LAPORAN PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN JANUARI HINGGA APRIL 2014 PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN DAN INOVASI Memaklumkan keputusan permohonan geran dalam masa lima (5) daripada tarikh penerimaan surat daripada penaja. permohonan geran permohonan geran dalam masa lima (5) permohonan geran dalam masa lima (5) 1800 1800 100% Mengeluarkan surat tawaran geran dalam tempoh 21 selepas keputusan permohonan diterima. Jumlah surat tawaran geran Jumlah surat tawaran geran dalam tempoh 21 Peratusan surat tawaran geran dalam tempoh 21 750 750 100% Memaklumkan keputusan permohonan untuk menghadiri seminar/persidangan/ bengkel/lawatan luar negara (SKBL) dalam tempoh dua (2) bulan selepas permohonan yang lengkap diterima. permohonan untuk menghadiri seminar/ persidangan/bengkel/ lawatan luar negara (SKBL) (Januari April 2014) permohonan untuk menghadiri seminar/ persidangan/bengkel/ lawatan luar negara (SKBL) dalam tempoh dua (2) bulan permohonan untuk menghadiri seminar/ persidangan/bengkel/ lawatan luar negara (SKBL) dalam tempoh dua (2) bulan 52 52 100%
Mengeluarkan Surat Perakuan Permohonan Perlindungan Harta Intelek dalam masa lima (5) daripada tarikh penilaian oleh Jawatankuasa Penilaian Harta Intelek (JPHI). Jumlah Surat Perakuan Permohonan Perlindungan Harta Intelek Jumlah Surat Perakuan Permohonan Perlindungan Harta Intelek dalam masa lima (5) Peratusan Surat Perakuan Permohonan Perlindungan Harta Intelek dalam masa lima (5) 60 60 100% Memaklumkan keputusan permohonan untuk menyertai pameran pertandingan penyelidikan dalam tempoh 21 daripada tarikh tutup permohonan. permohonan untuk menyertai pameran pertandingan penyelidikan permohonan untuk menyertai pameran pertandingan penyelidikan dalam tempoh 21 permohonan untuk menyertai pameran pertandingan penyelidikan dalam tempoh 21 36 36 100% Memberikan maklum balas penilaian laporan penyelidikan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas penilaian dilaksanakan. Jumlah maklum balas penilaian laporan penyelidikan Jumlah maklum balas penilaian laporan penyelidikan dalam tempoh lima (5) hari bekerja Peratusan maklum balas penilaian laporan penyelidikan dalam tempoh lima (5) hari bekerja 1800 1800 100%
PERKHIDMATAN HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI Memaklumkan keputusan permohonan aktiviti pelajar (kertas kerja yang lengkap) dalam tempoh tiga (3) selepas pembentangan kertas kerja. Jumlah permohonan aktiviti pelajar permohonan aktiviti pelajar dalam tempoh 3 permohonan aktiviti pelajar dalam tempoh 3 133 133 100% Memaklumkan keputusan permohonan zakat pelajar dalam tempoh lapan (8) selepas temu duga dijalankan. Jumlah permohonan zakat pelajar permohonan zakat pelajar dalam tempoh 8 permohonan zakat pelajar dalam tempoh 8 861 861 100% Memastikan 100% pelajar dapat berjumpa dengan kaunselor (sesi kaunseling individu bersemuka kali pertama) pada hari yang sama (masa bekerja). Jumlah permohonan pelajar berjumpa dengan kaunselor Jumlah pelajar dapat berjumpa dengan kaunselor Peratusan pelajar dapat berjumpa dengan kaunselor pada hari yang sama 111 111 100%
PERKHIDMATAN PENGURUSAN KEWANGAN Memberi perkhidmatan yang cepat, cekap dan mesra pelanggan. Jumlah responden yang menjawab soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan Bursar Jumlah responden memilih skala 4 & 5 bagi soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan Bursar Peratusan responden memilih skala 4 & 5 bagi soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan Bursar 1790 1967 91% Peruntukan yang telah diluluskan, diagihkan dan boleh digunakan selepas 14 hari bekerja setiap bulan Januari/ tarikh kelulusan. Bilangan peruntukan yang telah diluluskan, diagihkan dan boleh digunakan (SKBL) 88 PTJ (RM372.7juta) (50% daripada bajet keseluruhan) Bilangan peruntukan yang telah diluluskan, diagihkan dan boleh digunakan selepas 14 setiap bulan Januari Peratusan peruntukan yang telah diluluskan, diagihkan dan boleh digunakan selepas 14 setiap bulan Januari 88 PTJ (RM372.7juta) 100% Membayar pinjaman/biasiswa kepada pelajar dalam tempoh 7. Bilangan bayaran pinjaman/biasiswa kepada pelajar 1,416 orang pelajar (RM2,873,916.59) Bilangan bayaran pinjaman/biasiswa kepada pelajar dalam tempoh 7 hari bekerja Peratusan bayaran pinjaman/biasiswa kepada pelajar dalam tempoh 7 hari bekerja 1,416 orang pelajar (RM2,873,916.59) 100%
