Inovasi Jogjaplan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Penggagas/Inovator Nama Editor : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi DIY : A.A. Sri Astiti Permasalahan dalam Penyusunan Dokumen Perencanaan di Provinsi DIY Berdasarkan UU Nomor 25 Tahun 2004, Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional adalah satu kesatuan tata cara perencanaan pembangunan untuk menghasilkan rencana-rencana pembangunan dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggara negara dan masyarakat di tingkat Pusat dan Daerah. Dalam Undangundang tersebut juga disebutkan bahwa Perencanaan Pembangunan meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut: penyusunan rencana, penetapan rencana, pengendalian pelaksanaan rencana, dan evaluasi pelaksanaan rencana. Di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), satuan perangkat kerja daerah yang menangani tugas dan fungsi perencanaan adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi DIY. Bappeda DIY merupakan institusi perencana yang mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah dan statistik di Daerah Istimewa Yogyakarta. Proses pelaksanaan perencanaan pembangunan daerah ini dilaksanakan bersama institusi lain di daerah dan masyarakat melalui mekanisme yang telah diatur dalam peraturan perundangan. Proses perencanaan pembangunan ini dilakukan untuk menghasilkan dokumen perencanaan pembangunan jangka panjang, jangka menengah dan tahunan. Dalam proses perencanaan pembangunan daerah setiap tahunnya, semua unsur yang terlibat di dalam proses perencanaan berperan serta aktif untuk menghasilkan sebuah dokumen yang akan dipergunakan sebagai acuan untuk melaksanakan pembangunan daerah di tahun berikutnya. Keterlibatan banyak unsur ini seringkali menimbulkan permasalahan-permasalahan yang disebabkan oleh banyak faktor diantaranya adalah: 1 1. Penyajian data dan informasi yang tidak tepat dan akurat baik dari segi kelengkapan maupun waktu. 2. Sulitnya menepati jadwal waktu baik yang ditetapkan sendiri maupun jadwal yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundangan. 3. Banyak permasalahan yang kompleks dan muncul secara tiba-tiba sebagai akibat dinamika yang berkembang di daerah maupun pusat. 4. Kemampuan dan jumlah SDM yang terbatas. 5. Koordinasi yang dilakukan masih belum optimal. 6. Arus informasi antara atasan dan bawahan tidak selalu dikomunikasikan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. 7. Kesulitan dalam pengelolaan program dan kegiatan yang jumlahnya sangat banyak. Faktor-faktor tersebut membuat proses perencanaan pembangunan di daerah menjadi kurang optimal. Idealnya perencanaan pembangunan didukung oleh data dan informasi yang 1
mendukung dan dapat dijadikan sebagai indikator dalam proses perencanaan. Perencanaan yang baik dilakukan secara sistematis, terukur, taat aturan dan menyerap aspirasi masyarakat di suatu daerah. Kemampuan SDM yang optimal serta koordinasi yang baik antara atasan dan bawahan dapat menghasilkan kebijakan-kebijakan yang menentukan hasil proses perencanaan. Disamping faktor kebijakan dan SDM, proses perencanaan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan data yang akurat. Data merupakan salah satu elemen penting dalam proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi pembangunan baik di pusat maupun di daerah. Ketersediaan data yang baik akan membuat proses pembangunan khususnya perencanaan menjadi lebih baik, terstruktur dan dapat menjawab kebutuhan dan permasalahan yang ada di suatu daerah. Dari berbagai permasalahan tersebut diatas, Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta c.q. Bappeda melakukan berbagai terobosan dan inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (ICT). Kepala Dinas sebagai inspirator memanfaatkan sarana teknologi informasi sebagai solusi permasalahan yang ada, dengan mencetuskan ide inovasi JogjaPlan. Inovasi JOGJAPLAN Inovasi layanan JOGJAPLAN adalah inovasi yang dibangun oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi DIY. Aplikasi Jogjaplan telah dikembangkan sejak tahun 2010 merupakan alat bantu penyusunan RKPD, KUA/PPAS, KUA/PPAS Perubahan, & RKPD Perubahan Kabupaten/Kota atau Propinsi. Jogjaplan merupakan sebuah alat bantu yang mengawal Bappeda dalam menjaga proses perencanaan pembangunan, membuat perencanaan sesuai dengan Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 dan UU Nomor 23 Tahun 2014. Aplikasi ini memiliki fitur