PANDUAN LAMAN BEASISWA TERPADU UNTUK OPERATOR PERGURUAN TINGGI A. PENDAHULUAN Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) melalui Direktorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan (Dit Diktendik) menyediakan laman Beasiswa Terpadu. Laman ini difungsikan untuk mengadministrasikan basis data penerima Beasiswa Pendidikan Pascasarjana Dalam Negeri (BPPDN) maupun Beasiswa Pendidikan Pascasarjana Luar Negeri (BPPLN) yang terdiri dari Dosen, Tenaga Kependidikan dan Calon Dosen. Laman Beasiswa Terpadu dapat diakses melalui url http://studi.dikti.go.id. Data pada laman ini juga dimanfaatkan dalam penyelenggaraan Sertifikasi Dosen (Serdos) dan digunakan sebagai data dasar penempatan karyasiswa penerima beasiswa calon dosen. Gambar 1. Halaman utama laman Beasiswa Terpadu Kewenangan akses pada laman ini terbagi menjadi 4, yaitu: 1. Operator Dikti 2. Operator Pascasarjana Perguruan Tinggi Penyelenggara BPPDN 3. Operator Perguruan Tinggi atau Kopertis Pemilik Karyasiswa BPPLN 4. Operator Karyasiswa
B. OPERATOR BPPDN Pascasarjana penyelenggara BPPDN diberi kewenangan untuk mengelola data penerima beasiswa yang melakukan studi di pascasarjana tersebut. Untuk mengelola data, operator harus login terlebih dahulu menggunakan akun masingmasing. Gambar 2. Halaman Login Masing-masing pascasarjana penyelenggara BPPDN hanya memiliki 1 akun operator dan memiliki kewenangan sebagai berikut: 1. Mengubah profil diri dan tampilan dashboard 2. Mengelola perkembangan studi karyasiswa 3. Mengirimkan akun karyasiswa 4. Persetujuan pengajuan perpanjangan beasiswa Gambar 3. Halaman dashboard operator perguruan tinggi
1. MENGELOLA PROFIL Untuk mengubah profil diri, klik menu Edit Profil yang terdapat dibagian pojok kanan atas, sehingga akan muncul formulir profil diri. Gambar 4. Menu dan tampilan halaman edit profil Pada halaman edit profil, operator dapat mengubah alamat email dan nomor telepon serta mengunggah foto profil. Selain itu pada halaman ini operator juga dapat mengganti password. Sedangkan pada menu Ubah Tampilan, operator dapat membuat template (tampilan) dashboard sesuai keinginan yaitu mengubah warna dan huruf dashboard masing-masing. Menu ini bersifat menu pilihan. Gambar 5. Halaman ubah tampilan.
2. MENGELOLA DATA KARYASISWA Dirjen Dikti berkepentingan untuk mengetahui perkembangan studi karyasiswa penerima beasiswa untuk berbagai keperluan, antara lain sebagai bahan penyusunan daftar kontrak setiap tahunnya, sebagai bahan pertimbangan dalam rangka memberikan perpanjangan beasiswa serta sebagai bahan evaluasi pelaksanaan program beasiswa. Sehingga perkembangan studi karyasiswa adalah hal yang sangat penting dan perlu diperbaharui sesuai dengan keadaan terbaru dari karyasiswa. Melalui menu Data Karyasiswa, operator dapat melihat data karyasiswa meliputi nama, tahun angkatan, jenjang, status keaktifan studi dan asal instansi. Gambar 6. Halaman data karyasiswa Sebagaimana terlihat pada gambar 6 terdapat 2 ikon yang dapat digunakan oleh operator dengan fungsi seperti pada tabel 1 dibawah ini. Tabel 1. Fungsi ikon ikon Fungsi Melihat detail data karyasiswa dan mengubah status studi karyasiswa Mengirimkan akun (username dan password) ke email karyasiswa Menghapus data karyasiswa
Pada halaman Detail Data, selain untuk mengubah status studi karyasiswa, juga dapat dilihat informasi umum, informasi studi, serta dokumen, jurnal, publikasi dan seminar yang dimasukkan oleh karyasiswa melalui akun masing-masing. Status studi karyasiswa dapat dikelompokkan ke dalam 6 kategori sebagai berikut: 1. Aktif, yaitu karyasiswa yang masih memiliki status akademik aktif (belum lulus) dan masih mengikuti seluruh proses studi di pascasarjana 2. Tidak Aktif, yaitu karyasiswa yang berstatus belum lulus namun sudah tidak mengikuti proses studi di pascasarjana dengan alasan antara lain cuti dan mangkir 3. Lulus, yaitu karyasiswa dengan status telah menyelesaikan seluruh proses studi dan dinyatakan lulus 4. Meninggal, yaitu karyasiswa yang meninggal dunia pada saat masih tercatat aktif sebagai penerima beasiswa 5. Dibatalkan, yaitu karyasiswa yang telah dinyatakan disetujui sebagai penerima beasiswa sesuai dengan Surat Keputusan dari Direktur Diktendik Ditjen Dikti namun dinyatakan batal baik dibatalkan oleh pascasarjana karena alasan akademik/non akademik maupun karena karyasiswa memutuskan untuk mengundurkan diri. 6. Drop Out, yaitu karyasiswa yang dinyatakan Drop Out oleh pascasarjana Untuk mengubah status studi karyasiswa, klik pada menu tab Informasi Studi, sehingga akan muncul halaman sebagiamana ditunjukkan pada gambar 7 dibawah ini. Bagi karyasiswa dengan status LULUS wajib mengisikan tanggal lulus. Gambar 7. Halaman informasi studi karyasiswa
Apabila ingin menampilkan data secara spesifik, klik tombol Pencarian yang terdapat disebelah kanan atas tabel karyasiswa. Gambar 8. Tombol untuk memfilter data Gambar 9. Halaman pencarian data karyasiswa Data yang ditampilkan dapat diatur sesuai kebutuhan dan dapat diexport ke dalam file excel. Fungsi pencarian data dapat diatur berdasarkan kriteria sepesifik sebagai berikut: 1. Tahun angkatan 2. Tahun terima beasiswa 3. Jenis beasiswa 4. Status karyasiswa 5. Jenjang studi 6. Keyword nama atau NIDN Karyasiswa juga berperan aktif untuk mengelola datanya dengan login melalui akun masing-masing. Namun banyak dijumpai karyasiswa yang lupa username dan passwordnya sehingga akan mengganggu proses administrasi perkembangan studi karyasiswa. Untuk mengatasi hal tersebut melalui ikon Kirim Password ke Email operator pascasarjana dapat membantu untuk mengirimkan username dan password ke email masing-masing karyasiswa. Selain menu diatas, masih ada satu menu lagi yaitu menu Perpanjangan Studi. Khusus menu ini akan dijelaskan lebih detail pada panduan terpisah.
C. PENUTUP Dalam rangka mewadahi komunikasi antara Dikti dan operator maupun antar operator, Dikti menyediakan forum diskusi yang dapat diakses melalui alamat http://studi.dikti.go.id/forum dengan kategori Pengelola BPP dan sub kategori Pengelola BPPDN dengan login terlebih dahulu menggunakan akun masing-masing.