Iklim Komunikasi pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kota Bandung Gandyar Afriandi Hidayat 1, Asep Suryana 2, Teddy Kurnia Wirakusumah 3 Jurusan Ilmu Manajemen Komunikasi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Corresponding Author: gandjar@gmail.com ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek kepercayaan, aspek pembuatan keputusan bersama, aspek kejujuran, aspek keterbukaan dalam komunikasi ke bawah, aspek mendengarkan dalam komunikasi keatas, dan aspek perhatian pada tujuan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kota Bandung. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif. Populasi dalam penelitian ini adalah 84 orang dan sampel yang digunakan adalah 84 orang. Teknik pengumpulan data penelitian diperoleh dengan menggunakan angket, telaah kepustakaan dan wawancara. Analisis data dilakukan dengan cara teknik analisis statistik deskriptif. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa iklim komunikasi yang dilihat dari aspek kepercayaan, aspek pembuatan keputusan bersama, aspek kejujuran, aspek keterbukaan dalam komunikasi ke bawah, aspek mendengarkan dalam komunikasi keatas, dan aspek perhatian pada tujuan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Kota Bandung berjalan cukup baik. Kata kunci: iklim komunikasi, badan pelayanan perizinan terpadu ABSTRACT This study aims to determine the aspects of trust, shared decision-making aspects, aspects of honesty, openness in communication aspects down, listen to the communication aspects of the above, and aspects of attention to the objectives in Integrated Licensing Services Agency of Bandung city. The method used is descriptive method. Population in this research are 84 people and sample used in this research are 84 people.. The technique of collecting data used in this study are questionnaire, interview, and literature study. Main approach from this research is quantitative approach with data analyses descriptive. The conclusion of this study is that the climate communication for aspect of trust, shared decision-making aspects, aspects of honesty, openness in communication down aspects, listen to the communication of the above aspects, and aspects of attention to the objectives at Integrated Licensing Services Agency of Bandung city is works quite good enough. Keywords: Communication Climate, Integrated Licensing Services Agency 1 Penulis 2 Pembimbing Utama 3 Pembimbing Pendamping Page 1 of 11
I. PENDAHULUAN Setiap organisasi selalu ingin terus mengembangkan organisasinya, untuk selalu dapat mengembangkan organisasi tentu harus dapat meningkatkan komunikasi di dalam organisasinya dengan cara mengeluarkan semua ide yang ada pada dirinya untuk kemajuan organisasi. Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku. Proses dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam menunjang kelancaran organisasi, maka perhatian yang cukup perlu dicurahakan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi. Proses komunikasi yang begitu dinamik dapat menimbulkan berbagai masalah yang mempengaruhi pencapain sebuah organisasi terutama dengan timbulnya salah paham dan konflik. Iklim komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting karena dapat meningkatkan efektifitas kerja karyawannya. Namun hal ini sering diabaikan, sehingga iklim komunikasi dalam suatu organisasi tidak berjalan dengan baik. Page 2 of 11
BPPT (Badan Pelayanan Perizinan Terpadu) adalah sebuah organisasi pelayanan di Kota Bandung yang memerlukan koordinasi yang terpadu antara berbagai divisi maupun atasan dan bawahan yang ada di dalamnya. Tanpa adanya koordinasi tersebut, bukan tidak mungkin akan terjadi miss communication yang pada akhirnya akan berpengaruh pada buruknya pelayanan dan keterlambatan pemberian izin bagi para pemohon. Dari keadaan tersebut dapat kita temui hal yang menjadi faktor utama kemungkinan munculnya permasalahan adalah kurangnya komunikasi diantara atasan dan bawahan dan lemahnya Badan Pengawas (BP) di perusahaan tersebut sehingga munculnya berbagai macam permasalahan di dalam tubuh perusahaan, sehingga menimbulkan iklim komunikasi yang kurang baik. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : Bagaimana Iklim Komunikasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kota Bandung? Beberapa permasalahan dalam penelitian ini dapat diidentifikasi sebagai berikut : 1. Bagaimana aspek Kepercayaan pada BPPT? 2. Bagaimana aspek Pembuatan keputusan bersama pada BPPT? Page 3 of 11
