ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MOOWH OUTLET YOGYAKARTA Naskah Publikasi Di ajukan Oleh : HERI WINARNO 05.11.0867 PROGRAM STUDI STRATA 1 JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
Analysis And Design Of Sell Information System On Moowh Outlet Yogyakarta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Moowh Outlet Yogyakarta Heri Winarno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Sell transactions is a process individual or group that helps and make sure buyer candidate for goods or service utilisedding to reach commerce aim that becomes highlight in sell. In an effort or business in particular that moving at sell and buy area indirectly requires one information system which can give information with accurate, relevant and on time to be able to back up business and effort progress that. In the presence sell and buy information system need equipment that adequately sophisticated in this case computer. Computer constitutes one of assistive tool in data processing because have tall ability in term accuracy, energy keeps all big memory, speed processes that tall and efficient energy. Felicitous thus if choose computer to handle sell data information system. Get bearing with information system already there is currently on Moowh Outlet Yogyakarta there for needed an information system bases computer to keep data, process and view information on Distro data. Key words : Sell information system, Transactions, Analysis.
DAFTAR ISI COVER NASKAH PUBLIKASI.. i HALAMAN NASKAH PUBLIKASI... ii ABSTRAKSI iii DAFTAR ISI.... iv 1. PENDAHULUAN... 5 2. LANDASAN TEORI... 5 2.1 Pengertian Sistem..... 5 2.2 Karakteristik Sistem... 6 2.3 Klasifikasi Sistem 6 2.4 Konsep Dasar Informasi.. 7 3. ANALISIS (Proses Penelitian)...7 3.1 Tempat peneliatian (Moowh Outlet Yogyakarta)...7 3.2 Analisis yang dilakukan..7 3.3 Analisis kelayakan system. 8 3.4 Analisis biaya dan manfaat.8 4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN....9 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi...9 4.2 Kegiatan Implementasi...10 4.3 Pengujian Program...12 4.4 Manual Program....13 5. KESIMPULAN...15 DAFTAR PUSTAKA...15
1. Pendahuluan Moowh Store & Clothing Fashion (Outlet) merupakan kelompok usaha yang bergerak dalam bidang penjualan pakaian. Selain memproduksi pakaian sendiri, Moowh Outlet juga mendapat pasokan barang dari para supplier. baik supplier lokal maupun dari luar kota seperti Bandung. Barang-barang yang telah masuk akan dijual didaerah sekitar Yogyakarta, dimana sasaran produk tersebut adalah para anak-anak jogja yang mayoritas mahasiswa. Seiring dengan pesatnya perkembangan dunia bisnis dan usaha dewasa ini, berbagai strategi dan teknik telah banyak digunakan dalam upaya mendukung kemajuan bisnis dan usaha tersebut. Demikian juga dengan persaingan yang terjadi, banyak cara atau metode yang dapat digunakan suatu perusahaan pada lingkungan usaha yang tumbuh dan berkembang ini. Cara yang sering dilakukan oleh perusahaan agar tetap dapat bertahan dalam persaingan adalah dengan jalan meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu langkah yang dapat ditempuh adalah dengan melakukan komputerisasi fungsi-fungsi dari usaha perusahaan untuk memperoleh suatu informasi mengenai keadaan dan perkembangan perusahaan tersebut. Peranan komputer tidak dapat dielakkan lagi terlebih pada suatu keadaan dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhi, disadari pula karena keterbatasan dan kemampuan manusia dalam menangani informasi secara manual akan menghadapi suatu kesulitan. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Secara etimologi sistem berasal dari kata sistem yang berarti susunan atau cara. Sistem dapat dikelompokan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang ditekankan pada pendekatan prosedur dan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen. Adapun definisi dari sistem yang ditekankan pada prosedur dapat didefinisikan sebagai berikut:
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedang definisi sistem yang ditekankan pada pendekatan komponen atau elemen adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jika dibandingkan dengan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen akan lebih memudahkan kita didalam mempelajari suatu sistem karena dapat terdiri dari beberapa subsistemsubsistem atau komponen-komponen yang bertujuan untuk menganalisa dan merancang suatu sistem. Berdasarkan hasil diatas definisi sistem secara umum dalam dunia manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan elemenelemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). 2.2 Karakteristik Sistem a. Komponen sistem b. Batasan sistem c. Subsistem d. Lingkungan luar system e. Penghubung sisten f. Masukan sistem g. Keluaran sistem h. Pengolahan sistem i. Tujuan system atau Goal 2.3 Klasifikasi Sistem a. Sistem abstrak (Abstract system) dan sistem fisik (physical system). b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilitistic system).