Membayar semua tuntutan staf/pembekal dalam tempoh 14 hari. Bilangan bayaran semua tuntutan staf/pembekal Bilangan bayaran semua tuntutan staf/pembekal dalam tempoh 14 hari Peratusan bayaran semua tuntutan staf/pembekal dalam tempoh 14 hari 23,473 (RM97,073,746.05) 23,473 (RM97,073,746.05) 100% Membayar gaji staf/ biasiswa pegawai mengikut jadual yang telah ditetapkan. Bilangan bayaran gaji staf/ biasiswa pegawai 22,348 (RM145,893,722.74) Bilangan bayaran gaji staf/ biasiswa pegawai mengikut jadual yang telah ditetapkan Peratusan bayaran gaji staf/ biasiswa pegawai mengikut jadual yang telah ditetapkan 22,348 (RM145,893,722.74) 100% Membayar pendahuluan dalam tempoh 5. Bilangan bayaran pendahuluan 420 (RM2,153,030.58) Bilangan bayaran pendahuluan dalam tempoh 5 Peratusan bayaran pendahuluan dalam tempoh 5 420 (RM2,153,030.58) 100% Memproses pendaftaran pembekal dalam tempoh 5. Bilangan pendaftaran pembekal Bilangan pendaftaran pembekal dalam tempoh 5 Peratusan pendaftaran pembekal dalam tempoh 5 179 179 100%
Menyediakan pesanan belian dalam tempoh 7 Bilangan pesanan belian 8694 (RM43,476,057.6) Bilangan pesanan belian dalam Peratusan pesanan belian tempoh 7 dalam tempoh 7 8694 (RM43,476,057.6) 100% Memproses pelupusan aset dalam tempoh 25. Bilangan pelupusan aset Bilangan pelupusan aset dalam tempoh 25 Peratusan pelupusan aset dalam tempoh 25 43 43 100% Kelulusan untuk pinjaman kenderaan dan komputer diproses dalam tempoh 7 hari bekerja. Bilangan kelulusan untuk pinjaman kenderaan dan komputer 117 (RM 818,100) Bilangan kelulusan untuk pinjaman kenderaan dan komputer diproses dalam tempoh 7 Peratusan kelulusan untuk pinjaman kenderaan dan komputer diproses dalam tempoh 7 117 (RM 818,100) 100%
PERKHIDMATAN PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA Calon yang berjaya mendapat surat tawaran dalam tempoh 10 selepas minit Pihak Berkuasa Melantik (PBM) diterima. Jumlah calon yang berjaya mendapat surat tawaran Jumlah calon yang berjaya mendapat surat tawaran dalam tempoh 10 Peratusan calon yang berjaya mendapat surat tawaran dalam tempoh 10 52 52 100% Mengeluarkan keputusan permohonan kenaikan pangkat kepada pemohon mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu dalam tempoh 6 bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima untuk kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor. permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor dalam tempoh 6 bulan permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor dalam tempoh 6 bulan 7 4 57.14% Mengeluarkan keputusan permohonan kenaikan pangkat kepada pemohon mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu dalam tempoh 4 bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima untuk kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor Madya. permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor Madya permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor Madya dalam tempoh 4 bulan permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Profesor Madya dalam tempoh 4 bulan 12 12 100%
