BAB I GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK A. Kebijakan Semenjak dikeluarkannya Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Komisi Pemilihan Umum sebagai salah satu instansi pemerintah merasa wajib menjalankan amanat Undangundang tersebut. Dalam undang-undang itu disebutkan bahwa setiap Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik, selain Informasi Publik yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 17) dalam Undang-Undang tersebut. Berdasarkan Undang-Undang itu Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia mengeluarkan ketentuan-ketentuan serupa berupa Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan KPU dan Surat Edaran KPU RI Nomor 715/KPU/X/2015 tanggal 23 Oktober 2015 tentang Pelayanan Informasi Publik secara Terpusat di Lingkungan KPU. Hal itulah yang menjadi dasar bagi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Aceh Tengah dalam melakukan pelayanan dan pengelolaan atas segala informasi yang berada dibawah penguasaannya. Sejak berakhirnya pelatihan TOT tentang PPID yang difasilitasi oleh IPC (Indonesia Parlementary Center) pada tanggal 10-15 Maret 2015 bertempat di Hotel Grand Nanggroe Aceh struktur PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah mulai dibentuk dengan Surat Keputusan Nomor 10/Kpts/Ses-AT.001.434492/2015 tanggal 23 Maret 2015 sebagaimana telah diubah dalam Keputusan Sekretaris KIP Kabupaten Aceh Tengah Nomor 31 /Kpts/Ses-AT.001.434492/2015 tanggal 01 Desember tahun 2015. Hal ini sejalan dengan Surat Edaran KPU RI Nomor 178/KPU/IV/2015 tanggal 20 April 2015 tentang Tindak Lanjut PKPU Nomor 1 Tahun 2015 dimana Surat Edaran tersebut menghimbau KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP kabupaten/kota untuk segera: 1
1. Membentuk Struktur PPID di Lingkungan masing-masing satker 2. Mengidentifikasi potensi informasi yang diklasifikasikan sebagai informasi yang dikecualikan. B. Tindak Lanjut Kebijakan Adapun Surat Keputusan Sekretaris KIP Kabupaten Aceh Tengah sebagaimana disebut diatas mengamanatkan bahwa PPID berkewajiban untuk: a. Merencanakan sampai dengan mengevaluasi pelayanan informasi b. Menghimpun informasi publik c. Menata dan menyimpan informasi publik d. Menyeleksi dan menguji informasi yang dikecualikan e. Menyelesaikan sengketa informasi bersama biro hukum f. Membantu uji kosekuensi bersama tim pertimbangan dan pembina g. Membuat laporan tahunan h. Memberikan pelayanan teknis i. Berkoordinasi dengan tim penghubung j. Melaksanakan tugas, wewenang dan kewajiban lain yang diberikan oleh Undang-Undang. Dalam melaksanakan tugas, selain berkoordinasi dengan KIP Aceh dan KPU RI tim PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah juga berkoordinasi dengan PPID Utama Setdakab Aceh Tengah yang diwakili oleh DISHUBKOMINFO Aceh Tengah berupa: a. partisipasi dalam mengikuti pelatihan-pelatihan PPID yang diselenggarakan oleh Setdakab Aceh Tengah. b. Mengirimkan berita-berita terkait kegiatan KIP Kabupaten Aceh Tengah pada website berita Pemda Kabupaten Aceh Tengah. 2
c. Mengisi data-data informasi publik yang disedikan oleh KIP Kabupaten Aceh Tengah (DIP) sesuai dengan permintaan Pemkab Aceh Tengah. Untuk semua kegiatan yang dilaksanakan sehari-hari tim PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah bertanggung jawab kepada Komisioner dan Sekretaris KIP Kabupaten Aceh Tengah, hal ini bisa dilihat dalam struktur kepengurusan PPID terlampir (lampiran I). 3
BAB II MEKANISME PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT KIP KABUPATEN ACEH TENGAH A. Sarana dan Prasarana PPID KIP Kabupaten Aceh Tengan berpusat di sub bagian Teknis dan Hupmas KIP Kabupaten Aceh Tengah sesuai dengan PKPU Nomor 1 Tahun 2015 Pasal 27 ayat (3). Dalam pelaksanaannya sehari-hari PPID dibantu oleh beberapa orang staf dari setiap sub bagian sebagai staf penghubung yang bertugas menyediakan data/informasi yang diminta oleh pemohon informasi. Selain itu ditunjuk pula seorang staf dari sub bagian umum yang bertugas sebagai desk pelayanan bagi setiap pemohon informasi yang datang. Setiap pemohon informasi dapat mengajukan permohonannya dengan menggunakan beberapa