PROPOSAL Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAM-RS) CV. Falitechno Mandiri Bellezza Office Tower 7 th Floor Jl. Letjen Soepeno No 34 Arteri Permata Hijau Jakarta Selatan Phone : 021 834 25099; Email : info@falitechno.com; Website : www.falitechno.com
PENDAHULUAN Berdasarkan profil kesehatan Indonesia tahun 2008 yang diterbitkan oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia tahun 2009 (Depkes, 2009) mengenai perbandingan nilai investasi Rumah Sakit, peralatan medik adalah komponen investasi yang terbesar yaitu sebesar 37,73% dan peralatan non-medik sekitar 13,76%, dengan jumlahnya yang banyak dan beragam jenisnya dan akan terus bertambah setiap tahunnya seiring dengan perkembangan Rumah Sakit dalam rangka memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien, serta tuntutan persaingan yang semakin ketat antar Rumah Sakit. Dalam proses pengelolaan aset peralatan medik maupun non alat medik pihak manajemen Rumah Sakit selalu dihadapkan pada permasalahan-permasalahan yang timbul terutama peralatan medik seperti Inventarisasi peralatan yang tidak tercatat dengan lengkap dan baik sehingga menyulitkan pihak manajemen Rumah Sakit dalam melacak keberadaan alat, mengetahui kondisi riil peralatan ( alat dalam kondisi baik, rusak ringan atau rusak berat), persen alat yang masih laik pakai dan sudah tidak laik pakai, nilai aset yang telah diinvestasikan, berapa penyusutan pertahunnya, bagaimana track record / History alat medik, sudah berapakali mengalami perbaikan selama hidupnya dan berapa biaya yang dibutuhkannya, bagaimana catatan atau dokumentasi hasil pemeliharaan yang dilakukan, alat apa saja yang sering mengalami gangguan / komplain, kenapa sering terjadi komplain, bagaimana hasil kalibrasi alat selama ini dan masih banyak lagi permasalahan lainnya Dalam rangka membantu pihak manajemen rumah sakit untuk mengelola aset peralatan medik maupun non alat medik dengan baik, efektif dan efisien maka perlu adanya dukungan baik dari sarana dan prasarana, berupa software maupun hardware, dalam kaitannya dengan hal tersebut maka dengan ini kami memperkenalkan suatu Software Aplikasi bernama Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit atau dikenal dengan nama (SAM-RS) yang mampu membantu Rumah Sakit dalam mengelola aset. 1
Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAM-RS) SAM-RS merupakan software aplikasi untuk manajemen pengelolaan aset paralatan medik maupun non medik di Rumah Sakit mulai dari kegiatan Inventaris, Pemeliharaan, Kalibrasi, Perbaikan dan Penanganan complain, yang diciptakan berdasarkan hasil studi, survei serta penelitian (Research) yang dilakukan oleh tim Elektromedik mengenai sistem manajemen aset khususnya peralatan medik Rumah Sakit di Indonesia dan bekerja sama dengan para programming yang telah berpengalaman di bidangnya sehingga menghasilkan software aplikasi yang paling aplikatif digunakan Rumah Sakit di Indonesia. Dengan SAM-RS Inventarisasi aset rumah sakit dapat tercatat dengan baik dan lengkap mulai dari data properties alat, database supplier penjual alat, data kondisi peralatan medik secara aktual, dapat mengetahui besarnya nilai aset sampai pada nilai penyusutannya, track record perbaikan, pemeliharaan dan kalibrasi setiap alat yang dilengkapi dengan gambar unit alat. Kemudahan dalam mendokumentasikan semua kegiatan hasil pemeliharaan, pembuatan lembar kerja pemeliharaan, perbaikan dan kalibrasi alat medik termasuk pembuatan jadwal, pelaporan dan reminder kalibrasi alat medik yang akan jatuh tempo. SAM-RS juga diciptakan dalam upaya mendukung Rumah Sakit untuk pemenuhan akreditasi rumah sakit (KARS), kesesuaian mutu ISO 9001-2008 atau Joint Commission International (JCI) serta UU RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dimana di dalamnya termasuk pengelolaan sarana, prasarana dan peralatan agar dapat dikelola dengan baik, efektif dan efisien. 2
KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM HOSPITAL INVENTORY MEDICAL EQUIPMENT ASSET REPAIR MAINTENANCE COMPLAIN CALIBRATION 3
RINCIAN MODUL SAMRS Berikut ini adalah rincian Modul dari Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit (SAM-RS) diantaranya yaitu : I. MODUL INVENTORY 1. Building Inventory 2. Room Inventory 3. Medical Equipment Inventory 4. Spare part Inventory 5. Accessories 6. Technician Database 7. Supplier Database 8. Track Record a. Calibration Record b. Maintenance Record c. Repair Record 9. Depreciation 10. Equipment Image II. MODUL MAINTENANCE 1. Maintenance Schedule Data Entry 2. Set up Maintenance form (Membuat Lembar Kerja Pemeliharaan) 3. Generated Maintenance form 4. Maintenance Report III. MODUL CALIBRATION 1. Calibration Schedule Data Entry 2. Calibration Report Data Entry 3. Calibration Report 4. Calibration Reminder 4
IV. MODUL COMPLAIN 1. Complain Data Entry 2. Complain Report V. MODUL REPAIR 1. Repair Data Entry 2. Repair Report VI. MODUL REPORT 1. Report 2. Graphic Report 5
FITUR SAMRS Software Aset Manajemen Rumah Sakit yang kami kembangkan ini memiliki beberapa fitur utama yang menjadi unggulan produk ini dibandingkan dengan prodok lainnya diantaranya yaitu : 1. Teknologi Aplikasi Web Base System Dengan teknologi ini memungkinkan software aplikasi ini dapat di akses dimanapun di belahan bumi ini dengan koneksi internet, tidak hanya terbatas di lingkungan rumah sakit. 2. UMDNS Code Compliant Standarisasi penamaan alat medik sesuai standar internasional UMDNS Code (Universal Medical Device Nomenclature System) untuk membantu meminimalisir kesalahan dalam pencatatan penamaan alat medik pada modul Inventory 3. Standarisasi Level Resiko Alat Medik Dalam SAMRS sudah dilengkapi dengan fitur standarisasi level resiko alat medik (Risk Level) 4. Standar Kalibrasi alat medik sesuai PERMENKES No. 363 Tahun 1998 Dengan Fitur ini semua peralatan medik akan diklasifikasikan mana alat yang wajib dikalibrasi sesuai standar PERMENKES No. 363 Tahun 1998 dan yang tidak wajib dikalibrasi 5. Calibration Reminder 6. Medical Equipment Calibration, Maintenance & Repair History / Track Record 7. Set up Maintenance Form Dengan Fitur ini menyediakan fasilitas untuk pembuatan lembar kerja pemeliharaan alat medik dan SAMRS menyediakan bonus beberapa lembar kerja pemeliharaan alat medik sesuai standard ECRI 8. Graphic Report Laporan dapat ditampilkan dalam bentuk grafik yang menarik untuk membantu analisa data 6
