Paper UAT. Manajemen Sistem Informasi Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI DI INDONESIA UNTUK MENDUKUNG USAHA KOMERSIAL DAN NON KOMERSIAL Disusun oleh: Rinjani Yusni Maharjanti P056101251.45 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Teknologi selalu berkembang secara dinamis mengikuti perkembangan zaman. Sebelum adanya teknologi, semua kegiatan manusia dilakukan secara manual dengan alat bantu sederhana. Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan, banyak kegiatan yang dipermudah dengan adanya teknologi. Selain dapat mendukung dalam kegiatan bisnis komersial, teknologi juga dapat mendukung dalam kegiatan nonkomersial. Kegiatan nonkomersial yang dimaksud diantaranya di bidang pendidikan, kesehatan, sosial, dan lainnya. Peran teknologi dan sistem informasi dalam kegiatan komersial tidak lagi diragukan untuk menunjang kemampuan setiap perusahaan. Peranan teknologi sangat diperlukan dalam persaingan bisnis antar bangsa yang makin ketat, serta arus globalisasi yang makin meluas. Globalisasi meuntut pemanfaatan, pengembangan dan penguasaan sistem informasi yang lebih cepat, tepat, dan cermat untuk memenangkan persaingan usaha. Selain itu dengan sistem informasi yang memadai terbukti dapat mendukung perbaikan kinerja perusahaan, meningkatkan efisiensi biaya, dan peningkatan kualitas pelayanan kepada konsumen. Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi pada kegiatan nonkomersial lebih diarahkan pada perbaikan sistem kerja. Perbaikan sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efektifitas oprasional dan efisiensi biaya. Pemanfaatan sistem informasi juga dapat meningkatkan kualitas dari segi pelayanan terhadap masyarakat. Hal ini diperlukan karena usaha nonkomersial biasanya berhubungan dengan pelayanan publik seperti pendidikan dan kesehatan. Makalah ini akan membahas peranan pembangun sistem informasi dalam kegiatan komersial dan nonkomersial. Beberapa contoh dari kegiatan komersial dan nonkomersial akan diberikan untuk memudahkan dalam pemahaman pentingnya pembangunan sistem informasi. Namun selain mempermudah 1
kegiatan ternyata dalam prakteknya ada beberapa kesulitan dalam pembangunan sistem informasi dan juga terdapat kelemahan dalam penerapan sistem informasi. 1.2. Tujuan Dengan latar belakang dan permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan beberapa tujuan dari penulisan makalah. Tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Menganalisi pembangunan dan penerapan sistem informasi dalam usaha komersial 2. Menganalisi pembangunan dan penerapan sistem informasi dalam usaha nonkomersial 2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dewasa ini selalu dikaitkan dengan sistem yang berbasiskan komputer, yaitu suatu sistem yang dapat mendukung kegiatan operasi, manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan lainnya. Sistem informasi akan selalu ada untuk kegiatan apapun yang dilakukan oleh suatu perusahaan ataupun suatu organisasi seperti sistem yang memproses kegiatan transaksi (transaction processing system), sistem yang mengelolah informasi (management information system), sistem yang mendukung pengambilan keputusan (decision support system) dan sistem yang mengelola informasiinformasi strategik (strategic information systems). Menurut O Brien (2006), sistem merupakan suatu kumpulan dari komponen atau elemen yang saling berinteraksi sehingga membentuk satu kesatuan yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Sedangkan menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. Ada empat komponen yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu : 1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem. Contohnya, bahan baku mentah, energi, data dan usaha manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan. 2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output. 3
