Virtual Office Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas i Pasundan Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT. caca.e.supriana@unpas.ac.id
Kantor virtual 2
Kantor virtual Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja pekerja berada. 3
Kantor virtual Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document driven) menjadi otomatis (electronic driven) l d sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Kantor virtual adalah istilah untuk layanan kantor bersama, yang biasanya mencakup alamat bisnis, layanan mail & kurir, layanan telepon, layanan resepsionis, layanan faks, layanan menjawab, web hosting layanan, dan fasilitas pertemuan & konferensi 4
Kantor virtual 5
Pengaruh kantor virtual Keuntungan kantor virtual Menekan biaya fasilitas. Menekan biaya peralatan. Jaringan komunikasi i formal. Menekan penghentian kerja. Kontribusi sosial. Keuntungan keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja. 6
Kerugian kantor virtual Tidak berperasaan. Kekhawatiran kehilangan pekerjaan. Semangat rendah. Kerugian kerugian i tersebut t adalah dlh kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh. 7
Strategi kantor virtual Menyediakan sumberdaya komputer. Menyediakan akses pada sumber informasi. Menyediakan pasokan non komputer. Menyusun forwarding panggilan telepon. Menggunakan conference call. Menjadwalkan pertemuan rutin. Mengikuti kerja rutin. Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja. 8
Organisasi virtual Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual. Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian sehingga tidak terikat t pada lokasi fisik. Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 9
Contoh Kasus Virtual Office Kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachussets adalah kantor yang pertama kali menerapkan konsep virtual office ini. Konsep konvensional kantor yang gjika terjadi transaksi harus melewati banyak langkah kerja, dirubah konsepnya sehingga lebih mudah aksesnya bagi para salesmen ataupun orang yang akan bertransaksi. Konsep ini berhasil dalam mengurangi atau bahkan meniadakan penggunaan kertas, serta mengurangi penggunaan kantor secara fisik. Pengurangan pengurangan tersebut ternyata berimbas kepada efektifitas dan efisiensi kerja yang meningkat dan berujung pada penekanan biaya (cost reduction). 10
11
Jenis Organisasi Virtual Responden mengidentifikasi lingkup pekerjaan, panjang proyeksi waktu yang digunakan untuk kerja virtual, jenis proyek, kisaran keterlibatan dan jumlah personil yang terlibat. Kriteria ini menyarankan empat jenis organisasi virtual yang berbeda: organisasi virtual permanen tim virtual proyek virtual organisasi virtual sementara 12
Organisasi Virtual Permanen Organisasi virtual ini dirancang, dari awal, sebagai organisasi virtual untuk mempertemukan pelaku pasar dan menanggapi kesempatan & untuk meningkatkan pendapatan kegiatan yang menghasilkan serta penghematan biaya. Ini adalah model yang melibatkan konsep virtual dalam semua operasi, termasuk tugas tugas virtual, tim, dan manajemen kegiatan organisasi. 13
Tim Virtual Penggunaan organisasi Internal serta konsepsi virtual telah menghasilkan tim virtual dalam berbagai organisasi. Dalam kebanyakan kasus tim ini datang dari fungsional tertentu, proses atau unit bisnis strategis dalam organisasi yang lebih besar. Penggunaan konsep organisasional virtual dalam hal ini adalah dalam tugas tugas virtual dan tim virtual. 14
Proyek Virtual Proyek virtual, organisasi membentuk aliansi atau konsorsium untuk membawa organisasi pelengkap bersama sama dalam memenuhi peluang pasar. Aliansi ini meminta produsen, pengembang, dan pasar dari berbagai organisasi untuk kembali meresponsecara lebih efektif untuk peluang pasar. 15
Organisasi Virtual Sementara Perpanjangan rancangan proyek virtual adalah untuk membangun sebuah organisasi virtual sementara untuk mengambil beberapa proyek dan mengembangkan tanggapan terhadap peluang pasar tertentu. Ketika peluang pasar telah berakhir, sehingga memiliki organisasi. Ini adalah model virtual awal organisasi yang melibatkan tugas virtual, tim, operasi, dan manajemen virtual kegiatan organisasi. 16
Virtual Team Virtual Team, juga dikenal sebagai Geographically Dispersed Team (GDT) adalah sekelompok individu yang bekerja di waktu, ruang, dan batas batas organisasi dengan link diperkuat dengan jaring dari teknologi komunikasi. Mereka memiliki keterampilan yang saling melengkapi dan berkomitmen untuk tujuan yang sama, memiliki tujuan kerja yang saling melengkapi dan saling tergantung, dan berbagi pendekatan untuk bekerja dan saling bertanggung jawab. Secara geografis tim tersebar serta memungkinkan organisasi i untuk merekrut dan mempertahankan orangorang terbaik terlepas dari lokasi. 17
Sebuah tim virtual tidak selalu berarti teleworkers. Teleworkers didefinisikan sebagai individu yang bekerja dari rumah. Banyak tim virtual dalam organisasi saat ini terdiri dari karyawan baik yang bekerja di rumah dan kelompok kelompok kecil di kantor tapi di lokasi geografis yang berbeda. 18