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). 2.4 Konsep Dasar Informasi Kualitas infornasi digambarkan dalam 3 pilar kualitas informasi yaitu : a. Akurat Informasi harus benar-benar memberikan kebenaran dan bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat waktu Informasi tidak boleh terlambat untuk sampai kepada penerima, karena informasi yang telah usang akan berpengaruh tidak baik terhadap pengambilan keputusan. c. Relevan Informasi harus relevan atau mempunyai hubungan dengan masalah yang akan diselesaikan dan mempunyai manfaat bagi penerimanya. 3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Tempat peneliatian (Moowh Outlet Yogyakarta) Pengambilan data data untuk pembuatan skripsi adalah dengan melakukan proses observasi atau pengumpulan data dengan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti (Moowh Outlet Yogyakarta) untuk memperoleh informasi yang tepat dan sistematis, dan kedua interview yaitu melakukan wawancara langsung dengan responden atau nara sumber dalam hal ini saya melakukan wawancara, dan yang ketiga melalui kepustakaan yaitu melalui media internet dan perpustakaan. 3.2 Analisis yang dilakukan Dalam melakukan analisis penulis melakukan metode analis PIECES yaitu : a. Analisis Kinerja (Performance) b. Analisis Informasi (Information) c. Analisis Ekonomi (Economy)
d. Analisis Pengendalian (Control) e. Analisis Efesiensi (Efficiency) f. Analasis Pelayanan (Service) 3.3 Analisis kelayakan system Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak. a. Kelayakan Hukum b. Kelayakan Teknologi c. Kelayakan Ekonomi d. Kelayakan Biaya dan Manfaat 3.4 Analisis biaya dan manfaat Untuk membangun sistem yang baru, dibutuhkan investasi dana yang besar. Dengan tujuan akhir agar sistem yang baru bisa memberikan manfaat yang besar pula di masa yang akan datang. Jika terjadi sebaliknya, dengan kata lain manfaat yang diperoleh justru lebih sedikit dengan biaya yang dikeluarkan, maka sistem tersebut tidak layak untuk digunakan. Metode analisis biaya dan maanfaat adalah sebagai berikut : a. Metode Periode Pengembalian (payback period) b. Metode Pengembalian Investasi (return of investment) ROI = total manfaat total biaya *100% Total biaya Jika ROI > 0 maka proyek dinyatakan layak c. Metode Nilai Sekarang Bersih (net present value) NPV = -nilai proyek + proceed 1 + proceed 2 + proceed n (1+i%)1 (1+i%)2 (1+i%)n
Keterangan : NPV = net present value I = diskonto = 12,5 % (www.bi.co.id) N = umur proyek investasi Tabel Kesimpulan Analisis Biaya dan Manfaat No Metode Nilai Syarat Kelayakan Keterangan 1 Payback Period 1 Tahun 8,5 Bulan 2 tahun Layak 2 Return On Investment 26 % > 0% Layak 3 Net Present Value Rp 5.685.988,36 > 0 Layak 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini: 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk schedul waktu. Schedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.2 Kegiatan Implementasi Tabel Rencana Kegiatan Implementasi No Kegiatan Waktu 1. Pengetesan program 2 minggu 2 Instalasi perangakat keras dan perangkat lunak 1 hari 3. Pengetesan system 1 bulan 4. Pelatihan Personil 2 hari 5. Konversi system 1 bulan a. Pelatihan Personil Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada admin sistem. Pelatihan yang diberikan kepada admin sistem adalah yang berhungan input data, edit data, pengaturan aplikasi, backup database dan pembuatan laporan-laporan dari aplikasi. Pelatihan ini cukup 2 hari karena aplikasi tidak terlalu rumit. Jika admin mengalami kesulitan, maka admin bisa membaca manual program yang disertakan dalam program tersebut. Pelatihan pemakaian program juga diberikan kepada para karyawan yang akan memakai aplikasi ini sebagai aplikasi penjualan yang baru, yang semula adalah manual, sekarang akan diganti dengan sistem komputerisasi. Pelatihan ini diberikan bersamaan dengan pelatihan kepada admin sistem b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diantaranya, sistem operasi windows xp, dan instalasi aplikasi presensi itu sendiri.