3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan. Misalnya, barang jadi, layanan jasa oleh manusia dan informasi manajemen. 4. Storage, merupakan kegiatan penyimpanan data secara terstruktur agar mudah dalam pencariannya kembali. 5. Control, merupakan tindakan pengendalian data terstruktur tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam perolehan data. Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2. Komponen Fisik Sistem Informasi Komponen fisik yang digunakan dalam proses pengolahan data dalam sistem informasi adalah sebagai berikut. 1. Perangkat keras komputer (Hardware) : CPU, storage, perangkat Input/Output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data. 2. Perangkat lunak komputer (Software) : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). 3. Information products, adalah hasil akhir dari pengolahan data berupa informasi. Information products ini terdiri dari berbagai komponen informasi yang saling berkaitan. 4. Data resources, sumber data yang biasanya disimpan dalam database dengan sistem manajemen database atau perangkat lunak lain seperti spreadsheet elektronik. 4
2.3. Sistem Informasi Berbasis Komputer dan Sistem Manual Perbedaan mendasar pengaplikasian sistem informasi berbasis komputer dan sistem manusia / mesin adalah sebagai berikut. 1. Berbasis komputer : perancang harus memahami pengetahuan mengenai komputer dan tata cara proses informasi data. 2. Sistem manual / manusia / mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur / manual sistem. 2.4. Peranan Sistem Informasi Dalam suatu perusahaan dan organisasi, sistem informasi merupakan komponen penting karena saat ini dan dimasa-masa mendatang sistem informasi merupakan salah satu sumberdaya utama yang harus tersedia dalam manajemen. Informasi harus dikelolah seperti sumberdaya lainnya sebab perkembangan dunia yang semakin kompleks dan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat (O Brien, 2006). Ada tiga peran dasar dari sistem informasi dalam sebuah perusahaan, yaitu mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajer lebih baik, mendukung berbagai strategi keunggulan komparatif. Sebagai perusahaan yang memiliki banyak mitra usaha, hubungan (relationship) yang harmonis dengan pelanggan merupakan modal utama yang mendukung transaksi bisnis. Hal ini dapat diwujudkan dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan baik. Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut: 1. Minimize risk Setiap bisnis memiliki risiko, terutama yang berkaitan dengan faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap 5
dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran sistem dan teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. 2. Reduce costs Peranan sistem dan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Peralihan manual system menjadi computer system mengefisienkan berbagai aspek dalam manajemen perusahaan, seperti tenaga kerja, pengaturan jadwal pekerjaan pegawai, jadwal keberangkatan penumpang shuttleexpress dan biaya promosi. 3. Add Value Peranan selanjutnya dari sistem dan teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4. Create New Realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. 5. Pengambilan keputusan yang lebih cepat Pengolahan data yang jauh lebih cepat dan terstruktur secara akurat menggunakan program komputer akan memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan. Dalam suatu perusahaan dan organisasi, sistem informasi merupakan komponen penting karena saat ini dan dimasa-masa mendatang sistem informasi 6