Mengeluarkan keputusan permohonan kenaikan pangkat kepada pemohon mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu Dalam tempoh 3 bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima untuk kenaikan pangkat bagi jawatan Pensyarah Kanan. permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Pensyarah Kanan permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Pensyarah Kanan dalam tempoh 3 bulan permohonan kenaikan pangkat bagi jawatan Pensyarah Kanan dalam tempoh 3 bulan 5 5 100% Mengeluarkan keputusan Program Transformasi Minda kepada peserta dalam tempoh 10 selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada kesemua Panel Penilai Kursus Induksi. Program Transformasi Minda Program Transformasi Minda kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja Program Transformasi Minda kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja 3 3 100% Mengeluarkan keputusan permohonan cuti belajar kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada Jawatankuasa Cuti Belajar/KPT. permohonan cuti belajar permohonan cuti belajar kepada calon selewatlewatnya 14 Program Transformasi Minda kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja 26 26 100%
Mengeluarkan keputusan permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 10 hari bekerja bagi permohonan dalam negara selepas permohonan lengkap diterima. permohonan peruntukan latihan bagi permohonan dalam negara permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 10 bagi permohonan dalam negara permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 10 bagi permohonan dalam negara 40 37 92.5% Mengeluarkan keputusan permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 20 hari bekerja bagi permohonan luar negara selepas permohonan lengkap diterima. permohonan peruntukan latihan bagi permohonan luar negara permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 20 bagi permohonan luar negara permohonan peruntukan latihan selewat-lewatnya 20 bagi permohonan luar negara 7 7 100% Memberikan maklum balas kepada perujuk kes kaunseling dalam tempoh 6. Jumlah maklum balas kepada perujuk kes kaunseling Jumlah maklum balas kepada perujuk kes kaunseling dalam tempoh 6 Peratusan maklum balas kepada perujuk kes kaunseling dalam tempoh 6 10 10 100%
Memastikan surat pengesahan dalam perkhidmatan dikeluarkan kepada staf selewatlewatnya dalam tempoh 14 selepas mendapat kelulusan Pendaftar. Jumlah surat pengesahan dalam perkhidmatan dikeluarkan kepada staf Jumlah surat pengesahan dalam perkhidmatan dikeluarkan kepada staf selewat-lewatnya dalam tempoh 14 Peratusan maklum balas kepada perujuk kes kaunseling dalam tempoh 6 75 75 100% Memastikan status permohonan tuntutan rawatan perubatan (bawah RM1000.00) dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh 10 selepas permohonan lengkap diterima. Jumlah status permohonan tuntutan rawatan perubatan Jumlah status permohonan tuntutan rawatan perubatan (bawah RM1000.00) dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh 10 Peratusan status permohonan tuntutan rawatan perubatan (bawah RM1000.00) dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh 10 543 543 100%
PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN Memberi perkhidmatan yang mesra pelanggan. Jumlah responden yang menjawab soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan PSAS Jumlah responden memilih skala 4 & 5 bagi soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan PSAS Peratusan responden memilih skala 4 & 5 bagi soalan berkaitan mesra pelanggan dalam Kajian Kepuasan Pelanggan PSAS 553 478 86.44% Memproses bahan perpustakaan yang diperolehi untuk permohonan segera dalam tempoh 5. Jumlah bahan perpustakaan yang diperolehi untuk permohonan segera Jumlah bahan perpustakaan yang diperolehi untuk permohonan segera dalam tempoh 5 Peratusan bahan perpustakaan yang diperolehi untuk permohonan segera dalam tempoh 5 4 4 100% Memproses bahan terbitan bersiri keluaran terkini dalam tempoh 10. Jumlah bahan terbitan bersiri keluaran terkini Jumlah bahan terbitan bersiri keluaran terkini dalam tempoh 10 Peratusan bahan terbitan bersiri keluaran terkini dalam tempoh 10 702 702 100% Mengendali pendaftaran/ permasalahan keahlian dalam tempoh 30 minit. Jumlah pendaftaran/ permasalahan keahlian Jumlah pendaftaran/ permasalahan keahlian dalam tempoh 30 minit Peratusan pendaftaran/ permasalahan keahlian dalam tempoh 30 minit 2,784 2,784 100%