antara lain: 2 a. Aplikasi memunyai kemampuan untuk pembuatan berbagai laporan yang menyita waktu dengan proses waktu pencetakan dalam menit/detik; b. Aplikasi mempunyai kemampuan untuk menjaga kesesuaian RPJMD, RKPD, KUA/PPAS. RKPD sebagai penjabaran perencanaan tahunan dari RPJMD dan hasil penjaringan aspirasi masyarakat melalui musrenbang, merupakan pedoman penyusunan PPAS. PPAS berfungsi sebagai dokumen untuk pembicaraan pendahuluan APBD yang menjembatani antara perencanaan (RKPD) dengan kebijakan dan rancangan anggaran berdasar pada ketersediaan atau pagu anggaran. PPAS yang telah disepakati dijadikan pedoman untuk menyusun RAPBD yang kemudian disahkan menjadi APBD selama ini masih terjadi perbedaan yang mencolok mulai dari dokumen RKPD sampai dengan APBD maupun pelaksanaannya c. Aplikasi memiliki kemampuan untuk mengoreksi dan memodifikasi rencana program/kegiatan yang sudah diinput oleh SKPD, nomor rekening, nomenklatur nama program dan kegiatan dijamin tepat karena sudah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan bisa ditambahkan guna mengakomodir kebutuhan daerah. 2
d. Aplikasi dapat membuat batasan pagu indikatif untuk setiap SKPD sesuai dengan pertimbangan kemampuan fiskal. e. Aplikasi mempunyai kemampuan mencetak langsung dan fitur untuk ekspor dokumen ke dalam format excel. f. Aplikasi Jogjaplan mempunyai menu analisis bagi pemangku kepentingan agar dapat dengan cepat memahami kesesuaian rencana yang telah disusun terhadap visi, misi, prioritas, sasarandan lokasi. g. Aplikasi Jogjaplan siap diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya yang saling mendukung, seperti sistem informasi keuangan daerah (SIKPD), sistem informasi monev, dan sistem informasi UKPPD (Bappenas). h. Aplikasi Jogjaplan siap mewujudkan perencanaan pembangunan secara transparan, responsive, efisien, akuntabel, partisipatif dan terukur. Sumber: Jogjaplan.com Dasar Hukum Pelaksanaan Inovasi Pelayanan JOGJAPLAN Inovasi Pelayanan JOGJAPLAN ini dilandasi oleh semangat Jogjaplan - Perencanaan yang Baik untuk DIY Lebih Maju. Sebagai landasan hukum pelaksanaan inovasi ini, adalah sebagai berikut: 1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah; 3. Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan,Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 3
4. Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. 5. Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 48 Tahun 2009, Pergub No. 69/ 2013 dan Pergub No. 45/2014 yang mengatur tata cara penyusunan, pelaksanaan pengendalian dan evaluasi pembangunan daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan, Hasil dan Manfaat JOGJAPLAN Tujuan utama dari pengembangn aplikasi JOGJAPLAN adalah: 1. Mensinergikan perencanaan pembangunan antar sektor dan antar wilayah; 2. Memudahkan dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk menjamin keselarasan antara perencanaan dan implementasi pelaksanaan program; 3. Menyediakan data Perencanaan Pembangunan di Provinsi DIY yang aktual, valid dan mudah diakses bagi masyarakat; 4. Menyediakan akses dalam proses penyampaian aspirasi masyarakat dalam usulan perencanaan pembangunan di DIY dan usulan bottom-up perencanaan pembangunan dari Kab/Kota di wilayah Provinsi DIY. Prestasi atau hasil yang telah dicapai oleh Pemerintah Provinsi DIY dengan menerapkan aplikasi Jogjaplan, yaitu: 3 1. Provinsi DIY mendapatkan opini WTP 5 tahun berturut-turut dari tahun 2011 sampai dengan 2015; 2. Berhasil membawa DIY menjadi juara 1 Pangripta Nusantara Utama Tahun 2015 sebagai wujud perencanaan daerah yang baik; 3. Berhasil masuk ke dalam TOP 25 inovasi layanan publik Nasional Tahun 2015 yang diselenggarakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB), sejalan dengan gerakan 'one agency, one innovation. Inovasi JOGJAPLAN menjadi terbaik III untuk kategori inovasi pelayanan publik tingkat provinsi se-indonesia pada tahun 2015; 4. Berhasil menjadi Provinsi Berkinerja Terbaik Tahun 2015 yang diselenggarakan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN- RB). Manfaat dari Inovasi JOGJAPLAN yang memberikan dampak positif bagi pemerintah dan masyarakat, adalah sebagai berikut: 1. Menjaga keterkaitan dokumen Perencanaan Pembangunan Keterkaitan dokumen RKPD dengan RPJMD dan RPJPD menjadi lebih terjamin, karena dengan inovasi aplikasi Jogjaplan melalui menu skema RPJMD & referensi, SKPD & Kab/Kota sudah dikunci sasaran dan programnya. 2. Menjaga konsistensi hasil evaluasi, isu strategis, prioritas pembangunan dan program/kegiatan serta pagu anggaran 3. Meningkatkan kelengkapan dan kedalaman ketersediaan kerangka ekonomi daerah, keuangan daerah, analisa kewilayahan, uraian Four Track Strategy dan uraian MDG s. 4. Menciptakan keterukuran atas ketersediaan indikator kinerja sasaran, program dan kegiatan serta prakiraan maju anggaran berikutnya; 4