fasilitas yang disediakan oleh PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah berupa: a. Datang langsung ke kantor Sekretariat KIP Kabupaten Aceh Tengah di Jalan Lapangan Pacuan Kuda Blang Bebangka, Pegasing, Takengon. b. Mengirimkan surat permohonan/permintaan berisi rincian data/informasi yang diminta disertai dengan alamat lengkap dan nomor kontak agar mudah dihubungi. c. Mengirimkan surat secara elektronik melalui faximili dengan nomor 0643-7426474 atau melalui e-mail PPID KIP Aceh Tengah dengan alamat ppidkipacehtengah@gmail.com disertai dengan rincian informasi yang dibutuhkan. d. Memohon informasi yang dibutuhkan melalui telepon dengan nomor 0643-7426474 pada hari-hari dan jam kerja. 4
B. Prosedur Pelayanan Standar (SOP) Sebagai sebuah bentuk pelayanan publik tentunya PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah memiliki beberapa ketentuan yang dijadikan standar dalam pelayanan informasi publik yang wajib diikuti/dipatuhi oleh setiap pemohon informasi. Adapun standar pelayanan tersebut adalah sebagai berikut : a. Setiap pemohon informasi yang datang langsung ke kantor KIP Kabupaten Aceh Tengah diwajibkan membawa permohonan secara tertulis berisi rincian data/informasi yang diminta disertai keterangan diri pemohon. b. Apabila pemohon informasi tidak membawa surat tertulis dapat diganti dengan fotokopi identitas diri baik berupa KTP, SIM, Paspor atau tanda pengenal lain yang berlaku. c. Setiap pemohon informasi wajib mengisi formulir permintaan informasi yang disediakan oleh tim PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah. Formulir tersebut berisikan keterangan lengkap pemohon, rincian informasi yang diminta, tanggal dan nama petugas yang melayaninya. d. Informasi yang disediakan oleh PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah berbentuk softcopy. Pemohon Informasi dapat memberikan CD kosong ataupun flashdisk kepada petugas untuk mendapatkan salinan informasi yang dibutuhkan. e. Dalam keadaan lain pemohon informasi dapat memberikan alamat e- mail sebagai media komunikasi dan tim PPID akan mengirimkan softcopy data dimaksud langsung ke alamat e-mail tersebut. f. Dalam keadaan pemohon informasi ingin mendapatkan salinan data dalam bentuk hardcopy, maka segala biaya yang ditimbulkan karena permintaan itu menjadi tanggung jawab pemohon informasi. g. Penggandaan dilakukan oleh petugas dari KIP Kabupaten Aceh Tengah, dengan kata lain dokumen asli milik KIP Kabupaten Aceh Tengah tidak dapat dibawa oleh pemohon informasi. 5
h. Pemberian informasi dilakukan dalam 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan informasi dan apabila belum memungkinkan dapat ditambah 7 (tujuh) hari kerja berikutnya sesuai dengan ketentuan pasal 22 ayat (7) dan ayat (8) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. i. Selanjutnya tentang penjelasan Prosedur Pelayanan Standar Informasi Publik dapat dilihat pada bab Tatacara Layanan Informasi Publik pasal 31 s/d 40 PKPU Nomor 1 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan dan Pelayanan Publik di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum. C. Realitas Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan KIP Kabupaten Aceh Tengah Tahun 2015 dan Kendala Sejak dikeluarkannya Surat Keputusan Sekretaris Komisi Independen Pemilihan Kabupaten Aceh Tengah Nomor 10/Kpts/Ses-AT.001.434492/2015 tanggal 23 Maret 2015 PPID mulai melaksanakan tugas-tugasnya. Meskipun baru terbentuk namun tim PPID langsung mengaplikasikan norma-norma standar permohonan informasi kepada para pemohon informasi. Sebagai sebuah hal baru tentunya pelaksanaan PPID mengalami kendala-kendala baik dari pihak internal maupun eksternal sebagai berikut: 1. Dari pihak eksternal adalah kurangnya pemahaman masyarakat tentang kewajibannya dalam hal memperoleh informasi sehingga mereka seringkali keberatan apabila dimintai tanda identitas diri oleh petugas desk pelayanan. 2. Dari pihak internal dimana petugas seringkali lupa meminta pemohon informasi untuk mengisi formulir permohonan informasi sehingga ada beberapa pemohon informasi yang tidak terdata dalam buku layanan informasi. 3. Belum adanya sebuah ruangan khusus yang diperuntukkan sebagai ruangan PPID sehingga setiap pemohon informasi yang datang harus menunggu di lobby kantor. 6