merupakan salah satu sumberdaya utama yang harus tersedia dalam manajemen. Informasi harus dikelola seperti sumberdaya lainnya sebab perkembangan dunia yang semakin kompleks dan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat (O Brien, 2006). Menurut Kartawijaya (2003), melalui sistem informasi maka pelayanan yang diberikan oleh perusahaan maupun organisasi kepada masyarakat dan pelanggan menjadi lebih baik. Pelayanan dapat diartikan lebih baik jika : 1. Mampu memberikan pelayanan yang tepat sebagaimana yang dibutuhkan. 2. Mampu memberikan pelayanan dengan kecepatan yang terus-menerus membaik dan 3. Dapat dilakukan dengan biaya yang terjangkau. Selanjutnya, dengan memanfaatkan teknologi elektronik, pelayanan sepenuhnya dapat dilakukan tanpa mereka yang memerlukan pelayanan hadir di tempat pelayanan. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, sedangkan Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. Di tingkat Perusahaan, sistem informasi digunakan untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. (www.bappenas.go.id). 7
III. PEMBAHASAN Pembangunann suatu sistem informasi merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pada umumnya di Indonesia pembangunan suatu sistem lebih mengarah pada menggantikan suatu sistem lama secara keseluruhan. Sistem lama yang digunakan di Indonesia adalah sistem manual dengan menggunakann manusia, mesin, dan alat bantu lainnya. Sistem manual ini dirubah dengan menggunakan sistem informasi, yaitu suatu sistem yang memanfaatkan perkembangan teknologi. Pembangunann sistem informasi ini mencakup pembangunan pada sistem informasi oprasional dan sistem informasi manajemen. Menurut Kudang B. Seminar (2010) Sistem informasi operasional dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional (teknis) yang bersifat rutin (day-to-day activities) dari suatu enterprise atau organisasi. Sedangkan sistem informasi manajemen dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajerial, pengambilan keputusan dan kebijakan yang umumnya digunakan para pimpinan atau eksekutif. Berdasarkan terapannya, sistem informasi diklasifikasikan seperti pada Gambar 1. Gambar 1. Klasifikasi penerapan Sistem Informasi (O Brian, 2005). 8
Dalam Gambar 1, digambarkan bahwa baik Operations Support System maupun Management Support System memiliki subsistem masing-masing. Pada Operations Support System terdapat TPS (Transaction Processing System) yang merupakan sistem informasi (SI) untuk mendukung pengolahan transaksi bisnis yang rutin seperti pengolahan transaksi perbankan, reservasi dan penjualan tiket, pendaftaran mahasiswa, transaksi perpustakaan, pelayanan register penjualan (electronic cash register) untuk mendukung kasir di pertokoan. PCS (Process Control System) adalah SI untuk mendukung pengendalian suatu proses operasional secara otomatis, misalkan pengaturan suhu ruangan, penyortiran mutu produk, manufaktur peralatan dan mesin, pengendalian proses pengolahan gula, ATM (Automated Teller Machine) pada perbankan. OAS (Office Automation System) atau Enterprise Collaboration System (ECS) adalah SI untuk medukung aktivitas rutin perkantoran secara semi-otomatik ataupun otomatik penuh, seperti sistem absensi karyawan, pembuatan laporan rutin, penjadwalan aktivitas pertemuan, pengiriman fax dan e-mail, e-memo, pemantauan kemanan dan sistem isyarat dini (early warning system/alarm). Sedangkan pada Management Support System terdapat MIS (Management Information System) yang merupakan SI untuk mendukung aktivitas manajemen suatu perusahaan yang meliputi pemantauan, pengendalian, dan pengorganisasian. Sistem menyediakan berbagai laporan, display, dan respon secara periodik, eksepsi, atau berdasarkan permintaan (adhoc), push reporting. Keluaran dari sistem ini lebih ditujukan untuk konsumsi para manajer atu pimpinan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan strategis dan taktis organisasi. Misalkan sistem informasi manajemen untuk pengembangan usaha baru, sistem informasi untuk manajemen pendidikan tinggi, sistem manajemen untuk pemantauan ekspor komoditi. DSS (Decision Support System) adalah SI yang ditujukan untuk mendukung pengambilan keputusan atau kebijakan dalam suatu organisasi. Sistem informasi ini menyediakan model-model baik matematik, statistik, dan bidang ilmu lain yang relevan dalam memberikan informasi yang dapan mendukung pengambilan keputusan. Contohnya adalah DSS untuk penentuan kesesuaian jenis lahan untuk komoditas pertanian dengan informasi spasial dan 9