5. Meningkatkan kualitas proses teknokratik pada ketersediaan dan kelengkapan datainformasi serta kapasitas Perencana; 6. Meningkatkan kualitas proses perencanaan melalui mekanisme Bottom-Up dari Kab/Kota dan Partisipasi masyarakat, serta mekanisme proses perencanan Top-Down dari Prioritas, Sasaran, dan Program/Kegiatan Nasional; 7. Meningkatkan kualitas proses perencanaan Politik pada pertimbangan dan pendapat DPRD serta konsultasi publik; 8. Memudahkan pelaksanan kontrol pimpinan dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangunan; 9. Membangun budaya kerja inovatif berbasis teknologi informasi; 10. Meningkatkan kualitas monitoring pembangunan di Provinsi DIY. Faktor kunci Keberhasilan Faktor kunci keberhasilan penerapan aplikasi JOGJAPLAN di Provinsi DIY, yaitu: 1. Komitmen dan dukungan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta khususnya Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi DIY, dalam proses perencanaan pembangunan di Provinsi DIY; 2. Dukungan yang positif dari stakeholder dan masyarakat, melalui partisipasi pada proses penyusunan perencanaan pembangunan di Provinsi DIY. Lesson Learned Aplikasi JOGJAPLAN yang dikembangkan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi DIY memberikan dampak yang positif dalam rangka proses penyusunan perencanaan pembangunan di DIY. Berbagai fitur yang ditawarkan dari aplikasi ini, memberi manfaat bagi Bappeda Prov DIY dalam menyusun dokumen Perencanaan secara transparan, responsive, efisien, akuntabel, partisipatif dan terukur. Kelebihan lain dari aplikasi JOGJAPLAN ini, menawarkan input yang mudah, sederhana dan tidak memakan waktu yang lama sehingga mampu menyajikan berbagai kebutuhan informasi yang diperlukan setiap saat, seperti: statistik per SKPD, statistik per bidang urusan, Laporan rencana program dan kegiatan, laporan kebutuhan renja, dst. Selain itu, aplikasi ini dibuat berbasis web sehingga bisa diakses dari mana saja menggunakan koneksi Internet dengan berbagai macam device, seperti: telepon selular, komputer, laptop dan tablet. Aplikasi ini juga dibangun untuk mencegah human error, seperti: mencegah SKPD mengambil Program/Kegiatan yang bukan menjadi bidang urusannya, tidak terjadi lagi kesalahan penjumlahan dan pengurutan, menjaga kesesuaian RKPD sampai dengan proses terwujudnya KUA-PPAS. SKPD tidak dapat membuat program/kegiatan yang belum tercantum di RPJMD, tidak ada lagi kekeliruan nomor rekening dan nomenklatur. Dengan aplikasi ini tugas Bappeda menjadi lebih mudah dan ringan dimana dulu pengecekan dilakukan satu persatu secara manual, namun sekarang dilakukan secara otomatis oleh komputer, berbagai macam jenis laporan juga dapat dihasilkan dari aplikasi ini. Ditambah pula menu eksekutif untuk memfasilitasi para pemangku kepentingan dan masyarakat dalam berpatisipasi pada proses perencanaan pembangunan di Provinsi DIY. 5
Pembelajaran yang dapat dipetik dari layanan inovasi JOGJAPLAN ini adalah proses perencanaan pembangunan menjadi lebih mudah, cepat, komprehensif dan aktual. Model Layanan JOGJAPLAN ini dapat dijadikan model dan dapat direplikasi serta dapat dijadikan rujukan bagi Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota lainnya di seluruh Indonesia dalam mendesain aplikasi perencanaan pembangunan daerah. Kontak Inovator: Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Kepatihan Danurejan Yogyakarta 55213, Telp/Fax. 0274-586712 (Psw. 1209-1219, 1243-1247, 1253), Email : bappeda@jogjaprov.go.id Referensi: [1]. Keterbatasan Sistem Informasi dalam mendukung proses perencanaan pembangunan di Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta serta kendala-kendala yang menghambatnya, http://etd.repository.ugm.ac.id/downloadfile/84323/potongan/s2-2015- 357595-introduction.pdf, tanggal akses 27 Mei 2016; [2]. Jogjaplan - Perencanaan yang Baik untuk DIY Lebih Maju, https://www.youtube.com/watch?v=pbhbucusejk, tanggal akses 20 Mei 2016; [3]. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, http://bappeda.jogjaprov.go.id/, tanggal akses 13 Mei 2016. 6