MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY)

MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY) KONSEP DASAR Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu). Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan,

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan.jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen. Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biayabiaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang. Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan. MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA? 1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar. 2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan. 3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

JENIS PERSEDIAAN 1. Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory) 2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory). ALIRAN MATERIAL Bahan dalam proses Vendor Bahan Barang dalam Barang Customer Pemasok mentah proses jadi (Pelanggan) Barang dalam Proses KAPASITAS VS PERSEDIAAN Kapasitas: merupakan kemampuan untuk menghasilkan produk Persediaan: semua persediaan material yang ditempatkan di sepanjang jaringan proses produksi dan jalur distribusi. TUJUAN PERSEDIAAN 1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock) 2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian 3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran. 4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan 5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi 6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga 7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman 8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan. 9. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount 10. Komitmen terhadap pelanggan.

HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN 1. Struktur biaya persediaan. a. Biaya per unit (item cost) b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost) - Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order) - Biaya pengiriman pemesanan - Biaya transportasi - Biaya penerimaan (Receiving cost) - Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan. c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost) - Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital). - Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan. d. Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss). e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost) 2. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan. METODA MANAJEMEN PERSEDIAAN A. METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) B. METODA SISTEM PEMERIKSAAN TERUS MENERUS (CONTINUOUS REVIEW SYSTEM) C. METODA SISTEM PEMERIKSAAN PERIODIK (PERIODIC REVIEW SYSTEM) D. METODA HYBRID E. METODA ABC

METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) ASUMSI: 1. Kecepatan permintaan tetap dan terus menerus. 2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap. 3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out. 4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan dating pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket. 5. Harga per unit tetap dan tidak ada pengurangan harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar. 6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan. 7. Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot. 8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain. Ukuran Lot = Q Rata-rata Persedia- Perse- an = Q/2 diaan Waktu Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ: D: Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun. S: Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan C: Biaya per unit dalam rupiah per unit

i: Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai persediaan per tahun. Q: Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit TC: Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun. H: Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun ) Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost): OC = S (D/Q) Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost) CC = ic (Q/2) Maka, total biaya persediaan: TC = S (D/Q) + ic (Q/2) Biaya Tahunan Biaya Minimum TC=biaya total Biaya Pengelolaan icq/2 Biaya pemesanan SxD/Q EOQ

Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q dihitung dari: Q = (2SD)/ic Q* 2AD h METODA POQ (PERIODIC ORDER QUANTITY) Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun. PenggunaanPOQ: POQ digunakan sebagai pengganti EOQ, bila permintaan tidak uniform. Formula EOQ digunakan untuk menghitung waktu antarpemesanan (economic time between orders) POQ = EOQ/Rata2 pemakaian per minggu Dengan POQ ini kuantitas pemesanan ditentukan oleh permintaan aktual, sehingga akan menurunkan biaya penyimpanan (carrying cost).

QUANTITY DISCOUNT MODEL Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli. Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat. Asumsi dalam Quantity Discount Model 1. Permintaan Bebas (Independent Demand) 2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant). 3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know) 4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity) 5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory) 6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed) 7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product) Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis : D QH TC = S + + PD

Q 2 Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2. 2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut. 3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah. 4. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan. KATEGORI BIAYA Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ), biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan. a. Biaya Pemesanan Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain :

1) Biaya persiapan pembelian 2) Biaya pembuatan faktur 3) Biaya ekspedisi dan administrasi 4) Biaya bongkar bahan yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian 5) Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian. Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan. b. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan antara lain : 1) Biaya simpan bahan 2) Biaya asuransi bahan 3) Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan 4) Biaya pemeliharaan bahan 5) Biaya pengepakan kembali 6) Biaya modal untuk investasi bahan 7) Biaya kerugian penyimpanan 8) Biaya sewa gudang per satuan unit bahan 9) Risiko tidak terpakainya bahan karena usang 10) Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan yang besangkutan. Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau holding cost. c. Biaya Tetap Persediaan Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak terkait, baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari biaya tetap persediaan antara lain :

