BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. Struktur Organisasi Pada tingkat institusi, semua program hibah yang diperoleh UA, termasuk Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) ini, sejak tahun 2007 dikoordinir pengelolaannya oleh Tim PHK Universitas Airlangga yang bertanggung jawab kepada Rektor. Hal ini dimaksudkan untuk memaksimalkan koordinasi implementasi semua program hibah dan monitoring evaluasi program secara terpadu. Struktur organisasi pengelola program PHK-PKPD FK UA dapat dilihat pada Gb.1. PHK-PKPD di Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga (FK UA) dikelola oleh satu tim yang dipimpin oleh Dekan. Penyusunan kegiatan dan implementasi PHK-PKPD ini dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dekan. PENANGGUNG JAWAB PROGRAM : R E K T O R WAKIL REKTOR I Akademik/ Ketua BPP Tim MONEVIN WAKIL REKTOR II Adminstrasi dan Keuangan Direktur Keuangan Bag. Pengadaan Bag. Keuangan DIREKTUR : D E K A N Task Force / PIU (Project Implementation Unit) DIREKTUR EKSEKUTIF Prof.Dr.N. Margarita Rehatta,dr.,Sp.An.KIC.KNA Koordinator Kemitraan : Prof.Dr.David Perdanakusuma,dr.,Sp.BP(K) Koordinator Program : Maftuchah Rochmanti, dr.,m.kes Koordinator Pengadaan : Fundhy SIP, dr., M.Med.Ed. Koord. Adm & Keu : Rosy Setiawati, dr.,sp.rad Program : PIC Kemitraan FK UMSU : Sukmawati Basuki,dr.,M.Sc PIC Kemitraan FK UNEJ : Sulistyawati,dr.,M.Kes PIC Kegiatan 1 PIC Kegiatan 2 PIC Kegiatan 3 Staf Pengadaan : Djoko Suyono.S.Sos Nunung Satriyo Nugroho Staf Adm & Keu : Soestyono SE Dwi Isti peni PIC Kegiatan 4 Gambar 1. Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Airlangga Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013 14

Uraian Kerja a. Penanggung Jawab Program (Rektor) : Rektor bertindak selaku penanggung jawab semua program hibah yang diterima universitas sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap penerimaan dana hibah tersebut, antara lain: IM-HERE, PHK-I dan PHK-PKPD ini. b. Wakil Rektor I : Bertanggung jawab kepada Rektor tentang pengelolaan setiap program hibah yang diterima universitas dan pengawasan terhadap manajemen programnya, termasuk PHK- PKPD c. Wakil Rektor II : Bertanggung jawab kepada Rektor tentang administrasi keuangan dan pengadaan barang dan jasa dalam PHK-PKPD d. Dekan : Dekan bertindak selaku Direktur Project Implementation Unit (PIU), bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I terhadap pengelolaan PHK-PKPD e. Direktur Eksekutif : Direktur Eksekutif, sebagai Ketua Task Force, bertanggung jawab secara spesifik kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan PHK-PKPD yang meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi program sampai dengan pengawasan manajemen program, dengan cara : 1. Memastikan pelaksanaan implementasi semua kegiatan 2. Memastikan bahwa semua kegiatan yang telah direncanakan berjalan tepat waktu, sesuai dengan anggaran, prosedur dan panduan yang ditetapkan oleh Dikti 3. Memastikan bahwa semua laporan kegiatan dan keuangan diberikan tepat waktu, yang selanjutnya akan dianalisis dan dilaporkan ke Dekan 4. Merencanakan pembuatan Rencana Implementasi Program (RIP) setiap tahun sebelum tahun berjalan 5. Memastikan pelaksanaan semua kegiatan kemitraan di Institusi Mitra f. Koordinator Kemitraan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif terhadap implementasi kegiatan kemitraan PHK-PKPD di institusi mitra, yaitu FK UNEJ dan FK UMSU, dengan cara : 1. Menyusun jadwal kegiatan kemitraan secara keseluruhan untuk PHK-PKPD setiap tahun berjalan 2. Mengkoordinir implementasi kegiatan kemitraan untuk institusi mitra 3. Menyusun jadwal penyusunan laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan untuk institusi mitra 4. Mengkoordinir dan mengkompilasi laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan dari masing-masing PIC Kemitraan dan melaporkannya kepada Direktur Eksekutif g. Koordinator Program : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dalam hal implementasi dan manajemen pelaksanaan program PHK-PKPD dengan cara : 1. Menyusun jadwal kegiatan secara keseluruhan untuk PHK-PKPD setiap tahun 2. Mengkoordinir implementasi semua kegiatan yang telah direncanakan agar berjalan tepat waktu, sesuai dengan anggaran, prosedur dan panduan yang ditetapkan oleh CPCU 3. Menyusun jadwal penyusunan laporan internal dan laporan tahunan 4. Mengkoordinir dan mengkompilasi laporan internal dan laporan tahunan dari masingmasing PIC Kegiatan 5. Mengkoordinir penyusunan perencanaan kegiatan setiap tahun (RIP) sebelum tahun berjalan 15 Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013