3. Bagaimana aspek Kejujuran pada BPPT? 4. Bagaimana aspek keterbukaan dalam komunikasi ke bawah pada BPPT? 5. Bagaimana aspek mendengarkan dalam komunikasi keatas pada BPPT? 6. Bagaimana aspek perhatian pada tujuan BPPT? II. KERANGKA PEMIKIRAN Penulis dalam melakukan penelitian ini menggunakan teori Komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Penelitian ini menggunakan Teori Budaya Organisasi. Dimana menurut Mangkunegara (2005: 113) budaya organisasi adalah seperangkat asumsi atau sistem keyakinan, nilai-nilai dan norma yang dikembangkan dalam organisasi yang dijadikan pedoman tingkah laku bagi anggota-anggotanya untuk mengatasi masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal. Iklim komunikasi berbeda dengan iklim organisasi, dalam arti iklim komunikasi meliputi persepsi-persepsi mengenai pesan dan peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi (Pace & Faules, 2000: Page 4 of 11
147). Mengetahui sesuatu tentang iklim komunikasi organisasi dapat dipahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan caracara tertentu. Kemudian menurut Pace & Faules (2000: 158) paling sedikit ada enam faktor yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi yaitu : 1. Kepercayaan, personel di semua tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan memperrtahankan hubungan yang didalamnya terdapat kepercayaan, keyakinan dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan 2. Pembuatan keputusan bersama, para pegawai di semua tingkat dalam organisasi harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan organisasi yang relevan dengan kedudukan mereka agar berperan serta dalam proses pembuatan keputusan dan penentuan tujuan 3. Kejujuran, suasana umum yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hubungan-hubungan dalam organisasi, dan para pegawai mampu mengatakan apa yang ada dalam pikiran mereka tanpa mengindahkan apakah mereka berbicara kepada teman sejawat, bawahan atau atasan. 4. Keterbukaan dalam komunikasi kebawah, kecuali untuk keperluan informasi rahasia, anggota organisasi harus relatif mudah memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka saat itu, yang Page 5 of 11
mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan bagian-bagian lainnya. 5. Mendengarkan dalam komunikasi keatas, personel di tiap tingkat dalam organisasi harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan masalah yang dikemukakan personel di tiap tingkat bawahan dalam organisasi, secara berkesinambungan dan dengan pikiran terbuka. 6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi, personel di semua tingkat dalam organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuantujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi, kualitas tinggi, baiya rendah, demikian pula menunjukkan perhatian besar pada anggota organisasi lainnya. Page 6 of 11
Iklim Komunikasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kota Bandung Teori Budaya Organisasi Seperangkat asumsi atau sistem keyakinan, nilai-nilai dan norma yang dikembangkan dalam organisasi yang dijadikan pedoman tingkah laku bagi anggota-anggotanya untuk mengatasi masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal. (Mangkunegara, 2005) Bagaimana Iklim Komunikasi Badan Pelayanan Perizinan Terpadu (BPPT) Kota Bandung? Variabel : Iklim Komunikasi BPPT (Pace & Faules, 2000) Sub Variabel 1.1 : Kepercayaan - Kepercayaan antar karyawan - Keyakinan antar karyawan - Kredibilitas masing-masing karyawan Sub Variabel 1.2 : Pembuatan Keputusan bersama - komunikasi dengan manajemen - Konsultasi dengan manajemen Sub Variabel 1.3 : Kejujuran - Bertukar Pikiran - Kesopanan dan keramahan sesama karyawan Sub Variabel 1.4 : Keterbukaan dalam komunikasi kebawah - Kemudahan memperoleh informasi Gambar - Mengkoordinasikan 1.2 Bagan Kerangka pekerjaan dengan Pemikiran bagian lain - Berhubungan luas dengan perusahaan Sub Variabel 1.5 : mendengarkan dalam komunikasi keatas - mendengarkan saran bawahan - terbuka terhadap laporan dari bawahan - Memandang penting setiap informasi Sub Variabel 1.6 : Perhatian pada tujuan berkinerja tinggi - Komitmen terhadap tujuan - Perhatian pada karyawan lainnya - Memandang penting setiap informasi Gandyar Afriandi Hidayat - Iklim Komunikasi Sumber: pada Badan Pace Pelayanan... & Faules, 2000 dan modifikasi oleh penulis Page 7 of 11