1) Biaya sewa gudang per bulan 2) Gaji penjaga gudang per bulan 3) Biaya bongkar bahan per unit 4) Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit yang disimpan. 1. KASUS I STUDI KASUS Pemakaian, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan bahan baku PT. Kereta Api (Persero) DAOP IV Semarang Tahun Pemakaian Biaya Biaya BBM Pemesanan Penyimpanan 2003 6244756 Rp 1,095,000.00 Rp. 33 2004 6244761 Rp 1,130,000.00 Rp. 33 2005 6244799 Rp 1,172,000.00 Rp. 43,5 Sumber : PT. Kereta Api tahun 2003 2005 Maka perhitungan EOQ pada PT. Kereta Api adalah sebagai berikut : a. EOQ Tahun 2003 EOQ 2003 = = = = 643.758,2748 liter Dari perhitungan di atas dapat diketahui bahwa pembelian bahan baku yang optimal untuk setiap kali pesan pada tahun 2003 adalah 643.758,2748 liter. Frekuensi pembelian untuk jumlah BBM tersebut adalah Sedangkan daur pemesanan ulang untuk setiap kali pembelian adalah

Jumlah uang yang harus dibayarkan untuk setiap pembelian tersebut adalah 643.758,2748 X Rp. 2200 = Rp. 1.416.268.205,00 b. EOQ Tahun 2004 EOQ 2004 = = = = 653.965,986 liter Jumlah pembelian bahan baku BBM yang optimal untuk setiap kali pemesanan adalah sebanyak 653.965,986 liter dengan frekuensi pembelian sebanyak Daur pemesanan ulang untuk setiap pembelian adalah Sedangkan jumlah uang yang harus dikeluarkan untuk setiap kali pembelian adalah 653.965,986 X Rp. 2200 = Rp. 1.438.725.169,00. c. EOQ Tahun 2005 = = = = 580.087,3667 liter Jumlah pembelian bahan baku BBM yang optimal untuk tahun 2005 adalah sebesar 580.087,3667 liter dengan frekuensi pembelian yang harus dilakukan sebanyak

atau jika dibulatkan menjadi 11 kali. Daur pemesanan ulang untuk tahun 2005 dengan jumlah pembelian sebanyak 580.087,3667 liter adalah hari atau dibulatkan menjadi 33 hari. Sedangkan jumlah uang yang harus dibayarkan untuk setiap pembelian adalah 580.087,3667 X Rp. 2900 = Rp. 1.682.253.363,00. Selanjutnya jumlah pembelian optimal yang harus dilakukan oleh perusahaan menurut perhitungan EOQ adalah : Jumlah Pembelian Untuk Setiap Pemesanan Menurut EOQ Tahun EOQ Harga Rp. Pembelian 2003 643.758,2748 Rp 2,200.00 Rp 1.416.268.205,00 2004 653.965,986 Rp 2,200.00 Rp 1.438.725.169,00 2005 580.087,3667 Rp 2,900.00 Rp 1.682.253.363,00 Pada tahun 2003 jumlah pembelian yang harus dilaksanakan oleh perusahaan menurut perhitungan EOQ adalah sebanyak 643.758,2748 liter. Pada tahun 2004 jumlah pembelian yang harus dilaksanakan oleh perusahaan mengalami kenaikan menjadi 653.965,986 liter. Dan pada tahun 2005 jumlah pembelian yang harus dilakukan oleh perusahaan mengalami penurunan menjadi 580.087,3667 liter. 2. KASUS II Kebutuhan Tembakau Kentucky Produk Van Nelle 12 Periode Berikutnya (dalam Kg)