h. Koordinator Administrasi dan Keuangan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dalam mengatur implementasi keuangan semua aktivitas dalam PHK-PKPD dengan cara berkoordinasi dengan koordinator unit pelaksana dan unit terkait lain yang diperlukan. Rincian tugas sebagai berikut : 1. Mengatur aliran pencairan dana program untuk implementasi kegiatan berkoordinasi dengan bagian keuangan fakultas dan universitas 2. Memastikan implementasi keuangan pada setiap aktivitas berdasarkan anggaran yang telah disusun dalam TOR dan berkoordinasi dengan PIC Kegiatan 3. Mengkoordinir dan mengkompilasi pertanggungjawaban keuangan dari setiap PIC Kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku 4. Menyusun administrasi dan laporan keuangan sesuai dengan aturan yang berlaku i. Koordinator Pengadaan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dalam mengatur implementasi pengadaan barang pada semua aktivitas dalam PHK-PKPD dengan cara berkoordinasi dengan koordinator unit pelaksana dan unit terkait lain yang diperlukan. Rincian tugas sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab terhadap keberadaan Panitia Pengadaan Barang dan Panitia Penerima Barang berdasarkan Surat Keputusan Rektor 2. Menyusun Procurement Plan dan Bidding Document, serta bertanggung jawab terhadap keberadaan NOL (No Objection Letter) dari World Bank untuk dokumen tersebut 3. Berkoordinasi dengan bagian pengadaan fakultas dan universitas untuk pelaksanaan proses pengadaan barang 4. Memastikan terlaksananya pengadaan barang sesuai ketentuan dan menerima laporan tentang pengadaan barang tersebut 5. Menyusun administrasi dan laporan pengadaan sesuai dengan aturan yang berlaku j. Bagian Keuangan Universitas : Bertanggung jawab dalam hal pencairan dana semua program hibah yang diterima universitas dan pencairan dana komitmen universitas, serta mengatur sistem pencairan anggaran untuk implementasi kegiatan dan sistem pertanggungjawabannya. k. Bagian Pengadaan Universitas : Bertanggung jawab pada pelaksanaan pengadaan barang dan jasa berdasarkan Rencana Implementasi Program dan menginventarisasikan hasil pengadaan. Pelaksanaan pengadaan dan penerimaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Panitia Penerima Barang di tingkat universitas dan melibatkan staf dari program studi terkait (pengguna) sebagai salah satu panitia yang menguasai secara teknis barang atau jasa yang akan diadakan. l. PIC Kegiatan : Bertanggung jawab kepada Koordinator Program terhadap pelaksanaan setiap kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan dalam PHK-PKPD agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan yang diukur dengan indikator kinerjanya. PIC juga bertanggung jawab menyusun laporan kegiatan internal dan laporan tahunan secara regular untuk diserahkan kepada Koordinator Program. m. Tim Monevin : Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) yang terdiri dari Tim Monevin Universitas dan Tim Monevin Fakultas merupakan bagian yang terpisah dari Task Force dan bertanggung jawab kepada Wakil Rektor I. Tim Monev internal ini melaksanakan fungsi Quality Assurance dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013 16

pelaksanaan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan. Rincian tugas : 1. Melakukan monitoring dan evaluasi secara regular, meliputi : - Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan jadwal di dalam RIP - Mengukur pencapaian target tiap kegiatan - Mengontrol administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan tiap kegiatan - Memberikan saran dan masukan terhadap pelaksanaan program 2. Memastikan komitmen DRK dan RKAT Institusi sesuai dengan RIP 3. Melakukan post-audit pada tiap termin pencairan dana 4. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program kemitraan melalui laporan dari PIC Institusi Mitra 5. Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Wakil Rektor I 2.2. Mekanisme Koordinasi, Monitoring dan Evaluasi Internal Mekanisme koordinasi untuk implementasi PHK-PKPD dan sistem monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara terintegrasi dengan fungsi-fungsi organisasi fakultas sebagai berikut: a. Koordinasi implementasi PHK-PKPD FK UA dilakukan di tingkat fakultas dengan melibatkan departemen dan unit terkait sesuai dengan fungsinya, melalui rapat rutin dan rapat-rapat lainnya apabila diperlukan terkait dengan perencanaan, implementasi dan evaluasi program. b. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh Tim Monev Internal berdasarkan laporan komprehensif regular sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan meliputi desk evaluation terhadap laporan dan site visit. c. Hasil monitoring dan evaluasi internal, selanjutnya diberikan kepada Wakil Rektor I untuk ditindaklanjuti sesuai dengan temuan dan rekomendasi dari Tim Monev Internal. 2.3. Mekanisme Pelaksanaan Program Kemitraan Dalam program kemitraan ini terbina hubungan kerjasama tiga institusi, yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga (FK UA) bersama dua institusi mitra, yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Jember (FK UNEJ) dan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (FK UMSU) melalui Task Force masing-masing institusi. Hubungan kerjasama antar institusi ini dikuatkan dengan penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU) antara UA-UNEJ dan UA-UMSU. Hubungan kemitraan ini diawali dengan FK UA secara aktif mengindentifikasi potensi dan kekhususan institusi mitra. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan pengembangan potensi sesuai dengan kekhususan yang dimiliki institusi mitra dalam bentuk aktivitasaktivitas yang melibatkan Universitas Airlangga pada saat implementasinya. Kemitraan ini dilaksanakan sampai tujuan program tercapai, minimal sepanjang tiga tahun PHK-PKPD berlangsung. Pemantauan pelaksanaan program kemitraan ini dievaluasi berdasarkan laporan yang dibuat secara regular tiga kali setahun, ditambah dengan pertemuan koordinasi yang dilaksanakan dua kali setahun. Penanggung jawab pelaksanaan program kemitraan adalah Wakil Koordinator Program yang dibantu oleh 2 (dua) orang PIC yang ditunjuk untuk masing-masing institusi mitra. PIC Kemitraan ini bertugas mengkoordinir dan mengevaluasi pelaksanaan setiap kegiatan kemitraan. Untuk selanjutnya, PIC Kemitraan ini akan menyusun laporan pelaksanaan program kemitraan dan disampaikan kepada Koordinator Kemitraan. 17 Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013

PIC Kemitraan : PIC Kemitraan ini bertugas mengkoordinir dan mengevaluasi implementasi kegiatan kemitraan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan di masing-masing Institusi Mitra, yaitu FK UNEJ dan FK UMSU. Rincian tugas : 1. Mengkoordinir dan memastikan implementasi program kemitraan di tiap institusi mitra berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal di dalam RIP 2. Memeriksa laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan yang dibuat oleh masingmasing institusi mitra 3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan kemitraan sesuai dengan rencana 4. Memberikan saran dan masukan terhadap pelaksanaan program kemitraan 5. Memberikan bantuan teknis atas permintaan institusi mitra 6. Memastikan pencapaian indikator kinerja seluruh program di institusi mitra 7. Membuat laporan tertulis tentang implementasi kegiatan kemitraan dan melaporkannya kepada Koordinator Kemitraan 2.4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Pengelolahan keuangan pada masing-masing kegiatan diawali dengan proses review TOR oleh reviewer CPCU sampai keluar surat resmi ijin pelaksanaan kegiatan dari CPCU. Bersamaan dengan proses tersebut, dilakukan peninjauan rencana program yang dilakukan oleh direktur eksekutif, koordinator program dan koordinator keuangan berkoordinasi dengan PIC kegiatan untuk melihat apakah program ini sudah direncanakan dan dikelola dengan baik dari segi kesesuaian program dengan kebutuhan, eligibilitas kegiatan dilihat dari segi keuangan melalui rapat koordinatif. Setelah disetujui langsung ataupun dengan beberapa revisi, selanjutnya mulai dilakukan sosialisasi program dengan kepanitiaan yang dibentuk agar program berjalan sesuai TOR yang dibuat serta pelaporan awal program kepada pimpinan institusi. Pengelolahan keuangan dilaksanakan dengan pengajuan pencairan