geografis, pemilihan bibit (ternak, tanaman pangan) potensial/unggulan, pemilihan metoda irigrasi untuk suatau kawasan industri tanaman/perkebunan tertentu, pemilihan alat penyiangan, penentuan jumlah dan tipe produk yang harus dihasilkan dalam suatu perioda tertentu, rekruitmen pegawai, kenaikan pangkat, persetjuan kelayakan usaha. Jika dalam keputusannya diperlukan adanya lebih dari satu orang pengambil keputusan yang lintas disiplin, lintas sektoral, lintas grup maka diperlukan adanya GDSS (Group Decision Support System). EIS (Executive Information System) adalah SI untuk mendukung aktivitas para eksekutif puncak yang lebih berkonsentrasi pada pemecahan masalah (problem solving), pengambilan keputusan dan kebijakan sehingga perlu disediakan fasilitas sistem informasi yang membebaskan eksektuif dari kesulitan penggunaan sistem secara teknis, pelaporan teknis. EIS menyediakan fasiltas multimedia yang memungkinkan eksplorasi informasi secara visual dalam bentuk teks, citra, audio dan video. EIS juga menyediakan fasiltas komunikasi yang memungkinkan eksekutif berinteraksi dengan pihak luar yang diperlukan dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan sistem informasi untuk setiap jenis usaha berbeda antara satu dengan yang lainnya. Jenis usaha komersial biasanya menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan pemasaran produk, produktifitas kerja, efisiensi biaya, dan pelayanan konsumen. Sedangkan untuk usaha nonkomersial pemanfaatan sistem informasi dilakukan lebih kepada peningkatan pelayanan terhadap konsumen dan meningkatkan efisiensi biaya. Berikut ini adalah analisis pembangunan dan penerapan dari masing-masing jenis usaha. 3.1. Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi dalam Usaha Komersial Daya saing perusahaan sangat dipengaruhi oleh dukungan sistem informasi, karena dengan sistem informasi yang memadai terbukti dapat mendukung perbaikan kinerja perusahaan dan peningkatan kualitas pelayanan kepada konsumen. Menurut O Brien (2006), sistem informasi yang berbasis internet dapat membantu segala jenis bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama 10
kelompok kerja sehingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang sangat cepat mengalami perubahan. Untuk menganalisi pembangunan dan penarapan sisstem informasi, diambil contoh perusahaan manufaktur yang operasional dan manajeman sistemnya telah didukung oleh sistem informasi. a. Operation Support System Transaction Processing Systems (TPS) Pemrosesan data secara langsung dengan selalu mengupdate data dan menghubungkan dengan data lain. Enterprise Collaboration Systems (ECS) Membentuk aliansi bisnis menggunakan intranet, ekstranet, dan internet untuk membangun jaringan telekomunikasi global dengan perusahaan lainnya di luar negri untuk mendukung kegaitan penjualan dan pemasaran. Proces Control Systems (PCS) Pengendalian pada manufaktur peralatan dan mesin. Expert System Data yang diproses secara komputerasasi dan dapat secara langsung mendapatkan jawaban dari para ahli yang telah memberikan jawaban terhadap masalah yang sama. b. Management Support system Management Information System (MIS) Manajer mendapatkan laporan secara periodik, mengenai penjualan, persediaan produk, dan data lainnya. Decision Support System (DSS) Manajer dapat menggunakan komputer untuk mengakses berbagai kemungkinan alternatif keputusan. Executive Information System (EIS) Top manajemen dapat mengakses ringkasan eksekutif untuk mengidentifikasi elemen-elemen kunci dari kinerja organisasi. 11