Keuntungan dari tim virtual Jarak geografis dalam tim virtual tidak menjadi kendala dalam melakukan aktivitas dan mengadakan pertemuan dan konferensi Pengaruh bencana alam seperti kebakaran, ledakan, gempa bumi, dll pada prosedur kerja akan menurun. Meningkatkan produktifitas dan profitabilitas. Memenuhi kebutuhan lebih banyak pelanggan. Mengurangi biaya ruang kantor karena peningkatan fleksibilitas kerja. Meningkatkan ketergantungan pada pikiran dan ide dari staf. 19
Mengurangi masalah ekologis karena kurang transportasi. Meningkatkan k tingkat penyebaran pengetahuan dan inovasi dalam organisasi. Mengurangi kebutuhan untuk tingkat menengah dalam mengelola unit kantor pusat untuk mendapatkan dan menganalisa informasi untuk membuat keputusan oleh manajer tingkat tinggi. 20
Kekurangan dari tim virtual Kurangnya kepercayaan antara staf. Kegagalan untuk mengidentifikasi inti kompetensi organisasi. Banyak organisasi ingin melihat perubahan di dalam, namun tidak mampu untuk membuat transisi. Ada kemungkinan peningkatan stres di antara anggota tim karena garis antara rumah dan bekerja menjadi tidak jelas. Staf dapat menjadi terpencil secara sosial karena penurunan umpan blik balik pekerjaan. Staf yang tidak pengetahuan secara bertahap akan merasa terkucil, kecuali, di bawah program, anggota yang memiliki aktifitas fisik didukung dan dilatih. 21
Salah satu faktor kritis untuk suksesnya sebuah Tim Virtual adalah sumber daya yang cukup untuk membeli dan mendukung state of the art the art alat komunikasi dan kolaborasi yang dapat diandalkan untuk semua anggota tim. Sistem yang digunakan untuk komunikasi & kolaborasi adalah groupware, web conferencing, instant messages, video conferencing, file repositories dan virtualisasi CAD. 22
Groupware Perangkat lunak kolaboratif atau groupware adalah sebuah aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam tugas bersama untuk mencapai tujuan. Salah satu definisi awal dari perangkat lunak kolaboratif adalah 'proses kelompok yang disengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukung mereka. k Desain dari perangkat lunak kolaboratif adalah mengubah dokumen dan media yang digunakan dibagi untuk memungkinkan kolaborasi tim yang lebih efektif. Memahami perbedaan interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi tepat guna yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan interaksi. 23
Web Conferencing Web conferencing mengacu pada layanan yang memungkinkan konferensi untuk dibagikan dengan lokasi yang berbeda. Ini kadang kadang g disebut sebagai webinar atau, untuk konferensi interaktif, lokakarya online. Secara umum, layanan ini dimungkinkan oleh teknologi internet, terutama pada koneksi TCP/IP. Layanan ini memungkinkan real time point to point komunikasi serta komunikasi multicast dari satu pengirim ke banyak penerima. Web Conferencing menawarkan aliran data pesan berbasis teks, suara dan video chat untuk dibagikan secara bersamaan, di lokasi geografis. Aplikasi untuk web conferencing termasuk pertemuan, kegiatan pelatihan, kuliah, atau presentasi dari komputer manapun. 24
Instant Messaging Instant messaging (IM) adalah jenis chat online yang menawarkan transmisi teks real time melalui Internet. LAN yang beroperasi dengan cara yang sama melalui jaringan area lokal. Pesan singkat biasanya terjadi secara terarah antara dua pihak, ketika masing masing pengguna memilih untuk menyelesaikan pesan dan pilih "kirim". i " Beberapa aplikasi IM dapat menggunakan teknologi push untuk menyediakan teks real time, yang mentransmisikan pesan karakter demi karakter, instant messaging dapat menambahkan transfer file, hyperlink, Voice over IP, atau video chatting. 25
Video Conferencing Video conferencing adalah melakukan konferensi video (juga dikenal sebagai konferensi video atau video teleconference) oleh seperangkat teknologi telekomunikasi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berkomunikasi dengan dua arah transmisi video dan audio secara simultan. 26
File Repositories Repositori untuk semua jenis dokumen. Berikut proyek dokumen tertentu dan dokumen global dan perusahaan resmi seperti perjanjian dan kontrak pemasok, statistik dll. disimpan. Contohnya adalah dokumentasi dengan kendala tentang bagaimana bagian bagian yang berbeda dari sebuah subsistem mobil harus digunakan atau dirakit disimpan di sini. 27
CAD Sebuah alat visualisasi / presentasi untuk gambar 3D. Computer aided design (CAD) adalah penggunaan sistem komputer untuk membantu dalam penciptaan, modifikasi, analisis, atau optimasi dari design. Software CAD digunakan untuk meningkatkan produktivitas desainer, meningkatkan kualitas desain, meningkatkan komunikasi melalui dokumentasi, dan untuk membuat database untuk manufaktur. Keluaran CAD sering dalam bentuk file elektronik untuk cetak, mesin, atau operasi manufaktur lainnya. 28