dana oleh PIC kegiatan, kemudian persetujuan pencairan dana harus melalui dilakukan oleh direktur eksekutif yang sebelumnya telah di setujui oleh koordinator program maupun koordinator keuangan. Pemberian dana kepada PIC ataupun ketua pelaksana dilakukan secara bertahap ataupun keseluruhan tergantung dari isi kegiatan program yang akan dilakukan. Saat berjalannya program, direktur eksekutif, koordinator program dan koordinator keuangan memonitor berjalannya program tersebut dan senantiasa berkomunikasi dengan panitia pelaksana serta memastikan bahwa program terlaksana sesuai dengan rencana awal. Koordinator keuangan membuatkan tanda bukti penerimaan dana kepada masing-masing unit kerja di dalam program tersebut, disesuaikan dengan komponen biayanya. Adapun beberapa kendala ataupun hambatan yang terjadi segera diidentifikasi dan selanjutnya dilakukan pemecahan masalah dengan segera, apabila perlu mengikutsertakan pimpinan institusi untuk mencari jalan penyelesaiannya. Setelah kegiatan selesai, maka PIC ataupun ketua pelaksana berkewajiban untuk membuat laporan kegiatan maupun keuangan dengan segera. Apabila ada dana yang tidak terserap sampai saat selesai kegiatan, maka PIC ataupun ketua pelaksana kegiatan harus mengembalikan dana tersebut kepada koordinator keuangan beserta laporan keuangannya. 2.5. Sistem dan Prosedur Pengadaan Barang Kegiatan pengadaan barang dan jasa (procurement) PHK-PKPD FK UA ini mencakup 5 paket pengadaan yaitu: Computer, Printer, Software & IT Equipment; Furniture, pencetakan buku, manequin untuk pendidikan, dan textbook. Seluruh paket pengadaan tersebut menggunakan metode shopping. Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013 18

Mengikuti petunjuk SOP, langkah langkah berikut ini dilakukan. Procurement plan yang disusun oleh PIU diajukan kepada CPCU untuk dilakukan review. Procurement plan oleh WB dilakukan review dan bila disetujui diterbitkan NOL untuk procurement plan. Lima paket pengadaan dalam daftar procurement plan menggunakan meode shopping, karena nilai setiap paket kurang dari USD 50.000. Sesuai dengan SOP metode shopping adalah pengadaan yang dilakukan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya tiga rekanan yang memiliki kualifikasi dan berpengalaman dalam melaksanaan pekerjaan sejenis dengan barang/peralatan/jasa yang dilelangkan. Panitia dapat mengundang langsung kepada sekurang-kurangnya tiga rekanan dan mengirimkan permintaan penawaran (Request for Quotation-RFQ) atau mengumumkannya di website perguruan tinggi atau di papan pengumuman perguruan tinggi. Karena kelima paket pengadaan dalam daftar procurement plan menggunakan metode shopping (paket adalah Post Review) maka salah satu dari paket post Review tersebut menjadi First Prior Review. Untuk paket pertama dengan metode shopping, selanjutnya PIU membuat bidding document yang juga direview CPCU. Bidding document tersebut selanjutnya oleh WB dilakukan review dan bila disetujui diberikan NOL. Dengan dasar NOL WB untuk bidding document tersebut, panitia pengadaan barang dan jasa (sesuai dengan SK Rektor) melakukan penawaran dan akan ditanggapi oleh surat penawaran oleh penyedia barang. Terhadap surat penawaran tersebut dilakukan evaluasi yang tertuang dalam evaluation report. Evaluation report yang disusun oleh PIU diajukan kepada CPCU untuk dilakukan review. Bila oleh review WB menyetujui evaluation report tersebut, maka keluar NOL untuk evaluation report. Selanjutnya dilakukan kontrak, pembayaran dan realisasi (pemeriksaan dan penerimaan barang) dengan pemenang sesuai evaluation report tersebut. Paket pengadaan dengan metode shopping berikutnya hanya memerlukan post review, tetapi setelah paket pengadaan yang pertama dapat diselesaikan (setelah NOL untuk evaluation report paket pengadaan pertama diterbitkan). 2.6. Hambatan dan Kendala Implementasi dan Pengelolaan Program serta Upaya Penyelesaiannya Implementasi PHK-PKPD pada tahun pertama sampai dengan tengah tahun ketiga ini berjalan sesuai program yang telah direncanakan dalam RIP. Hanya saja dalam pelaksanaannya terdapat berbagai hambatan dan kendala, antara lain : 1. Pada tahun pertama, kendala awal dialami pada proses implementasi kegiatan yang semula direncanakan pada bulan Januari sampai dengan April 2011, dikarenakan pencairan dana baru terealisasi pada bulan April 2011. Mekanisme penggunaan dana talangan pada saat itu juga belum jelas. Upaya penyelesaian : Kegiatan yang direncanakan pada awal tahun tersebut dilaksanakan dengan menggunakan dana DRK Non-Komitmen. 