15 III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian PDAM Tirta Karuhipan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas yang terletak di Cibinong merupakan salah satu anggota dari Persatuan Perusahaan Air Minum Indonesia atau PERPAMSI dengan jumlah pelanggan total untuk tahun 2011 di PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas saja telah mencapai 13.000 pelanggan. Melalui penerapan visi, misi dan tujuan yang jelas dari PDAM Tirta Kahuripan memudahkan tercapainya harapan-harapan perusahaan, karena dengan visi, misi dan tujuan yang jelas hal itu akan mendukung munculnya keseragaman persepsi dari pegawai disetiap lini kerja dalam perusahaan. Salah satu fakta yang mempengaruhi baik atau tidaknya penjabaran visi, misi dan tujuan sebuah organisasi adalah aspek sumber daya manusia. Dimana sumber daya manusia yang telah terseleksi, terlatih, dan tertreatmen dengan baik sesuai dengan aturan, visi, misi dan moto perusahaan akan mampu mendapatkan persepsi yang sesuai (diharapkan perusahaan) mengenai visi, misi dan moto perusahaan itu sendiri sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pelayanan yang baik akan mampu mendorong terciptanya kepuasan konsumen, sehingga loyalitas konsumen yang berkaitan erat dengan peningkatan keuntungan bagi perusahaan yang melakukannya. Salah satu cara untuk meningkatkan mutu pelayanan yang dilakukan PDAM Tirta Kahuripan adalah dengan memanfaatkan teknologi yang ada, yaitu dengan cara online. Secara umum sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu sistem online untuk proses pembayaran rekening air, dan sistem online untuk proses penginformasian berbagai informasi yang diperlukan oleh pelanggan, seperti misalnya informasi tentang kebocoran pipa, dan lain sebagainya. Pelayanan dengan sistem online ini dimaksudkan untuk semakin meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan konsumen, sehingga waktu dan tenaga yang dibutuhkan saat melakukan proses pelayanan semakin hemat. Kemudahan tidak hanya akan
16 dirasakan oleh konsumen, melainkan akan dirasakan pula oleh pegawai perusahaan. Proses pelayanan yang menyita waktu dan tenaga diharapkan akan menjadi lebih mudah sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga pegawai PDAM Tirta Kahuripan khususnya cabang pelayanan sebelas. Berdasarkan hal tersebut, terdapat kemungkinan bahwa jumlah pegawai yang ada, melebihi jumlah yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja yang ada setelah diterapkannya sistem online terutama untuk sistem pembayaran atau billing online. Sementara itu, untuk sistem informasi online hingga saat ini belum diberlakukan karena masih dalam proses perampungan. Maka dari itu, penelitian ini secara khusus akan memfokuskan pada sistem billing online yang mulai diberlakukan. Melalui perencanaan sumber daya manusia akan dilakukan penentuan beban kerja keryawan dan pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja. Perhitungan jumlah tenaga kerja berdasarkan beban kerja akan dihitung dengan penentuan beban kerja berdasarkan aktifitas dan kegiatan pegawai dalam waktu tertentu yang diamati dan dicatat sesuai rutinitas aktual pegawai. Berdasarkan pengamatan akan diketahui seberapa besar alokasi penggunaan waktu oleh pegawai untuk bekerja maupun tidak bekerja. Pencatatan aktivitas akan berguna untuk mengetahui beban bekerja atau tidak bekerja. Pencatatan aktifitas akan berguna untuk mengetahui beban kerja seorang pegawai yang kemudian data tersebut akan menjadi dasar untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Setelah diketahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan beban kerja yang ada setelah sistem pelayanan online diterapkan maka keseimbangan antara keduanya pun akan dimungkinkan untuk tercapai, sehingga efisiensi tenaga kerja pun dapat dioptimalkan. Adapun gambaran alur kerangka pemikiran konseptual yang telah dijabarkan sebelumnya dapat dilihat pada Gambar 1.
17 Visi, misi dan moto PDAM Tujuan PDAM Perencanaan SDM Penentuan beban kerja pegawai PDAM Pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja Aktivitas pegawaipdam dalam waktu tertentu Beban kerja pegawai PDAM INPUT Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja PROSES Analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan OUTPUT Efisiensi tenaga kerja Gambar 1. Kerangka pemikiran konseptual 3.2. Penentuan Lokasi dan Penelitian Penelitian dilakukan di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Cibinong Bogor Cabang Pelayanan sebelas, yang beralamatkan di Jl. Raya Tegar Beriman No. 1 Cibinong, kode pos 16913, No. Telp. 021-87915270, No. Fax. 021-
18 87915278, dan E-mail www.humas_tirtakahuripan@yahoo.com. Penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober hingga bulan November 2011. 3.3. Data dan Sumber Data Terdapat dua data yang diperlukan dalam penelitian ini, yaitu : 1. Data primer : merupakan data yang diperoleh melalui pengamatan secara langsung (observasi lapangan), yaitu wawancara dengan pihak PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan sebelas yang berperan sebagai responden dalam penelitian ini, dan pengisian form work sampling yang dilakukan oleh peneliti untuk mencatat aktifitas para karyawan. 2. Data sekunder : data primer yang telah diolah lebih jauh oleh pihak pengumpulan data primer atau pihak lain yang dapat diperoleh dari berbagai sumber studi literatur, diantaranya instansi pemerintah atau swasta, internet, buku-buku, media massa dan hasil-hasil penelitian terdahulu. 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian Populasi penelitian adalah pegawai PDAM Tirta Kahuripan cabang pelayanan sebelas yang pekerjaannya secara intens memanfaatkan sistem online yang ada. Sehingga dari 24 pegawai yang ada hanya sembilan orang saja yang menjadi objek penelitian. Jumlah populasi yang tidak banyak, membuat penelitian ini menggunakan sistem sensus yang melibatkan kesembilan pegawai dalam populasi yang ada untuk dijadikan objek penelitian. 3.5. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data primer mengenai pegawai diperoleh melalui metode work sampling, yaitu pengamatan dan pencatatan terhadap aktifitas yang dilakukan pegawai selama jam kerja, dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produksi, tidak produktif dan pribadi. Hasil dari pengamatan akan dicatat pada formulir work sampling. Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan penelitian. Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan. Pengumpulan data
19 untuk tujuan mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan akan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi. Data sekunder seperti teori yang dipakai, maupun informasi terkait objek penelitian dikumpulkan melalui buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan. 3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data Tahap pengolahan data ini, dilakukan dua tahapan yang akan dilakukan, yaitu pertama adalah melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer untuk diolah. Langkah kedua, memasukkan data mengenai standar kemampuan ratarata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan selama satu tahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Proses perhitungan akan dibantu dengan Microsoft Excel. 3.6.2 Analisis Work Sampling Jumlah persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawaiuntuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi akan diketahui melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan. Sehingga gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugastugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
20 Sementara untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja akan dilakukan perhitungan yang didasarkan pada beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), yaitu sebagai berikut : a. Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yag dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Berikut perhitungan rincinya: Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ) )...(2) Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahaan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. b. Menyusun waktu penyelesaian tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1. Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.
21 Tabel 1. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1 2 3 4 5 Dst. WPT Keterangan : BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas c.menghitung kebutuhan pegawai Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaiaan tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu : WPT KP 1orang WKE = Keterangan : KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas.(3)