risiko dari masing-masing proses yang ada dengan solusi yang diberikan oleh ISO 31000:2009 ini. Maka pada akhir penulisan skripsi ini diharapkan solusi yang direkomendasikan dapat berguna bagi perusahaan guna mengatur atau
6 memanajemen risiko perusahan yang sudah terintegrasi dengan ERP diperusahaan tersebut. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penerapan manajemen risiko diperusahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi sebagai dasar dalam melakukan manajemen risiko. Teori-teori yang akan dibahas adalah teori yang bersifat umum dan khusus. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisi tentang profil perusahaan, analisis proses bisnis berjalan pada PT. Jasa Raharja yang telah melakukan implementasi Microsoft Dynamic di perusahaan mereka. BAB 4 : MANAJEMEN RISIKO Bab ini membahas mengenai risiko - risiko yang mungkin terjadi di PT.Jasa Raharja dimulai dari penyebab risiko, akibat risiko dan penanganan yang tepat dari setiap risiko dengan melakukan manajemen risiko terhadap penerapan ERP modul Financial Accounting di PT. Jasa Raharja. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan yang didapat dari sistem ERP yang sudah Go Live di PT. Jasa Raharja dan menyimpulkan secara general manfaat manajemen risiko terhadap penerapan modul Financial Accounting di perusahaan.