III. METODOLOGI Metode penelitian yang akan digunakan adalah penelitian deskriptif, yaitu suatu bentuk penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan fenomenafenomena yang ada, baik fenomena alamiah maupun fenomena buatan manusia. Fenomena itu bisa berupa bentuk, aktivitas, karakteristik, perubahan, hubungan, kesamaan, dan perbedaan antara fenomena yang satu dengan fenomena lainnya. (Sukmadinata, 2006) Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang berusaha mendeskripsikan dan menginterpretasikan sesuatu, misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, proses yang sedang berlangsung, akibat atau efek yang terjadi, atau tentang kecendrungan yang tengah berlangsung. Sedangkan menurut Rakhmat (2001, 22), bahwa Metode Deskriptif yaitu metode yang melukiskan secara sistematis fakta dan karakteristik bidang tertentu secara faktual dan cermat, yaitu: 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. 2. Mengidentifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang berlaku. 3. Membuat perbandingan atau evaluasi. 4. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk dapat menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. (Rakhmat, 1984) Page 8 of 11
Furchan menjelaskan bahwa penelitian deskriptif adalah penelitian yang dirancang untuk memperoleh informasi tentang status suatu gejala saat penelitian dilakukan. Lebih lanjut dijelaskan, dalam penelitian deskriptif tidak ada perlakuan yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana yang terdapat pada penelitian eksperimen. Penelitian ini dilakukan untuk mempelajari tentang studi deskriptif mengenai Iklim Komunikasi Badan Perizinan Terpadu (BPPT) Sebagai Sarana Perizinan Kota Bandung. IV. HASIL DAN KESIMPULAN Secara keseluruhan dapat dikatakan iklim komunikasi yang terbentuk di dalam BPPT sudah baik. Hasil kategorisasi yang merupakan penyimpulan dari jawaban jawaban responden yang mengisi kuesioner membuktikan hal tersebut. Keberadaan iklim komunikasi sangatlah penting, karena iklim organisasi dapat mempengaruhi cara hidup anggotanya, kepada siapa berbicara, siapa yang disukai, bagaimana kegiatan cara kerjanya, bagaimana perkembangannya, apa yang ingin dicapai dan bagimana cara beradaptasi. Banyak peneliti yang berpendapat bahwa iklim organisasi jauh lebih penting daripada keterampilan atau teknik-teknik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif (Pace dan Faules, 2001:148) Oleh karena BPPT adalah sebuah organisasi yang langsung berhubungan dengan publik atau pengguna jasa, maka para pegawainya harus mampu memberikan pelayanan dengan ramah, sopan yang dimulai dari internal Page 9 of 11
pegawainya ini sendiri. Dengan kata lain ketika hubungan antar pegawai sudah baik, maka organisasi tersebut akan menjadi lebih efektif dalam melakukan pekerjaannya. Iklim komunikasi yang penuh persaudaraan mendorong para anggota organisasi berkomunikasi secara terbuka, rileks, ramah tamah, dengan anggota lain sedangkan iklim komunikasi yang buruk atau negatif menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka dan penuh rasa persaudaraan. Dengan mengetahui sesuatu tentang iklim dalam suatu organisasi, kita dapat memahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan caracara tertentu. jadi pada dasarnya berhasil atau tidaknya organisasi mencapai tujuannya bergantung pada perilaku komunikasi dalam organisasi tersebut. Sedangkan untuk internal BPPT sendiri, dengan iklim komunikasi yang terbentuk dengan baik akan meningkatkan keefektifitasan kerja masing-masing pegawai, Iklim komunikasi merupakan salah satu dimensi dalam suatu organisasi yang dapat mempengaruhi tingkah laku pegawai yang dapat berimplikasi pada motivasi kerja pegawai. Iklim komunikasi sebuah organisasi mempengaruhi cara hidup kita, kepada siapa kita berbicara, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana kegiatan kerja kita, bagaimana perkembangan kita, apa yang ingin kita capai dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi Dengan mengetahui sesuatu tentang iklim dalam suatu organisasi, kita dapat memahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan cara-cara tertentu. jadi pada dasarnya berhasil atau tidaknya Page 10 of 11
organisasi mencapai tujuannya bergantung pada perilaku komunikasi dalam organisasi tersebut DAFTAR PUSTAKA Mangkunegara, Anwar Prabu. 2005. Sumber Daya Manusia perusahaan. Remaja. Rosdakarya: Bandung. Amin Wijaya Pace, R. Wayne dan Faules, Don F. 2000. Komunikasi organisasi: Strategi meningkatkan kinerja perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Rakhmat, Jalaluddin. 2007. Metode Penelitian Komunikasi: Dilengkapi Dengan. Contoh Analistik Statistik. Bandung : Rosdakarya Sukmadinata, Nana Syaodih. 2006. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : Remaja Rosdakarya Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo Page 11 of 11