4. Belum adanya website khusus KIP Kabupaten Aceh Tengah yang dapat digunakan oleh PPID untuk memberikan informasi kepada masyarakat secara on-line. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya alokasi dana secara khusus bagi PPID dalam Anggaran KIP Kabupaten Aceh Tengah. Akan tetapi kendala-kendala diatas bukanlah halangan bagi Tim PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah untuk menjalankan standar pelayanan publik secara optimal. Sejalan dengan waktu penerapan norma-norma ini dapat diterima dan pemohon informasipun mulai terbiasa dengan regulasi tersebut. Hal ini tentunya tidak terlepas dari dukungan para Komisioner dan Sekretaris dalam hal menjelaskan dan mengarahkan para pemohon informasi untuk lebih tertib administrasi dan menghimbau seluruh staf di lingkungan KIP Kabupaten Aceh Tengah agar mengeluarkan data secara terpusat melalui PPID agar lebih mudah pencatatannya. Selain itu para staf penghubung juga berperan besar dalam hal penyediaan data/ informasi tepat waktu. Hal ini memang sangat dibutuhkan karena secara prosedural PPID bukan merupakan pusat penyimpanan data (bank data) di KPU/KIP, akan tetapi hanya sebagai petugas pelayanan publik bagi setiap pemohon data dan informasi. Data masing-masing sub bagian masih tersimpan di admin masing-masing sebagai penguasa informasi. Selama periode Maret Desember 2015 tercatat ada 11 (sebelas) orang pemohon informasi yang datang langsung ke Kantor KIP Kabupaten Aceh Tengah dengan membawa surat maupun tanda pangenal, hal ini dapat dilihat pada lampiran II dari laporan ini. Jumlah ini memang masih jauh dari harapan karena masih sangat sedikit. Hal ini dipengaruhi faktor antara lain: 1. Publik masih awam dengan Undang-undang nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, sehingga belum membuka cakrawala pemikiran mereka bahwa mendapatkan informasi publik adalah hak setiap warga negara. 7
2. Belum adanya suatu pemahaman bagi masyarakat bahwa untuk mendapatkan sebuah informasi publik bukanlah suatu hal yang sulit bagi mereka, karena saat ini informasi publik dapat diakses melalui beragam media informasi. 3. Belum dimulainya tahapan Pemilu baik Pileg, Pilpres maupun Pemilukada sehingga kebutuhan masyarakat akan data dan informasi kepemiluan masih relatif rendah. Diperkirakan jumlah pemohon informasi akan semakin meningkat seiring dengan tingginya partisipasi masyarakat menjelang Pemilukada Serentak Tahun 2017 dan semakin tingginya kesadaran masyarakat akan hak-haknya dalam memperoleh informasi publik. Tentunya hal ini harus diimbangi dengan peningkatan kualitas pelayanan informasi publik di Lingkungan KIP Kabupaten Aceh Tengah. 8
BAB III PENUTUP RENCANA TINDAK LANJUT Sebagai sebuah bentuk Pelayanan Publik tentunya PPID harus terus membenahi diri dalam segala hal baik dari segi kelengkapan data/informasi maupun dalam hal pemberian pelayanan kepada seluruh masyarakat (pemohon informasi). Saat ini KIP Kabupaten Aceh Tengah sedang merencanakan pengelolaan media center sebagai pusat informasi kepemiluan dimana ruangan media center akan didesain secara khusus untuk memberikan kenyamanan kepada para penggunanya. Kedepannya diharapkan PPID KIP Kabupaten Aceh Tengah dapat bersinergi dengan program media center dalam hal penyediaan informasi yang aman, nyaman, lengkap dan bertanggung jawab. Selanjutnya dalam hal fasilitas pelayanan diharapkan ada sebuah pengalokasian dana untuk PPID sehingga program ini dapat difasilitasi dengan sarana dan prasarana yang memadai yang bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan. Selain itu peningkatan kualitas sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat KPU Kabupaten Aceh Tengah sangat diperlukan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan petugas pelayanan informasi akan hal-hal baru seputar program PPID. Hal ini dapat dilakukan melalui keikutsertaan pada seminarseminar, workshop dan pelatihan (training) tentang PPID yang diselenggarakan di lingkungan internal KPU maupun di lingkungan eksternal KPU. 9
10