KONFIGURASI SISTEM SAMRS Untuk konfigurasi sistem dari software aplikasi SAM-RS seperti gambar dibawah ini : Software aplikasi SAMRS berbasis teknologi Internet / Web base system, maka SAMRS lebih praktis untuk diaplikasikan, karena hanya dengan cukup di-install di server semua client yang terhubung langsung On line dengan hanya menggunakan web browser saja, tanpa perlu install aplikasi di setiap komputer client, sehingga terbebas dari biaya lisensi per user, dangan sistem ini jumlah user tidak dibatasi hanya perlu diatur berdasarkan otoritas dan haknya saja melalui konfigurasi sistem dari server sehingga manajemen user memiliki kepraktisan yang tinggi Untuk maintenance sistem ini hanya dilakukan dari server tidak perlu mendatangi setiap komputer client sehingga tidak mengganggu kegiatan pelayanan yang sedang dilakukan oleh user, bahkan kegiatan dapat dilakukan dengan Remote System maintenance Procedure/ dari jarak jauh yang amat praktis dan efisien 7
SCREENSHOT SAMRS Medical Equipment Inventory Medical Equipment Input Data 8
Medical Equipment History Calibration Reminder 9
Maintenance Report From Work Sheet 01 Maintenance Report From Work Sheet 02 10
Calibration Schedule Graphic Report 11
KEUNGGULAN MENGGUNAKAN SAMRS 1. Sistem Aset Manajemen Rumah Sakit yang di rancang berdasarkan kebutuhan untuk manajemen Aset Rumah Sakit Khusus nya Peralatan medik baik dari aspek teknis maupun manajemen. 2. Memudahkan pihak manajemen rumah sakit untuk melakukan fungsi kontrol, monitor, evaluasi dan perencanaan yang bisa dijadikan dasar sebuah pengambilan keputusan terkait dengan Improvement yang harus dilakuakan pihak manajemen rumah sakit. 3. Membantu Mendokumentasikan dengan baik semua pekerjaan yang berkaitan dengan inventarisasi, kalibrasi, pemeliharaan, penanganan complain dan perbaikan alat. 4. Mempermudah rumah sakit dalam menghadapi akreditasi rumah sakit (KARS) ataupun Joint Accreditation International (JCI) 5. Multi User SAMRS dapat digunakan oleh lebih dari satu user dalam waktu yang bersamaan dan antar user dapat saling terhubung hanya dengan mengatur user account dan tingkat Leveling nya saja 6. Free User License SAMRS Tidak membatasi berapa jumlah lisensi PC atau user yang akan menggunakan nya, hanya butuh pengaturan user account sesuai dengan kebutuhan dan tingkat authorisasi (Kewenangan) nya saja 7. Integrated Data System (Data yang diperoleh adalah data tunggal dan bisa di akses oleh multi user dalam waktu yang bersamaan sehingga validasi data dapat dipertanggung jawabkan) 8. Mudah dioperasikan (User Friendly) dan desain yang menarik (Eye Catching Design) 9. Flexible Design System ( Sistem proses yang flexible mengikuti alur bisnis proses sesuai kebutuhan rumah sakit walaupun SAMRS telah memiliki standar konsep system tersendiri) 12
PENUTUP Peralatan mempunyai peranan yang sangat penting dalam perkembangan Rumah Sakit dengan nilai investasi yang sangat tinggi, maka perlu dilakukan pengelolaan dengan baik. selain dalam rangka pemenuhan Akreditasi Rumah Sakit (KARS) atau ISO 9001-2008 program manajemen pemeliharaan alat medik juga ditujukan untuk pemenuhan terhadap pasien safety dan kepuasa pelanggan. Software aplikasi SAM-RS hadir sebagai tools yang sangat membantu dalam proses pengelolaan manajemen Aset di Rumah Sakit agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. SAM-RS merupakan jawaban yang selama ini menjadi pertanyaan para teknisi Rumah sakit, kepala penunjang medis, QMR di Rumah Sakit sampai pada para Direktur Rumah Sakit atau semua yang ber gelut dengan aset terutama peralatan medik di Rumah Sakit. Demikianlah proposal ini kami sampaikan atas perhatian dan kesempatan nya kami ucapkan terimakasih, dan kami sangat berharap bisa melakukan presentasi untuk dapat mengenalkan lebih jauh tentang software aplikasi SAM-RS Hormat Kami, CV. FALITECHNO MANDIRI Contact Person : Fadillah Amin. ST ( 0856 7030 991 ) 13