BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Pada era globalisasi teknologi sudah semakin berkembang pesat. Setiap perusahaan dituntut untuk memiliki teknologi informasi yang berperan dalam mendukung perkembangan proses bisnis perusahaan yang disertai dengan perkembangan sistem informasi yang efisien, dan efektif, serta terintegrasi sehingga dapat meningkatkan pengawasan pada aset perusahaan dan membantu dalam proses pengambilan keputusan. Untuk mendukung perkembangan proses bisnis perusahaan, maka Lembaga Penjamin Simpanan (LPS), yang merupakan sebuah lembaga pemerintahan yang berfungsi sebagai penjamin simpanan nasabah bank di seluruh Indonesia dan turut aktif dalam memelihara stabilitas sistem perbankan yang sesuai dengan wewenangnya, akan mengimplementasikan sebuah sistem yang baru yaitu Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP) yang digunakan untuk mendukung transaksi operasional harian dan pelaporan sistem keuangan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan bisa mendukung proses bisnis di LPS menjadi lebih efisien dan efektif. Saat ini dalam melakukan penyusunan anggaran tahunan, LPS menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Aplikasi ini kurang terintegrasi dan real-time sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam melaksanakan penyusunan anggaran tahunan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyusunan anggaran tahunan, LPS akan mengimplementasikan Systems, Applications, and Products in Data Processing Business Object Planning, and Consolidation (SAP-BPC) yang diintegrasikan dengan Systems, Applications and Products in Data Processing ERP Central Component (SAP- 1
2 ECC 6.0). SAP-BPC merupakan SAP yang berbasis Microsoft Excel yang lebih terintegrasi dibandingkan dengan sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan oleh LPS saat ini, sehingga sistem SAP-BPC inilah yang direncanakan untuk digunakan oleh LPS dalam menyusun anggaran tahunan. Sedangkan SAP-ECC 6.0 yang merupakan versi yang dikembangkan dari SAP-R/3 akan diimplementasikan untuk membantu mengontrol penggunaan anggaran tahunan di LPS. SAP-BPC dan SAP-ECC 6.0 ini digunakan oleh semua unit kerja dengan dukungan teknologi yang diarahkan pada kebutuhan sistem keuangan yang terukur dan terintegrasi sehingga memberikan cara kerja yang lebih efisien dan efektif dalam lembaga. Tim implementasi telah menyetujui rencana dan tahapan-tahapan implementasi SAP-BPC yang dimulai sejak bulan Maret 2009 dan diharapkan akan go live pada tanggal 21 Juli 2009. Tetapi target go live SAP-BPC tersebut mundur hingga waktu yang belum dapat ditentukan. Kemunduran waktu go live ini merupakan keputusan bersama seluruh anggota tim implementasi SAP-BPC, dengan melihat timbulnya berbagai macam masalah pada saat pelaksanaan pre-uat. Oleh karena itu, pihak LPS meminta untuk mengidentifikasi penyebab timbulnya masalah pada saat pre-uat sehingga dapat memberikan pemecahan masalah-masalah tersebut yang ditinjau dari aktivitas yang telah dilakukan, estimasi waktu untuk perbaikan proyek, dan sumber daya yang dibutuhkan agar dapat mendukung proses implementasi SAP-BPC di LPS secara lebih optimal. Adapun latar belakang penyusuan skripsi ini adalah merencanakan ulang manajemen proyek implementasi SAP-BPC di LPS yang ditinjau dari urutan aktivitasaktivitas implementasi SAP-BPC, estimasi waktu yang diperlukan untuk perbaikan proyek, dan sumber daya yang diperlukan agar pelaksanaan proyek implementasi SAP- BPC ini dapat berjalan dengan lebih optimal.
3 1.2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam penyusunan skripsi perencanaan ulang manajemen proyek implementasi SAP-BPC pada lembaga pemerintah, adalah: Proses bisnis yang berkaitan dengan penyusunan anggaran dan usulan. Proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC yang terjadi di LPS. Perencanaan kegiatan dan estimasi waktu yang telah disusun oleh PT. Astragraphia Information Technology dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS. Struktur organisasi tim implementasi SAP-BPC yang telah dibentuk. 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT a. Tujuan penulisan yang ingin dicapai adalah 1. Mengidentifikasikan masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan proyek implementasi SAP-BPC yang sedang dikembangkan tidak berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. 2. Merencanakan ulang manajemen proyek implementasi SAP-BPC di LPS yang didasarkan pada perencanaan implementasi yang telah disusun, masalah-masalah yang dihadapi dalam implementasi SAP-BPC, sumber daya dan kinerja yang dimiliki tim implementasi.
