BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Gaji dan Upah Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi kompensasi yang paling besar yang di berikan pemerintah sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi pemerintah jasa gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus di awasi pengelolanya. Untuk dapat memahami lebih lanjut dari arti gaji dan upah perlu diketahui definisi dari gaji dan upah berikut ini : Mardi,2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke-1 Penerbit Ghalia Indonesia Bogor. Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang di berikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap. Honor merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi kepada pegawai yang tidak tetap. Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi kepada pegawainya sebagai bentuk pembayaran di luar jam kerja. Gaji merupakan hal yang sangat penting karena beberapa alasan. Pertama, para karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji. Untuk menjaga moral karyawan, pemberi kerja harus membayar gaji tepat waktu, dengan jumlah yang akurat. Kedua, gaji merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah
federal atau negara bagian. Terakhir, gaji dan pajak yang terkait dengan gaji mempunyai efek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian besar usaha.meskipun jumlah beban sangat bervariasi, bukanlah hal yang luar biasa jika gaji atau beban yang terkait dengan gaji setara dengan sepertiga dari pendapatan perusahaan.gaji dan upah yang dibayarkan kepada kepada karyawan termasuk dalam beban pekerja bagi perusahaan. Istilah gaji biasa digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, aministrative, atau jasa lain serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan atau tahunan. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan, baik yang terlatih maupun tidak terlatih. Tarif upah biasanya diugkapkan dalam satuan jam atau minggu. Dalam praktik, istilah gaji dan upah biasa digunakan saling bergantian. 2.1.1 Potongan Penghasilan Karyawan Total penghasilan karyawan dalam satu periode penggajian, termasuk bonus dan uang lembur, dinamakan dengan pembayaran kotor. Jumlah ini akan dikurangi dengan satu atau lebih potongan sehingga menghasilkan pembayaran bersih. Pembayaran bersih adalah jumlah diterima oleh karyawan dari pemberi kerja. 2.1.2 Pajak penghasilan Diwajibkan memotong sebagian penghasilan karyawan untuk membayar pajak penghasilan. Karyawan yang belum menikah dapat mengklaim penghasilan tidak kena pajak untuk diri sendiri, sementara yang telah menikah dapat mengklaim penghasilan tidak kena pajak tambahan untuk pasangannya. Karyawan juga dapat mengklaim potongan atas penghasilan tidak kena pajak untuk tanggungan selain istri atau suami. Setiap klaim tanggungan mengurangi jumlah pajak penghasilan yang akan dipotong oleh perusahaan atau badan dari cek gaji pegawai.
2.1.3 Tujuan penggajian Tujuan penggajian, antara lain : a. Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji terjalin ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau pemerintah wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati dan peraturan peraturan yang berlaku. b. Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dar jabatanya. c. Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualifieduntuk perusahaan akan lebih mudah. d. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya. e. Stabilitas karyawan
Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil. f. Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan peraturan yang berlaku. g. Pengaruh pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum ) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. 2.2 Sistem Akuntansi untuk Penggajian 2.2.1 Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Poses Penggajian Bukukan Otorisasi Penggajian Departemen D Personalia Catatan Penggajian Cek Gaji Rangkuman Penggajian Siapkan Utang Informasi Rangkuman Perbarui Buku Besar Umum Bukukan Informasi Otorisasi Rangkuman Post Catatan Akuntansi Transfer Dana Karyawan Siapkan pengeluaran kas
Cek Gaji Bukukan Bank Cek Transfer Dana Akun Pengendalian Akun Dana Gaji Sumber : James A Hall, 2007, Sistem Informasi akuntansi, Edisi 4 Salemba Empat Jakarta. 2.2.2 Bagian-bagian atau Fungsi yang Terkait a. Personalia Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan dan klasifikassi pekerjaan. b. Produksi Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerjaan di setiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebutdigunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja kartu ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut. c. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. d. Penggajian Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerjadari departemen produksi. F. Departemen Utang Staf administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainya dikirim ke departemen buku besar umum. G. Pengeluaran Kas Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaranuntuk didistribusikan kepada karyawan. H. Buku Besar Umum Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagiann akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dariutang usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.
2.2.3 Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah Sarosa samiaji,2009 Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke 1 Penerbit Grasindo Jakarta Fungsi penggajian harus mematuhi aturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku, misalnya upah minimum, perpajakan dan lembur.selain mematuhi aturan perundang-undangan, fungsi penggajian harus juga memenuhi kebutuhan manajerial. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainya untuk tujuan tertentu. a. Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak dan dana pension, yang berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal. d. Fungsi akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
e. Fungsi keuangan Bertanggung jawab untuk menangani cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut kepada bank.uang tersebut dimasukan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 2.2.4 Pengertian Sistem Akuntansi untuk Penggajian Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan penghapusan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Data-data penggajian harus disimpan secara akurat untuk setiap periode penggajian dan bagi setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data penggajian itu sendiri harus disimpan jika sewaktu - waktu dilakukan inspeksi oleh badan-badan wewenang. Sistem penggajian juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhankebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut pensiun dan tunjangan karyawan lainnya. Walaupun sistem penggajian berbeda diantara pemberi kerja, unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem penggajian adalah register gaji dan upah, catatan penghasilan karyawan dan cek gaji.
2.2.5 Dokumen yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatatdan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya ikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skoring dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 1. Kartu jam hadir Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu. 2. Kartu jam kerja Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan. 3. Daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran. 4. Rekap daftar gaji dan upah Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perderpartemen atau bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. 5. Surat pernyataan gaji dan upah Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan. 6. Amplop gaji dan upah Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu. 7. Bukti kas keluar Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.