2. Keterlambatan proses review TOR pada tahun pertama dan terjadinya perubahan SOP juga menyebabkan keterlambatan pelaksanaan kegiatan. Upaya penyelesaian : Hal ini telah dikomunikasikan dengan CPCU secara intensif dan ditemukan solusinya, yaitu dengan menambah jumlah reviewer TOR di CPCU dengan mekanisme review yang baru, sehingga tidak ada kendala dalam proses review TOR pada tahun berikutnya. 3. Pada tahun kedua, sebagian besar kegiatan bertumpuk di akhir tahun. Upaya penyelesaian : Dilakukan koordinasi secara intensif antara PIU dan para penanggung jawab kegiatan dan dilakukan perbaikan pada desain kegiatan, sehingga 19 Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013

sebagian kegiatan dapat terlaksana sesuai rencana pada akhir tahun dan sebagian yang lain diluncurkan pada tahun ketiga. 4. Terkait pelaksanaan beasiswa, tidak seperti tahun 2011, di tahun kedua tidak ada satupun sekolah di Kabupaten Madura yang melaporkan nama-nama siswa dari sekolahnya yang mendaftarkan diri di FK UA. Demikian pula di tahun ketiga, siswa yang menjadi target dari kabupaten tersebut tidak ada yang lolos seleksi masuk FKUA. Upaya penyelesaian : Penentuan penerima beasiswa diambil dari beberapa data mahasiswa dari kabupaten lain di Jawa Timur yang memenuhi kriteria Airlangga Medical Full-Scholarship (AMFS). 5. Pada tahun 2013, pencairan DRK Komitmen sebagai pendamping kegiatan operasional manajemen program PHK-PKPD terlambat dengan adanya kebijakan keuangan institusi yang baru. Akibatnya, honorarium operasional manajemen belum dibayarkan. Kesulitan juga dialami dalam pengajuan honorarium kepanitian kegiatan PHK-PKPD yang selama ini dicairkan melalui RKAT (DRK Non komitmen), karena berlakunya kebijakan baru bahwa kepanitian telah sesuai dengan tupoksinya, yang sudah dibebankan pada gaji staf setiap bulannya. Upaya penyelesaian : Hal ini telah dikomunikasikan dengan Bagian Keuangan Universitas dan saat ini dana DRK Komitmen dan DRK Non Komitmen sedang dalam proses revisi anggaran. 2.7. Best Practices dalam Implementasi dan Pengelolaan Program Implementasi PHK-PKPD pada tahun pertama sampai dengan tengah tahun ketiga ini berjalan dengan lancar, meskipun terdapat berbagai hambatan dan kendala di dalamnya. Tetapi semua hal tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Selama implementasi PHK-PKPD ini, terdapat berbagai best practices yang didapat oleh pengelola program/task force, antara lain : 1. Pengalaman dalam mengelola program dengan dana hibah, beserta berbagai hambatan dan kendala didalamnya. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan problem solving dan kemampuan kerjasama dalam tim. 2. Pengalaman menjalankan organisasi berdasarkan tupoksi yang jelas ditunjang sistim admisnistrasi yang tertata baik, di samping kinerja dan kerja sama akan menghasilkan suatu out put yang sesuai dengan tujuan. 3. Peningkatan kompetensi dan wawasan dalam berbagai hal terkait implementasi program yang dijalankan. 4. Peningkatan networking, baik secara individu maupun institusional dengan semua Fakultas Kedokteran penerima hibah, maupun dengan institusi lain terkait implementasi program yang dijalankan. 5. Peningkatan atmosfir akademik dan motivasi dosen untuk memperbaiki proses pembelajaran dan timbulnya dorongan untuk mencari inovasi baru yang meningkatkan minat belajar. 6. Peningkatan kesadaran atas pentingnya standar kualitas dalam proses pendidikan yang sangat diperlukan untuk mendapatkan rekognisi nasional maupun internasional Best Practices terkait kegiatan kemitraan antara lain: 1. Peningkatan rekognisi fakultas dan universitas terkait bantuan implementasi program, baik pada institusi mitra maupun institusi penerima hibah yang lain. 2. Pelaksanaan monevin berkala terhadap institusi mitra membangkitkan kesadaran akan perlunya kebersamaan antar institusi sebagai bentuk tanggung jawab dalam memperjuangkan peningkatan mutu pendidikan kedokteran Indonesia. 3. Pelaksanaan monevin berkala merupakan refleksi untuk mendorong proses perbaikan internal institusi pendamping. Laporan Tengah Tahunan PHK-PKPD FK UA Tahun 2013 20