4 b. Manfaat yang diperoleh: 1. Memberikan informasi kepada lembaga mengenai masalah-masalah yang terjadi dalam proyek implementasi SAP-BPC yang mengakibatkan proyek tidak berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. 2. Memberikan usulan aktivitas, dan estimasi waktu yang dapat diterapkan dalam implementasi SAP-BPC setelah kegagalan pre-uat untuk meminimalisasi resiko pengulangan proyek, serta usulan sumber daya yang diperlukan agar dapat mengoptimalkan sumber daya yang terbatas. 1.4 METODOLOGI PENELITIAN Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Objek penelitian: Proses bisnis penyusunan anggaran Metodologi implementasi ASAP, perencanaan kegiatan, waktu dan struktur tim implementasi yang telah disusun yang telah disusun oleh tim implementasi Kemampuan client dan vendor dalam melaksanakan proses implementasi tersebut Masalah-masalah yang timbul dalam proses implementasi SAP-BPC yang telah dilakukan saat ini Hasil pencapaian tim implementasi dalam setiap aktivitas Sumber daya yang dimiliki tim implementasi
5 2. Metode pengumpulan data yang digunakan untuk penyusunan skripsi ini terdiri atas tiga macam yaitu: Observation (Pengamatan) yaitu melakukan pengamatan dan terlibat langsung sebagai tim support implementasi SAP-BPC di Lembaga Penjamin Simpanan. Interview (Wawancara) yaitu melakukan tanya jawab dengan pihak client (LPS) dan pihak vendor (AGIT) untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Library Research (Studi Kepustakaan) yaitu membaca dan mempelajari teoriteori yang berkaitan dengan topik melalui buku-buku ilmiah, hasil pencarian dari internet, maupun dari bahan referensi lainnya yang berkaitan dengan topik). Data yang diperoleh dari studi kepustakaan ini menjadi landasan teori yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penulisan skripsi ini. 3. Metode Analisis Data yang akan digunakan berdasarkan konsep: Menggunakan metodologi manajemen proyek yang digunakan untuk penyusunan aktivitas, waktu, dan sumber daya yang diusulkan berdasarkan tahapan ASAP (Accelerated Systems, Applications, and Products in Data Processing) agar dapat mengatasi kemunduran proyek. Menggunakan Critical Path Method untuk mendukung dan mengetahui kekritisan estimasi waktu yang diperlukan agar dapat mengatasi masalahmasalah yang timbul yang menyebabkan waktu go live mundur.
6 Menggunakan Gantt Chart untuk menampilkan perbandingan estimasi waktu yang telah berjalan, perencanaan yang telah disusun tim vendor dan penambahan waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul dalam proses implementasi berdasarkan kegiatan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Project 2007. 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan merupakan suatu gambaran umum mengenai keseluruhan isi penulisan untuk memudahkan pembaca mengetahui isi dari tiap bab. Adapun sistematika penulisan ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi, metodologi penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data dan menganalisa data, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori umum dan teori khusus yang berhubungan dengan topik penyusunan skripsi ini. Teori-teori umum yang digunakan pada skripsi adalah: perencanaan, manajemen proyek, implementasi, sedangkan teori-teori khusus yang digunakan pada skripsi adalah: Sap, SAP-BPC, budgeting, sumber daya, ASAP, realisasi, prognosa,proses bisnis, change management, waterfall, unsur-
7 unsur perencanaan proyek, faktor kesuksesan proyek, pengendalian proyek. BAB 3 DATA DAN ANALISA Bab ini menjelaskan gambaran umum lembaga, meliputi sejarah lembaga, visi dan misi lembaga, struktur organisasi, tanggung jawab masing-masing bagian dalam lembaga, kewajiban bank peserta, sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan lembaga. Selain itu, diuraikan juga akun-akun yang terkait dalam penyusunan anggaran, proses bisnis penyusunan anggaran, hubungan SAP-BPC dan SAP- ECC, perencanaan waktu implementasi, kronologi implementasi, struktur organisasi tim implementasi, keluhan end user dalam pelaksanaan pre-uat, penyebab kemunduran proyek implementasi SAP-BPC di LPS, pencapaian pelaksanaan implementasi SAP-BPC. BAB 4 PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI Bab ini memberikan usulan tahapan dan kegiatan yang dapat dilaksanakan, usulan estimasi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengatasi penyebab kemunduran waktu go live, sehingga dapat mendukung keberhasilan pelaksanaan implementasi SAP-BPC dengan keterbatasan sumber daya, dan manajemen masalah.
8 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari penulisan skripsi yang menjelaskan tentang simpulan dari hasil analisa yang telah dilakukan dan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi Lembaga Penjamin Simpanan di masa mendatang dalam implementasi SAP dan bagi pihak lain yang ingin mengembangkan skripsi ini lebih lanjut.