c. Pengetesan Program Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalaha-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan pengetesan program secara keseluruhan. Kegiatan dalam pengetesan sistem diantaranya adalah : 1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi. 2. Pengetesan pengentrian, pengeditan, pengupdatean, dan penghapusan data, serta pembuatan laporan. 3. Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu untuk memastikan apakah tampilan aplikasi dan langkah langkah pengoperasian mudah untuk dipahami oleh user. 4. Pengetesan melakukan proses transaksi penjualan dan pembelian. 5. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan benar, maka sistem dapat dioperasiakan. Berikut adalah salah satu contoh tampilan pengetesan pengentrian pengeditan yang telah berhasil : Gambar Pengetesan Pengupdatean data yang telah berhasil d. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Konversi yang diterapkan pada
Moowh Outlet adalah konversi paralel. Pendekatan konversi paralel dilakukan dengan mengoprasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama, selama satu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasiakan bersama-sama untuk menyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan. Kebaikan dari pendekatan ini adalah menyedian proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Kelemahan dari pendekatan ini adalah letak pada biaya yang dikeluarkan akan sangat besar, karena terdiri dari biaya operasi dua buah sistem, yaitu biaya operasi sistem lama dan biaya operasi sistem baru. 4.3 Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus ditest terlebih dahulu untuk menentukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersama dengan pada saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian, pengeditan, penghapusan data. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : a. Kesalahan bahasa, yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax error). Yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative muda ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan sewaktu program dikompilasi. b. Kesalahan sewaktu proses, adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum sesuai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karenan juga ditunjukan letak serta sebab kesalahan.
c. Kesalahan logika, adalah kesalahan dari program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. 4.4 Manual Program Perancangan manual program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan perancangan aplikasi input serta output sudah telah selesai disusun. Manual program digunakan untuk menjelaskan kepada pengguna tentang penggunaan program agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankannya. Untuk masuk kedalam Sistem Informasi Penjualan Distro dapat dilakukan dengan cara: a. Menu Start Melalui menu Start kita dapat menjalankan aplikasi dengan cara : Start All Programs Sistem Informasi Distro Setelah memilih salah satu cara dari ketiga cara diatas maka akan tampil : Menu Login Menu login digunakan untuk keamanan data sistem informasi yang telah dibuat. Pengguna akan diminta untuk memasukan ID dan Password, jika id dan password yang dimasukan sesuai dengan yang terdaftar di database maka user dapat menggunakan program untuk mengolah data.
b. Menu Sistem Informasi Penjualan c. Format Laporan Gambar Tampilan Form Laporan Data Penjualan
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan implementasi yang telah digunakan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Moowh Outlet membutuhkan sebuah sistem informasi penjualan yang terotomatisasi yang mampu memberikan keakuratan data dan meningkatkan kinerja perusahaan. 2. Kelebihan sistem yang baru adalah dapat menjadi sistem informasi yang mudah, cepat serta akurat dan dapat mengantisipasi hal-hal agar tidak terjadi manipulasi data (Data Barang, Data Transaksi Penjualan dan Pembelian). 3. Laporan-laporan yang dihasilkan antara lain : a. Laporan data barang b. Laporan data pelanggan c. Laporan data pemasok d. Laporan data pembelian e. Laporan data penjualan Daftar Pustaka Indriyana, Indah. 2007. Membuat Sistem Informasi Penjualan Retail dengan SQL Server dan Visual Basic 6.0, Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Santoso, Harip. 2003. Pemrograman Clien-Server Menggunakan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0, Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Utami, Ema. 2006. Relation Database Management System Using MS SQL Server 2000, Yogyakarta : NRAR.NET Publisher. Wahana Komputer. 2000. Pemrograman Visual Basic 6.0, Yogyakarta : Andi Offset. www.amazon.com www.bi.co.id