Contoh kedua adalah pembangunan sistem informasi dalam usaha retail yang dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar ini menjelaskann bahwa sistem informasi ini selain diergunakan oleh pihak perusahaan juga dipergunakan oleh pihak pemasok dan konsumen. Selain itu dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak berbasis jaringan dapa mempermudah proses transaksi dan kegiatan oprasional lainnya. Gambar 2. Pembangunan Sistem Informasi pada Usaha Retail Dengan penerapan sistem informasi pada usaha komersial banyak sekali keuntungan yang didapat diantaranya meningatkan produktifitas perusahaan, meningkatkan kegiatan pemasaran, meningkatkan efisiensi biaya, dan meningkatkan pelayana pada konsumen. Namun terdapat kelamahan dari penerapan sistem informasi yaitu saat pembangunan awal sistem informasi diperlukan biaya yang relatif besar dan diperlukan suatu kesiapan pada sumberdaya manusia baik di tingkat manajemen maupun di tingkat karyawan. 12
3.2. Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi dalam Usaha Non- Komersial Pembangunan sistem informasi dalam jenis usaha non komersial contohnya adalah pada rumah sakit. Sistem informasi ini digunakan secara menyeluruh dari mulai pelayanan dalam hal ini Sistem Informasi Rumah Sakit serta sarana manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dibuat sebagai jawaban untuk memenuhi kebutuhan akan adanya sistem Informasi untuk Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) yang handal dan terintegrasi serta menyeluruh dengan pendekatan pada kebutuhan langsung di lapangan. Sehingga dengan adanya SIRS ini kebutuhan akan adanya informasi yang cepat, tepat, handal serta murah dapat dilakukan baik informasi billing (keuangan) ataupun riwayat medical record pasien, hal ini akan sangat membantu para manajer dalam menentukan kebijaksanaan praktis maupun strategik dalam mengelola rumah sakit. Untuk melihat pembangunan dan penerapan SIRS dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 2. Pembangunan Sistem Informasi pada Rumah Sakit 13
Penerapan sistem informasi pada usaha komersial banyak sekali keuntungan yang didapat diantaranya meningatkan efisiensi biaya, dan meningkatkan pelayana pada konsumen. Sama seperti pada usaha komersial, pembangunan dan penerapan sistem informasi pada usaha non-komersial juga memiliki kelemahan. Kelemahannya adalah sulitnya pembangunan awal dari sistem informasi. Untuk itu diperlukan suatu analisi sebelum melakukan pembangunan sistem informasi, baik pada usaha komersial dan nonkomersial. Analisis ini dibagi menjadi beberapa aspek: Aspek Kelayakan Teknis Aspek kelayakan teknis ini merupakan ketersediaan Teknologi Informasi dan tenaga ahli. Aspek Kelayakan Ekonomi Aspek kelayakan eknonomi diperlukan untuk meyakinkan pihak sponsor dan manajemen untuk menginvestasikan uangnya dalam pengembangan sistem informasi yang diusulkan. Aspek Kelayakan Organisasi Aspek kelayakan ini diperlukan untuk mendapatkan dukungan sepenuhnya dari pihak organisasi baik tingkat manajemen maupun staff operasional yang akan melakukannya. 14
VI. KESIMPULAN Dengan penerapan sistem informasi pada usaha komersial dan non komersial banyak sekali keuntungan yang didapat diantaranya meningatkan produktifitas perusahaan, meningkatkan kegiatan pemasaran, meningkatkan efisiensi biaya, dan meningkatkan pelayana pada konsumen. Namun terdapat kelamahan dari penerapan sistem informasi yaitu saat pembangunan awal sistem informasi diperlukan biaya yang relatif besar dan diperlukan suatu kesiapan pada sumberdaya manusia baik di tingkat manajemen maupun di tingkat karyawan. Untuk itu diperlukan suatu analisi sebelum melakukan pembangunan sistem informasi, baik pada usaha komersial dan nonkomersial. Analisis ini mencakup kelayakan teknis, ekonomi, dan organisasi. 15
DAFTAR PUSTAKA Kartawijaya, Richard. Arti E-Government Bagi Masyarakat. Warta Ekonomi No. 02. Th XV. 29 Januari 2003. O Brien, James. 2006. Pengantar Sistem Informasi, Prespektif Bisnis dan Manajerial. Dewi Fitriasari dan Deny A. Kwary, Penerjamah ; Palupi Wuriarti, editor. Jakarta. Salemba Empat. Terjamahan dari Introduction to Information System 12 th ed. Seminar, K. B. 2010. Teknik Informatika Pertanian. Fakultas Teknologi Pertanian, IPB, Bogor. 16