LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS TAHUNAN KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2012
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat limpahan dan rahmat serta hidayah-nya, sehingga Laporan Pelaksanaan Tugas Tahunan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman Tahun 2012 dapat terselesaikan. Penyusunan laporan ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran perihal program kegiatan dan hasil pencapaian kinerja Kantor Arsip Daerah. Laporan ini terdiri dari 4 (empat) Bab yakni Bab I Pendahuluan, Bab II Pelaksanaan Tugas Desentralisasi, Bab III Prestasi Tahun 2012 dan BAB IV Penutup. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan atas bantuan dari semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini kami mengucapkan terima kasih. Akhirnya apabila terdapat kekurangan dalam laporan ini kami mohon maaf yang sebesar - besarnya Sleman, Kepala Kantor Arsip Daerah Dra. Hj. SUDARNINGSIH, M.Si Pembina Tingkat I, IV/b NIP. 19601026 198603 2 003
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL i i KATA PENGANTAR ii i DAFTAR ISI iii i BAB I PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan B. Ringkasan Organisasi C. Visi, Misi Instansi dan Tantangan Yang Masih Dihadapi BAB II LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS DESENTRALISASI A. Program dan Kegiatan...i B. Tingkat Pencapaian Kegiatan.. C. Alokasi dan Realisasi Anggaran.. i D. Permasalahan dan Solusi... E. Data Stakeholder Yang Terkait BAB III PRESTASI TAHUN 2012 BAB IV PENUTUP LAMPIRAN : 1. Indikator Kinerja Kunci (EKPPD) 2. Matrik Pengukuran Kinerja 3. Data Perkembangan Penyelenggaraan Pemerintahan Tahun 2008 s/d 2012
BAB I PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan Laporan Pelaksanaan Tugas Organisasi Perangkat Daerah sebagai suatu proses manajemen pemerintahan daerah disusun dengan maksud sebagai sarana penyediaan informasi yang memuat perkembangan kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam jangka waktu satu tahun. Tujuan laporan ini disusun adalah sebagai salah satu bahan data untuk meningkatkan kinerja organisasi dan aparat dalam jangka waktu satu tahun. B. Ringkasan Organisasi 1. Uraian Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi a. Tugas Pokok Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kearsipan. b. Fungsi Organisasi Perumusan kebijakan teknis bidang kearsipan Pelaksanaan tugas bidang kearsipan Penyelenggaraan pelayanan umum bidang kearsipan Pembinaan pengelola kearsipan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas c. Susunan organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari : Kepala Kantor Subbag Tata Usaha Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis Seksi Pengelolaan Arsip Statis Kelompok Jabatan Fungsional
2. Sumber Daya Manusia a. Jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah menurut golongan adalah sebagai berikut : Golongan No Nama I II III IV Jumlah 1 Kepala Kantor 1 1 2 Sub Bagian Tata Usaha 3 4 7 3 Seksi Pengel. Arsip Dinamis 2 3 5 4 Seksi Pengel. Arsip Statis 3 1 4 5 Pejabat Fungsional : Arsiparis 4 5 9 6 Staf JUMLAH 12 13 1 26 b. Jumlah pegawai Kantor Arsip Daerah menurut tingkat pendidikan adalah sebagai berikut : Golongan No Nama S-2 S-1 D.III SLTA Jumlah 1 Kepala Kantor 1 1 2 Sub Bagian Tata Usaha 3 1 3 7 3 Seksi Pengel. Arsip Dinamis 1 1 3 5 4 Seksi Pengel. Arsip Statis 1-3 4 5 Pejabat Fungsional : Arsiparis 1 7 1 9 6 Staf JUMLAH 1 6 9 10 26 c. Jumlah pejabat struktural meliputi 1 orang pejabat eselon III A, 3 orang pejabat eselon IV A. Sedangkan pejabat fungsional arsiparis sebanyak 9 orang, dan staf sebanyak 14 orang.
3. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan kegiatan Kantor Arsip Daerah sebagai berikut : No Sarana/Prasarana Jumlah Satua n Keterangan 1 Gedung 1 unit kurang baik 2 Komputer 6 buah 3 rusak 3 Laptop 3 buah baik 4 LCD 1 buah baik 5 Mesin Ketik 3 buah 1 rusak 6 Kendaraan Roda 4 2 buah 1 baik, 1 rusak 7 Kendaraan Roda 2 2 buah kurang baik 8 Rak 190 buah baik 9 Roll Opack 6 buah baik 10 Wareless 2 buah baik 11 Handy cam 2 buah baik 4. Anggaran dan Realisasi Rincian anggaran dan realisasinya sebagai berikut : No Jenis Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) % 1 Belanja Tidak Langsung 1.152.433.300 1.021.101.939 88.60% 2 Belanja Langsung a. Belanja Pegawai b. Belanja Barang/Jasa c. Belanja Modal 740.482.000 366.937.000 360.743.000 12.800.000 729.131.185 366.889.000 349.442.185 12.800.000 98.47% 99.99% 98.87 100% JUMLAH 1 + 2 1.892.913.300 1.750.233.124 92.46%
C. Visi, Misi Instansi dan Tantangan Yang Masih Dihadapi 1. Visi Terwujudnya Kantor Arsip Daerah sebagai pusat data kearsipan di Kabupaten Sleman. 2. Misi Instansi. a. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem informasi kearsipan. b. Meningkatkan kesadaran birokrat dan masyarakat umum terhadap pentingnya arsip. c. Meningkatkan pelayanan informasi kearsipan kepada birokrat serta masyarakat. 3. Tantangan yang Masih Dihadapi a. Belum optimalnya pengelolaan kearsipan di SKPD b. Masih rendahnya kesadaran masyarakat dan birokrat tentang fungsi dan pentingnya arsip c. Masih rendahnya kualitas dan kuantitas SDM kearsipan. d. Terbatasnya saran untuk dapat mengikuti pesatnya perkembangan tehnologi informasi.
BAB II LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS DESENTRALISASI A. URUSAN WAJIB 1. Urusan Kearsipan a. Program dan Kegiatan Pada Urusan Kearsipan 1) Program Peningkatan Administrasi Perkantoran. Meliputi Kegiatan : a) Penyediaan jasa surat menyurat. b) Penyediaan jasa komunikasi sumber daya air, listrik dan langganan. c) Penyediaan jasa administrasi keuangan d) Penyediaan jasa kebersihan kantor. e) Penyediaan jasa perbaikan peralatan kerja. f) Penyediaan alat tulis kantor. g) Penyediaan barang cetak dan penggandaan. h) Penyediaan komponen instalasi listrik/ penerangan bangunan. i) Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang - undangan. j) Penyediaan makan dan minum rapat. k) Koordinasi dan konsultasi. l) Penyediaan jasa kemanan kantor m) Pengelolaan dokumen SKPD 2) Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Meliputi Kegiatan : a) Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor b) Pemeliharaan rutin /berkala kendaraan dinas. c) Pemeliharaan rutin/ berkala mebeler. 3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur. Kegiatannya : a) Bimtek, Workshop, Seminar dan Lokakarya. b) Pengkajian kompetensi kepegawaian. 4) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan. Kegiatannya : a) Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar SKPD. b) Penyusunan Laporan Keuangan dan Realisasi Anggaran. c) Penyusunan Perencanaan Kerja SKPD.
5) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan a. Kajian sistem administrasi kearsipan a) monitoring SKPB 42 desa b) Lomba SKPB ( SKPD dan Desa ) c) Lomba SDM Kearsipan d) Pendampingan pengelolaan arsip/kerjasama - pendampingan kearsipan 1 SKPD percontohan - pendampingan kearsipan 1 desa b. Pembinaan arsip pemerintah desa 6) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah a. Pendataan dan penataan dokumen / arsip daerah pendataan dan penataan arsip dinamis inaktif pendataan dan penataan arsip pemilu/pilkada pengolahan arsip statis b. Penduplikatan dokumen dalam bentuk informatika Pengolahan data arsip dinamis Pengolahan data arsip statis (entri data) c. Pembangunan Sistem keamanan penyimpanan data penilaian arsip dinamis inaktif penyusutan arsip dinamis kabupaten penyusutan ranc draft JRA kepegawaian pengelola arsip 7) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan a. Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip b. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah 8) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi a. Penyediaan sarana layanan informasi arsip ( Penerbitan buletin ) b. Pengelolaan Dokumentasi dan Data Pemkab c. Pameran kearsipan
BAB III PRESTASI TAHUN 2012 Untuk tahun 2012 prestasi yang diperoleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman adalah : No Kegiatan Nama Prestator Hasil kejuaraan 1 Lomba SDM Kearsipan (Arsiparis Teladan) 1. Sri Wahyuni,S.IP 2. Heni Dwi Wijayanti, A.Md Juara I Tingkat DIY Juara II Tingkat DIY
BAB IV PENUTUP Secara umum kegiatan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dilaksanakan sesuai dengan visi, misi serta tugas pokok dan fungsi organisasi. Mengenai pelaksanaan tugas desentralisasi yang meliputi kegiatan Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, Seksi Pengelolaan Arsip Statis tercapai seperti yang diharapkan, walaupun masih ada beberapa kegiatan yang tidak mencapai 100 %. Sedangkan untuk tugas perbantuan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman tidak ada. Demikian laporan yang dapat kami susun semoga dapat bermanfaat dan kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini diucapkan terima kasih.