Periode Kebutuhan Periode Kebutuhan 1. 4655 7. 6069 2. 4890 8. 6305 3. 5126 9. 6540 4. 5362 10. 6776 5. 5598 11. 7012 6. 5833 12. 7248 Total = 71.414 b. Penentuan Persediaan dan Waktu Pemesanan 1) Dengan menggunakan model EOQ 2) Dengan menggunakan model JIT/EOQ Kapasitas maksimum yang ideal (m) adalah 1000 Target persediaan (a) adalah 600 unit Waktu pengiriman diasumsikan selama 5 kali pengiriman dalam setiap kali pesan. a) Perhitungan 1 b) Perhitungan 2

c) Perhitungan 3 Analisis Hasil Untuk memenuhi kebutuhan tembakau Kentucky produk Van Nelle setiap tahunnya perlu mengadakan pemesanan bahan dalam waktu yang tepat sehingga dapat diperoleh biaya yang minimal. Dari perhitungan jumlah pemesanan dan total biaya persediaan dengan menggunakan model EOQ dan model JIT/EOQ mempunyai nilai yang tidak sama dimana model JIT/EOQ lebih hemat dibandingkan dengan model EOQ, dari segi biaya model JIT/EOQ lebih minimal. Untuk mengoptimal model JIT/EOQ dari segi delivery, jika perusahaan mengoptimalkan jumlah pemesanan sesuai dengan target persediaan (a) adalah 600 setiap bulannya maka dapat menghemat biaya persediaan tiap tahun dari jumlah pemesanan dengan model EOQ. Tetapi jika perusahaan dalam mengoptimalkan jumlah pemesanan sesuai dengan kapasitas persediaan maksimum (m) adalah 1000 setiap bulannya maka biaya persediaan per tahun lebih minimal dari jumlah pemesanan berdasarkan number delivery pada model JIT/EOQ. Hal ini menunjukkan bahwa model JIT/EOQ sangat optimal baik dari segi jumlah pemesanan, waktu pemesanan. dan total biaya persediaan.

Perbandingan Model EOQ dan Model JIT/EOQ KETERANGAN MODEL EOQ MODEL JIT/EOQ n = 5 Kapasitas Persediaan Target Persediaan m = 1000 a = 600 Kebutuhan/Tahun 71.414 71.414 71.414 71.414 Biaya (T*) 68 Milyar 30 Milyar 28 Milyar 34 Milyar Jumlah Pemesanan(Q*) 2465 5512 6038 4930 Jumlah Pengiriman (q) 1102 1006 1232 Number Delivery (n) 5 6 4 Frekuensi Pemesanan 28 13 12 14 Kesimpulan Dari hasil analisis dapat diambil kesimpulan: a. Perencanakan dan pengendalikan persediaan bahan baku khususnya Tembakau Kentucky produk Van Nelle dilakukan agar tembakau tidak menumpuk di gudang yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan menjadi besar. Adapun biaya persediaan yang digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku yaitu biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. b. Untuk menentukan kebutuhan bahan baku digunakan peramalan. Agar peramalan mendekati dengan jumlah permintaan sesungguhnya maka metode yang digunakan adalah double exponential smoothing with linear trend karena metode ini dianggap optimal dengan tingkat kesalahan 638,06. c. Untuk menentukan jumlah pemesanan dan biaya persediaan yang optimal pada Tembakau Kentucky produk Van Nelle, dengan kebutuhan per tahun 71.414 unit untuk model EOQ diperoleh biaya total persediaan Rp 68 Milyar, jumlah pemesanan 2465 unit setiap kali pesan dan frekuensi pemesanan 28 kali per tahun. Sedangkan untuk model JIT/EOQ diperoleh total biaya persediaan Rp 30 Milyar jumlah pemesanan sebesar 5512 unit dan number delivery sebanyak 5 delivery. Dari hasil tersebut terlihat bahwa model JIT/EOQ lebih optimal dapat menghemat nilai persediaan

bahan baku. Dimana jumlah pemesanan dan biaya yang minimum berdasarkan kapasitas persediaan (m) 1000 dengan biaya sebesar 28 Milyar jumlah pemesanan sebesar 6038 unit setiap kali pesan, jumlah pengiriman 1006 unit dan number delivery sebanyak 6 delivery.