Menyusun semula buku yang dipulangkan pengguna dalam tempoh 1. Jumlah penyusunan semula buku yang dipulangkan pengguna Jumlah penyusunan semula buku yang dipulangkan pengguna dalam tempoh 1 Peratusan penyusunan semula buku yang dipulangkan pengguna dalam tempoh 1 14,626 14,626 100% Melaksanakan Kelas Program Literasi Maklumat mengikut masa yang ditetapkan. Jumlah Kelas Program Literasi Maklumat Jumlah Kelas Program Literasi Maklumat mengikut masa yang ditetapkan Peratusan Kelas Program Literasi Maklumat mengikut masa yang ditetapkan 77 77 100% Menyediakan hasil penelitian maklumat dalam tempoh 5. Jumlah hasil penelitian maklumat Jumlah hasil penelitian maklumat dalam tempoh 5 Peratusan hasil penelitian maklumat dalam tempoh 5 28 28 100% Memberi maklumbalas pertanyaan rujukan penyelidikan dalam tempoh 2. Jumlah maklumbalas pertanyaan rujukan penyelidikan Jumlah maklumbalas pertanyaan rujukan penyelidikan dalam tempoh 2 Peratusan maklumbalas pertanyaan rujukan penyelidikan dalam tempoh 2 727 727 100%
PERKHIDMATAN AKADEMIK Memaparkan maklumat pendaftaran dan jadual waktu kuliah dalam laman web Bahagian Akademik/ SMP Menu Portal Pelajar MyJadual pada minggu ke-11 semester sebelumnya. Perkara Tempoh ditetapkan Jumlah Paparan Muat naik paparan maklumat pendaftaran dan jadual waktu kuliah dalam laman web Bahagian Akademik/ SMP Menu Portal Pelajar MyJadual pada minggu ke-11 semester sebelumnya 7 Mei 2014 2 (untuk satu sesi 2014/15) Memaparkan maklumat jadual waktu peperiksaan dalam laman web Bahagian Akademik/ SMP Menu Portal Pelajar MyJadual pada minggu ke-11 semester semasa. Perkara Tempoh ditetapkan Jumlah Paparan Muat naik paparan maklumat jadual waktu peperiksaan dalam laman web Bahagian Akademik/ SMP Menu Portal Pelajar MyJadual pada minggu ke-11 semester semasa 6 Mei 2014 2 (untuk satu sesi 2014/15)
Mengedarkan slip pendaftaran kursus pada hari pertama bermula pada setiap semester. Jumlah slip pendaftaran kursus pada hari pertama Jumlah slip pendaftaran kursus pada hari pertama bermula pada setiap semester Peratusan slip pendaftaran kursus pada hari pertama bermula pada setiap semester 16 16 100% Mengeluarkan keputusan peperiksaan akhir semester dalam SMP selewat-lewatnya satu (1) hari selepas disahkan oleh Senat UPM. Perkara Tempoh ditetapkan (Sem 1 Sesi 2013/14) Mesyuarat Senat Feb Mac April peperiksaan akhir semester dalam SMP peperiksaan akhir semester dalam SMP selewat-lewatnya satu (1) hari selepas disahkan oleh Senat UPM Umum keputusan kepada pelajar 13 20 3 Feb Mac April 14 21 4 3 4 hingga 5 kali Memaparkan Notis Majlis Konvokesyen dalam laman web dalam tempoh 30 hari dan 25 melalui penghantaran pos sebelum Majlis Konvokesyen. Perkara Tempoh ditetapkan Tarikh Pelaksanaan Tempoh Pelaksanaan Majlis Konvokesyen - 26-29 Oktober 2014 - Muat naik notis 30 hari sebelum konvo 25 September 2014 32 hari sebelum konvo Pos notis 25 hari sebelum konvo 26 September 2014 31 hari sebelum konvo
PERKHIDMATAN SISWAZAH Mengeluarkan keputusan permohonan kemasukan selewat-lewatnya dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima oleh SPS. permohonan kemasukan permohonan kemasukan selewat-lewatnya dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima oleh SPS permohonan kemasukan selewat-lewatnya dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima oleh SPS 700 676 97% Memaklumkan keputusan permohonan pelantikan ahli Jawatankuasa Penyeliaan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima. permohonan pelantikan ahli Jawatankuasa Penyeliaan permohonan pelantikan ahli Jawatankuasa Penyeliaan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima permohonan pelantikan ahli Jawatankuasa Penyeliaan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh permohonan lengkap diterima 609 594 97.54% Memaklumkan keputusan permohonan penangguhan pengajian dalam tempoh 14 hari bekerja selepas permohonan lengkap diterima. permohonan penangguhan pengajian permohonan penangguhan pengajian dalam tempoh 14 selepas permohonan lengkap diterima permohonan penangguhan pengajian dalam tempoh 14 selepas permohonan lengkap diterima 308 259 84.1%
Memaklumkan keputusan permohonan pelanjutan tempoh pengajian dalam tempoh 14 selepas permohonan lengkap diterima. permohonan pelanjutan tempoh pengajian permohonan pelanjutan tempoh pengajian dalam tempoh 14 selepas permohonan lengkap diterima permohonan pelanjutan tempoh pengajian dalam tempoh 14 selepas permohonan lengkap diterima 315 270 85.71% Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran program/bidang pengajian dalam tempoh dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima. permohonan pertukaran program/bidang pengajian permohonan pertukaran program/bidang pengajian dalam tempoh dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima permohonan pertukaran program/bidang pengajian dalam tempoh dua (2) bulan selepas permohonan lengkap diterima 115 115 100% Memaklumkan keputusan permohonan naik taraf pengajian ke program PhD selewatlewatnya tiga (3) bulan selepas permohonan lengkap diterima. permohonan naik taraf pengajian ke program PhD permohonan naik taraf pengajian ke program PhD selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas permohonan lengkap diterima permohonan naik taraf pengajian ke program PhD selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas permohonan lengkap diterima 9 9 100%
Memaklumkan keputusan permohonan bantuan siswazah (GRF/GRA) selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan. permohonan bantuan siswazah (GRF/GRA) GRF 318 GRA 15 permohonan bantuan siswazah (GRF/GRA) selewatlewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan GRF 318 GRA 15 permohonan bantuan siswazah (GRF/GRA) selewatlewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan GRF - 100% GRA - 100% Memaklumkan keputusan peperiksaan semester kepada pelajar dalam tempoh enam (6) minggu selepas hari terakhir minggu peperiksaan. peperiksaan semester kepada pelajar 9536 (Keputusan Semester Pertama 2013/2014) peperiksaan semester kepada pelajar dalam tempoh enam (6) minggu selepas hari terakhir minggu peperiksaan peperiksaan semester kepada pelajar dalam tempoh enam (6) minggu selepas hari terakhir minggu peperiksaan 7927 83.13% Memastikan pelajar menduduki viva voce dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk peperiksaan. Jumlah pelajar menduduki viva voce Jumlah pelajar menduduki viva voce dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk peperiksaan Peratusan pelajar menduduki viva voce dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk peperiksaan 297 129 43.4%
Memaklumkan keputusan permohonan semakan pemberhentian dalam tempoh tujuh (7) selepas keputusan Senat. permohonan semakan pemberhentian permohonan semakan pemberhentian dalam tempoh tujuh (7) selepas keputusan Senat permohonan semakan pemberhentian dalam tempoh tujuh (7) selepas keputusan Senat 8 8 100% Memaklumkan keputusan pengurniaan ijazah kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) selepas pengesahan Senat. pengurniaan ijazah kepada pelajar pengurniaan ijazah kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) selepas pengesahan Senat pengurniaan ijazah kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) selepas pengesahan Senat 626 626 100%